Comment structurer un plan de bonus pour les employés

Les bonus sont considérés comme un excellent outil de motivation pour les employés. Les employés travaillent afin de gagner la rémunération qui est négociée pour le travail, mais ils seront enclins à faire mieux – à aller au-delà de ce qui est attendu d’eux dans l’exécution de leurs tâches telles qu’elles sont définies dans leur description de poste – s’ils peuvent s’attendre à obtenir plus pour cela, plus précisément un bonus.

On entend souvent parler d’entreprises qui accordent des primes, non seulement pour une productivité supérieure à la moyenne et des performances exemplaires de la part des employés, mais aussi pendant des périodes spécifiques de l’année.

Les exemples sont les primes de vacances spécifiques et les primes de fin d’année, qui se transforment progressivement en primes annuelles régulières.

Cependant, les primes des employés sont également considérées comme des épées à deux tranchants. Ils sont de grands motivateurs, mais ils peuvent aussi devenir des démotivateurs, surtout lorsque les employés s’y habituent, au point de les considérer comme leur droit, et quelque chose qu’ils peuvent exiger.

Après tout, si vous regardez les différentes définitions du mot « bonus », vous trouverez des mots tels que « supplémentaire » et « saisonnier » attachés.

La motivation ou la démotivation des employés dépendra de la façon dont la direction aborde toute cette question sur les bonus dès le début. Tout commence par la façon dont ils créent et structurent un plan de primes pour les employés.

Dans cet article, vous apprendrez tout sur 1) les plans de primes pour les employés et 2) comment structurer un plan de primes pour les employés.

PLANS DE PRIMES POUR LES EMPLOYÉS

Avec autant de types de primes accordées aux employés de nos jours, il est nécessaire de garder une trace de toutes ces primes et, de temps en temps, d’évaluer si elles accomplissent ce qu’elles étaient censées accomplir. Pour cela, il faut mettre en place un système ou un plan. C’est ce qu’on appelle le programme de primes des employés ou le plan de primes des employés.

Un plan de primes des employés, qui est aussi souvent appelé plan d’incitation des employés, est essentiellement un document qui contient le plan de l’entreprise pour les paiements de primes à ses employés sur une base annuelle. Ceci est fortement encouragé pour les entreprises qui donnent régulièrement des primes à ses employés.

L’importance des plans de primes ou d’incitation peut être assimilée à celle des primes et incitations données aux employés. Examinons certains d’entre eux.

• Un plan de primes pour les employés motivera ces derniers à améliorer leurs performances professionnelles et à aider l’entreprise à atteindre ses objectifs.
• Une entreprise a tendance à être plus attrayante pour les candidats potentiels ou les candidats à un emploi s’ils savent que l’entreprise a des plans de primes pour ses employés. Par conséquent, elle est plus susceptible d’attirer des personnes plus compétentes qui auraient normalement laissé passer l’occasion.
• Les employés doivent être pleinement informés de leurs droits et privilèges, y compris de leur rémunération et de leurs avantages, et cela inclut les récompenses potentielles qu’ils peuvent obtenir. Cela les informera à l’avance de ce qu’ils doivent faire pour gagner ces récompenses ou ces primes.
• Si un plan de primes est en place, l’entreprise sera mieux à même de contrôler les montants qu’elle versera en primes à ses employés. Elle pourra fixer des limites et faire les ajustements nécessaires si et quand cela est nécessaire.
• Cela aidera également la direction lorsqu’il s’agira de budgétiser et de prévoir les dépenses. La planification financière de l’entreprise se référera très certainement au plan de bonus de temps en temps.

Types de plans de bonus des employés

Nommons quelques-uns des programmes de bonus des employés les plus courants qui sont utilisés par les entreprises. Les plans de primes dépendent du type particulier de prime accordée.

