Sähköpostin modernisointiohjelma

UW on aloittamassa ohjelmaa sähköposti- ja tuottavuusalustapalveluidensa modernisoimiseksi – Email Modernization Program (EMP). EMP:n tavoitteina on varmistaa, että nykyisillä opiskelijoilla, tiedekunnalla, henkilökunnalla ja UW Medicine -työntekijöillä on käytössään uusimmat sähköposti- ja tuottavuusalustapalvelut, helpottaa arkistopyyntöihin vastaamista ja suojata arkaluonteisia tietoja. Tässä viestissä selitetään EMP:n perusteet ja se, miten se vaikuttaa UW:n ja entisen UW:n eri väestöryhmiin.

Tällä sivulla

• Mitä tämä tarkoittaa UW Deskmailin ja UW Windows Liven käyttäjille
• Mitä tämä tarkoittaa erovuorossa oleville työntekijöille ja tuleville eläkkeelle siirtyville
• Mitä tämä tarkoittaa nykyisille eläkkeelle siirtyville
• Poikkeuksia eläkkeelle siirtyville
• Mitä tämä tarkoittaa entisille opiskelijoille
• Sähköposti Modernization Program Timeline
• Resources for UW Deskmail Users
• Resources for Retiredes and Former Staff
• Resources for Alumni and Former Students
• EMP FAQ

Päätös UW:n sähköposti- ja tuottavuusalustapalveluiden modernisoinnista tehtiin kustannusten huolellisen tarkastelun jälkeen, tekniikat, teknologiat ja resurssit, joita sähköposti- ja tuottavuusalustapalvelujen tarjoaminen edellyttää, sekä pohdittuaan vaikutuksia, joita EMP:llä on monenlaisiin käyttäjiin. Päätös perustuu myös UW:n yleisen oikeusasiamiehen toimiston, institutionaalisen tietosuojavaltuutetun ja Records Management Services -yksikön neuvoihin. UW-IT:n henkilökunta on käytettävissä auttamaan osastoja ja henkilöitä, jotka siirtyvät käytöstä poistettavista UW:n sähköposti- ja tuottavuusalustapalveluista muihin sähköposti- ja tuottavuusalustapalveluihin, jotka tarjoavat nykyaikaisemman ja yhtenäisemmän kokemuksen.

Katsele EMP:n aikataulua ja ohjelmaresursseja

Klikkaa tästä saadaksesi lisätietoja EMP:n aikataulusta ja ohjelmaresursseista.

Muuttuva teknologia

Sähköposti- ja tuottavuusalustapalvelut ovat muuttuneet dramaattisesti vuosien aikana sen jälkeen, kun UW otti käyttöön ja kehitti omia kotimaisia järjestelmiään (esim, Deskmail, Alpine ja Pine). Erityisesti Googlesta ja Microsoftista on tullut hallitsevia palveluntarjoajia, ja ne ovat panostaneet voimakkaasti pilvipohjaisten sähköposti- ja tuottavuusalustapalvelujen päivittämiseen ja integrointiin. Samaan aikaan UW:n on tullut liian kalliiksi päivittää omat ratkaisunsa, jotta ne pysyisivät Googlen ja Microsoftin asettamien sähköposti- ja tuottavuusalustapalvelustandardien tahdissa.

Lainsäädännön noudattaminen

UW:n sähköposti- ja tuottavuusalustapalveluja koskevat lukuisat osavaltioiden ja liittovaltion säädökset, kuten julkisia asiakirjoja koskeva laki (Public Records Act), julkisia tietovälineitä koskeva laki (FERPA), yksityisasiakkaiden tietosuojakäytäntöä koskeva laki (HIPAA), ja monet muut lakisääteiset järjestelmät. Nämä lait ja määräykset edellyttävät tiettyjen tietojen huolellista suojaamista, harkittua arkistonhallintaa sekä tietojen huolellista tarkastelua ja luovuttamista tai paljastamista sääntely-, tutkinta- ja muihin tarkoituksiin. Kun otetaan huomioon sähköpostin ja tuottavuusalustapalvelujen käytön valtava kasvu viime vuosina, entisen tiedekunnan, henkilökunnan ja opiskelijoiden mahdollisuus jatkaa näiden UW:n palvelujen käyttöä on tehnyt tällaisten vaatimusten noudattamisesta yhä raskaampaa UW:lle.

