Comment créer un plan de gestion des risques

Pourquoi rédiger un plan de gestion des risques ?

Dans son livre, Done Right, le PDG de Workfront, Alex Shootman, souligne que vous ne pouvez pas et ne voulez pas gagner tout le temps. « Pour réussir, vous devez faire face au risque d’échec et être résilient à tout ce qui sort du champ gauche… Ce qui me permet de continuer dans les moments difficiles, c’est de savoir que le succès de demain vit de l’autre côté de l’échec d’aujourd’hui. Il y a toujours une autre chance de gagner. »

La résilience que décrit Shootman est rendue possible par la gestion des risques du projet. Nous rencontrons et planifions les risques dans chaque partie de notre vie, de l’achat d’une assurance contre les catastrophes à la pratique d’un plan d’évacuation. Nous ne pouvons pas prédire exactement ce qui se passera, ou quand un risque se présentera, mais nous pouvons utiliser notre expérience, notre sagesse, nos recherches et notre prévoyance pour rester aussi préparés que possible et garder notre sang-froid lorsque les risques se matérialisent.

Comprendre les risques d’un projet

Pour commencer à rédiger un plan de gestion des risques, examinons d’abord une définition utile du risque de projet tirée de A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), édition 2000:

« …un risque est un événement ou une condition incertaine qui, si elle se produit, a un effet positif ou négatif sur un objectif du projet. Ainsi, un risque n’est pas un événement ou une occurrence qui s’est déjà produit dans un projet. C’est un événement qui pourrait se produire. »

Quelque chose qui s’est déjà produit est un problème de projet auquel vous devez répondre activement. À l’inverse, un risque de projet est quelque chose qui a le potentiel de se produire et auquel vous devez rester préparé.

Les 3 éléments de chaque risque

Gregory Becker distingue l’événement de risque de deux autres composants cruciaux à chaque risque :

1. Le risque lui-même est l’événement ou la condition qui peut se produire. Le risque doit être clairement défini afin que la préoccupation soit rendue réelle et que l’on puisse y répondre.

2. La conséquence d’un risque doit également être définie afin que votre équipe sache ce qui est en jeu, l’ampleur et le niveau d’urgence de l’impact auquel elle peut avoir à répondre, et les domaines du projet qui peuvent être touchés.

3. La probabilité d’un risque doit être estimée aussi précisément que possible afin que votre équipe alloue une quantité appropriée et proportionnelle de temps et d’énergie à la planification, à la surveillance et à la réponse à un risque.

Anticiper les bons et les mauvais risques

Les risques que vous voulez être certain d’anticiper et de planifier sont ceux qui peuvent avoir un impact sur le calendrier, le budget ou la qualité des livrables. Et, malgré leur connotation souvent négative, les risques peuvent en fait avoir un impact positif. Par exemple, il est toujours possible que les prix du marché chutent et que votre projet soit soudainement inférieur au budget. Avez-vous prévu comment vous pourriez réaffecter l’argent économisé ?

Distinguer les 3 types de risques

Tous les risques d’un projet ne sont pas planifiés mais seuls certains sont imprévisibles. Les risques entrent dans l’une des trois catégories de connaissabilité :

1. Un risque connu est déjà reconnu par les membres de l’équipe et présent dès les premières étapes de la planification (voix d’opposition, dépassement de budget, pénurie de matériel, limitation des ressources, etc.) Ceux-ci devraient être soigneusement documentés dans votre plan de gestion des risques bien à l’avance.

2. Un risque inconnu n’est pas exposé dans les étapes de planification et n’est connu que par un nombre limité de personnes. Leur découverte doit être l’objectif principal de votre recherche et de votre plan de gestion des risques.

3. Un risque inconnaissable, que personne ne peut raisonnablement anticiper, et qui est généralement une surprise pour la plupart des individus (une panne de système, une maladie soudaine, un accident, etc.).

L’idée derrière un plan de gestion des risques est de devancer tous les risques potentiels – bons et mauvais. C’est une partie du processus de planification du projet qui aide votre équipe à rester proactive plutôt que réactive et brouillonne. Plus vous vous préparez à l’inattendu, moins les éventuelles surprises feront dérailler votre projet.

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Processus du plan de gestion des risques

Étape 1 : Identifier les risques potentiels

Avec toute votre équipe et toutes les parties prenantes du projet, faites un brainstorming sur les risques potentiels pour votre plan de gestion des risques. Chaque participant doit examiner minutieusement le projet du point de vue de son rôle et identifier tout ce qui relève de sa compétence et qui pourrait être considéré comme un événement ou une condition à risque. Qu’est-ce qu’ils peuvent voir de leur angle que les autres ne pourraient pas voir ?

