La gestion d’événements consiste à superviser toute la logistique menant à et pendant un événement, que ce soit une conférence, un mariage ou tout autre rassemblement organisé. Les gestionnaires d’événements exécutent les plans d’événements en gérant le personnel, les finances, les relations avec les fournisseurs, et plus encore.
Dans la profession de la planification d’événements, les titres de postes sont aussi divers et nombreux que les services offerts, et il peut souvent être difficile de les différencier les uns des autres. Cela peut être un défi lors de la préparation d’un portefeuille de planification d’événements, de la recherche d’un emploi ou de la collaboration avec un client qui n’a pas une compréhension correcte de votre fonction et de vos responsabilités. Apprenez-en plus sur ce qu’implique la gestion d’événements et si elle vous convient.
Qu’est-ce que la gestion d’événements ?
La gestion d’événements comprend une variété de fonctions pour l’exécution d’événements à grande échelle, qui peuvent inclure des conférences, des conventions, des concerts, des salons professionnels, des festivals et des cérémonies. Elle implique de s’occuper de la logistique globale de l’événement, de travailler avec le personnel et de mener la gestion de projet de l’événement dans son ensemble.
Des fonctions supplémentaires pourraient inclure la gestion du budget et des équipes de personnes responsables de chaque fonction, ainsi que la supervision de l’exécution de l’événement. Les gestionnaires d’événements supervisent également les services de tous les vendeurs et professionnels externes, y compris les planificateurs d’événements.
Comment fonctionne la gestion d’événements
Les responsabilités spécifiques d’un gestionnaire d’événements pourraient inclure :
- Sélectionner et réserver les lieux
- Coordonner les fournisseurs externes
- Inviter des conférenciers ou des divertissements
- Prendre des dispositions pour le transport et le stationnement
- Obtenir les permis nécessaires et les assurances appropriées
- Conformité aux normes de santé et de sécurité
- Élaboration de plans d’urgence
- Gestion des crises et des situations lors de l’événement
- Élaboration d’un plan de sécurité
- Surveillance de l’événement
Cette liste n’est en aucun cas exhaustive. Selon l’ampleur de l’événement et les autres professionnels engagés, les responsabilités professionnelles peuvent varier. Essentiellement, le gestionnaire d’événements est responsable de la coordination de toute la logistique nécessaire à un événement.
Le rôle des services de gestion d’événements
Les entreprises de gestion d’événements sont fréquemment engagées pour planifier et exécuter des réunions d’entreprise à grande échelle et des événements spéciaux. Alors que les mariages et les concerts sont des événements courants pour un professionnel de la gestion d’événements, les événements sportifs, les réunions et les grandes fêtes sont également des occasions qui peuvent bénéficier de la gestion d’événements.
Les entités gouvernementales, les organismes sans but lucratif, les associations et les entreprises utilisent tous des sociétés de gestion d’événements pour coordonner des événements et des réunions importants. La fonction de gestion d’événements peut souvent être trouvée au sein d’un service de marketing ou de relations publiques d’une entreprise ou dans le cadre de leur dotation en événements spéciaux.
Compétences pour réussir
Comme pour la plupart des fonctions de planification d’événements, la gestion d’événements nécessite d’excellentes compétences organisationnelles pour réussir. La capacité à faire plusieurs tâches et à jongler avec de nombreuses pièces mobiles est essentielle et, parallèlement à cette organisation de premier ordre, il faut des compétences efficaces en matière de gestion du temps.
Savoir établir des priorités et rester à la tâche est ce qui mène à un événement réussi. La gestion d’événements exige de voir la vision de l’événement jusqu’à son exécution, ce qui demande de la persistance, de la créativité et de la flexibilité.
Parce que la gestion de projet est un élément clé et implique de gérer non seulement des fonctions mais des équipes de personnes, les compétences interpersonnelles sont également importantes. L’interaction avec des personnes à tous les niveaux d’une organisation fait partie du travail, alors être à l’aise, agréable et un bon communicateur aidera beaucoup à développer ces relations.
Gestion d’événements vs planification d’événements
Bien que très étroitement liées, la gestion d’événements et la planification d’événements remplissent deux fonctions différentes. En termes simples, les planificateurs d’événements créent la vision et bon nombre des plans préliminaires d’un événement, tandis que les gestionnaires exécutent les détails avant et pendant celui-ci.
Cela étant dit, les gestionnaires d’événements peuvent également planifier certains aspects des événements, et les planificateurs d’événements peuvent gérer certaines composantes du processus de planification des événements. Les deux travaillent côte à côte, et leurs responsabilités peuvent se chevaucher. De nombreuses personnes peuvent remplir les deux rôles, surtout si elles dirigent leur propre entreprise ou travaillent dans une petite société de planification d’événements. Pourtant, la formation et les compétences nécessaires pour chaque poste sont quelque peu distinctes.
Voici quelques exemples de certaines des principales différences :
| Gestionnaires d’événements | Planificateurs d’événements |
|---|---|
| Réservation de lieux | Choisir le thème et le concept de l’événement |
| Coordination avec les fournisseurs | Sélection d’un lieu |
| Embauche et gestion du personnel | Planification du menu |
| Gestion sur place pendant l’événement | |
| .gestion sur place pendant l’événement | Arrangement des divertissements ou des conférenciers invités |
Principes clés
- La gestion d’événements consiste à superviser de nombreux détails administratifs pour des événements tels que des conférences, festivals ou mariages.
- Un gestionnaire d’événements travaille avec le personnel et les fournisseurs pour s’assurer que l’événement est exécuté selon le plan.
- Alors que les planificateurs d’événements ont tendance à travailler sur le concept global de l’événement, les gestionnaires d’événements s’occupent des détails de son exécution.
- Les gestionnaires d’événements doivent notamment être organisés, habiles avec les gens et flexibles.
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