Ulkoisten linkkien ja viittausten etsiminen Excelissä

Mitä ovat ulkoiset linkit tai viittaukset?

Kun luot kaavoja Excelissä ja viittaat toisessa työkirjassa olevaan datapisteeseen, Excel luo linkin kyseiseen työkirjaan.

Siten kaavasi voi näyttää seuraavanlaiselta:

Huomaa, että keltaisella korostettu osa on ulkoinen linkki (jota kutsutaan myös ulkoiseksi viittaukseksi). Tämä kaavan osa käskee Exceliä siirtymään tähän työkirjaan (Score.xlsx) ja viittaamaan työkirjan määritettyyn soluun.

Vieras linkki kaavassa on siitä etuna, että voit päivittää kaavan automaattisesti, kun linkitetyn työkirjan tiedot muuttuvat.

Haittava puoli on kuitenkin se, että linkitetyn työkirjan on aina oltava käytettävissä. Jos poistat linkitetyn työkirjatiedoston, muutat sen nimeä tai kansion sijaintia, tiedot eivät päivity.

Jos työskentelet työkirjan kanssa, joka sisältää ulkoisia linkkejä, ja joudut jakamaan sen kollegoiden/asiakkaiden kanssa, on parempi poistaa nämä ulkoiset linkit.

Jos sinulla on kuitenkin paljon kaavoja, tämän manuaalinen tekeminen voi tehdä sinut hulluksi.

Ulkoisten linkkien ja viittausten etsiminen Excelissä

Tässä on pari tekniikkaa, joita voit käyttää ulkoisten linkkien nopeaan etsimiseen Excelissä:

• Haku- ja korvaustoiminnon käyttäminen.
• Muokkaa linkkejä -valinnan käyttäminen.

Katsotaanpa, miten kukin näistä tekniikoista toimii.

Ulkoisten linkkien etsiminen Etsi ja korvaa -toiminnon avulla

Solut, joissa on ulkoisia linkkejä, sisältävät sen työkirjan nimen, johon se linkittää. Tämä tarkoittaisi, että viitteellä olisi tiedostonimi, jossa on .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb-pääte.

Voidaan käyttää tätä kaikkien ulkoisten linkkien etsimiseen.

Tässä ovat vaiheet ulkoisten linkkien etsimiseen Excelissä Etsi ja korvaa -toiminnon avulla:

• Valitse kaikki solut.
• Mene Aloitus-välilehdelle -> Muokkaus -> Etsi & Valitse -> Etsi.
• Kirjoita Etsi ja korvaa -valintaikkunassa ’Etsi mitä’ -kenttään *.xl*.
• Klikkaa Etsi kaikki.

Tämä etsii ja näyttää kaikki solut, joissa on ulkoisia linkkejä.

Nyt voit valita kaikki nämä solut (valitse ensimmäinen tietue, pidä Shift-näppäintä painettuna ja valitse sitten viimeinen tietue) ja muuntaa kaavat arvoiksi.

Ulkoisten linkkien etsiminen Muokkaa linkkejä -vaihtoehdon avulla

Excelissä on tämä sisäänrakennettu työkalu, joka etsii kaikki ulkoiset viittaukset.

Tässä ovat vaiheet ulkoisten linkkien etsimiseen Muokkaa linkkejä -vaihtoehdon avulla:

• Mene Tieto-välilehdelle.
• Napsauta Muokkaa linkkejä-ryhmässä Muokkaa linkkejä. Se avaa Muokkaa linkkejä -valintaikkunan, jossa luetellaan kaikki työkirjat, joihin viitataan.
• Klikkaa Katkaise linkit -valintaikkunaa muuttaaksesi kaikki linkitetyt solut arvoiksi.

Ole tietoinen siitä, että kun olet katkaissut linkit, voit perua sen. Luo parhaana käytäntönä varmuuskopio ennen tämän tekemistä.

Vieläkö saat Ulkoiset linkit -kehotteen?

Joskus saatat löytää ja poistaa kaikki ulkoiset linkit, mutta saat silti alla olevan kaltaisen kehotuksen:

Älä sekoa ja ala kiroilla Exceliä.

Jos siis saat linkkien päivityskehotteen, tarkista myös seuraavat ulkoiset linkit:

• Named Ranges
• Conditional Formatting
• Data Validation
• Shapes
• Chart Titles

Käyttämällä ’Find and Replace’ (Etsi ja korvaa) tai ’Edit Links’ (Muokkaa linkkejä) edellä esitetyllä tavalla ei tunnistettaisi ulkoisia linkkejä näissä edellä mainituissa toiminnoissa.

Tässä ovat vaiheet ulkoisten linkkien löytämiseksi näissä paikoissa:

• Named Ranges: Siirry Kaava-välilehdelle ja napsauta Nimenhallinta. Se näyttää kaikki työkirjan nimetyt alueet. Voit tarkistaa ’Refers to’ -sarakkeen, jotta voit havaita ulkoiset viittaukset.
• Ehdollinen muotoilu: Ainoa tapa, jolla ulkoinen viittaus voi päätyä ehdolliseen muotoiluun, on mukautetun kaavan kautta. Siirry Aloitus-välilehdelle -> Ehdollinen muotoilu -> Hallitse sääntöjä. Tarkista Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinnassa ulkoisten linkkien kaavat.
• Tietojen validointi: On mahdollista, että tietojen validoinnin pudotusluettelo viittaa nimettyyn alueeseen, jolla puolestaan on ulkoisia linkkejä. Named Ranges (Nimetyt alueet) -toiminnon tarkistamisen pitäisi hoitaa myös tämä ongelma.
• Shapes (Muodot): Jos käytät soluihin linkitettyjä muotoja, tarkista, ettei niissä ole ulkoisia linkkejä. Tässä on nopea tapa käydä kaikki muodot läpi:
  • Paina F5-näppäintä. Se avaa Siirry kohteeseen -valintaikkunan.
  • Napsauta Erikoinen.
  • Valitse Siirry kohteeseen -valintaikkunassa Kohteet.
  • Napsauta OK. Tämä valitsisi kaikki muodot. Nyt voit kiertää näitä Tab-näppäimellä.
• Kaavion otsikot: Valitse kaavion otsikko ja tarkista kaavapalkista, viittaako se ulkoiseen linkkiin.

Lisätietoa ulkoisista linkeistä saat näistä opetusohjelmista:

• Ulkoisten linkkien etsiminen Excelissä – Contextures-blogi.
• Ulkoisten linkkien etsiminen – Microsoft Excel -tuki.

Osaatavilla on myös lisäohjelma, jolla voi etsiä ulkoisia linkkejä Excelissä. Klikkaa tästä saadaksesi lisätietoja ja ladataksesi lisäosan.

Voit pitää myös seuraavista Excel-oppaista: