L’accueil d’un nouveau locataire dans votre propriété peut être une expérience mouvementée, mais la préparation d’une liste de contrôle des questions que vous devez voir avant que votre locataire puisse emménager peut rendre l’expérience moins stressante.
Chaque propriétaire a des besoins différents et des règles différentes pour ses propriétés locatives, et les propriétaires doivent souvent répondre à différentes exigences en vertu des lois sur les propriétaires/locataires de leur État respectif. Personnaliser votre liste à votre état peut être utile, mais faites d’abord vos devoirs afin d’être sûr de comprendre les lois de votre état.
Qu’est-ce qu’une liste de contrôle pour les nouveaux locataires ?
Une liste de contrôle pour nouveau locataire n’est en fait rien de plus qu’une série de points énumérant les tâches et les problèmes qui doivent être complétés et réglés avant qu’un locataire puisse prendre possession de la propriété. Cette liste peut être utilisée dans plusieurs situations.
Par exemple, vous devrez trouver de nouveaux locataires pour toutes les unités locatives disponibles lorsque vous achetez un nouvel immeuble locatif. Si le bail d’un locataire est sur le point d’expirer et qu’il a donné un avis indiquant qu’il allait résilier le contrat de location, vous devrez trouver un nouveau locataire pour combler cette vacance. Vous devrez rechercher un nouveau locataire si vous devez expulser quelqu’un parce qu’il a violé les termes de son contrat de location… et vous devez prendre des mesures légales pour parvenir à cette expulsion.
Ce qu’il faut inclure
Le contenu exact de votre liste de contrôle pour les nouveaux locataires dépendra de vos procédures spécifiques de sélection des locataires, de la profondeur de votre contrat de location et des étapes nécessaires pour les faire emménager. Vous pouvez et devez créer une liste qui est unique à votre propriété locative.
Par exemple, votre état pourrait exiger que vous fournissiez à un locataire un avis écrit que vous avez u reçu et déposé son dépôt de garantie. Cela devrait être inclus dans votre liste de contrôle si votre État a une telle exigence. Vous n’êtes pas tenu de fournir des informations sur la peinture au plomb à votre nouveau locataire si votre propriété a été construite après 1978, vous pouvez donc laisser cet élément de votre liste si votre bâtiment remplit les conditions requises.
Une liste de contrôle générale peut être divisée en cinq catégories de base :
- Étapes 1-8 : Sélection des locataires
- Étapes 9-16 : Procédures de location
- Étapes 17- 19 : Considérations financières
- Étapes 20- 24 : Préparation de la propriété
- Le cas échéant : Toute exigence supplémentaire dans votre bail ou pour un locataire spécifique
Exemple de liste de contrôle pour nouveau locataire
Nom(s) du ou des locataires:________________________________________
Adresse de la propriété:_____________________________________
Numéro d’unité:_________________________________________
Date d’emménagement:________________________________________
1._____ A reçu la demande de location
2._____ A commencé un nouveau dossier physique pour le locataire
3._____ A commencé un nouveau dossier numérique pour le locataire
4._____ Vérification des antécédents terminée
5._____ Vérification du crédit terminée
6._____ Réception du formulaire de vérification de l’emploi
7._____ Réception du formulaire de vérification du propriétaire précédent
8._____ A fait des copies du recto et du verso des pièces d’identité du ou des locataires
9._____ A expliqué toutes les règles et procédures au locataire
10.____ A expliqué les procédures d’urgence au locataire
11.____ Contrat de bail signé par le locataire
12.____ Addenda au contrat de bail signé par le locataire
__________________________Quels ?
13.____ Date de signature du contrat de bail
14.____ Date de début du bail
15.____ Date de fin du bail
16._____ Fourni au locataire vos coordonnées
17.____ A reçu la totalité du dépôt de garantie par une méthode certifiée
__________Date de réception du dépôt de garantie
18.____ A reçu la totalité du loyer du premier mois par une méthode certifiée
__________Date de réception du loyer du premier mois
19. ____Le locataire a souscrit une assurance locataire
20.____ Réparé tout dommage à la propriété
21.____ Nettoyé la propriété
22.____ Le locataire a signé la liste de vérification de l’état de l’unité locative
23.____ Changé les serrures de porte (le cas échéant)
24.____ Transfert de tous les services publics au nom du locataire (s’il y a lieu)
Service public:________ Date du transfert:____________
Service public:________ Date du transfert:____________
S’il y a lieu
1._______ Inspection de la propriété pour l’obtention d’un certificat d’habitabilité
________Date de l’inspection
2._______ Réception d’un dépôt pour maintenir le contrat et des fonds nécessaires
3. _______ Pet Addendum Signed
4.________ Pet Deposit Received
5.________ Lead Disclosure Warning Signed (For Property Built Before 1978)
6.________ Gave Tenant « Protect Your Family from Lead Paint » Pamphlet
7.________ Réception des documents de la section 8
_________Parler avec le travailleur social de la section 8
____Y/N__ Inspection de la section 8 ________Date de l’inspection
__________Dépôt de garantie reçu du locataire de la section 8
Date à laquelle tous les éléments ont été complétés :___________________________
Signature du propriétaire/gestionnaire immobilier:_______________________
Bienvenue à vos nouveaux locataires
Vous n’avez pas encore fini. Il est maintenant temps de franchir cette dernière étape si importante et d’accueillir officiellement vos locataires. Ce n’est pas obligatoire, bien sûr, mais c’est une touche terriblement agréable.
Pensez à le faire dans une lettre, en incluant toutes les informations pertinentes que vous avez probablement déjà couvertes mais qu’un nouveau locataire aimerait vraiment avoir à portée de main. Quel est le bon moment pour qu’il emménage ? Si vous ne l’avez pas encore fait, comment peut-il s’y prendre pour transférer les services publics à son nom ? Les coordonnées de tous les fournisseurs de services seront également très appréciées.
Dites-lui comment et où il doit payer son loyer, et comment vous joindre en cas de problème d’entretien ou d’urgence. Un tuyau éclaté ne peut pas attendre le matin. Quand est le jour de la collecte des ordures ? Où se trouve la station-service ou le dépanneur le plus proche ?
En d’autres termes, condensez votre propre liste de contrôle sous forme de résumé avec les points essentiels dont votre locataire aura besoin lorsqu’il s’installera. Et pour votre propre bien, prenez une photo finale des locaux avant de les remettre à votre locataire, afin d’avoir une preuve de l’état dans lequel vous les avez livrés.