Sähköpostin uudenaikaistamisohjelma (EMP)

UW:n sähköpostin uudenaikaistamisohjelma (EMP) on käynnistämässä sähköpostin uudenaikaistamisohjelmaa (Email Modernization Program), jonka tarkoituksena on puuttua muuttuvaan tekniikkaan ja lainsäädännöllisiin kysymyksiin. EMP:n tarkoituksena on varmistaa, että nykyisillä opiskelijoilla, tiedekunnalla, henkilökunnalla ja UW Medicine -työntekijöillä on käytössään uusimmat sähköposti- ja tuottavuusalustapalvelut, ja vähentää lainsäädännön noudattamisesta aiheutuvaa taakkaa ja kustannuksia. EMP:n peruselementit ovat:

• UW Deskmail ja UW Windows Live poistuvat käytöstä 31.12.18.
• UW tarjoaa sähköposti- ja tuottavuusalustapalveluja UW Exchange Online -palvelun avulla (osana UW Office 365 -tuottavuusalustaa) ja UW Gmail -palvelun avulla (osana tuottavuusalustaa UW G Suite by Google).
• UW Office 365 ja UW G Suite tulevat saataville vain UW:n nykyisille opiskelijoille, tiedekunnalle, henkilökunnalle ja UW Medicine -työntekijöille, sillä varauksella, että UW G Suite ei ole HIPAA-yhteensopiva – lisätietoja täältä.
• UW:n eläkeläiset, lukuun ottamatta emeriti-tiedekuntaa ja emeriti-kirjastonhoitajia, ja UW:n alumnit eivät enää pääse käyttämään UW:n sähköposti- ja tuottavuusalustapalveluja, vaikka heillä säilyykin sähköpostin edelleenlähetysoikeudet.

Mitä tämä tarkoittaa UW Deskmailin ja UW Windows Liven käyttäjille

UW Deskmail (alias Alpine eli Alpine, Pine) ja UW Windows Live poistuvat käytöstä kokonaan 31.12.18. Tilien käyttöoikeus päättyy ja kaikki tiedot poistetaan. Näiden sähköposti- ja tuottavuusalustapalveluiden käyttäjät ovat vastuussa sähköpostinsa ja tiedostojensa siirtämisestä UW Office 365:een ja/tai UW G Suiteen ja huolehtivat UW:n arkistojen säilyttämisestä arkistonhallintaohjeiden ja yleisen arkistojen säilytysaikataulun (General Records Retention Schedule) tai UW Medicine Records Retention Schedule -aikataulun (UW Medicine Records Retention Schedule) mukaisesti.

Mitä tämä tarkoittaa erovuorossa oleville työntekijöille ja tuleville eläkeläisille

Erovuorossa olevien työntekijöiden ja tulevien eläkeläisten on työskenneltävä kotiosastonsa tai -yksikkönsä kanssa poistaakseen ja säilyttääkseen UW:n viralliset tallenteet, jotka eivät ole saavuttaneet tallenteidensa säilytysajan loppua, UW:n tileiltään 30 päivän kuluessa eroamisesta. 30 päivän jälkeen heillä ei ole enää pääsyä tiliin ja kaikki tiedot poistetaan. Koska UW:n käytännöt sallivat UW-IT:n tietotekniikkapalvelujen vähämerkityksisen henkilökohtaisen käytön, irtisanoutuvien työntekijöiden ja tulevien eläkkeelle jäävien on myös siirrettävä tällaiset vähämerkityksiset henkilökohtaiset tiedot henkilökohtaiseen palveluun, jos he haluavat säilyttää ne. He eivät saa siirtää mitään UW:n virallisia asiakirjoja henkilökohtaiseen palveluun.

Mitä tämä tarkoittaa nykyisille eläkkeelle siirtyneille

Kaikkien eläkkeelle siirtyneiden, jotka käyttävät UW Deskmailia, UW Office 365:tä, UW G Suitea ja/tai UW Windows Livea, on työskenneltävä entisen kotiosastonsa tai -yksikkönsä kanssa poistaakseen ja säilyttääkseen UW:n virallisia asiakirjojaan, jotka eivät ole saavuttaneet asiakirjojensa säilytysajan päättymistä. Heidän on myös siirrettävä kaikki de minimis -henkilötiedot henkilökohtaiseen palveluun, jos he haluavat säilyttää ne. He eivät voi siirtää UW:n virallisia asiakirjoja henkilökohtaiseen palveluun. Tilien käyttöoikeus päättyy ja kaikki tiedot poistetaan.

Eläkkeelle jääviä koskevat poikkeukset

Emeriti-tiedekunnilla ja emeriti-kirjastonhoitajilla on jatkossakin pääsy UW Office 365:een ja UW G Suiteen. Jos he käyttävät tällä hetkellä UW Deskmailia ja/tai UW Windows Liveä, heidän on siirrettävä tietonsa UW Office 365:een tai UW G Suiteen. Muut entiset työntekijät tai eläkkeelle jääneet voivat jatkaa UW Office 365:n tai UW G Suiten käyttöä, jos joku UW:n työntekijä antaa heille vuosittain käyttöoikeuden, koska he suorittavat edelleen palvelua UW:lle – katso lisätietoja täältä.

Mitä tämä tarkoittaa alumneille

Alumnit eivät enää ole oikeutettuja UW:n sähköposti- ja tuottavuusalustapalveluihin. Tällä hetkellä palvelua käyttävien tulisi siirtää henkilökohtaiset tiedostot ja sähköpostit henkilökohtaiseen palveluun, jos he haluavat säilyttää ne. Jos heillä on niitä, he eivät saa siirtää mitään UW:n virallisia asiakirjoja henkilökohtaiseen palveluun, ja heidän on tehtävä yhteistyötä entisen kotiosastonsa kanssa jäljellä olevien UW:n virallisten asiakirjojen poistamiseksi. Tilien käyttöoikeus päättyy ja kaikki tiedot poistetaan.

Lue lisää tietoa ohjelman aikataulusta ja resursseista, joita on saatavilla käyttäjien tueksi, kun he siirtyvät uusiin sähköposti- ja tuottavuusalustapalveluihin, ja tutustu EMP FAQ:iin.

Email Modernization Program Timeline

Important Milestones

• 7. joulukuuta 2017: Virallinen ilmoitus sähköpostin modernisointiohjelmasta, mukaan lukien UW Deskmailin poistaminen käytöstä ja Alumni/Retiree-sähköpostipalvelun poistaminen käytöstä.
• 30. huhtikuuta 2018: Pääsy poistettu käytöstä ja kaikki jäljellä olevat Deskmailin ”Data Storage” -postilaatikot poistettu käytöstä. ”Data Storage” -käyttäjien on suoritettava sähköpostin siirto (halutessaan) ja manuaalinen tilin deaktivointi ennen tätä päivämäärää.
• 31. heinäkuuta 2018: Eläkeläiset, entinen henkilökunta, alumnit ja entiset opiskelijat UW Deskmail-, UW Office 365- ja UW G Suite -sähköposti- ja tuottavuusalustapalvelut deaktivoidaan ja kaikki tiedot poistetaan. Käyttäjien on saatettava loppuun vähämerkityksisen henkilökohtaisen sähköpostin ja tietojen siirto (halutessaan) yksityiseen sähköposti- ja tuottavuusalustapalveluun ennen tätä päivämäärää.
• 31. joulukuuta 2018: UW Deskmail- ja UW Windows Live -tilit ja tiedot poistetaan. Nykyisten työntekijöiden on saatettava sähköposti- ja tuottavuusalustan tietojen siirto päätökseen ennen tätä päivämäärää.

UW Deskmailin tilaajat

UW Deskmail (alias UW Email, Alpine, Pine) poistuu käytöstä koko yliopiston osalta 31. joulukuuta 2018. Tilien käyttöoikeus päättyy ja kaikki tiedot poistetaan kyseisestä päivämäärästä alkaen. Deskmailin käyttäjät ovat vastuussa sähköpostinsa ja tiedostojensa siirtämisestä ja huolehtivat UW:n asiakirjojen säilyttämisestä asiakirjahallinnon ohjeiden ja yleisen asiakirjojen säilytysaikataulun (General Records Retention Schedule) tai UW Medicine Records Retention Schedule -aikataulun (UW Medicine Records Retention Schedule) mukaisesti.