Dans ce brainstorming, encouragez votre équipe à s’exprimer sur les risques potentiels et à impliquer toutes les parties prenantes. À ce stade, toutes les idées doivent être sur la table. C’est finalement au chef de projet de distiller et de finaliser les éléments qui entreront dans le plan de gestion des risques. Le gestionnaire de projet s’appuiera également sur la recherche, l’expérience passée, d’autres gestionnaires de projet et des projets similaires.

Étape 2 : Évaluer et évaluer les risques potentiels

Puis, organisez votre liste exhaustive de risques potentiels par probabilité (risque faible, modéré et élevé) et par impact (faible, modéré et grave). Ces informations peuvent être compilées dans ce que l’on appelle un registre des risques. Bien qu’il ne fasse pas partie de la phase de planification du projet, considérez le registre des risques comme un document vivant auquel vous reviendrez et que vous pourrez éventuellement modifier au cours du projet.

Conseil de pro : Une technique de gestion proactive des risques est la communication. Dans Done Right, le PDG de Workfront, Alex Shootman, écrit que, d’après son expérience :

« …tous les projets auront au moins trois désastres et ils ne seront pas liés aux tâches techniques à accomplir. Ils seront enracinés dans la communication. Et ce n’est généralement pas la façon dont vous évitez la catastrophe qui compte. C’est la façon dont vous les gérez en réalisant que les catastrophes proviennent probablement d’une mauvaise communication, d’une imprécision ou d’une incapacité à partager des détails et des décisions vitales au bon moment. »

Étape 3 : Attribuez la propriété de chaque risque potentiel

En désignant les membres de l’équipe chargés de superviser les risques, faites classer votre liste par ordre de priorité et sachez combien de ressources vous aurez besoin sur chaque risque. Les membres de l’équipe désignés seront chargés de sauter dans l’action si le risque potentiel se transforme en un problème réel. L’attribution de la propriété des risques dans votre plan de gestion des risques garantit que quelqu’un garde toujours un œil sur chaque problème, et aide à résoudre les problèmes rapidement et efficacement.

Étape 4 : Créer des réponses préventives

Le chef de projet et le propriétaire de chaque risque doivent travailler ensemble et utiliser le registre des risques pour déterminer les réponses appropriées si et quand un risque devient un problème. Vous déciderez laquelle des quatre réponses suivantes est appropriée :

Eviter : modifier vos plans ou votre approche pour éliminer le risque.

Transférer : attribuer le risque à quelqu’un d’autre au sein de l’équipe, de l’entreprise ou à l’extérieur (par ex, une compagnie d’assurance ou un fournisseur).

Mitiger : réduire la probabilité et/ou l’impact de la menace sur le projet.

Accepter : permettre le risque et gérer ses conséquences.

Votre plan de gestion des risques doit être visible par tous les membres de l’équipe afin que chacun sache quels sont les risques à surveiller et qui contacter si l’un d’entre eux se présente. À l’ère du numérique, vous pouvez facilement connecter votre entreprise avec une solution unique de gestion du travail.

Étape 5 : surveiller en permanence les risques

En plus du risque que vous avez déjà identifié dans votre plan de gestion des risques, de nouveaux risques ne manqueront pas de faire surface. C’est là qu’un système de gestion des risques entre en jeu, ainsi que votre surveillance et votre contrôle permanents des risques. La gestion des risques exige de suivre et de signaler les événements déclencheurs qui nécessitent le déclenchement de votre (vos) plan(s) d’intervention. Et il faudra analyser le risque par rapport à votre évaluation initiale pour apprendre et planifier l’avenir.

La planification des risques est une partie complexe et permanente d’une gestion de projet solide. Il est impossible de prédire tout ce qui va mal se passer, mais avoir un système en place lorsque des problèmes surviennent augmentera certainement vos chances de succès, et améliorera les projets futurs. De plus, la pratique de l’anticipation des risques ne fera qu’encourager votre équipe à rester flexible et à ne pas avoir peur d’essayer de nouvelles choses.

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Get started with risk planning

Au fil du temps, une gestion efficace des risques liés aux projets peut réduire les frais généraux et faire travailler vos équipes plus intelligemment. Les chefs de projet obtiendront l’aide dont ils ont besoin pour éteindre les incendies, et les problèmes qui auraient pu être majeurs seront réduits à de petites bosses sur la route. Comme le conseille Shootman dans Done Right, « acceptez que si vous visez l’extraordinaire, vous ne réussirez pas toujours. Mais acceptez aussi que vous ne devenez pas excellent dans l’accomplissement d’un travail extraordinaire en évitant les risques, les surprises ou les erreurs. »

Workfront simplifie le processus de création d’un plan de gestion des risques du projet. Collaborez avec votre équipe en un seul endroit, en augmentant la communication et la transparence tout au long du projet. Tout le monde pourra apporter sa contribution et surveiller les problèmes potentiels ensemble, en minimisant le nombre de risques qui se transforment en catastrophes. Si vous êtes prêt à commencer à planifier les risques pour votre prochain projet, faites une visite guidée du produit dès aujourd’hui.