Riskienhallintasuunnitelman laatiminen

Miksi kirjoittaa riskienhallintasuunnitelma?

Kirjassaan Done Right (Tehty oikein) Workfrontin toimitusjohtaja Alex Shootman huomauttaa, että aina ei voi eikä halua voittaa. ”Menestyäksesi sinun on kohdattava epäonnistumisen riski ja oltava kimmoisa kaikkeen, mikä tulee vasemmalta kentältä… Se, mikä pitää minut liikkeellä vaikeina aikoina, on tieto siitä, että huominen menestys asuu tämän päivän epäonnistumisen toisella puolella. Aina on toinen mahdollisuus voittaa.”

Shootmanin kuvaaman joustavuuden mahdollistaa projektin riskienhallinta. Kohtaamme riskejä ja varaudumme niihin jokaisessa elämänvaiheessamme, katastrofivakuutuksen ostamisesta evakuointisuunnitelman harjoitteluun. Emme voi ennustaa tarkalleen, mitä tapahtuu tai milloin riski ilmenee, mutta voimme käyttää kokemustamme, viisauttamme, tutkimustamme ja ennakointikykyämme pysyäksemme mahdollisimman hyvin valmistautuneina ja säilyttää rauhallisuutemme, kun riskit toteutuvat.

Projektin riskien ymmärtäminen

Aloittaaksemme riskienhallintasuunnitelman kirjoittamisen, tarkastellaan ensin hyödyllistä projektiriskin määritelmää A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) -julkaisusta, vuoden 2000 painos:

”…riski on epävarma tapahtuma tai olosuhde, joka toteutuessaan vaikuttaa positiivisesti tai negatiivisesti projektin tavoitteeseen. Näin ollen riski ei ole tapahtuma tai tapahtuma, joka on jo kohdannut projektin. Se on tapahtuma, joka saattaa tapahtua.”

Joku, joka on jo tapahtunut, on projektin ongelma, johon on aktiivisesti reagoitava. Sitä vastoin projektiriski on jotain, joka saattaa tapahtua ja johon sinun on pysyttävä varautuneena.

Kaikkien riskien kolme osatekijää

Gregory Becker erottaa riskitapahtuman kahdesta muusta jokaisen riskin ratkaisevasta osatekijästä:

1. Riski itsessään on tapahtuma tai tila, joka voi tapahtua. Riski on määriteltävä selkeästi, jotta huoli muuttuu todelliseksi ja siihen voidaan reagoida.

2. Riskin seuraus on myös määriteltävä, jotta tiimisi tietää, mikä on vaakalaudalla, kuinka suuri ja kiireellinen vaikutus heidän on mahdollisesti reagoitava ja mihin hankealueisiin se voi vaikuttaa.

3. Riskin todennäköisyys on arvioitava mahdollisimman tarkasti, jotta tiimisi kohdentaa asianmukaisen ja oikeasuhtaisen määrän aikaa ja energiaa riskin suunnitteluun, seurantaan ja riskiin reagoimiseen.

Varautua hyviin ja huonoihin riskeihin

Riskit, jotka haluat varmasti ennakoida ja joihin haluat varautua, ovat riskejä, jotka voivat vaikuttaa aikatauluun, budjettiin tai toimitusten laatuun. Riskit voivat usein negatiivisesta sävystä huolimatta vaikuttaa myös myönteisesti. On esimerkiksi aina mahdollista, että markkinahinnat laskevat ja projektisi jää yhtäkkiä huomattavasti budjetin alapuolelle. Oletko suunnitellut, miten voisit kohdentaa säästyneet rahat uudelleen?

Erottele kolmenlaiset riskit

Kaikki projektiriskit ovat suunnittelemattomia, mutta vain osa niistä on ennalta arvaamattomia. Riskit kuuluvat johonkin kolmesta tunnettavuusluokasta:

1. Tunnettu riski on tiimin jäsenten jo tunnistama ja se on läsnä jo varhaisessa suunnitteluvaiheessa (vastakkainasettelun äänet, budjetin ylitys, materiaalipula, resurssien rajallisuus jne.). Nämä tulisi dokumentoida perusteellisesti riskienhallintasuunnitelmaan hyvissä ajoin etukäteen.