Lähteitä UW Deskmailin tilaajille

• Mitä sähköpostijärjestelmää sinun tulisi käyttää
• Lisätietoa UW Exchange Online -järjestelmästä (Office 365)
• Lisätietoa UW Gmail -järjestelmästä (UW G Suite)
• Muuta UW-sähköpostin edelleenlähetystä (valitse Siirrä eteenpäin osoitteeseen (Forward to) ja kirjoita yksityinen sähköpostiosoitteesi ruudukkoon, jotta voit välittää sähköpostin, joka lähetetään osoitteeseen @uw.edu-sähköpostiosoitteesi yksityiseen sähköpostiosoitteeseesi)
• Kopio sähköposti-ilmoituksesta UW Deskmailin tilaajille

Eläkeläiset ja entinen henkilökunta

Eläkeläiset (joitakin jäljempänä mainittuja poikkeuksia lukuun ottamatta) ja entinen henkilökunta eivät enää ole oikeutettuja UW:n sähköpostipalveluun, mukaan lukien UW Deskmailin, UW Exchange Online -palvelun, UW:n Gmail-palvelun ja UW:n Outlook Liven käyttäjät. Tilien käyttöoikeus päättyi ja kaikki tiedot poistettiin 31. heinäkuuta 2018 alkaen. Kyky käyttää tai kirjautua sisään UW NetID-tunnuksellaan ei vaikuta, eikä heidän mahdollisuuteensa välittää UW-sähköpostiosoitettaan yksityiseen sähköpostipalveluun.

Eroavat työntekijät ja tulevat eläkeläiset

• Tulevien eläkeläisten ja eroavien työntekijöiden, mukaan lukien opiskelijatyöntekijät, on työskenneltävä kotiosastonsa tai -yksikkönsä kanssa UW:n virallisten asiakirjojen poistamiseksi ja säilyttämiseksi 30 päivän kuluessa erottamisesta ja huolehdittava siitä, että UW:n arkistot säilytetään asiakirjahallinnon ohjeiden ja yleisen asiakirjojen säilytysaikataulun (General Records Retention Schedule, General Records Retention Schedule) tai lääketieteen alan asiakirjojen säilytysaikataulujen säilytysaikataulujen mukaisesti.
• 30 päivän kuluttua heillä ei ole enää pääsyä tiliin, ja kaikki tiedot poistetaan.
• Koska UW:n käytännöt sallivat vähämerkityksisen henkilökohtaisen käytön, heidän on myös siirrettävä kaikki henkilökohtaiset tiedostot ja sähköpostit henkilökohtaiseen palveluun, jos he haluavat säilyttää ne. He eivät saa siirtää mitään UW:n virallisia asiakirjoja henkilökohtaiseen palveluun.

Nykyaikaiset eläkeläiset

• Kaikkien eläkeläisten, jotka käyttävät mitä tahansa UW:n sähköpostipalveluja, on työskenneltävä yhdessä entisen kotiosastonsa tai -yksikkönsä kanssa UW:n virallisten asiakirjojen poistamiseksi ja säilyttämiseksi huolehtien siitä, että UW:n arkistot säilytetään arkistonhallintaohjeiden ja yleisten asiakirjojen säilyttämisaikataulun (General Records Retention Schedule, General Records Retention Schedule) tai lääketieteen asiakirjojen säilyttämisaikataulujen säilyttämisaikataulujen mukaisesti.
• Heidän on myös siirrettävä kaikki vähämerkityksiset henkilökohtaiset tiedostot ja sähköpostit henkilökohtaiseen palveluun, jos he haluavat säilyttää ne. He eivät voi siirtää mitään UW:n virallisia arkistoja henkilökohtaiseen palveluun.
• Tilien käyttöoikeus päättyi ja kaikki tiedot poistettiin 31. heinäkuuta 2018.

Poikkeuksia eläkkeelle jääneille

• Emeritieteiden opettajilla ja kirjastonhoitajilla on jatkossakin käytettävissään UW:n Exchange Online -palvelu (ja UW:n Office 365 -palvelu) sekä UW:n Gmail- ja G-suite-palvelut.
• Jos he käyttävät tällä hetkellä UW Deskmailia (alias UW Email, Alpine, Pine), heidän on siirryttävä joko UW Exchange Onlineen tai UW Gmailiin.
• Muut entiset työntekijät tai eläkkeelle jääneet voivat edelleen käyttää UW:n palvelua, jos joku UW:n nykyisistä työntekijöistä antaa heille pääsyn UW:n palveluun, koska he suorittavat edelleen palvelua UW:lle. Katso lisätietoja täältä.