1. Prime de performance : L’entreprise fixe des objectifs que les employés doivent atteindre ou dépasser. Une fois qu’ils y parviennent, ils auront droit à une prime correspondante, en reconnaissance de leurs très bonnes performances. Ce type de plan de prime de rendement est conçu pour inciter continuellement les employés à obtenir des résultats supérieurs à la moyenne dans leur travail ou dans les tâches et responsabilités qui leur sont assignées. Elle est généralement accordée sur une base régulière ou continue, par exemple une fois par an ou par semestre. Une autre raison pour laquelle le bonus de performance est encouragé est de garder les meilleurs talents et compétences d’une entreprise satisfaits.
2. Bonus ad hoc : Lorsque l’entreprise donne un bonus non planifié ou inattendu comme un moyen de montrer sa gratitude aux employés pour une performance exceptionnelle dans un projet ou une mission ponctuelle, on parle de bonus ad hoc. Ce plan de bonus est légèrement plus flexible, compte tenu du fait qu’il est en grande partie non planifié. Cela signifie que l’entreprise n’est pas censée s’engager à l’avance à ce sujet ; après tout, le paiement de ce type de prime peut être décidé sur place, au moment où les résultats sont enregistrés. Un autre avantage de ce plan est que l’on accorde peu d’importance au montant. Il n’est pas nécessaire qu’il soit élevé ou substantiel pour être considéré comme efficace. Le simple fait qu’un montant – aussi petit soit-il – soit donné, est déjà quelque chose que les employés apprécieront.
3. Prime d’étape : Les plans de prime d’étape ou de projet couvrent les primes dont l’échéance est critique ou limitée dans le temps. Ils sont généralement à court terme, allant généralement de quelques mois à plusieurs mois. Ils sont également souvent très médiatisés, ce qui exige qu’ils soient bien documentés et communiqués à toutes les parties concernées.

Éléments d’un plan de primes efficace pour les employés

Il n’existe pas de programme de primes parfait. S’il existait, alors nous n’entendrions pas parler de problèmes impliquant des grèves d’employés, des augmentations de salaire et des employés démotivés.

Le mieux que les entreprises puissent faire est de s’assurer qu’elles ont un programme de bonus des employés efficace en place. Un programme de primes efficace doit comporter les éléments suivants :

• Simplicité. Le programme de primes doit être simple et direct, afin qu’il soit assez facile à comprendre, non seulement par la direction, mais aussi par les employés, qui vont les recevoir.
• Equatabilité. Le programme de primes doit être équitable dans toute l’entreprise. Il ne serait pas juste qu’un département ait un programme de bonus, alors que les autres n’en ont pas. Si vous avez mis en place un programme de primes, assurez-vous que les conditions s’appliquent à tout le monde, et pas seulement à un nombre restreint de divisions ou de départements ou, pire, d’employés.
• L’opportunité. Il s’agit de la libération ou de l’octroi des primes. La fréquence peut varier en fonction de la réalisation d’étapes spécifiques fixées par l’entreprise, ou en fonction du niveau de poste. Elle peut aussi être fonction du département. Veillez simplement à ce qu’il n’y ait pas de retards inutiles. Si la prime est donnée en récompense de bonnes performances pendant une certaine période, donnez les primes à la fin de cette même période ou pendant la période suivante. Cela semblerait anticlimatique, sans parler d’un retard décevant, si vous la versez deux ou trois périodes plus tard.
• Pertinence. Elle doit avoir un sens pour tout le monde – la direction et les employés. Il devrait y avoir un sens attaché à la prime, de sorte que l’employé ressentira un plus grand sentiment d’accomplissement, sachant qu’il reçoit les primes parce qu’il les a méritées.
• Matérialité. Si la prime est si petite qu’elle est presque insignifiante, les employés ne l’apprécieront pas. En fait, la plupart d’entre eux peuvent même se sentir insultés par elle, et faire baisser leur motivation à faire leur travail. Le montant de la prime doit être suffisamment important ou significatif pour faire la différence pour l’employé. Sinon, il ne serait même pas considéré comme une prime ou une récompense.

STRUCTURER UN PLAN DE PRIME POUR LES EMPLOYÉS

De nombreuses entreprises ont fait l’expérience d’avoir des plans de prime qui ont échoué, et cet échec est imputé à l’une des deux choses suivantes (ou aux deux) : le plan de prime a été mal conçu ou il n’a pas été mis en œuvre correctement.

