©
damircudic
Käytätkö aikaasi parhaalla mahdollisella tavalla?
On taas yksi kiireinen työpäivä päättynyt, ja vaikka tulit toimistoon aikaisin ja lähdit sieltä myöhään, sinusta ei tunnu siltä, että olisit saanut mitään merkittävää aikaan.
Niin käy aivan liian helposti. Loputtomien kokousten, usein toistuvien keskeytysten ja kiireellisten viime hetken tehtävien edessä voit helposti olla kiireinen koko päivän ilman, että edistyt millään tavalla erittäin tärkeissä projekteissa ja tavoitteissa.
Sentähden on niin tärkeää osata ajoittaa aikasi oikein. Tässä artikkelissa tarkastelemme vaiheita, joiden avulla voit tehdä tämän, jolloin saat aikaa todella tärkeille töille ja samalla jätät aikaa henkilökohtaiselle kehitykselle, perheelle ja ystäville.
Aikataulun merkitys
Aikatauluttaminen on toimintojesi suunnittelun taitoa niin, että voit saavuttaa tavoitteesi ja prioriteettisi käytettävissäsi olevassa ajassa. Kun se tehdään tehokkaasti, se auttaa sinua:
- Ymmärtämään, mitä voit realistisesti saavuttaa ajallasi.
- Varmista, että sinulla on riittävästi aikaa olennaisille tehtäville.
- Lisää vara-aikaa ”odottamattomia tilanteita” varten.
- Välttele sitä, että ottaisit itsellesi enemmän tehtäväksi kuin pystyt käsittelemään.
- Työskentele tasaisesti kohti henkilökohtaisia ja uratavoitteitasi.
- Tarraa riittävästi aikaa perheelle ja ystäville, liikunnalle ja harrastuksille.
- Toteuta hyvä tasapaino työ- ja yksityiselämän välillä.
Aika on ainoa resurssi, jota emme voi ostaa, mutta usein tuhlaamme sitä tai käytämme sitä tehottomasti. Aikatauluttaminen auttaa sinua miettimään, mitä haluat saavuttaa päivässä, viikossa tai kuukaudessa, ja se pitää sinut aikataulussa tavoitteidesi saavuttamisessa.
Miten aikataulutat aikaasi
Aseta säännöllinen aika, jolloin teet aikatauluttamisen – esimerkiksi joka viikon tai kuukauden alussa.
Valittavanasi on useita erilaisia työkaluja. Yksinkertainen ja helppo tapa pitää aikataulua on käyttää kynää ja paperia ja järjestää aikasi viikkosuunnittelijan avulla. (Klikkaa tästä ilmaiseksi ladattavaan suunnittelijamalliin, josta pääset alkuun.)
Voit käyttää myös sovelluksia ja ohjelmistoja, kuten Google Calendar®, MS Outlook® ja Business Calendar. Valitse aikataulutyökalu, joka sopii tilanteeseesi, työsi nykyiseen rakenteeseen, henkilökohtaiseen makuusi ja budjettiisi.
Suunnittelijaa valitessasi tärkeintä on, että sen avulla voit syöttää tietoja helposti ja tarkastella sopivaa aikaväliä (päivä/viikko/kuukausi) tarvitsemallasi tarkkuudella.
Kun olet päättänyt, mitä työkalua haluat käyttää, valmistele aikataulusi seuraavalla tavalla:
Vaihe 1: Määritä käytettävissä oleva aika
Aloita määrittelemällä aika, jonka haluat asettaa työhösi.
Miten paljon aikaa käytät työhön, tulisi heijastaa työsi suunnittelua ja henkilökohtaisia tavoitteitasi elämässä.
Jos esimerkiksi tavoittelet ylennystä, voi olla järkevää työskennellä joka päivä normaalia pidempään osoittaaksesi omistautumistasi. Jos taas haluat, että sinulla on runsaasti aikaa työn ulkopuolisiin aktiviteetteihin, voit päättää tehdä varatut työtunnit eikä enempää.
Vaihe 2: Aikatauluta välttämättömät toimet
Seuraavaksi blokkaa toimet, jotka sinun on ehdottomasti tehtävä, jotta voit tehdä hyvää työtä. Nämä ovat usein niitä asioita, joiden perusteella sinua arvioidaan.
Jos esimerkiksi johdat ihmisiä, varmista, että sinulla on riittävästi aikaa tiimin jäsenten henkilökohtaisten asioiden, valmennuksen ja ohjauksen tarpeiden hoitamiseen. Varaa aikaa myös yhteydenpitoon esimiehesi ja ympärilläsi olevien avainhenkilöiden kanssa.
Vaihe 3: Aikatauluta ensisijaiset tehtävät
Katsele tehtävälistasi , ja aikatauluta siihen ensisijaiset ja kiireelliset tehtävät sekä välttämättömät ylläpitotehtävät, joita ei voi delegoida tai välttää.
