Si vous êtes un professionnel et que vous voulez être perçu comme tel, vous devez avoir une adresse électronique professionnelle. C’est logique, n’est-ce pas ?
Imaginez juste trouver le service dont vous avez besoin et ensuite réaliser que leur email professionnel était Si vous étiez un client, une adresse email personnalisée comme celle-là n’aiderait certainement pas à gagner votre confiance.
C’est aussi simple que cela ; tout ce que vous avez à faire est de vous mettre à la place des clients et de créer une adresse email professionnelle qui ne fera pas paraître votre entreprise complètement non professionnelle ou même une arnaque.
Amelia sait exactement comment configurer et gérer les emails professionnels destinés à être envoyés à vos clients. Quel que soit ce que cela peut être – un courriel de rendez-vous ou un rappel, vous pouvez obtenir de l’aide.
Comment créer une adresse électronique professionnelle
Faites en sorte que votre adresse électronique ressemble à ce compagnon pimpant.
Passons rapidement en revue certaines choses que vous devriez faire lors de la création d’adresses électroniques professionnelles (et d’autres que vous devriez éviter dans la mesure du possible).
Utiliser votre nom de marque
Lorsque vous créez des emails professionnels, vous ne devriez jamais simplement utiliser un générateur de nom d’email et en avoir terminé. Vous devez y réfléchir.
L’une des meilleures choses à faire est d’utiliser le nom de votre marque pour la rendre facilement reconnaissable. De cette façon, il y a une meilleure chance que vos clients lisent réellement vos emails quand il s’agit d’envoyer des promotions et similaires au lieu de les marquer comme des spams.
Service client
Une fois que vous lancez votre site Web et que vous fournissez aux gens toutes les informations de contact de base, vous pouvez vous attendre à ce que votre service client soit le plus contacté.
Pour cette raison, vous devriez réellement utiliser les mots « service client » dans le cadre de votre email. Si vous faites cela, les clients comprendront immédiatement à qui ils parlent.
Utiliser votre propre domaine personnalisé
L’achat de votre propre domaine est une excellente idée si vous voulez que votre entreprise semble plus professionnelle.
Les domaines personnalisés sont moins chers que jamais et ils aideront à établir la confiance entre vous et vos clients. Vos clients se sentiront immédiatement plus confiants dans votre travail s’ils croient que vous prenez ce que vous faites au sérieux.
Utiliser des noms plutôt que des surnoms et des numéros
Dans la mesure du possible, vous devriez essayer d’éviter d’utiliser des surnoms, des numéros et autres similaires pour les courriels professionnels. Utiliser votre nom est toujours mieux.
Voici quelques exemples de la façon de faire une adresse électronique professionnelle avec votre nom et votre prénom :
Nom complet + votre nom de domaine =
Vous pouvez également mettre en œuvre des caractères spéciaux si votre nom est déjà pris, mais cela ne devrait pas être un problème si vous utilisez votre propre domaine. Cependant, si cela se produit, vous pourriez créer un email personnalisé comme ceci –
Prénom + Votre nom de domaine =
Utiliser le prénom uniquement est une bonne idée car même si c’est professionnel, cela laisse également une connexion personnelle avec le client. Cependant, cela peut devenir un problème si vous avez plusieurs employés du même nom, auquel cas, vous devez utiliser l’un des 2 formats suivants :
Prénom et initiale du nom de famille + votre nom de domaine =
Prénom et initiale du nom de famille + votre nom de domaine =
Utiliser des noms génériques pour des services spéciaux
Bien que l’utilisation de noms personnels soit excellente pour établir des relations à un niveau plus personnel avec les clients, il y a certains cas où vous devriez choisir des noms génériques.
Dans certains cas, les clients voudront contacter un département ou une branche spécifique de votre entreprise. Ils ne sauront pas que c’est l’email de l’entreprise qui appartient au responsable des ventes. Au lieu de cela, vous devrez le préciser en choisissant le nom générique.
Voici quelques exemples d’adresses électroniques professionnelles avec des noms génériques :
C’est un format d’adresse électronique professionnelle à utiliser pour fournir des informations générales et répondre à des questions générales. Les gens sauront immédiatement ce que cela signifie ou, dans le cas où ils reçoivent un email, ils sauront de qui il provient.
Nous en avons parlé un peu plus tôt, mais avoir une adresse email séparée pour votre service client est toujours une bonne idée. Ce sera probablement l’adresse électronique de l’entreprise la plus utilisée.
Souvenez-vous de l’exemple de Liam Smith, le chef des ventes ? Si Liam utilise une adresse électronique, ce n’est peut-être pas la meilleure adresse électronique professionnelle pour les affaires. Les clients ne savent pas que Liam est votre chef des ventes, ils ne savent pas qu’ils doivent le contacter s’ils ont des questions liées aux ventes.
