Qu’est-ce qu’un bon de travail ? Un bon de travail simple expliqué

Un bon de travail est une tâche ou un travail pour un client qui peut être planifié et attribué à quelqu’un. Le terme est couramment utilisé dans l’industrie des services sur le terrain, où les ordres de travail ou les tâches sont attribués aux techniciens de terrain. Les ordres de travail assignent aux techniciens de terrain différentes tâches telles que des installations d’équipements, des réparations ou des travaux de maintenance

En général, les ordres de travail sont le résultat d’une demande du client. Cependant, dans de nombreux cas, les bons de travail peuvent être une action de suivi d’une inspection ou d’un audit effectué auparavant. Voici quelques exemples qui signifient un bon de travail réel:

1. Une inspection de propriété peut indiquer le besoin de plusieurs réparations – toiture, plomberie, aménagement paysager, électricité, etc. Ici, chaque réparation peut être un bon de travail individuel.
2. Une évaluation de la santé et de la sécurité au travail ( inspection OSHA) indique la nécessité de remplacer la signalisation, de changer l’éclairage, d’enlever les matières dangereuses, de désengorger les escaliers, etc. – chacun de ces éléments, pourrait être un bon de travail.
3. Un contrôle d’entretien planifié sur l’équipement de fabrication indique la nécessité de changer des pièces, d’ajouter des lubrifiants et de régler les composants – ce qui peut être un ou plusieurs bons de travail.

Un bon de travail fournit une description des détails d’un travail. Les affectations de bons de travail peuvent être simples. Un bon de travail simple ne nécessite que les cinq éléments indiqués en or dans la figure ci-dessous. Tous les autres éléments sont facultatifs.
L’utilisation de Formulaires et de Modèles aide à les gérer facilement.

Par exemple, les Formulaires ne sont pas obligatoires, mais un ou plusieurs Formulaires peuvent être utilisés pour organiser ou documenter des activités avec des listes de contrôle personnalisées et réutilisables. Les formulaires peuvent contenir des pages qui peuvent être utilisées pour donner une « logique » aux éléments d’un formulaire qui seront présentés.

D’autres éléments facultatifs, indiqués en vert, comme une estimation (ou un devis), peuvent être inclus dans un bon de travail. Lorsqu’un ensemble commun d’éléments optionnels est souvent utilisé, ils peuvent être regroupés dans le cadre d’un Modèle nommé pour accélérer leur inclusion dans le Bon de travail.

Un bon de travail simple défini

L’exemple suivant, tiré du secteur de la gestion des propriétés résidentielles, vous donnera une idée approximative de la façon dont un bon de travail simple est planifié et exécuté par le biais d’un logiciel de gestion des effectifs.

Considérez l’exemple ci-dessous, tiré de l’industrie de la gestion des propriétés résidentielles.

1. Joe, le superviseur de l’équipe, reçoit une demande de soutien d’un client pour l’aménagement paysager de ses locaux.
2. Joe crée un bon de travail et l’attribue à Tim, qui travaille dans l’équipe de Joe. Il existe de nombreuses façons d’attribuer un bon de travail – par appel téléphonique, SMS, ou en utilisant un logiciel professionnel de bon de travail comme ReachOut. L’utilisation d’un outil comme ReachOut permet à Joe d’identifier plus facilement une date et une heure appropriées, et aussi de donner à Tim l’adresse, le code du coffre-fort et d’autres informations dont il peut avoir besoin pour remplir le bon de travail.
3. Tim enregistre les informations de Joe, et à la date convenue se rend sur la propriété du client pour effectuer les travaux d’aménagement paysager prévus, comme le déblaiement des débris. Un logiciel de bon de travail comme ReachOut peut garantir que Tim se rende à l’endroit exact du client à la date préfixée dans son calendrier avec un ensemble d’instructions. ReachOut fonctionne avec Maps pour aider Tim à trouver le meilleur itinéraire vers la propriété du client. ReachOut envoie également des notifications, afin que Tim reçoive un rappel opportun concernant l’ordre de travail.
4. Dans la plupart des entreprises professionnelles de services sur le terrain, les techniciens de terrain comme Tim remplissent un formulaire contenant des informations sur le travail exécuté à la propriété. Un tel formulaire peut inclure les heures d’arrivée et de départ, une liste de contrôle pour le travail et quelques notes. Certaines entreprises peuvent demander aux clients de signer le formulaire, pour confirmer que le travail a été effectué. Toutes ces informations peuvent être saisies sur papier ou à l’aide d’une application de gestion des bons de travail sur le smartphone de Tim. En utilisant ReachOut, Tim peut également prendre des photos avec des coordonnées GPS, pour fournir une preuve du travail si nécessaire.
5. Une fois le bon de travail exécuté par Tim, Joe peut facturer le client pour un travail bien fait. Les logiciels de bons de travail comme ReachOut aident à créer et à envoyer des factures aux clients facilement.

Transformer avec le logiciel de bons de travail

Traditionnellement, les bons de travail étaient attribués par appels téléphoniques. Les instructions et les formulaires étaient gérés à l’aide de papier et de stylo. Certaines entreprises utilisent des ordinateurs portables pour enregistrer les formulaires. Cependant, de nos jours, les entreprises de services se mettent à niveau avec des logiciels de bons de travail et de gestion des services sur le terrain comme ReachOut. Disponible sous forme de backend web et d’application mobile compagnon, ReachOut permet aux techniciens de terrain de recevoir des instructions, des formulaires, des notifications, des adresses via leurs smartphones ou tablettes.

« Il est temps que les entreprises de services avancent avec la technologie et la mise en œuvre d’un logiciel de bon de travail est une étape du processus. Le niveau de commodité qu’il apporte avec les améliorations de l’efficacité et l’optimisation du flux de travail aide à faire plus en moins de temps à côté du point positif de la satisfaction accrue des clients. » Stephen Cummings, SVP, ReachOut Suite

Ils peuvent facilement ajouter des informations sur le travail, annoter des photos, prendre les signatures des clients et gérer leur propre travail avec facilité. De tels systèmes offrent aux superviseurs la possibilité de gérer leurs équipes de n’importe où dans le monde. En outre, ReachOut permet également aux propriétaires d’entreprises de créer plusieurs équipes avec différents superviseurs.

Les bons de travail sont l’essence même d’une organisation. Par conséquent, le maintien d’un système de bons de travail rationalisé et sans tracas devient nécessaire pour assurer la croissance d’une organisation. Un logiciel de bons de travail intelligent comme ReachOut facilite non seulement le maintien des bons de travail, mais empêche également le gaspillage de temps et d’argent.

Lecture complémentaire :

• Ajout d’un bon de travail
• Attribution/répartition d’un bon de travail
• Compléter des bons de travail en ligne
• Qu’est-ce qu’un paquet de bons de travail

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• La vue d’accueil des bons de travail
• Comment personnaliser les paramètres des bons de travail
• Comment modifier le statut d’un bon de travail
• et plus

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