13 Méthodes garanties pour devenir un meilleur rédacteur — Rapidement

Les compétences en communication sont plus importantes que jamais, mais que faire si votre grammaire n’est pas tout à fait à la hauteur ?

Il y a cinquante ans, vous auriez marché jusqu’au bureau de votre collègue ou appelé au deuxième étage pour poser une question. Maintenant, que vos collègues soient dans le cube voisin ou à l’autre bout du monde, il est courant de leur envoyer un courriel, un message instantané ou un texto.

Ce changement dans la communication de base a rendu les compétences en écriture cruciales pour être écouté.

Un nombre croissant d’employés « travaillent avec des personnes qu’ils n’ont jamais rencontrées et communiquent avec elles en grande partie par e-mail », a déclaré à CNBC Will Ellet, professeur adjoint de rédaction à la Brandeis International Business School.

Quel que soit le format de votre communication écrite, elle doit être claire et concise. Les malentendus peuvent conduire à des erreurs coûteuses. Étant donné que le professionnel moyen envoie et reçoit plus de 100 e-mails par jour, personne n’a le temps de lire des messages décousus qui ne vont pas rapidement à l’essentiel.

Nous aurions tous besoin d’un petit rafraîchissement de nos compétences en matière de rédaction commerciale. Et grâce à une multitude de cours et de ressources gratuits en ligne, nous pouvons améliorer notre grammaire et notre rédaction depuis le confort de notre fauteuil de bureau – sans dépenser un centime.

Pour vous aider à démarrer, nous avons établi une liste de conseils pour améliorer rapidement vos compétences en communication écrite. Consultez-les. (Et si vous en cherchez davantage, voici une excellente liste de sites Web et d’outils utiles qui traitent des questions et des erreurs de grammaire courantes.)

Développez une habitude d’écriture quotidienne.

La pratique rend parfait, alors réservez seulement 10 ou 15 minutes chaque jour pour écrire librement. L’écriture libre est une habitude quotidienne saine qui vous permet de coucher vos pensées sur le papier (ou sur l’ordinateur) sans vous soucier des grandes lignes ou de la relecture de vos idées. Pensez-y comme un journal, mais concentrez votre entrée quotidienne sur la croissance personnelle ou un sujet dans lequel vous voulez devenir — ou être perçu comme — un expert.

Une fois que vous avez fini d’écrire chaque jour, vous pouvez ensuite utiliser un outil comme Grammarly pour aider à repérer les erreurs et à vous en souvenir pour le jour suivant.

Essayez de lire tous les jours.

En plus d’écrire chaque jour, une habitude de lecture quotidienne est également cruciale pour augmenter votre vocabulaire et élargir votre répertoire d’écriture.

Soyez toutefois sélectif dans vos choix de lecture. Si la lecture en général vous aide à adopter de nouveaux points de vue, le contenu que vous lisez peut avoir le plus grand impact sur ce que vous en retirez. Selon une étude de l’Université de Floride, la lecture de journaux académiques et de fictions littéraires peut en fait vous rendre capable de projets d’écriture plus complexes que la lecture de contenus web simples, curatés ou de culture pop.

Donc, emportez un roman avec votre déjeuner ou parcourez un magazine. Même les blogs industriels peuvent être une grande source d’écriture de qualité (si nous le disons nous-mêmes).

Capitalisez quand vous êtes censé le faire.

Notez comment l’Université de Floride a publié cette étude référencée dans le conseil précédent. Et remarquez comment l' »Université de Floride » est en majuscule.

Il peut sembler pédant de vous faire l’école sur les règles de base de la grammaire, mais il n’est pas toujours évident de savoir ce qui mérite d’être en majuscule et ce qui ne le mérite pas. Voici deux types d’écrits que vous devez toujours examiner de près lorsque vous mettez vos mots en majuscules :

• Noms propres. S’il s’agit du nom officiel d’une personne, d’une ville, d’une entreprise, d’un produit, d’un livre, d’une publication, d’un pays, d’un continent, d’un titre de poste gouvernemental ou d’une école (nous en oublions probablement certains dans cette liste), mettez la majuscule. Ces mots font référence à des personnes, des lieux ou des choses spécifiques, et doivent prendre la majuscule pour le refléter.
• Casse de titre. Chaque fois que vous titrez une nouvelle histoire, un livre, un article, ou même une nouvelle section d’un article, vous aurez besoin de majuscules pour le distinguer. Cela signifie que les lignes d’objet des e-mails, les titres des articles de blog et même les titres des rapports doivent être en majuscules. Consultez l’Associated Press Stylebook pour connaître une façon populaire de le faire.

Évitez d’utiliser des points d’exclamation.

Souvent, nous nous appuyons trop sur les points d’exclamation comme une béquille.

« Ne demandez pas à la ponctuation de faire le travail d’un mot », prévient Beth Dunn, rédactrice et éditrice en chef de l’équipe produit de HubSpot. « Cela dilue votre message ». Elle suggère plutôt de faire en sorte que nos mots transmettent plus précisément ce que vous voulez dire. En cas de doute sur l’utilisation d’un point d’exclamation, consultez cet organigramme.

Pensez toujours à votre public.

Vous pouvez être décontracté avec vos collègues et vos pairs, mais lorsque vous communiquez avec la direction ou les clients, il est bon d’écrire en utilisant une grammaire plus formelle.

N’oubliez pas que « formel » ne signifie pas nécessairement guindé ou démodé. Cela demande plutôt que vous utilisiez les contractions avec parcimonie (« c’est » au lieu de « c’est »), que vous choisissiez vos mots de salutation avec soin (« bonjour » et « salut » sont plus formels que « hé »), et que vous choisissiez votre humour avec sagesse.