2. Tuntematon riski ei ole määritelty suunnitteluvaiheessa ja sen tuntee vain rajallinen määrä henkilöitä. Niiden selvittämisen tulisi olla tutkimuksen ja riskienhallintasuunnitelman ensisijainen painopiste.

3. Tuntematon riski, jota kenenkään ei voida kohtuudella olettaa ennakoivan ja joka on yleensä yllätys useimmille yksilöille (järjestelmän vikaantuminen, äkillinen sairastuminen, onnettomuus jne.).

Riskienhallintasuunnitelman ideana on edetä mahdollisten riskien edelle – sekä hyvien että huonojen. Se on osa projektisuunnitteluprosessia, joka auttaa tiimiäsi pysymään ennakoivana eikä reaktiivisena ja hätiköivänä. Mitä enemmän valmistaudut odottamattomiin tilanteisiin, sitä vähemmän yllätykset suistavat projektisi raiteiltaan.

Whitepaper: The Complete Guide to Planning Creative Projects

Ebook: 3 Winning Strategies for IT Project Success

Riskienhallintasuunnitelmaprosessi

Vaihe 1: Tunnista potentiaaliset riskit

Kehitä koko tiimisi ja kaikkien projektin sidosryhmien kanssa aivoriihi potentiaalisista riskeistä riskienhallintasuunnitelmaasi varten. Jokaisen osallistujan olisi tarkasteltava hanketta perusteellisesti oman roolinsa näkökulmasta ja tunnistettava kaikki heidän toimialaansa kuuluvat asiat, jotka voitaisiin katsoa riskitapahtumaksi tai -tilanteeksi. Mitä sellaista he näkevät omasta näkökulmastaan, mitä muut eivät ehkä näe?

Kannusta tässä aivoriihessä tiimiäsi puhumaan kaikista mahdollisista riskeistä ja ottamaan kaikki sidosryhmät mukaan. Tässä vaiheessa kaikkien ideoiden pitäisi olla pöydällä. Viime kädessä projektipäällikön tehtävänä on tislata ja viimeistellä riskienhallintasuunnitelmaan tulevat asiat. Projektipäällikkö hyödyntää myös tutkimustietoa, aiempaa kokemusta, muita projektipäälliköitä ja samankaltaisia projekteja.

Vaihe 2: Arvioi ja arvioi potentiaaliset riskit

Jatkossa järjestä kattava luettelo potentiaalisista riskeistä todennäköisyyden (vähäinen, kohtalainen ja suuri riski) ja vaikutusten (vähäinen, kohtalainen ja vakava) mukaan. Nämä tiedot voidaan koota niin sanottuun riskirekisteriin. Vaikka se ei kuulu projektin suunnitteluvaiheeseen, ajattele riskirekisteriä elävänä asiakirjana, johon palaat ja jota mahdollisesti muutat projektin aikana.

Pro-vinkki: Yksi ennakoiva riskienhallintatekniikka on viestintä. Done Right -kirjassaan Workfrontin toimitusjohtaja Alex Shootman kirjoittaa, että hänen kokemuksensa mukaan:

”…kaikissa projekteissa on vähintään kolme katastrofia, eivätkä ne liity käsillä oleviin teknisiin tehtäviin. Niiden juuret ovat viestinnässä. Eikä merkitystä yleensä ole sillä, miten katastrofin välttää. Vaan se, miten niitä hoidetaan, kun ymmärretään, että katastrofit johtuvat todennäköisesti väärästä viestinnästä, epämääräisyydestä tai siitä, että elintärkeitä yksityiskohtia ja päätöksiä ei ole jaettu oikeaan aikaan.””

Vaihe 3: Määritä omistajuus jokaiselle mahdolliselle riskille

Kun määrittelet tiimin jäseniä valvomaan riskejä, laita lista tärkeysjärjestykseen ja tiedä, kuinka monta resurssia tarvitset kuhunkin riskiin. Nimetyt tiimin jäsenet ovat vastuussa toiminnan aloittamisesta, jos mahdollinen riski muuttuu todelliseksi ongelmaksi. Riskien omistajuuden määrittäminen riskienhallintasuunnitelmassa varmistaa, että joku pitää aina silmällä kutakin ongelmaa, ja auttaa ratkaisemaan ongelmat nopeasti ja tehokkaasti.

Vaihe 4: Luo ennaltaehkäiseviä vastatoimia

Kunkin riskin projektipäällikön ja omistajan tulisi työskennellä yhdessä ja määrittää riskirekisterin avulla asianmukaiset vastatoimet, jos ja kun riskistä tulee ongelma. Päättäkää, mikä seuraavista neljästä reaktiosta on sopiva:

Vältä: muuta suunnitelmia tai lähestymistapaa riskin poistamiseksi.

siirrä: siirrä riski jollekin toiselle tiimin sisällä, yrityksen sisällä tai sen ulkopuolella (esim, vakuutusyhtiölle tai myyjälle).

Torjua: vähennä uhan todennäköisyyttä ja/tai vaikutusta projektiin.

Hyväksyä: salli riski ja käsittele sen seuraukset.

Riskienhallintasuunnitelmasi tulisi olla näkyvissä kaikille tiimin jäsenille, jotta kaikki tietävät, mitä riskejä on syytä varoa ja keneen ottaa yhteyttä, jos jokin niistä ilmenee. Tänä digitaalisena aikakautena voit helposti yhdistää yrityksesi yhteen yrityksen työnhallintaratkaisuun.

Vaihe 5: Seuraa riskejä jatkuvasti

Riskienhallintasuunnitelmassa jo tunnistamiesi riskien lisäksi uusia riskejä nousee varmasti esiin. Tässä kohtaa riskienhallintajärjestelmä tulee kuvaan mukaan, samoin kuin riskien jatkuva seuranta ja valvonta. Riskienhallinta edellyttää sellaisten laukaisevien tapahtumien seurantaa ja raportointia, jotka edellyttävät reagointisuunnitelmiesi käynnistämistä. Ja se tarkoittaa riskien analysointia suhteessa alkuperäiseen arviointiisi oppimista ja tulevaisuuden suunnittelua varten.

Riskien suunnittelu on monimutkainen ja jatkuva osa vankkaa projektinhallintaa. On mahdotonta ennustaa kaikkea, mikä menee pieleen, mutta jos sinulla on käytössä järjestelmä, kun ongelmia ilmenee, se varmasti parantaa onnistumismahdollisuuksiasi ja parantaa tulevia projekteja. Lisäksi riskien ennakointi vain rohkaisee tiimiäsi pysymään joustavana ja kokeilemaan rohkeasti uusia asioita.

Whitepaper: The High Cost of Chaos

Whitepaper: The Unnerving Cost of IT Project Management

Get started with risk planning

Ajan mittaan tehokas projektiriskien hallinta voi vähentää yleiskustannuksia ja saada tiimisi työskentelemään fiksummin. Projektipäälliköt saavat tarvitsemaansa apua tulipalojen sammuttamisessa, ja ongelmat, jotka olisivat voineet olla suuria, vähenevät vähäisiksi töyssyiksi. Kuten Shootman neuvoo kirjassaan Done Right, ”hyväksy, että jos tavoittelet poikkeuksellista, et aina onnistu. Mutta hyväksy myös se, että et tule loistavaksi poikkeuksellisen työn tekemisessä välttämällä riskejä, yllätyksiä tai virheitä.”

Workfront yksinkertaistaa projektin riskienhallintasuunnitelman laatimista. Tee yhteistyötä tiimisi kanssa yhdessä paikassa, mikä lisää viestintää ja läpinäkyvyyttä koko projektin ajan. Kaikki voivat antaa panoksensa ja varoa mahdollisia ongelmia yhdessä, mikä minimoi katastrofeiksi muuttuvien riskien määrän. Jos olet valmis aloittamaan seuraavan projektisi riskien suunnittelun, käy tuotekierroksella jo tänään.