Resursseja eläkkeelle jääneille ja entisille työntekijöille

Eläkkeelle jääneet ja entiset työntekijät voivat tutustua seuraaviin resursseihin, jotka koskevat sähköpostipalveluja ja siirtymisvaihtoehtoja:

• Privaattisähköpostipalvelun perustaminen
• Migraatio UW:n Gmail-palvelusta henkilökohtaiseen Gmail-palveluun
• Migraatio UW:n Gmail-palvelusta Outlookiin.com
• Migraatio UW Office 365:stä Outlookiin.com
• UW-sähköpostin edelleenlähetyksen muuttaminen (valitse Forward to ja kirjoita ruutuun yksityinen sähköpostiosoitteesi)
• Tietokonepalvelujen tarjoaminen UW:n tytäryhtiöille
• Kopio sähköposti-ilmoituksesta eläkkeelle jääneille ja entiselle henkilökunnalle

Alumnit ja entiset opiskelijat

Alumnit ja entiset opiskelijat eivät enää ole oikeutettuja UW:n sähköpostin käyttöön, mukaan lukien UW Deskmailin, UW Exchange Onlinen, UW Gmailin ja UW Outlook Liven käyttäjät. Tilien käyttöoikeus päättyi ja kaikki tiedot poistettiin 31. heinäkuuta 2018 alkaen. Mahdollisuus käyttää tai kirjautua sisään UW NetID-tunnuksellaan ei vaikuta, eikä myöskään mahdollisuus välittää UW-sähköpostiosoitettaan yksityiseen sähköpostipalveluun.

Valmistuvat ja lähtevät opiskelijat

• Valmistuvat ja lähtevät opiskelijat saavat sen toisen vuosineljänneksen kymmenentenä päivänä, jonka aikana heitä ei ole kirjattu opiskelijoiksi, sähköposti-ilmoituksen siitä, että heidän tietotekniikkapalvelunsa, mukaan luettuna sähköpostitilinsä, vanhentuvat 14 päivän kuluttua. Sähköposti-ilmoituksen päivämäärän + 14 päivän jälkeen heillä ei ole enää pääsyä sähköpostitiliinsä, ja kaikki tiedot poistetaan.
• Heidän on siirrettävä kaikki henkilökohtaiset tiedostot ja sähköpostit henkilökohtaiseen palveluun, jos he haluavat säilyttää ne.
• He eivät saa siirtää mitään UW:n virallisia asiakirjoja henkilökohtaiseen palveluun, vaan heidän on työskenneltävä kotiosastonsa tai -yksikkönsä kanssa UW:n virallisten asiakirjojen poistamiseksi ja säilyttämiseksi ja huolehdittava siitä, että UW:n asiakirjat säilytetään asiakirjahallinnon ohjeiden ja yleisen asiakirjojen säilytysaikataulun (General Records Retention Schedule) tai UW:n lääketieteen asiakirjojen säilytysaikataulun mukaisesti.

Tämänhetkiset alumnit ja entiset opiskelijat

• Nykyisin UW:n sähköpostipalvelua käyttävien on siirrettävä henkilökohtaiset tiedostot ja sähköpostit henkilökohtaiseen palveluun, jos he haluavat säilyttää ne.
• He eivät saa siirtää mitään UW:n virallisia arkistoja henkilökohtaiseen palveluun, ja heidän on tehtävä yhteistyötä entisen kotiosastonsa kanssa jäljellä olevien UW:n virallisten arkistojen poistamiseksi ja huolehdittava siitä, että UW:n arkistot säilytetään arkistonhallintaohjeiden ja yleisten arkistojen säilytysaikataulun (General Records Retention Schedule) tai UW:n lääketieteen arkistojen säilytysaikataulun (UW Medicine Records Retention Schedule) mukaisesti.
• Käyttöoikeudet tileihin päättyivät, ja kaikki tiedot poistettiin 31. heinäkuuta 2018 alkaen.

Alumnien ja entisten opiskelijoiden poikkeukset

• Alumnit ja entiset opiskelijat voivat jatkaa UW:n palvelun käyttöä, jos UW:n nykyinen työntekijä antaa heille pääsyn UW:n palvelua edelleen suorittavaksi. Katso lisätietoja täältä.

