Ce tutoriel couvre :
Que sont les liens ou les références externes ?
Lorsque vous créez des formules dans Excel et que vous faites référence à un point de données dans un autre classeur, Excel crée un lien vers ce classeur.
Donc votre formule peut ressembler à quelque chose comme indiqué ci-dessous :
Notez que la partie surlignée en jaune est le lien externe (également appelé référence externe). Cette partie de la formule indique à Excel de se rendre dans ce classeur (Score.xlsx) et de faire référence à la cellule spécifiée dans le classeur.
L’avantage d’avoir un lien externe dans votre formule est que vous pouvez le mettre à jour automatiquement lorsque les données du classeur lié changent.
Cependant, l’inconvénient est que vous devez toujours avoir ce classeur lié disponible. Si vous supprimez le fichier du classeur lié, changez son nom ou modifiez l’emplacement de son dossier, les données ne seraient pas mises à jour.
Si vous travaillez avec un classeur qui contient des liens externes et que vous devez le partager avec des collègues/clients, il est préférable de supprimer ces liens externes.
Cependant, si vous avez beaucoup de formules, faire cela manuellement peut vous rendre fou.
Comment trouver des liens externes et des références dans Excel
Voici quelques techniques que vous pouvez utiliser pour trouver rapidement des liens externes dans Excel :
- Utiliser la fonction Rechercher et remplacer.
- Utiliser l’option Modifier les liens.
Voyons comment chacune de ces techniques fonctionne.
Retrouver des liens externes en utilisant Rechercher et Remplacer
Les cellules avec des liens externes contiennent le nom du classeur auquel il est lié. Cela signifierait que la référence aurait le nom de fichier avec l’extension .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb.
Nous pouvons utiliser ceci pour trouver tous les liens externes.
Voici les étapes pour trouver les liens externes dans Excel en utilisant Rechercher et Remplacer:
- Sélectionner toutes les cellules.
- Aller à l’onglet Accueil -> Edition -> Rechercher & Sélectionner -> Rechercher.
- Dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, entrez *.xl* dans le champ ‘Rechercher quoi’.
- Cliquez sur Rechercher tout.
Cela va trouver et montrer toutes les cellules qui ont des liens externes dedans.
Maintenant vous pouvez sélectionner toutes ces cellules (sélectionnez le premier enregistrement, maintenez la touche Shift et sélectionnez ensuite le dernier enregistrement) et convertir les formules en valeurs.
Trouver des liens externes en utilisant l’option Modifier les liens
Excel a cet outil intégré qui trouvera toutes les références externes.
Voici les étapes pour trouver les liens externes en utilisant l’option Modifier les liens:
- Aller à l’onglet Données.
- Dans le groupe Connexions, cliquez sur Modifier les liens. Elle ouvre la boîte de dialogue Modifier les liens listera tous les classeurs qui sont référencés.
- Cliquez sur Casser les liens pour convertir toutes les cellules liées en valeurs.
Sachez qu’une fois que vous avez cassé les liens, vous pouvez l’annuler. Comme meilleure pratique, créez une sauvegarde avant de faire cela.
Vous recevez toujours l’invite de liens externes ?
Il arrive que vous trouviez et supprimiez tous les liens externes, mais que vous obteniez toujours une invite comme indiqué ci-dessous :
Ne devenez pas fou et ne commencez pas à maudire Excel.
Si vous obtenez l’invite de mise à jour des liens, vérifiez également les éléments suivants pour les liens externes :
- Gammes nommées
- Mise en forme conditionnelle
- Validation des données
- Formes
- Titres de graphiques
L’utilisation de ‘Rechercher et remplacer’ ou ‘Modifier les liens’ comme indiqué ci-dessus n’identifierait pas les liens externes dans ces fonctionnalités mentionnées ci-dessus.
Voici les étapes pour trouver les liens externes dans ces endroits :
- Plages nommées : Allez dans l’onglet Formule et cliquez sur le gestionnaire de noms. Il vous montrera toutes les plages nommées dans le classeur. Vous pouvez vérifier la colonne ‘Réfère à’ pour repérer les références externes.
- Formatage conditionnel : La seule façon dont un lien externe peut atterrir dans la mise en forme conditionnelle est par le biais de la formule personnalisée. Allez dans l’onglet Accueil -> Mise en forme conditionnelle -> Gérer les règles. Dans le gestionnaire des règles de formatage conditionnel, vérifiez les formules pour les liens externes.
- Validation des données : Il est possible que la liste déroulante de validation des données fasse référence à une plage nommée qui, à son tour, a des liens externes. La vérification des plages nommées devrait également régler ce problème.
- Formes : si vous utilisez des formes qui sont liées à des cellules, vérifiez ces dernières pour les liens externes. Voici un moyen rapide de passer en revue toutes les formes :
- Appuyez sur la touche F5. Cela ouvrira la boîte de dialogue Aller à.
- Cliquez sur Spécial.
- Dans la boîte de dialogue Aller à Spécial, sélectionnez Objets.
- Cliquez sur OK. Cela permettrait de sélectionner toutes les formes. Vous pouvez maintenant utiliser la touche Tab pour les faire défiler.
- Titres de graphiques : Sélectionnez le titre du graphique et vérifiez dans la barre de formule s’il fait référence à un lien externe.
Vous pouvez en apprendre davantage sur les liens externes à partir de ces tutoriels :
- Trouver des liens externes dans Excel – Contextures Blog.
- Trouver des liens externes – Support Microsoft Excel.
Il existe également un add-in disponible pour trouver des liens externes dans Excel. Cliquez ici pour en savoir plus et télécharger le complément.
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