La déclaration annuelle de l’employeur à l’impôt fédéral sur le chômage, le formulaire 940 de l’IRS, est un formulaire annuel déposé auprès de l’IRS par les entreprises comptant un ou plusieurs employés. Il est utilisé pour calculer l’impôt fédéral sur le chômage de l’employeur en fonction de la masse salariale annuelle de l’entreprise.
Comprendre le formulaire 940 de l’IRS
Chaque année, chaque entreprise ayant des employés doit remplir le formulaire 940 pour calculer le montant de l’impôt sur le chômage qui doit être payé au niveau fédéral. Cette taxe sur les salaires est basée sur les premiers 7 000 $ de salaire de chaque employé (y compris les propriétaires de sociétés S qui reçoivent un salaire pour le travail effectué pour leurs entreprises).
Le formulaire est une seule déclaration d’une page énumérant les paiements totaux à tous les employés, réduits par tout paiement exempté de la loi fédérale sur les contributions d’assurance (FICA), comme certains avantages sociaux, l’assurance-vie temporaire de groupe et l’aide pour les soins aux personnes à charge.
Si un employeur a des employés dans plus d’un État, il peut également avoir à remplir l’annexe A du formulaire 940 pour calculer l’impôt s’ils sont dans des États qui ont une réduction de crédit pour les salaires en vertu des lois sur l’indemnisation du chômage. Cette réduction du crédit de 5,4 % pour les taxes de chômage des États résulte du fait que les États ont emprunté au gouvernement fédéral pour couvrir leurs obligations en matière de prestations de chômage et n’ont pas encore remboursé ces montants.
Qu’est-ce que le formulaire 940 et à quoi sert-il ?
Bien que les prestations de chômage pour les anciens employés soient payées par les États, le gouvernement fédéral fournit un filet de sécurité. Cela se fait par la collecte de l’impôt fédéral sur le chômage pour fournir des fonds aux États lorsque cela est nécessaire pour répondre à leurs obligations en matière de prestations. La loi fédérale sur l’impôt sur le chômage (FUTA) a créé une taxe sur les salaires à cette fin, et le formulaire 940 de l’IRS est utilisé pour déclarer l’obligation fiscale annuelle de l’employeur.
Quelle est la différence entre un formulaire 940 et un formulaire 941 ?
Ne confondez pas le formulaire 940, qui est une déclaration annuelle de l’employeur aux fins de l’impôt sur le chômage, avec d’autres déclarations de l’employeur, telles que :
- le formulaire 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, qui est utilisé pour déclarer les retenues sur salaire pour les impôts sur le revenu ainsi que la part des employés des impôts sur la sécurité sociale et Medicare (FICA), plus la part de l’employeur de la FICA.
- Le formulaire 943, Déclaration annuelle de l’impôt fédéral de l’employeur pour les employés agricoles, qui est utilisé à la place du formulaire 941 pour déclarer une fois par an le montant des impôts fédéraux sur le revenu et FICA retenus (la part de l’employé et de l’employeur).
- Le formulaire 944, Déclaration annuelle de l’impôt fédéral de l’employeur, qui est déposé à la place des déclarations trimestrielles de l’employeur si celui-ci est « petit ». Cela s’applique aux employeurs dont la dette fiscale annuelle retenue au titre de l’impôt fédéral sur le revenu, de la FICA (part de l’employé et de l’employeur) s’élève à 1 000 $ ou moins.
Dépôt du formulaire fédéral 940
Le formulaire 940 est déposé une fois par an, que l’entreprise ait ou non licencié des travailleurs et qu’elle ait été informée par l’État que des prestations d’emploi ont été réclamées. Il peut être rempli sur papier ou par voie électronique.
Dois-je remplir le formulaire 940 pour mon entreprise ?
Une entreprise doit remplir le formulaire 940 si elle a versé au moins 1 000 dollars de salaires au cours d’un trimestre civil (de janvier à mars, d’avril à juin, de juillet à septembre et d’octobre à décembre) de l’année en cours ou de l’année précédente. Le taux de base de l’impôt fédéral sur le chômage est de 6 % sur les premiers 7 000 dollars du salaire de chaque employé pour l’année complète. Cependant, il existe un crédit pour les taxes de chômage de l’État allant jusqu’à 5,4 %, ce qui ramène le taux d’imposition net à 0,6 %.
Un employeur ayant des employés dans plus d’un État ou ayant un emplacement dans un État de réduction de crédit, doit remplir l’annexe A du formulaire 940.
Quand le formulaire 940 est-il dû ?
Votre formulaire d’impôt 940 est dû à la fin du mois de janvier suivant l’année au cours de laquelle les salaires ont été payés. Pour 2019, la date d’échéance du formulaire 940 est le 31 janvier 2020. Le dépôt de ce formulaire se fait annuellement même si les paiements d’impôts peuvent devoir être effectués trimestriellement.
Quand et où envoyer le paiement
Même si le formulaire 940 est déposé une fois par an, un employeur peut devoir effectuer des dépôts d’impôts trimestriels. Si l’impôt fédéral sur le chômage est supérieur à 500 $ pour l’année civile, au moins un versement trimestriel doit être effectué. Le dépôt doit être effectué au plus tard le dernier jour du mois suivant la fin du trimestre civil. Ainsi, si l’impôt fédéral sur le chômage d’un employeur totalise 600 $ sur la base de la masse salariale de janvier à mars, l’impôt doit être déposé au plus tard le 30 avril.