Resurssit alumneille ja entisille opiskelijoille

Alumnit ja entiset opiskelijat voivat tutustua seuraaviin sähköpostipalvelu- ja siirtymisvaihtoehtoihin liittyviin resursseihin:

• Privaatin sähköpostipalvelun perustaminen
• Migraatio UW Gmailista henkilökohtaiseen Gmailiin
• Migraatio UW:n Gmailista Outlookiin.com
• Migrointi UW Office 365:stä Outlook.comiin
• UW-sähköpostin edelleenlähetyksen muuttaminen (valitse Forward to ja kirjoita ruutuun yksityinen sähköpostiosoitteesi)
• UW NetID -vahvistus
• Kopio sähköposti-ilmoituksesta entisille opiskelijoille ja alumneille

EMP:n usein kysytyt kysymykset

Miksi UW muuttaa sähköpostipalveluja?

UW modernisoi sähköpostipalvelujaan kolmesta syystä:

• Voidakseen varmistaa, että nykyisillä opiskelijoilla, tiedekunnalla ja henkilökunnalla on käytössään uusimmat sähköpostin yhteistyö- ja tuottavuustyökalut
• Helpotellakseen vastaamista julkisiin arkistopyyntöihin
• Suojatakseen arkaluonteisia tietoja

Tämä päätös tehtiin sen jälkeen, kun oli tarkasteltu huolellisesti näiden palveluiden tarjoamisen edellyttämiä tekniikoita ja resursseja sekä pohdittu odotettavissa olevia vaikutuksia entisiin opiskelijoihimme, opiskelijatovereihimme ja entiseen henkilökuntaamme. Päätöksessä on otettu huomioon myös UW:n valtakunnansyyttäjän toimiston, institutionaalisen tietosuojavastaavan ja Records Management Services -yksikön neuvot.

Katoanko @uw.edu-sähköpostiosoitteeni?

Ei, et menetä @uw.edu-sähköpostiosoitettasi. Voit edelleen käyttää @uw.edu-osoitettasi sähköpostin lähettämiseen ja vastaanottamiseen, mutta sinun on ohjattava @uw.edu-osoitteeseesi lähetetyt sähköpostiviestit yksityiseen sähköpostipalveluun, kuten Googleen tai Microsoftiin, ja määritettävä mahdollisuus lähettää @uw.edu-osoitteestasi. Katso ohjeet alta.

Mitä eroa on sähköpostiosoitteella ja sähköpostipalvelulla?

Sähköpostiosoite ei ole sama asia kuin sähköpostipalvelu. Sähköpostiosoite on @uw.edu-osoitteesi. Sähköpostipalvelulla tarkoitetaan teknologiainfrastruktuuria, joka tallentaa ja toimittaa sähköpostisi, kuten Deskmail, Microsoft Exchange Online/Office 365 tai Gmail. Vaikka UW ei enää tarjoa sähköpostipalveluja entisille opiskelijoille, tiedekunnalle ja henkilökunnalle, nykyiset muutokset eivät vaikuta mahdollisuuksiisi lähettää ja vastaanottaa postia @uw.edu-osoitteestasi. Säilytät UW:n sähköpostiosoitteesi. Sinun on kuitenkin ryhdyttävä toimenpiteisiin, jotta @uw.edu-osoitteeseesi lähetetyt sähköpostiviestit ohjataan yksityiseen sähköpostipalveluun.

Voinko edelleen vastaanottaa sähköpostia @uw.edu-sähköpostiosoitteestani?

Kyllä, voit edelleen vastaanottaa @uw.edu-osoitteeseesi lähetettyjä sähköposteja. Tätä varten sinun on ohjattava @uw.edu-osoitteeseesi lähetetyt sähköpostit yksityiseen sähköpostipalveluun, kuten Googleen tai Microsoftiin. Tämä tarkoittaa, että kun joku lähettää sähköpostia @uw.edu-osoitteeseesi, saat tämän sähköpostin uuteen sähköpostipalveluun. Lähettäjän ei tarvitse muuttaa sähköpostiosoitettasi. Voit määrittää @uw.edu-osoitteesi edelleenlähetyksen täällä: https://uwnetid.washington.edu/manage/?forward.

Voinko silti lähettää sähköpostia @uw.edu-sähköpostiosoitteestani?

Kyllä. Monet sähköpostipalveluntarjoajat sallivat sinun lähettää @uw.edu-osoitteestasi, mutta sinun on ensin määritettävä tämä palvelu uudella sähköpostipalveluntarjoajallasi. Kun olet tehnyt asetukset, sähköposti tulee @uw.edu-osoitteestasi. Googlella on ohjeet tämän toteuttamiseen täällä. Outlook.comin käyttöohjeet löytyvät täältä.