Il est beaucoup plus difficile de transmettre le ton sous forme de mots qu’en personne — les types de formalité décrits ci-dessus sont la façon dont vous pouvez compenser cela et vous assurer que votre auditoire ne se sent pas manqué de respect.

Coupez les phrases de remplissage et les mots à la mode.

Les phrases ennuyeuses telles que « en raison du fait que » devraient être échangées contre leurs synonymes plus simples et plus directs. (Dans ce cas, « parce que » fait l’affaire.)

Certains mots à la mode peuvent être à la mode, mais cela ne signifie pas nécessairement qu’ils sont efficaces pour communiquer des idées clairement. Retirez-les de votre communication d’entreprise à moins que vous ne soyez sûr que tout le monde comprenne exactement ce que signifie « synergie ».

S’inscrire à un cours d’écriture gratuit en ligne.

Vous seriez surpris de ce que vous pouvez apprendre d’un cours d’écriture gratuit en ligne. Les cours en ligne massivement ouverts (MOOC) ne font que se multiplier, et vous pouvez trouver des cours gratuits proposés par Coursera, Udemy et edX, ainsi que par des universités comme Harvard, Stanford et le MIT.

Utiliser des modèles de rédaction.

Les modèles peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et d’efforts. Si vous devez envoyer régulièrement des lettres ou des mémos similaires, créez un modèle avec des champs personnalisables. Vous pouvez toujours personnaliser votre communication avec une phrase ou deux.

Voici 78 modèles gratuits de création de contenu pour des ebooks, des communiqués de presse, des SlideShares, des infographies et plus encore pour vous aider à démarrer.

Veillez à vous adresser correctement aux gens.

Évitez d’insulter accidentellement quelqu’un en vérifiant trois fois les noms, le genre, les pronoms personnels et les titres.

Dustin Wax de Lifehack écrit : « Si vous n’êtes pas sûr de l’orthographe du nom de quelqu’un, de son titre de poste (et de ce qu’il signifie) ou de son genre, soit a) vérifiez avec quelqu’un qui le sait (comme son assistant), soit b) dans le cas du genre, utilisez un langage non sexiste. »

Étudiez les mots et expressions couramment mal utilisés.

Et ne vous trompez jamais.

C’est « peek », « peak » ou « pique » ? Lequel est correct : « premier arrivé, premier servi » ou « premier arrivé, premier servi » ? Il existe un grand nombre de mots et d’expressions couramment mal utilisés que vous devriez connaître.

Par exemple, quelle est la différence entre « que » et « lequel » ? En bref, « que » introduit l’information essentielle, c’est-à-dire le truc qui transformerait votre phrase en non-sens si vous l’enleviez. Il n’y a pas de virgule. En revanche, « lequel » introduit une information non essentielle et est précédé d’une virgule. (Pour une explication approfondie, lisez ce billet de Grammar Girl.)

En cas de doute, faites une recherche rapide sur Google. Cela en vaut la peine.

Laissez tomber le mot « very » de votre vocabulaire.

Florence King a écrit un jour : « ‘Very’ est le mot le plus inutile de la langue anglaise et peut toujours sortir. Plus qu’inutile, il est traître car il affaiblit invariablement ce qu’il est censé renforcer. »

Vous seriez étonné de la différence que la suppression du mot « very » fait dans vos écrits. Voici quelques exemples:

• Le logiciel a été construit par un groupe d’ingénieurs très passionnés.
• J’ai très hâte de commencer notre prochain projet.
• Les données que l’équipe de marketing a reçues étaient très révélatrices du trafic sur le site Web du mois dernier.

Dans les trois phrases ci-dessus, « très » dilue la force du mot qui le suit. Lisez maintenant chaque phrase sans « très ». Ne sonnent-elles pas tellement mieux ?

Si vous voulez que votre écriture en dise long à votre public, n’ajoutez pas « très » — ajoutez un meilleur adjectif. Une fois que vous y attachez « très », vous donnez à l’adjectif une note dont il n’a pas besoin.

Lisez vos écrits à haute voix.

Avant d’envoyer quelque chose d’important, lisez-le rapidement à haute voix. Cela peut sembler un peu étrange, mais lire vos écrits à haute voix est l’un des moyens les plus efficaces pour attraper les fautes de frappe, les erreurs de grammaire et les formulations maladroites.

Demandez des commentaires à vos pairs.

C’est peut-être le conseil le plus important de tous pour devenir un meilleur écrivain. Si vous lisez vos propres écrits suffisamment de fois, ils deviennent soudainement juste un mur de mots, jouant dans votre tête sans réelle signification. La meilleure façon de savoir comment vos écrits toucheront les oreilles de vos lecteurs est de les faire lire par quelqu’un d’autre.

Les commentaires de vos pairs et de vos collègues sur vos écrits vous donnent une fenêtre sur la façon dont les autres personnes — qui ont toutes des expériences et des façons différentes d’interpréter les choses — perçoivent vos idées. Par exemple, un paragraphe qui vous semble très clair peut totalement déconcerter votre collègue direct. Plus vous accepterez cette critique souvent, plus vous serez capable de renforcer votre voix et de vous identifier à votre public.

Ces conseils d’auto-apprentissage à votre rythme vous aideront à améliorer vos compétences en écriture et en communication en un rien de temps.

Originally published Oct 2, 2018 8:08:00 PM, updated October 03 2018

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