Savoir comment calculer le coût de la main-d’œuvre est essentiel si vous voulez gérer une opération rentable, car la main-d’œuvre est de loin la plus grande dépense à laquelle la plupart des entreprises font face. Les coûts spécifiques varient selon l’industrie, mais dans la plupart des domaines, elle représente environ 60 % des dépenses totales. En mars 2020, le travailleur non gouvernemental moyen coûtait aux employeurs 37,73 dollars par heure travaillée. Pour les travailleurs gouvernementaux, ce chiffre grimpe à 52,45 $ par heure.
Si vous ne disposez pas d’une formule fiable du coût de la main-d’œuvre, il n’y a aucun moyen de savoir combien chaque employé supplémentaire coûte réellement à votre organisation. Sans cette information, il est impossible de projeter avec précision vos capacités d’embauche actuelles et futures. Vous ne pouvez pas fixer correctement le prix de vos biens ou services si vous ne connaissez pas le coût de la main-d’œuvre associée à leur production.
Bien que le calcul des coûts de main-d’œuvre puisse sembler simple, de nombreuses entreprises adoptent une approche trop étroite, se contentant de comptabiliser le coût des salaires des employés. Cela fait partie de la formule du coût de la main-d’œuvre, mais votre véritable coût de la main-d’œuvre comprend toute la gamme des dépenses associées à l’attraction, à l’accueil, à la formation et à la fidélisation de vos employés. Cela comprend également les charges sociales, les régimes d’avantages sociaux et les autres dépenses associées aux employés, comme les locaux et les équipements.
Nous allons ici parler davantage de l’importance de savoir comment calculer le coût de la main-d’œuvre de manière approfondie et précise et vous donner une ventilation fiable de chaque dépense que vous devriez prendre en compte.
Pourquoi calculer le coût de la main-d’œuvre ?
Vous ne signeriez pas un contrat pour un nouvel espace de bureau sans faire le calcul pour voir si vous pouvez vous permettre le loyer mensuel, n’est-ce pas ? De même, vous ne devriez pas embaucher un nouvel employé avant d’avoir pleinement évalué si les avantages de son embauche l’emporteront sur son coût financier.
Au fur et à mesure que les entreprises se développent, beaucoup rencontrent des difficultés lorsqu’elles surestiment leurs besoins en personnel et sous-estiment le coût réel de la main-d’œuvre. Dans le meilleur des cas, cela finit par nuire aux bénéfices et, dans le pire des cas, entraîne l’obligation de licencier.
L’utilisation d’une formule de coût de la main-d’œuvre vous donne un chiffre précis en dollars pour ce que chaque heure de travail coûte directement à votre organisation. Avec ce chiffre en tête, il est beaucoup plus facile de calculer le nombre d’employés à temps plein et à temps partiel que vous pouvez vous permettre d’embaucher, plutôt que de deviner.
Connaître vos coûts de main-d’œuvre vous aide à fixer des prix optimaux, ce qui maximise vos profits. Si vous sous-estimez vos coûts de main-d’œuvre, vous fixerez des prix trop bas et vous vous retrouverez avec des marges qui ne sont pas réalisables pour rester en affaires. Si vous surestimez les coûts de la main-d’œuvre, vous fixerez des prix trop élevés et ne serez pas en mesure d’être compétitif sur le marché. Les coûts de la main-d’œuvre doivent être considérés en même temps que le coût des marchandises vendues lorsque vous décidez du montant à facturer.
Enfin, le calcul de vos coûts de main-d’œuvre vous aide à identifier les fuites de revenus qui grignotent vos gains. Parmi les exemples, on peut citer l’utilisation du téléphone portable par les employés, le kilométrage des véhicules de société et les coûts d’embauche. La surveillance des tendances de dépenses dans ces domaines peut également vous aider à signaler une fraude potentielle.
Comment calculer le coût de la main-d’œuvre
Maintenant que nous avons établi pourquoi obtenir une lecture précise de votre coût de la main-d’œuvre est important, voici six catégories de dépenses que vous devez prendre en compte dans votre formule de coût de la main-d’œuvre.
Recrutement
Vous commencez à accumuler des coûts de main-d’œuvre avant même d’embaucher votre premier employé. Après tout, il faut de l’argent pour maintenir un site Web, promouvoir les offres d’emploi, participer à des salons de l’emploi et mener d’autres activités de recrutement. Certains créneaux peuvent vous coûter plus cher à pourvoir, tandis que d’autres, comme les postes de débutants, peuvent coûter moins cher. Le montant moyen qu’il en coûte pour attirer un employé pour n’importe quel rôle est connu sous le nom de coût par embauche.
Les coûts de recrutement sont calculés en additionnant toutes vos dépenses de recrutement internes et externes. Certaines dépenses de recrutement communes à inclure dans votre calcul sont les frais de tableau d’affichage des offres d’emploi, les vérifications des antécédents, les tests de dépistage de drogues, les salons de l’emploi, la mise en place et la maintenance de votre page de carrières, et les frais payés aux recruteurs.
Salaires
Ce sont les dépenses d’employés les plus évidentes, et elles sont assez simples. Il s’agit du coût total des salaires ou des salaires horaires que vous payez à tous vos employés.
Veuillez vous assurer que, quelle que soit l’unité de temps que vous utilisez pour mesurer les coûts salariaux – en général, regarder le coût de l’emploi pour une année complète est le plus simple – vous utilisez la même période de temps pour toutes les autres catégories décrites ici.
Avantages sociaux et assurance maladie
Les avantages sociaux des employés sont une autre dépense importante liée à la main-d’œuvre. Sur les 37,73 $ du coût horaire des employés, dont nous vous avons parlé plus tôt, 11,82 $ étaient constitués d’avantages sociaux. Cela représente à peu près 30%.
