L’université exige une vérification des antécédents criminels, y compris une vérification du registre des délinquants sexuels, sur les candidats à l’emploi, les employés actuels et les affiliés de l’université, conformément à la politique de l’université et aux exigences de l’État et du gouvernement fédéral. Le type de vérification effectuée varie en fonction du poste. Le tableau de référence fourni ci-dessous peut vous aider à déterminer quel type de vérification des antécédents est requis.
Vérification des antécédents dans Workday
Quand une vérification des antécédents est-elle requise?
Ceci est un bref résumé des exigences en matière de vérification des antécédents. Pour une explication détaillée des exigences, voir les informations ci-dessous ou se référer à la politique de l’université.
Une vérification des antécédents criminels peut être requise lorsque :
- Un candidat (finaliste) ou un employé actuel n’a aucune vérification des antécédents dans son dossier.
- Un employé actuel postule pour un poste et la vérification dans son dossier date de plus de 12 mois.
- Un ancien employé a une interruption de service de plus de 6 mois, peu importe l’ancienneté de la vérification précédente au dossier.
- Un ancien employé a une interruption de service de moins de 6 mois, mais la vérification précédente date de plus de 12 mois.
- Un employé actuel change de poste et la vérification précédente était avec un collège, un doyen ou une unité VP différents.
- Un employé actuel ou ancien passe à un poste nécessitant une vérification du fournisseur et il n’y a pas de vérification du fournisseur au dossier.
- Un étudiant employé n’est pas inscrit à chaque semestre long ou a une vérification des antécédents qui date de plus de 60 mois.
- Un étudiant employé passe à un poste non étudiant.
Si vous croyez qu’une vérification des antécédents a été déclenchée pour une autre raison que celles énumérées ci-dessus, communiquez avec les dossiers des RH à [email protected] ou à 512-471-5127.
Candidat
Vous devez demander une vérification des antécédents criminels de tout candidat ou finaliste pour un poste avant l’embauche. Cela comprend :
- Étudiant, professeur, classé et administratif/professionnel (A&P), et les postes d’employés occasionnels
- Postes affiliés rémunérés ou non qui
- Requièrent des soins aux patients
- Soins aux enfants ou contact avec des mineurs
- Accès direct aux ressources d’information ou aux technologies des ressources d’information
- Accès aux produits pharmaceutiques, aux substances contrôlées, à l’argent liquide, aux chèques ou aux cartes de crédit.
- Les employés actuels lorsqu’ils postulent à un autre poste à l’université
- Si la vérification précédente ne comprenait pas toutes les vérifications requises pour le nouveau poste
- Si l’employé actuel postule à un poste qui fait partie d’un portefeuille de doyens ou de vice-présidents différent et que la vérification précédente a été effectuée il y a plus d’un an.
Toutes les vérifications requises doivent être effectuées avant que l’employé ne commence à travailler.
Employé actuel
Lorsqu’ils postulent à un poste à l’université, les employés actuels sont soumis aux mêmes exigences que les autres candidats. Vous devez demander une nouvelle vérification des antécédents lorsque :
- Un employé actuel passe à un nouveau poste sous la direction d’un doyen ou d’un vice-président différent, et la vérification des antécédents précédente date de plus d’un an
- Un employé revient à l’emploi après une interruption de service de six mois ou plus
- Un employé revient après une interruption de moins de six mois, si la vérification des antécédents au dossier a été effectuée il y a plus d’un an
- La vérification des antécédents au dossier ne comprenait pas tous les types de vérification requis.
Les contacts RH ou les délégués des contacts RH peuvent rechercher l’historique de vérification des antécédents d’un employé actuel ou précédent sous l’onglet Utilitaires du système d’administration de la vérification des antécédents (BCA).
Un contact RH ou un délégué des contacts RH du service d’embauche crée une demande dans le système d’administration de la vérification des antécédents (BCA) et demande au candidat d’autoriser la vérification des antécédents. Une fois la demande de vérification des antécédents autorisée, les ressources humaines demanderont le casier judiciaire officiel du candidat et communiqueront avec le service d’embauche une fois le casier officiel examiné.
Demande et autorisation en ligne
Un contact RH ou un délégué au contact RH utilise le système d’administration de la vérification des antécédents (BCA) en ligne pour lancer la vérification et invite le candidat ou l’employé à autoriser la vérification. L’employé reçoit un courriel contenant un lien vers le système en ligne.
Formulaire d’autorisation papier
Si le candidat ou l’employé préfère ne pas fournir les informations par voie électronique, il peut télécharger et remplir le formulaire de vérification des antécédents criminels (PDF). Un contact ou un délégué des RH peut ensuite saisir la demande et l’autorisation dans le système d’administration de la vérification des antécédents.
