Planification efficace

C’est la fin d’une autre journée de travail chargée et, même si vous êtes arrivé au bureau tôt et parti tard, vous n’avez pas l’impression d’avoir accompli quelque chose de significatif.

C’est trop facile pour que cela se produise. Face à des réunions sans fin, des interruptions fréquentes et des tâches urgentes de dernière minute, vous pouvez facilement être occupé toute la journée sans faire aucun progrès sur les projets et les objectifs hautement prioritaires.

C’est pourquoi il est si important de savoir comment planifier votre temps correctement. Dans cet article, nous allons examiner les étapes que vous pouvez suivre pour y parvenir, et ainsi dégager du temps pour le travail qui compte vraiment, tout en laissant du temps pour le développement personnel, la famille et les amis.

L’importance de la planification

La planification est l’art de planifier vos activités de manière à atteindre vos objectifs et vos priorités dans le temps dont vous disposez. Lorsqu’elle est faite efficacement, elle vous aide à :

• Comprendre ce que vous pouvez réaliser de façon réaliste avec votre temps.
• Vous assurer que vous avez suffisamment de temps pour les tâches essentielles.
• Ajouter du temps de contingence pour « l’inattendu ».
• Éviter de prendre plus que vous ne pouvez gérer.
• Travaillez régulièrement à la réalisation de vos objectifs personnels et professionnels.
• Ayez suffisamment de temps pour la famille et les amis, l’exercice et les loisirs.
• Réalisez un bon équilibre entre le travail et la vie privée.

Le temps est la seule ressource que nous ne pouvons pas acheter, mais nous le gaspillons souvent ou l’utilisons de manière inefficace. La planification vous aide à réfléchir à ce que vous voulez réaliser dans une journée, une semaine ou un mois, et elle vous permet de rester sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.

Comment planifier votre temps

Définissez un moment régulier pour faire votre planification – au début de chaque semaine ou de chaque mois, par exemple.

Il existe un certain nombre d’outils différents parmi lesquels choisir. Une façon simple et facile de tenir un planning est d’utiliser un stylo et du papier, en organisant votre temps à l’aide d’un agenda hebdomadaire. (Cliquez ici pour obtenir un modèle de planificateur téléchargeable gratuitement pour commencer.)

Vous pouvez également utiliser des applications et des logiciels tels que Google Calendar®, MS Outlook® et Business Calendar. Choisissez un outil de planification qui convient à votre situation, à la structure actuelle de votre travail, à vos goûts personnels et à votre budget.

La chose la plus importante lors du choix de votre planificateur est qu’il vous permette d’entrer facilement des données et de visualiser un laps de temps approprié (jour/semaine/mois) avec le niveau de détail dont vous avez besoin.

Une fois que vous avez décidé de l’outil que vous voulez utiliser, préparez votre planning de la manière suivante :

Étape 1 : Identifier le temps disponible

Commencez par établir le temps que vous voulez rendre disponible pour votre travail.

Le temps que vous consacrez au travail devrait refléter la conception de votre emploi et vos objectifs personnels dans la vie.

Par exemple, si vous poussez pour une promotion, il pourrait être prudent de travailler au-delà des heures normales chaque jour pour montrer votre dévouement. Si, d’autre part, vous voulez avoir beaucoup de temps pour des activités hors travail, vous pourriez décider de faire les heures qui vous sont allouées et pas plus.

Étape 2 : Planifier les actions essentielles

Puis, bloquez les actions que vous devez absolument prendre pour faire un bon travail. Ce seront souvent les éléments sur lesquels vous serez évalué.

Par exemple, si vous gérez des personnes, assurez-vous d’avoir suffisamment de temps disponible pour traiter les problèmes personnels des membres de l’équipe, leurs besoins en matière d’encadrement et de supervision. Prévoyez également du temps pour communiquer avec votre patron et les personnes clés qui vous entourent.

Étape 3 : Planifier les activités hautement prioritaires

Revoir votre liste de choses à faire , et prévoir les activités hautement prioritaires et urgentes, ainsi que les tâches d’entretien essentielles qui ne peuvent être déléguées ou évitées.

Essayez de les organiser en fonction des moments de la journée où vous êtes le plus productif – par exemple, certaines personnes sont plus énergiques et efficaces le matin, tandis que d’autres se concentrent plus efficacement l’après-midi ou le soir. (Notre article « S’agit-il d’une tâche matinale ? » peut vous aider à identifier vos meilleurs moments de la journée.)

Etape 4 : Prévoyez du temps pour les imprévus

Puis, prévoyez du temps supplémentaire pour faire face aux imprévus et aux urgences. L’expérience vous dira combien il faut prévoir – en général, plus votre travail est imprévisible, plus vous aurez besoin de temps de contingence. (Si vous ne prévoyez pas ce temps, les urgences se produiront quand même et vous finirez par travailler tard.)