Définition : Un formulaire de demande d’achat est un document utilisé par un service pour demander au service des achats de commander des matériaux ou des marchandises. En d’autres termes, ce formulaire est utilisé par les départements pour notifier au département des achats que des matières premières sont nécessaires pour la production ou que des marchandises sont nécessaires pour la surface de vente.
Que signifie « demande d’achat » ?
Pour prévenir la fraude, les responsables de département ne sont généralement pas autorisés à passer des commandes directement auprès des fournisseurs et des fournitures au nom de l’entreprise. Au lieu de cela, un autre département créatif appelé le département des achats passe effectivement les commandes auprès des fournisseurs tiers. Les formulaires de demande d’achat sont utilisés par les responsables de département pour informer le service des achats des matériaux nécessaires.
Lorsqu’un responsable de département voit que des matériaux sont en train de manquer, il remplit un formulaire de demande d’achat qui comprend une date, le nom du responsable, la quantité, les numéros de modèle, les détails sur la commande et le fournisseur. Le formulaire de demande d’achat n’est qu’une étape du processus de commande d’un système de bons d’achat. Voyons un bref exemple du fonctionnement de l’un de ces systèmes.
Exemple
D’abord, un service qui doit commander des matériaux crée un formulaire de demande d’achat. Ce formulaire notifie au service des achats que des fournitures sont nécessaires. Le service des achats peut approuver, modifier ou refuser la demande de l’autre service. Si la commande est approuvée, le service des achats crée un bon de commande.
Ce formulaire de commande est envoyé au vendeur pour l’informer que l’acheteur souhaite acheter des marchandises. Si le vendeur accepte la commande, il produit et livre les marchandises avec une facture. Le service de réception déballe les marchandises et remet le rapport de réception au service comptable qui dispose déjà de la facture et du bon de commande. Lorsque tous ces documents concordent, le service comptable peut émettre un avis d’approbation de facture au caissier indiquant qu’un paiement peut être effectué au fournisseur.
Je sais. Cela semble être un processus long et fastidieux. Il l’est, mais il est mis en place pour prévenir les achats frauduleux et protéger les actifs de l’entreprise contre les commandes abusives.