Pour plus d’informations sur le système d’administration de la vérification des antécédents, téléchargez la vue d’ensemble du BCA (PDF).
Révision des antécédents criminels
Le service d’embauche peut examiner tout antécédent criminel divulgué par le candidat et prendre en compte tout antécédent criminel pertinent dans la décision d’embauche. Toutefois, le candidat ne doit pas être exclu tant que le casier judiciaire officiel n’a pas été demandé et examiné par les Ressources humaines. Les Ressources humaines examineront toute information trouvée sur le casier judiciaire officiel et communiqueront les conclusions au service d’embauche.
Pertinence par rapport aux exigences du poste
Les informations relatives aux condamnations doivent être examinées au cas par cas en tenant compte du type et de la gravité de l’infraction, du temps écoulé depuis l’infraction et de la pertinence de l’infraction par rapport aux fonctions du poste. Une personne ne peut pas être automatiquement exclue de l’embauche parce qu’elle a une condamnation antérieure.
Veuillez vous référer à la page Examiner les antécédents criminels et la pertinence par rapport aux exigences du poste pour obtenir des informations détaillées avant de disqualifier un candidat en fonction de ses antécédents criminels.
Vérification de l’identité du candidat
Un représentant du service d’embauche doit vérifier l’identité du candidat avant qu’une vérification des antécédents puisse être demandée. Normalement, cela se fait en regardant une pièce d’identité avec photo fournie par le demandeur. Si le candidat n’est pas en mesure de fournir la vérification en personne, demandez-lui de remplir un formulaire d’identification et de vérification du candidat (PDF).
Cette étape est requise par la Fair Credit Reporting Act et vise à empêcher la divulgation d’informations à moins qu’elles n’aient été autorisées par la personne.
Discordances d’adresse
L’Université se conforme aux règlements de la Federal Trade Commission (FTC), 16 CFR Part 681. Si l’Université est informée d’une divergence d’adresse au cours d’une vérification des antécédents criminels, elle suivra les directives de la FTC.
Coût et type de vérification des antécédents requis
Registre des délinquants sexuels
Toutes les vérifications des antécédents criminels comprendront une recherche dans la base de données du Registre national des délinquants sexuels.
Texas DPS
Si le candidat ou l’employé n’a vécu que dans l’État du Texas au cours des sept dernières années, la vérification des antécédents criminels se fera par l’intermédiaire du Texas Department of Public Safety (DPS).
Vérification nationale (vendeur)
Le service d’embauche peut demander une vérification du vendeur pour toute embauche, même si elle n’est pas requise. Le vendeur recueillera des informations pour l’État du Texas et tout autre État dans lequel la personne a résidé. Une vérification par le fournisseur est requise :
- Si la personne a vécu à l’extérieur de l’État du Texas au cours des sept dernières années, une vérification nationale par le fournisseur est requise
- Si la personne est âgée de 25 ans ou moins, la vérification par le fournisseur est requise si la personne a vécu à l’extérieur du Texas à tout moment depuis l’âge de 17 ans
- Pour tous les postes de professeurs, administratifs et professionnels (A&P, code 1000) et autres postes spécifiques.
Voir le tableau de référence ci-dessous pour déterminer quel type de vérification sera effectué.
Coût
Le coût de la vérification des antécédents sera facturé au département d’embauche. Veuillez noter l’augmentation de notre coût à compter du 1er juin 2020.
- Vérification de l’État du Texas (DPS) : 10,00
- Vérification du registre national des délinquants sexuels : 6,00
- Vérification du fournisseur, qui comprend la vérification du registre des délinquants sexuels : 40 $.00 $, plus tous les frais supplémentaires des États ou des organismes qui fournissent des renseignements
Camps de jeunes et installations de garde d’enfants
Vous trouverez ci-dessous un résumé des exigences relatives aux camps de jeunes et aux installations de garde d’enfants. Pour une explication détaillée des exigences, consultez la politique de l’université.
Vérification des antécédents pour les camps de jeunes
Les exploitants de camps de jeunes doivent s’assurer que tous les employés, bénévoles et étudiants observateurs, qui seront régulièrement ou fréquemment au camp, subissent une vérification des antécédents criminels. Les bénévoles et les élèves observateurs qui ne sont pas soumis à une vérification ne doivent pas avoir un accès non supervisé aux campeurs. Une nouvelle vérification des antécédents est requise chaque année.
Une vérification internationale des antécédents par l’intermédiaire du fournisseur peut être nécessaire si le travailleur a résidé à l’extérieur des États-Unis à un moment donné depuis l’âge de 14 ans.
Formation à la protection de l’enfant pour les camps de jeunes
Tous les employés, les bénévoles et le personnel d’un camp de jeunes ou d’un programme pour mineurs sont tenus de suivre une formation et de subir un examen pour améliorer leur sensibilité aux signes avant-coureurs d’abus sexuels et de molestation d’enfants, comme indiqué dans le Code de l’éducation du Texas, section 51.976.