Généralement, plus vous avez d’employés, moins vos avantages sociaux coûteront par employé. Les primes d’assurance maladie, les cotisations de retraite de l’employeur, les frais administratifs du programme de retraite, les congés payés et les rémunérations supplémentaires comme les heures supplémentaires doivent tous être inclus dans le calcul de vos avantages sociaux.
Les taxes sur l’emploi
Pour chaque personne que vous employez, votre entreprise supporte une charge fiscale. Celle-ci se compose de l’impôt fédéral sur le revenu, des impôts sur la sécurité sociale et Medicare, et du chômage. Les impôts fédéraux sur le revenu sont retenus sur le salaire de l’employé, nous ne les incluons donc pas ici (car ils sont déjà couverts dans le cadre de la catégorie des salaires ci-dessus).
Les taxes Social Security et Medicare sont également retenues sur le salaire de l’employé, mais l’employeur doit payer un montant correspondant en plus. Les impôts fédéraux sur le chômage sont payés strictement par l’employeur. Pour calculer votre part des dépenses pour chacune de ces taxes, utilisez les conseils de l’IRS présentés ici.
Formation
Les nouveaux employés ne sont généralement pas productifs dès le départ. Au contraire, vous allez consacrer du temps et de l’argent à leur formation, et ces coûts doivent être pris en compte dans vos dépenses de main-d’œuvre. Selon un rapport du magazine Training, les entreprises américaines dépensent en moyenne 1 075 dollars par employé pour la formation.
Lorsque vous additionnez vos coûts de formation, tenez compte des déplacements, du matériel de formation, des équipements, des logiciels et autres programmes numériques, et du paiement d’une aide extérieure. Si vous voulez être super précis, vous pouvez également inclure la perte de productivité, c’est-à-dire le montant d’argent que vous ne gagnez pas parce que l’employé n’est pas encore pleinement productif. Ces chiffres pourraient être plus facilement disponibles dans certains domaines, comme les ventes, alors qu’ils ne sont pas aussi quantifiables dans d’autres, comme les entreprises de services.
Frais généraux
Vous êtes probablement familier avec les frais généraux comme le loyer et les services publics, et vous pourriez penser qu’il s’agit d’une dépense distincte des coûts de main-d’œuvre. En fait, cependant, vos frais généraux sont directement liés au nombre d’employés que vous avez. Plus vous embauchez de personnes, par exemple, plus vous avez besoin de bureaux et plus vous aurez besoin de pieds carrés d’espace, il est donc plus logique d’inclure les frais généraux dans les coûts de main-d’œuvre.
Certains éléments à prendre en compte dans vos frais généraux comprennent le coût de votre espace de travail physique (hypothèque ou loyer), les impôts fonciers, les services publics, les fournitures de bureau, l’équipement et l’entretien. Si vous fournissez des véhicules de société, des téléphones cellulaires, des ordinateurs portables ou d’autres appareils à l’usage des employés, ceux-ci doivent également être inclus.
Coûts supplémentaires à prendre en compte
En plus des coûts réguliers et récurrents couverts ci-dessus, n’oubliez pas de prendre en compte les coûts flexibles, comme la main-d’œuvre saisonnière ou temporaire, et les coûts ponctuels qui ne se présentent qu’occasionnellement, comme les primes de vacances.
Envisagez également le coût des entrepreneurs comme les graphistes ou les consultants indépendants, en gardant à l’esprit que ces dépenses pourraient en fait diminuer à mesure que vous ajoutez des employés (comme si vous faites appel à un graphiste interne pour éliminer le besoin d’externalisation).
Formule du coût de la main-d’œuvre
Une fois que vous avez traité toutes les catégories ci-dessus, il est temps de les additionner.
- Pour calculer votre véritable coût de main-d’œuvre, faites le total des dépenses dans les catégories ci-dessus et divisez la somme par le nombre d’employés que vous avez. Vous obtiendrez ainsi le coût par employé par an (ou toute autre unité de temps sur laquelle vous vous êtes fixé).
- Ensuite, vous voulez ventiler ce coût par heure. Pour ce faire, divisez le coût par employé de l’étape 1 par le nombre d’heures travaillées par an. En supposant une semaine de travail de 40 heures avec deux semaines de congés payés, la plupart des employés travaillent environ 2 000 heures par an.
- C’est votre véritable coût de main-d’œuvre par heure.
En utilisant ce chiffre, vous pouvez facilement faire les calculs pour comprendre combien chaque employé supplémentaire à temps plein ou partiel ajoutera à votre feuille de dépenses chaque année et, à son tour, voir si c’est une dépense faisable.
Quickbooks offre un excellent outil gratuit pour vous aider à effectuer ce calcul numériquement. Vous pouvez le trouver ici .
Ayez l’aide d’un expert pour cartographier votre futur plan de dotation
Comme vous pouvez le voir, il y a beaucoup de choses à prendre en compte lorsque vous décidez du nombre de personnes à embaucher et des rôles à privilégier. Ne pas prévoir correctement vos besoins en personnel peut entraîner une perte de profits et un retard de productivité. 4 Corner Resources peut vous aider à tracer un plan de dotation en personnel qui répond aux besoins de votre organisation et qui est logique pour votre budget.
Nous vous aiderons à peser les avantages des employés à temps plein par rapport aux options alternatives comme la main-d’œuvre à temps partiel, temporaire et contractuelle pour déterminer la meilleure stratégie de dotation en personnel pour votre situation actuelle et votre croissance future. Nous offrons également une suite complète de services de paie pour vous aider à aborder des tâches fastidieuses mais nécessaires comme les offres d’assurance et de prestations.
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