Vous avez probablement compris le point maintenant, donc vous comprenez quand et pourquoi utiliser des noms génériques au lieu de noms personnels.
Ce qu’il faut éviter
Maintenant que nous avons parlé des choses à faire pour choisir de bons noms de courriel, mentionnons également les choses à éviter.
Numéros et surnoms
Non pas que les numéros et les surnoms soient en aucune façon offensants ou mauvais, mais un compte de courriel simple sera toujours plus professionnel.
Vous pouvez consulter à nouveau les idées d’adresses email listées ci-dessus pour voir les différentes variations d’une adresse email professionnelle que vous pouvez utiliser si plusieurs personnes de votre entreprise partagent le même nom.
Titres, postes, et divers regalia
Donc, vous avez travaillé dur pour obtenir votre diplôme d’ingénieur et maintenant vous voulez que tout le monde sache que vous êtes, en effet, qualifié pour faire le travail que vous faites.
Après tout, si les gens voient des noms d’email tels que , ils sauront que vous êtes un professionnel. Ou bien le feront-ils ?
Il s’avère que – NON. En fait, les clients ne se soucient pas du tout de cela. En gardant cela à l’esprit, vous devriez toujours éviter d’utiliser des titres, des positions et des regalia divers.
Marques de caractère sexuel ou de genre
Il existe des noms qui sont couramment utilisés par les hommes et les femmes. Par exemple, si vous recevez un courriel de , vous ne pouvez pas être sûr à 100% qu’Avery est un homme.
Cependant, cela ne signifie pas que vous devez utiliser des marques de genre lorsque vous décidez d’obtenir une adresse électronique professionnelle. Au lieu de cela, vous pouvez facilement l’expliquer dans la signature de l’email.
Croyances personnelles, race, religion, etc.
Votre race, votre religion, vos croyances personnelles et similaires n’ont rien à voir avec votre capacité à faire le travail. Les refléter dans les adresses électroniques n’est pas du tout professionnel.
Maintenant que nous savons comment créer une adresse électronique professionnelle, concentrons-nous sur la façon d’écrire des courriels professionnels.
Comment envoyer un courriel professionnel
Maintenant que nous avons vu des idées d’adresses de courriel professionnelles, parlons de certains autres éléments importants du meilleur courriel d’affaires.
Réponse professionnelle
Vous pouvez avoir le meilleur nom de domaine de courriel au monde, mais cela ne vous servira à rien ou presque si votre réponse n’est pas aussi professionnelle. Répondez aux demandes des clients en temps opportun et gardez toujours la communication professionnelle.
Sécurité
Si vous dirigez une entreprise, vous devez vous assurer que votre compte de messagerie est aussi sécurisé qu’ils peuvent l’être. Envisagez d’utiliser des options de sécurité supplémentaires telles que celles fournies par votre service d’hébergement… ou utilisez simplement G-Suite. Quand il s’agit de bloquer les tentatives de piratage et autres, on n’est jamais trop prudent.
Spam
Si vous voulez que vos courriels soient réellement lus au lieu d’être automatiquement signalés comme spam, vous devez y penser avant même de configurer une adresse électronique.
Vous devez vous assurer que les clients reconnaissent votre nom de marque et qu’ils savent de qui proviennent les courriels. Pour cette raison, utilisez le nom de votre marque comme une partie de votre adresse e-mail. De préférence, utilisez-le pour votre nom de domaine personnalisé.
Avoir des noms de courriel cool est… Eh bien, cool, mais ce n’est pas toujours la meilleure façon de procéder. Vous avez besoin que votre nom de courriel reflète un certain niveau de professionnalisme et vous devez l’assortir à votre site Web, vos produits, vos profils sociaux, etc. Si ce n’est pas le cas, vous ne ferez que remplir les dossiers de spam des gens une fois que vous commencerez à envoyer des promotions.
Pensées finales sur la création d’une adresse email professionnelle
Dans l’article ci-dessus, nous avons expliqué comment créer un email professionnel et des noms d’emails professionnels. Les conseils que nous avons mentionnés ne sont pas censés limiter votre créativité de quelque manière que ce soit. Cependant, si vous voulez des noms d’email créatifs, vous devez toujours les garder professionnels et éviter d’en faire trop.
Cela dépend des entreprises et toutes les entreprises n’ont pas besoin d’adopter la même approche pour créer un email professionnel. En gardant cela à l’esprit, considérez les conseils que nous vous avons donnés et voyez ensuite par vous-même quelle est la bonne voie à suivre pour vous et votre entreprise.
Voici également quelques conseils pour créer des emails professionnels gratuitement avec votre domaine existant.
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