Le programme de formation et d’examen est requis pour les camps/programmes pour mineurs qui répondent à TOUS les critères suivants :
- Se dérouler sur le campus de l’UT Austin OU être exploité par l’UT Austin n’importe où;
- avoir des activités récréatives, athlétiques, religieuses ou éducatives pour les campeurs/participants ; et
- avoir des campeurs/participants qui sont des mineurs (moins de 18 ans) et qui ne sont pas des employés de l’UT Austin.
Pour plus d’informations, consultez le site web du programme de protection des jeunes.
Vérification des antécédents des établissements de garde d’enfants
Les établissements de garde d’enfants doivent s’assurer que des vérifications des antécédents criminels sont effectuées avant de permettre à la personne de travailler, d’aider ou d’être présente dans l’établissement et au moins tous les deux ans par la suite pour :
L’établissement utilisera les sources suivantes pour effectuer une vérification des antécédents :
- La vérification des antécédents criminels basée sur le nom du DPS du Texas
- La vérification des antécédents criminels basée sur les empreintes digitales du Federal Bureau of Investigation
- Une vérification du registre central du Department of Family and Protective Services (DFPS)
- Une vérification de l’enregistrement des délinquants sexuels
- Une vérification appropriée auprès d’un fournisseur national ou international pour toute personne ayant vécu hors de l’État du Texas depuis l’âge de 17 ans.
Services facultatifs de vérification des antécédents
Les ressources humaines peuvent aider à vérifier les antécédents professionnels et la formation de votre candidat. Pour demander ce service, le service d’embauche doit créer une demande dans l’administration des vérifications d’antécédents (BCA) et envoyer par télécopieur un formulaire de demande de vérification des antécédents en matière d’éducation et d’emploi aux Ressources humaines. Indiquez sur le formulaire de demande quelle vérification est nécessaire.
Vérification d’emploi
La vérification d’emploi comprend la vérification des dates d’emploi, du titre et des informations sur le salaire chez un maximum de trois employeurs précédents (au cours des sept dernières années).
Vérification de l’éducation
La vérification de l’éducation comprend la vérification du ou des diplômes, du ou des permis d’exercer ou de la ou des certifications.
Coût
Le coût de la vérification de l’éducation et de l’information sur l’emploi sera le taux standard du vendeur plus les frais facturés par les agences qui fournissent l’information.
- Éducation 11,55 $ par diplôme
- Emploi 11,55 $ par employeur
- Plus tous les frais supplémentaires des États ou des agences qui fournissent les informations.
Tableau de référence pour la vérification des antécédents
Une vérification du Registre national des délinquants sexuels est toujours requise et sera automatiquement effectuée avec toute vérification des antécédents criminels.
*Si le candidat ou l’employé a vécu à l’extérieur de l’État du Texas au cours des 7 dernières années, une vérification du fournisseur est requise. Si le demandeur / employé est âgé de 25 ans ou moins, une vérification du fournisseur est requise s’il a résidé à l’extérieur du Texas à tout moment depuis l’âge de 17 ans.
| Position | Type de vérification(s) requis | |
|---|---|---|
| Classified | Texas DPS* | |
| A&P ou code 1000 | Vendeur | |
| Faculté | Vendeur | |
| Étudiant | Texas DPS* | |
| Employé occasionnel | Texas DPS ou Vendeur | |
| Employé ou bénévole d’un camp de jeunes | Texas DPS* | |
| Travailleur d’un établissement de soins pour enfants | Texas DPS*, FBI, DFPS | |
| Employé d’une organisation affiliée à l’UT (si désigné comme sensible du point de vue de la sécurité) | Texas DPS* | |
| Adjoint/travailleur clinique (suit les exigences de la faculté) | Fournisseur | |
| Entrepreneur indépendant (si désigné comme sensible du point de vue de la sécurité) | Texas DPS*. désigné comme sensible sur le plan de la sécurité) | Vendeur |
| Employé de l’entrepreneur (si désigné comme sensible sur le plan de la sécurité) | Texas DPS* | |
| Employé d’un organisme gouvernemental | Texas DPS* | |
| Chercheur/chercheur invité (selon les exigences de la faculté) | Vendeur | |
| Rechercheur affilié (selon les exigences de la faculté) | Vendeur | |
| Étudiant visiteur (si désigné comme sensible sur le plan de la sécurité) | Texas DPS* | |
| Bénévole (si désigné sensible du point de vue de la sécurité) | Texas DPS* | |
| Visiteurs (si requis par la loi) | Texas DPS* | |
| Autre poste affilié à l’université (si désigné sensible du point de vue de la sécurité) | Texas DPS* |
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