Facteurs à considérer lors de la conception d’un plan de prime pour les employés

• Objectifs de l’entreprise : Quels sont les objectifs ultimes que l’entreprise veut atteindre ? En identifiant ces objectifs, la direction peut alors procéder à l’identification des mesures à prendre pour les atteindre. Si l’entreprise a l’intention de devenir rentable et de se développer à l’échelle mondiale, elle reconnaîtra sans doute l’importance de ses ressources humaines. L’investissement dans ses ressources humaines, comme le recrutement d’esprits brillants et de talents de haut niveau, ainsi que leur formation, figurera en tête de la liste des priorités de la direction. L’importance des employés sera très certainement soulignée.
• Contraintes commerciales et financières : Si les entreprises disposaient d’un puits sans fond de liquidités où puiser leurs ressources, alors il n’y aurait aucun problème à considérer. Cependant, ce n’est pas le cas. Les petites entreprises, en particulier celles qui viennent de démarrer, ne peuvent pas se permettre d’accorder des primes trop généreuses à leurs employés. Certaines entreprises sont plus grandes et disposent de plus d’actifs, mais sont à court d’argent pour verser des primes à leurs employés. Il est possible que la réserve de liquidités d’une entreprise soit immobilisée dans un projet, de sorte qu’il n’y a pas de source prête ou disponible pour le versement des primes. Ce ne sont que quelques-unes des contraintes que les entreprises doivent prendre en compte lors de la conception de son plan de primes aux employés.
• Tendances du marché et de l’industrie : Bien sûr, l’entreprise doit également prendre note de la situation dans son ensemble. Il peut y avoir des normes industrielles sur lesquelles elles peuvent baser leurs politiques de primes aux employés. Dans de nombreux cas, ces normes sont utilisées comme un minimum. Certaines entreprises peuvent également être motivées à donner à leurs employés des primes plus élevées afin qu’ils ne soient pas tentés de quitter le navire et de chercher un emploi ailleurs, disons chez un de leurs concurrents.
• Démographie et préférences des employés : Ce sont les employés qui recevront les primes, et ce sont aussi les employés que vous cherchez à récompenser et à motiver. Il faut donc également les prendre en compte, notamment leurs préférences. Leurs données démographiques devraient également être prises en compte.
• Résultats et comportements souhaités de la part des employés : Cela correspond à la raison pour laquelle les entreprises donnent des primes à leurs employés en premier lieu : pour les récompenser d’un travail bien fait, et pour les motiver à faire encore mieux. Lors de la structuration d’un plan de bonus, l’entreprise doit savoir exactement ce qu’elle veut atteindre, ou quels résultats elle espère voir une fois le plan de bonus mis en œuvre. Cela rendra l’évaluation plus tard beaucoup plus facile, quand il sera temps pour l’entreprise d’évaluer si les primes motivent vraiment leurs employés et améliorent leurs performances.

Comment structurer le plan de bonus des employés

Nous sommes maintenant arrivés à la partie où nous allons structurer le plan de bonus. Nous avons déjà passé en revue les éléments clés qu’un programme de bonus des employés efficace devrait avoir. À partir de ces éléments, la direction peut déjà avoir une idée sur la façon de concevoir ses programmes.

Certaines premières idées sur la façon de structurer votre plan de primes pour les employés peuvent être trouvées dans cette courte vidéo.

Avant de commencer à structurer, cependant, il est impératif que vous soyez clair sur la raison pour laquelle vous créez le plan de primes pour les employés, pour commencer.

Peut-être que vous voulez récompenser vos employés et les encourager à être plus performants. Vous voulez peut-être aussi remonter leur moral et cimenter leur fidélité à l’entreprise. Ou bien c’est votre façon de réagir à la façon dont vos concurrents traitent leurs propres employés, afin de maintenir votre propre réputation. Vos raisons dicteront la manière dont vous structurerez le plan.