Si la responsabilité trimestrielle est de 500 $ ou moins au cours d’un trimestre, elle est reportée au trimestre suivant. Si la dette du premier trimestre de l’année est de 400 $, elle est reportée et ajoutée à la dette du deuxième trimestre pour déterminer si un paiement est nécessaire.
Si des paiements trimestriels sont nécessaires, ils doivent être déposés auprès du gouvernement fédéral. Cela peut se faire par le biais de l’EFTPS, un programme en ligne gratuit et sécurisé de paiement de l’impôt fédéral.
Pour les petites entreprises comptant 11 employés ou moins, le paiement annuel de l’impôt suffira car le seuil de paiement trimestriel ne sera pas dépassé. Par exemple, si vous avez cinq employés qui reçoivent une rémunération au cours du premier trimestre de 10 000 $ (seuls les premiers 7 000 $ comptent), 8 000 $ (seuls les premiers 7 000 $ comptent), 6 000 $, 4 000 $ et 1 000 $, respectivement, aucun paiement pour ce trimestre n’est dû. L’impôt à payer pour ce trimestre est de 150 $ (25 000 $ x 0,006), ce qui est inférieur au seuil de dépôt de paiement de 500 $.
Où les entreprises déposent-elles un formulaire 940 fédéral ?
Le formulaire 940 est déposé auprès de l’IRS. Si vous déposez la déclaration sur papier, elle doit être envoyée à l’adresse indiquée dans les instructions du formulaire 940. L’adresse est fonction de l’emplacement de l’employeur et du fait que le formulaire est accompagné ou non d’un paiement. L’adresse peut changer d’une année à l’autre, il faut donc la vérifier avant de l’envoyer.
Peut-on le déposer par voie électronique ?
Vous pouvez déposer votre formulaire fiscal 940 par voie électronique, et l’IRS vous encourage à le faire. Les formulaires déposés de cette manière se font par le biais du programme e-file de l’IRS. Cela signifie qu’il faut acheter un logiciel approuvé par l’IRS pour remplir la déclaration et la soumettre électroniquement à l’agence. Cette opération est généralement payante. Vous pouvez également faire appel à un professionnel de la fiscalité ou à un prestataire de services de paie.
Comment éviter les pénalités pour mon entreprise ?
S’acquitter des responsabilités de l’employeur en matière d’impôt fédéral sur le chômage peut vous aider à éviter toute pénalité et tout intérêt. Cela signifie :
- Déposer le formulaire 940 à la date d’échéance (et s’assurer qu’il est complet et exact).
- Déposer le montant total de l’impôt fédéral sur le chômage dû lorsque cela est requis (et s’assurer que les dépôts sont honorés par votre institution financière sur laquelle les paiements sont tirés).
Instructions du formulaire 940
Le formulaire 940 est un formulaire simple à remplir tant que vous avez toutes les informations requises en main.
- Entrez le nom de votre entreprise, son adresse et son numéro d’identification d’employeur (EIN). Si vous êtes un propriétaire unique, inscrivez votre nom sur la ligne « nom », avec votre nom commercial sur la ligne « nom commercial ». Aucune entrée n’est requise sur la ligne du nom commercial si le nom de l’entreprise et le nom commercial sont les mêmes.
- Indiquez le type de déclaration produite si nécessaire. Il s’agit notamment de cocher une case pour indiquer qu’il s’agit d’une déclaration modifiée, d’une déclaration pour un employeur successeur, d’une déclaration sans obligation fiscale parce qu’il n’y a pas eu de salaires versés pendant l’année, ou si l’entreprise a fermé et cessé de verser des salaires (afin que l’IRS ne recherche pas une déclaration non déposée l’année suivante).
- Faites le calcul de l’impôt en entrant le total des paiements à tous les employés, réduisez-le des paiements exemptés de l’impôt (par ex, les paiements de l’employeur pour la couverture santé, les contributions de l’employeur aux plans de retraite qualifiés), puis entrez le total des paiements à chaque employé dépassant 7 000 $ pour obtenir le salaire imposable. Multipliez ce montant par 0,006 pour déterminer l’impôt avant ajustements.
- Faites tous les ajustements nécessaires, tels que les montants de réduction de crédit décrits précédemment.
- Déterminez l’impôt final dû et s’il y a un solde dû ou un trop-perçu en fonction des dépôts effectués pour l’année. Si un solde dû est de 500 $ ou plus, il doit être déposé (comme expliqué précédemment). Si le solde dû est inférieur, le paiement peut être effectué en même temps que la déclaration. S’il y a un trop-perçu parce qu’un montant trop élevé a déjà été déposé, il peut être remboursé ou appliqué à la prochaine déclaration (remplissez le formulaire 940-V, justificatif de paiement) pour que le paiement soit crédité à votre compte fiscal.
Suivre vos impôts sur le chômage
L’une des responsabilités importantes d’un employeur est de suivre les impôts sur le chômage et de remplir le formulaire fiscal 940 à temps. Ces responsabilités peuvent être simplifiées avec l’aide d’un prestataire de services de paie.