Häviänkö UW NetID-tunnukseni tämän ohjelman myötä?

Ei, et menetä UW NetID-tunnustasi tämän ohjelman myötä.

Miten kustannukset vaikuttavat päätökseen, kun pilvipalveluna tarjottavat sähköpostipalvelut ovat maksuttomia?

Niinkin, että Google ja Microsoft tarjoavat korkeakouluopiskelijoiden yhteisölle joitain palveluita edullisesti tai jopa ilmaiseksi, palveluiden toimittaminen aiheuttaa UW:lle kustannuksia. Googlen ja Microsoftin tarjoamiin palveluihin ei sisälly loppukäyttäjätukea, suunnitteluaikaa niiden integroimiseksi yliopiston tietotekniikkajärjestelmiin tai oikeudellista henkilöstöä ja resursseja, joita tarvitaan osavaltion ja liittovaltion lakien noudattamiseen. Nämä ovat merkittäviä ja nopeasti kasvavia kustannuksia, sillä Googlen ja Microsoftin palveluissa on monimutkaisia toimintoja, niissä käytetään nopeasti muuttuvia teknisiä arkkitehtuureja ja ne sisältävät valtavia tietomääriä verrattuna UW:n yksinkertaisiin, itse kehitettyihin sähköpostijärjestelmiin.

Mitä tekemistä lakisääteisyydellä on sähköpostipalveluiden kanssa?

Googlen ja Microsoftin tarjoamiin Google- ja Microsoft-sähköposti-, yhteistoimintapalveluihin ja tuottavuuspalveluihin sovelletaan lukuisia osavaltiotason lakeja ja liittovaltiotason lakeja, kuten julkisia arkistoja koskevaa lakia (Public Records Act), julkisia arkistointimenettelyjä koskevaa lakia (FERPA), lakia (FERPA), lakia (FERPA), HIPAA:ta (HIPAA), ynnä muita säännöksiä. Nämä lait ja määräykset edellyttävät tiettyjen tietojen huolellista suojaamista, harkittua arkistonhallintaa sekä tietojen huolellista tarkastelua ja luovuttamista sääntely-, tutkinta- ja muihin tarkoituksiin. Kun otetaan huomioon näiden sähköposti-, yhteistyö- ja tuottavuuspalveluiden käytön valtava kasvu viime vuosina, eläkeläisten ja alumnien mahdollisuus jatkaa näiden UW:n palveluiden käyttöä on tehnyt tällaisten vaatimusten noudattamisesta yhä aikaa vievämpää ja kalliimpaa.

Miksi sähköpostini on yksityisyyden suojaan liittyvä huolenaihe?

Missä tahansa UW:n sähköpostipalvelussa olevat sähköpostiviestit ja -tiedot voivat olla oikeudellisen löydettävissä tai ne voivat kuulua julkisia asiakirjoja koskeviin pyyntöihin, joita UW:ltä pyydetään. Tämä tarkoittaa, että UW voi olla laillisesti velvollinen luovuttamaan tietojasi pyynnön esittäjälle, vaikka ne olisivat luonteeltaan henkilökohtaisia. Tämä altistuminen koskee kaikkia UW:n sähköpostipalvelussa lähettämiäsi ja vastaanottamiasi sähköpostiviestejä. Siirtämällä sähköpostisi yksityiseen sähköpostipalveluun saat etua siitä, että tietojasi ei paljasteta tällä tavoin.

Lisäksi tietojen luovutuspyyntöihin vastaaminen, mukaan luettuna henkilöstön palkkaaminen näiden tietojen selvittämiseen ja toimittamiseen tai tietojen luovuttamatta jättämistä koskevan päätöksen puolustamiseen, on lisääntynyt valtavasti parin viime vuoden aikana. Nämä vaatimustenmukaisuuteen ja yksityisyydensuojaan liittyvät haasteet ovat vain muutamia esimerkkejä, ja ne ohjaavat UW:n oikeusasiamiehen toimiston, institutionaalisen yksityisyydensuojan virkailijan ja arkistonhallintapalveluiden huolenaiheita.

Voinko säilyttää UW:n sähköpostipalveluni, jos olen aktiivisesti mukana työssä UW:llä?