1. Mettez le plan de bonus des employés par écrit. Nous avons déjà établi que le plan de bonus des employés est un document contenant les détails du programme de bonus. Les détails doivent être mis par écrit, et ensuite communiqués à tous les employés, pour leur information. Le programme de primes ne sera d’aucune utilité et n’atteindra pas les résultats souhaités s’il reste entre les mains de la direction et si les employés ne sont pas au courant de son contenu. Il s’agit également d’éviter tout malentendu sur les politiques de l’entreprise en matière d’octroi de primes et d’incitations aux employés.
2. Baser la prime sur des résultats mesurables ou quantifiables. Les récompenses doivent être directement traçables aux normes de performance mesurables. Les opinions, qui sont le plus souvent subjectives, ne sont pas acceptables. Les normes de performance doivent non seulement être identifiables, mais aussi quantifiables. Elles doivent être spécifiques, afin qu’il soit plus facile pour les employés et la direction de reconnaître immédiatement comment les primes dépendent de la réalisation de ces normes.
3. Incitez les employés à atteindre les objectifs. Les incitations doivent être suffisamment convaincantes pour que les employés aident l’entreprise à atteindre ses objectifs. C’est une réalité que certains employés ne travaillent que pour leurs propres intérêts. Ils ont leurs propres objectifs financiers (par exemple, acheter une maison, acheter une voiture, se constituer un fonds de retraite) et ils sont susceptibles de se concentrer sur ces objectifs. Si vous pouvez d’une manière ou d’une autre faire coïncider le plan de primes des employés avec leurs objectifs financiers individuels, vous obtiendrez certainement de bons résultats, car il s’agit d’une situation gagnant-gagnant pour l’employé. Ils reconnaîtront qu’une fois qu’ils auront aidé l’entreprise à se développer et à réaliser des bénéfices, ils gagneront également plus d’argent pour eux-mêmes sous la forme de ces primes.
4. Soyez clair sur le QUOI, le POURQUOI et le COMMENT. Plus précisément, vous devez être franc sur le type de prime accordée, sur la raison pour laquelle elle est accordée et sur la façon dont les employés peuvent l’obtenir ou sur ce que les employés doivent faire pour avoir droit à ces primes. Identifiez l’objet de la prime. Si vous n’établissez pas clairement la raison pour laquelle ces primes sont accordées, les employés pourraient se faire une fausse idée. Ils seront motivés à faire mieux, certes, mais ils pourraient finir par concentrer leurs efforts dans la mauvaise direction.
5. Assurez-vous que tout le monde reçoit quelque chose. Dans un esprit d’équité et de fourniture de primes équitables, la prime devrait être structurée de telle sorte que les niveaux les plus bas soient faciles à atteindre. En fixant les niveaux les plus bas très haut, il y a une chance que certains des employés qui ne sont pas aussi performants que les autres n’obtiennent rien. Cela permet de s’assurer que tout le monde reçoit quelque chose, au moins, même si c’est un montant minime. Plus important encore, cela motivera les moins performants à passer à la vitesse supérieure et à faire mieux afin d’obtenir plus de primes à l’avenir.
6. Faites en sorte que la récompense financière soit une incitation assez forte. Si elle est d’un montant très minime, les employés ne se sentiraient pas aussi motivés qu’ils le devraient. Habituellement, les employés apprécient les primes qui représentent un certain pourcentage de leur salaire de base ou de leur rémunération, au lieu de recevoir un montant unique.

C’est la partie où un programme de primes peut être une source de grande frustration chez les employés. Ils deviennent extrêmement déçus lorsqu’ils réalisent qu’après avoir fourni tant de travail pour obtenir des résultats supérieurs, ils ne reçoivent qu’un maigre ou modeste montant pour leurs efforts.

Si vous dirigez une équipe de vente et que vous envisagez d’introduire un plan de bonus pour les employés, alors apprenez de cette présentation.

Il existe deux approches qui sont couramment utilisées par les entreprises lorsqu’elles structurent leurs plans de bonus pour les employés. Ces approches sont basées sur la réalisation des objectifs de chaque employé individuel, ou d’une équipe ou d’un département.

• Par employé – Dans cette approche, le plan tourne autour de la réalisation d’objectifs spécifiques de chaque employé. La prime est basée sur la performance individuelle de l’employé, donc c’est presque entièrement à l’employé de décider s’il aura droit à la prime ou non. S’il n’a pas une performance à la hauteur des normes, alors il n’aura pas droit à un bonus, ou il peut avoir droit à un petit montant que ceux qui ont réussi à atteindre leurs objectifs individuels.
• Par équipe ou département – Chaque équipe ou département a ses propres objectifs, et les employés qui sont membres de l’équipe ou du département travailleront ensemble pour atteindre ces objectifs. Le plan de primes peut être structuré de telle sorte qu’ils recevront des incitations lors de l’atteinte de ces objectifs.

Il est dans l’intérêt de toute entreprise de mettre en place un plan de primes pour les employés bien conçu et bien structuré. Les propriétaires et la direction de l’entreprise peuvent penser que ces plans ne profitent qu’aux employés mais, à long terme, même l’administration et la performance globale de l’entreprise seront affectées par la façon dont ces programmes de primes sont conçus, puis mis en œuvre.