Yritä järjestää nämä niihin vuorokaudenaikoihin, jolloin olet tuottavin – esimerkiksi jotkut ihmiset ovat energisimmillään ja tehokkaimmillaan aamulla, kun taas toiset keskittyvät tehokkaammin iltapäivällä tai illalla. (Artikkelimme ”Onko tämä aamutehtävä?” voi auttaa sinua tunnistamaan parhaat vuorokaudenaikasi.)
Vaihe 4: Aikatauluta varautumisaika
Seuraavaksi aikatauluta ylimääräistä aikaa selviytyäksesi ennakoimattomista ja hätätilanteista. Kokemus kertoo, kuinka paljon kannattaa varata – yleensä mitä arvaamattomampi työsi on, sitä enemmän varallaoloaikaa tarvitset. (Jos et varaa tätä aikaa, hätätilanteita sattuu silti, ja päädyt työskentelemään myöhään.)
Löydätkö tämän artikkelin hyödylliseksi?
Oppiaksesi lisää 63:aa tämän kaltaista ajanhallintataitoa liittymällä Mielentekotyökalut-klubiin voit liittyä Mielentekotyökalut-klubiin jo tänään!
Tule mukaan ilmaiseen uutiskirjeeseen
Opi uusia urataitoja viikoittain, ja lisäksi saat bonuksena Ajanhallinnan työkirjan, ilmaiseksi!
Lue tietosuojaseloste
Tiheät keskeytykset voivat syödä aikaasi. Kun opit hallitsemaan niitä, voit vähentää varaamasi vara-ajan määrää. Joitakin keskeytyksiä on vaikea ennustaa, mutta jättämällä aikatauluun jonkin verran vapaata tilaa saat joustavuutta, jota tarvitset tehtävien uudelleenjärjestelyyn ja tärkeisiin asioihin reagoimiseen niiden ilmaantuessa.
Vaihe 5: Suunnittele harkinnanvaraista aikaa
Tila, jonka olet jättänyt aikataulussasi, on ”harkinnanvaraista aikaa”: aikaa, jota voit käyttää prioriteettiesi toteuttamiseen ja tavoitteidesi saavuttamiseen. Tarkastele priorisoitua tehtävälistaa ja henkilökohtaisia tavoitteitasi , arvioi niiden saavuttamiseen tarvitsemasi aika ja aikatauluta ne.
Vaihe 6: Analysoi toimintojasi
Jos vaiheeseen viisi mennessä huomaat, että sinulla on vain vähän tai ei lainkaan harkinnanvaraista aikaa käytettävissäsi, sinun on käytävä vaiheet kaksi, kolme ja neljä läpi ja kyseenalaistettava, ovatko kaikki kirjaamasi tehtävät ehdottoman tarpeellisia. Saattaa olla, että jotkin asiat voidaan delegoida tai hoitaa ajallisesti tehokkaammin.
Yksi tärkeimmistä tavoista, joilla voit rakentaa menestystä, on maksimoida vipuvaikutus, jonka voit saavuttaa ajallasi. Lisää työmäärää, jonka voit suorittaa, delegoimalla muille ihmisille, ulkoistamalla keskeisiä tehtäviä tai käyttämällä teknologiaa automatisoidaksesi mahdollisimman suuren osan työstäsi. Tämä vapauttaa sinut saavuttamaan tavoitteesi.
Jos huomaat, että harkinnanvarainen aikasi on edelleen rajallista, sinun on ehkä neuvoteltava työmääräsi uudelleen tai pyydettävä apua . Käytä vastavalmistunutta aikatauluasi todisteena raskaista sitoumuksistasi. Tämä osoittaa esimiehellesi, kuinka hyvin järjestäytynyt olet, ja saattaa saada hänet suhtautumaan pyyntöösi vastaanottavaisemmin!
Kärkikohdat
Suunnittelu on prosessi, jonka avulla suunnittelet, miten käytät aikaasi. Kun teet sen hyvin, voit maksimoida tehokkuutesi ja vähentää stressitasoasi.
Seuraa tätä kuusivaiheista prosessia aikataulusi laatimiseksi:
- Tunnista käytettävissä oleva aikasi.
- Blokkaa aikatauluun ne olennaiset tehtävät, jotka sinun on suoritettava menestyäksesi työssäsi.
- Aikatauluta kiireelliset kiireelliset tehtävät ja elintärkeät ”kodinhoidolliset” toimet.
- Varaa riittävästi varallaoloaikaa, jotta voit selviytyä ennakoimattomista tapahtumista ja keskeytyksistä.
- Suunnittele jäljelle jäävään aikaan toimintoja, jotka liittyvät tärkeimpiin tavoitteisiisi ja henkilökohtaisiin tavoitteisiisi.
- Analysoi toimintojasi tunnistaaksesi ne tehtävät, jotka voidaan delegoida, ulkoistaa tai karsia kokonaan.
On tärkeää, että aikataulussasi on aikaa ammatillisille ja henkilökohtaisille tavoitteillesi. Jos sinulla on vähän tai ei lainkaan harkinnanvaraista aikaa jäljellä, kun saavutat askeleen viisi, käy tehtävät uudelleen läpi ja katso, voitko tehdä ne toisin – muuten työ- ja yksityiselämän tasapaino kärsii.
Lataa työlista