Le formulaire 1099-MISC, également appelé simplement 1099, est un formulaire fiscal que l’IRS utilise pour suivre les revenus divers. Plus précisément, il permet de suivre les paiements effectués à un individu ou à une entreprise non constituée en société afin que leur revenu puisse être comptabilisé à la fin de chaque année.
Il existe quelques types différents de formulaires 1099, le plus courant (et le plus susceptible d’être utilisé par vous) est appelé le 1099-MISC.
Qui reçoit un 1099 ?
Vous avez peut-être quelques fournisseurs à qui vous savez que vous devez fournir un 1099-MISC, mais il y en a peut-être d’autres auxquels vous ne pensez pas.
Dans votre dossier comptable, recherchez dans votre liste de fournisseurs :
– Les entrepreneurs :
- Entreprises de nettoyage
- Entreprises d’entretien/réparation
- Agences créatives
- Agences de marketing
- Freelancers
- Attorneys
- CPAs
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– Votre propriétaire
– Les personnes que vous payez pour faire des choses qui ne sont pas sur votre paie
Le 1099- 2017.MISC de 2017 est de 600 $ par an, à l’exception des paiements de redevances. Cela signifie que si l’un de vos fournisseurs entre dans les catégories ci-dessus, vous n’avez pas besoin de leur délivrer un 1099 si vous ne leur avez pas versé 600 $ ou plus. Si vous leur avez versé 600 $ ou plus, gardez-les sur la liste!
Puis, vous devez regarder quel type d’entité est votre vendeur. Si votre vendeur est une société (une C Corp ou une S Corp), vous n’avez pas besoin de lui délivrer un 1099. L’exception à cette règle concerne le paiement des avocats. Si votre avocat a dépassé le seuil, il reçoit un 1099, qu’il soit constitué en société ou non.
Vous devrez fournir un 1099 à tout vendeur qui est un :
- Propriétaire unique
- LLC (et n’a pas pris le choix de la S Corp)
- LLP
- PC
Une fois que vous avez déterminé cette liste de fournisseurs (même s’il en reste certains dont vous n’êtes pas sûr), déterminez COMMENT vous les avez payés. Avez-vous payé votre fournisseur par chèque, traite bancaire, carte de débit, PayPal ou carte de crédit ?
- Si vous avez payé votre fournisseur directement sur votre compte bancaire (chèque, carte de débit, ACH), vous êtes responsable de lui envoyer un 1099.
- Si vous avez payé votre fournisseur par PayPal ou une carte de crédit, le commerçant lui délivrera un 1099K et vous n’aurez pas à le faire.
Suivez cet arbre de décision 1099 pour vous aider à décider à qui vous devez fournir un formulaire :
Comment produire des 1099
Maintenant que vous savez à qui vous devez émettre des 1099, vous aurez besoin de certaines informations de leur part :
- Dénomination légale
- Type d’entité
- EIN ou numéro de sécurité sociale
- Adresse
- Optionnel : leur courriel (facilite grandement l’envoi de leur 1099 !)
La façon la plus simple d’obtenir cette information est de demander à vos fournisseurs de remplir ou de vous envoyer un W9.
Cliquez ici pour obtenir un W9 vierge.
Vous aurez également besoin du montant que vous leur avez versé pour l’année. Cela peut être suivi et trouvé dans votre logiciel de comptabilité!
PRO TIP : Essayez d’obtenir un W9 de votre fournisseur lorsqu’il effectue le travail pour vous pour la première fois, plutôt que d’attendre la fin de l’année pour essayer de le retrouver. En recueillant le W9 dès le départ, vous aurez déjà leurs informations dans vos dossiers et pourrez facilement leur émettre leur 1099 sans avoir à les contacter à nouveau.
Fourniture des 1099
Une fois que vous avez toutes les informations requises, utilisez-les pour remplir le formulaire 1099-MISC. Votre logiciel de comptabilité pourra le faire pour vous et les imprimer ou les transformer en PDF pour les envoyer par courriel ou les soumettre par voie électronique. Il existe deux exemplaires de ce formulaire : La copie A, que vous soumettez à l’IRS, et la copie B, que vous envoyez à votre fournisseur.
Soumettre la copie A à l’IRS
La copie A du formulaire 1099-MISC doit être soumise à l’IRS avant le 31 janvier 2018. Elle peut être soumise par courrier ou par voie électronique.
Soumettre la copie B au fournisseur
Une fois que votre formulaire 1099-MISC est complet, fournissez la copie B aux entrepreneurs indépendants au plus tard le 15 février 2018.
Elle leur est due au plus tard le 31 janvier 2018 si la case 7 est remplie.
Soumettre le formulaire 1096
Si vous déposez une copie A physique à l’IRS (par la poste), vous devez également remplir et déposer le formulaire 1096.
L’IRS utilise le formulaire 1096 pour suivre chaque 1099 physique que vous déposez pour l’année.
La date limite pour déposer le formulaire 1096 est le 31 janvier 2018.
Vous pourriez avoir besoin de soumettre des formulaires 1099 avec votre État
Certains États exigent que vous déposiez des 1099 à eux aussi. Vérifiez avec votre CPA pour vous assurer que vous êtes en conformité avec les exigences de votre État en matière de dépôt de 1099.
Pénalités pour dépôt tardif ou pour ne pas déposer du tout
Cela arrive. La date limite s’approche et s’envole ! Bien que manquer la date limite ne soit pas la fin du monde, vous devrez payer des pénalités à l’IRS pour CHAQUE formulaire 1099 déposé en retard :
- 50 $ si vous produisez dans les 30 jours de la date d’échéance
- 100 $ si vous produisez avec plus de 30 jours de retard, mais avant le 1er août
- 260 $ si vous produisez le 1er août ou après
Si vous omettez intentionnellement de produire votre déclaration, vous pouvez être soumis à une pénalité minimale de 530 $ par déclaration, sans maximum.