10 étapes pour organiser une réunion de famille avec succès

Que vous attendiez une douzaine de cousins ou plusieurs centaines de parents, planifier une réunion de famille significative, mémorable et amusante est un défi. Il faut du temps, du sens de l’organisation et de l’humour. Ces 10 étapes contribueront à faire de votre réunion un succès – et à vous garder sain d’esprit.

Faire un plan.

Débutez en choisissant une date et un lieu. Le planificateur professionnel Bill Gunkel de Reunions Unlimited recommande de commencer à planifier au moins 12 mois à l’avance. Votre meilleure première étape, dit-il, est d’envoyer des questionnaires aux membres de la famille pour obtenir leur avis sur la date, le lieu et ce qu’ils veulent.

Rassemblez un comité pour sélectionner trois dates et lieux possibles. Envoyez des questionnaires demandant aux membres de la famille de classer les options. Bien que vous ne puissiez pas répondre aux besoins de tout le monde, un sondage est le meilleur outil pour savoir ce qui fonctionne pour la plupart des parents.

Recruter et déléguer.

Pas une seule personne ne peut gérer tous les aspects d’une réunion de famille. Entourez-vous de membres du comité compétents et enthousiastes. En tant que président, vous superviserez l’événement, vous vous occuperez des communications entre les comités, vous coordonnerez les bénévoles et vous jouerez occasionnellement le rôle de pacificateur.

Pour les petits événements réunissant 20 ou 30 personnes, vous n’aurez besoin que de quelques bénévoles. Les grands événements nécessitent plus de bénévoles et de comités.

Les emplois de la réunion

• Directeur des finances : s’occupe du compte chèque de la réunion, maintient le budget, fait des achats
• Liaison d’hébergement : trouve des hébergements et négocie des rabais de groupe
• Directeur de la nourriture : travaille avec le traiteur ou s’occupe du potluck
• Agent de correspondance : Communique avec les membres de la famille
• Directeur des divertissements : organise des activités pour des groupes d’âges variés
• Responsable des réservations : repère les personnes qui viennent
• Approvisionnement en souvenirs : rassemble les souvenirs à exposer
• Comité d’accueil : fabrique les badges, les agendas et la signalisation ; s’occupe de l’inscription ; aide les gens à se mêler

Créer un centre de commandement.

Une réunion génère de la paperasse : Même avec des sous-comités, le président de la réunion a besoin de copies d’informations pertinentes, telles que les contrats avec les fournisseurs de nourriture, les informations d’inscription mises à jour et les détails d’hébergement.

Vous pouvez tout garder dans un simple dossier, ou vous pouvez vouloir des dossiers séparés pour chaque comité dans une boîte à dossiers. Gardez vos dossiers organisés – vous vous y référerez souvent

Constituez un budget.

Le coût peut être un facteur important dans la participation, dit Katy Anderson, propriétaire de Reunion Masters à San Jose, en Californie. « Gardez vos coûts bas ou essayez de donner à la famille beaucoup de temps d’avance pour budgétiser. » Elle recommande 12 à 18 mois.

Donnez une idée du prix lors de la première communication sur la réunion. Pour les réunions plus coûteuses, comme les croisières, Anderson suggère de proposer des options de paiement mensuel.

Dans une mise à jour ultérieure, demander à chaque famille de verser un montant fixe de départ est un bon moyen de compenser les coûts de démarrage. Obtenez plus de pâte avec des projets de collecte de fonds, et incluez des mises à jour financières dans les envois.

Préparez un plan de secours.

Si votre réunion aura lieu à l’extérieur, réservez un pavillon qui pourra accueillir tous les participants en cas de mauvais temps. Emportez quelques jeux de société ou des bricolages que les enfants pourront faire à l’intérieur.

Passez le mot.

Envoyez les invitations le plus tôt possible. Si vous souhaitez les envoyer par courrier, vous pouvez opter pour un simple prospectus, une carte ou une carte postale, ou un bulletin d’information familial élaboré. Une option écologique est une invitation livrée par courriel à partir d’Evite ou de Punchbowl.

En attendant, allez en ligne pour relayer les informations et susciter l’intérêt. Vous pouvez créer une page d’événement privée sur Facebook et inviter les gens à la rejoindre, ou charger quelqu’un d’envoyer de temps en temps de simples mises à jour par courriel. Une autre idée consiste à utiliser un site Web centré sur la famille, tel que Geni, comme plaque tournante des messages.

Incluez des anecdotes familiales dans vos communications ! Encouragez les proches à envoyer des histoires, des idées et des mises à jour pour les envois. Cette implication entraîne souvent une meilleure participation.

Offrez quelque chose pour tout le monde.

Offrez une gamme d’activités pour répondre à des âges et des intérêts variés. Vous pouvez également prévoir des sorties facultatives comme du golf, des sorties au centre commercial ou des excursions sur des sites historiques.

Pour les enfants, visez un mélange d’activités extérieures et intérieures. Les adolescents peuvent organiser les jeux des plus jeunes.

Démarrez en trombe.

Linda Johnson Hoffman, auteur de The Reunion Planner (Goodman Lauren Publishing), suggère des activités brise-glace pour lancer la réunion. « Faire participer tout le monde dès leur arrivée est essentiel pour donner le bon ton », dit-elle.

Activités brise-glace

• D’avoir un comité d’accueil pour saluer les invités qui arrivent.
• Créer un arbre généalogique vierge et demander à chaque membre de remplir ses informations.
• Prévoir un agenda d’activités pour que personne ne soit oublié.
• Créez des bannières de bienvenue
• Donnez des cadeaux, comme des stylos imprimés ou des blocs-notes, lors de l’inscription

Partagez l’histoire de votre famille.

Peu importe à quel point vos parents sont différents, votre héritage familial est une chose que vous avez tous en commun. Célébrez-le en exposant de vieilles photos et des souvenirs. Incorporez de la nourriture, de la musique et des décorations de la terre ancestrale de votre famille.

Profitez de l’occasion pour faire un album de photos de famille (tout le monde apporte des photos et crée une page), un livre d’histoires familiales, une vidéo des séquences de la réunion ou un livre de recettes familiales.

Maintenez l’élan.

Après la réunion, prévoyez de rester en contact jusqu’à la prochaine. Les bulletins d’information familiaux et les sites web sont excellents pour cela. Recrutez des bénévoles pour envoyer un bulletin d’information, créer et surveiller une page sur Geni ou Facebook, ou construire un beau site Web d’histoire familiale (nous pouvons vous montrer comment)!

Lectures connexes

Une version de cet article est parue dans le numéro d’avril 2001 du magazine Family Tree.

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