Ymmärrämme, että monet alumnit, aiemmat työntekijät ja muut laajemman yhteisömme jäsenet osallistuvat UW:n tehtäviin. Tämän työn tukemiseksi UW mahdollistaa sen, että alumnit, vapaaehtoiset tai eläkeläiset, jotka työskentelevät edelleen aktiivisesti UW:n parissa, voivat säilyttää UW:n Microsoft- tai Google-palvelunsa, kunhan UW:n nykyinen työntekijä vahvistaa ne vuosittain. Työkalu tämän vahvistuksen antamiseksi on saatavilla maaliskuussa. Linkki tähän työkaluun, kun se on valmis, löytyy Email Modernization -ohjelman verkkosivuilta.

Voinko maksaa UW:n sähköpostipalvelusta?

Ei, osavaltion käytäntöjen mukaan tämä ei ole sallittua. Washingtonin osavaltion lain, RCW 28B.63, ja UW:n hallintopoliittisen lausunnon, APS 59.5, mukaan UW ei voi myydä UW:n Microsoft- tai Google-palveluja alumneille tai eläkeläisille. Se rikkoisi myös yliopiston sopimuksia kyseisten yritysten kanssa.

Miksi Deskmail poistetaan käytöstä?

Sähköpostipalvelut ovat muuttuneet dramaattisesti vuosien aikana sen jälkeen, kun UW kehitti ja otti käyttöön omat kotimaiset järjestelmänsä (eli Deskmail, Alpine, Web Alpine ja Pine). Erityisesti Googlesta ja Microsoftista on tullut hallitsevia palveluntarjoajia korkeakouluissa, julkishallinnossa ja yrityksissä. Molemmat yritykset ovat panostaneet voimakkaasti pilvipohjaisten sähköpostipalvelujen päivittämiseen ja integrointiin ja yhdistäneet ne monenlaisiin yhteistyö- ja tuottavuustyökaluihin. Samaan aikaan UW:n omissa ratkaisuissa on vanhentuneita koodipohjia, joita ei enää ylläpidetä aktiivisesti ja jotka toimivat vanhentuneilla laitteistoilla, mikä lisää järjestelmän vikaantumisen riskiä ajan myötä. Tämän vuoksi UW:n on liian kallista päivittää omat ratkaisunsa, jotta ne pysyisivät Googlen ja Microsoftin asettamien sähköpostipalveluiden ja teknologiastandardien tahdissa.

Mitä minun on tehtävä, jos sähköpostissani on UW:n virallisia tallenteita?

Jos sinulla on kysyttävää tästä, ota yhteyttä osoitteeseen [email protected].

Alumnina, UWAA:n jäsenenä tai eläkeläisenä minulla ei ole UW:n sähköpostipalveluja elinikäisesti?

Säilytät @uw.edu-osoitteesi ja voit edelleen käyttää sitä sähköpostin lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Sinun on kuitenkin ohjattava @uw.edu-osoitteeseesi lähetetyt sähköpostit yksityiseen sähköpostipalveluun, kuten Googleen tai Microsoftiin. Voit määrittää @uw.edu-osoitteesi edelleenlähetyksen täällä: https://uwnetid.washington.edu/manage/?forward. Lisäksi sinun on määritettävä mahdollisuus lähettää @uw.edu-osoitteestasi. Googlella on ohjeet tämän toteuttamiseen täällä. Outlook.comin käyttöohjeet löytyvät täältä.

Mikä on Emeriti-tiedekunnan ja Emeriti-kirjastonhoitajien tilanne?

Emeriti-tiedekuntaa ja Emeriti-kirjastonhoitajia pidetään UW-yhteisön aktiivisina jäseninä, ja he voivat edelleen käyttää UW:n sähköpostipalvelua (UW Exchange Online/Office 365, UW Gmail), elleivät he käytä Deskmailia. Jos näin on, emeriti-tiedekunnan ja emeriti-kirjastonhoitajien on siirryttävä joko UW Exchange Online/Office 365:een tai UW Gmailiin.

Johtopäätökset

UW-IT tarjoaa erilaisia online-resursseja ja siirtymävälineitä, jotka auttavat kaikkia käyttäjiä EMP:n käyttöönotossa ja sen edellyttämissä siirtymissä. Asianomaiset käyttäjät saavat EMP:stä sähköpostiviestejä, joissa on yksityiskohtaisia ohjelmatietoja ja ohjeita siitä, miten tietojen siirtymisessä on edettävä, ennen kuin tilien käyttöoikeus päättyy ja tiedot poistetaan.

Ota yhteyttä osoitteeseen [email protected], jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita.