Tuottavuus. Kuinka paljon teet, milloin teet, miten mittaat sitä. Laita joukko kirjoittajia yhteen, ja voit taata, että se nousee jossain vaiheessa esiin.
Suuri osa yrityksistä kysyy myös, miten seurata tuottavuutta, kun työntekijät työskentelevät kotoa käsin, sillä voi olla hyvin hankalaa tietää, mitä he tekevät. Tämä on kuitenkin helposti paras löytämämme ratkaisu, joten tutustu siihen.
Kirjoitatko sinä aamulla? Oletko tuottavampi yöllä? Onko sinulla päivittäinen sanamäärä? Lasketko sivuja muokatessasi? Miten tasapainottelet sähköpostin, sosiaalisen median, kirjoittamisen ja (toivottavasti) muun elämäsi vaatimusten välillä?
Pari viikkoa sitten kirjailija Nova Ren Suma kysyi tätä:
Kirjailijakollegat & freelancerit: Miten pidätte itsenne järjestyksessä ja saatte parhaan mahdollisen hyödyn työtunneista ja jonglööraatte kymmeniä asioita yhtä aikaa? Vinkkejä?
– Nova Ren Suma (@novaren) April 16, 2014
Hän sai läjäpäin vastauksia, ja kirjailija R. J. Anderson antoi eeppisen vastauksen, joka on kerrottu täällä – suosittelen lukemaan sen.
Aloitin vastaukseni kirjoittamisen, mutta siitä tuli niin valtavan suuri, että aion jakaa sen kolmeen viestiin. Tänään aion puhua ajanhallinnasta. Tarkemmin sanottuna tehtävälistoista ja Pomodoro-tekniikasta. Tämä ei ehkä kuulosta seksikkäältä, mutta usko pois, se voi muuttaa pelin. Toisessa postauksessa puhutaan tehtävätyypeistä, sosiaalisesta mediasta ja työpäivästäsi. Kolmannessa puhutaan asenteista ja lähestymistavoista työntekoon.
Tuottavuusneuvonta on mielestäni todella mielenkiintoinen alue, koska suuri osa neuvonnasta on tarkoitettu ihmisille, jotka työskentelevät toimistoissa ja töissä, joissa oikeasti tiedetään, milloin tehtävä on suoritettu. Kirjailijoiden kohdalla näin ei aina ole. Alla olevat neuvot on siis tarkoitettu nimenomaan kirjailijoille (ja muille luovan työn tekijöille), ja ne perustuvat vuosiin, jotka olen viettänyt voittoa tavoittelemattomassa järjestössä, jossa johdin erittäin tuottavaa tiimiä, sekä omaan kokemukseeni opiskelusta, kokopäivätyöstä ja kahden trilogian kirjoittamisesta yhtä aikaa.
LISTAT
En puhu nyt vain tavallisesta tehtävälistasta. Kaiken laittaminen yhdelle jättimäiselle listalle on taattu tapa tarkastella asiaa, hukkua siihen ja heittäytyä sitten vapaaehtoisesti Lizzie Bennetin päiväkirjojen kaninkoloon sen sijaan, että tekisi mitään työtä. Se on liian suuri tietopaketti omaksuttavaksi kerralla, ja se näyttää enemmän kuin mitä ikinä pystyt tekemään. Mutta hyvä tehtävälista voi tosissaan muuttaa elämäsi. Sen avulla voit varmistaa, ettei mikään unohdu, välttää viime hetken kiireet ja itse asiassa vähentää stressiäsi. Lupaus!
Tekniikoita on paljon erilaisia, ja sinun kannattaa valita itsellesi sopiva, mutta minä näytän, miltä minun listani näyttää. Avaimet ovat:
- Kaikkien tehtävien selkeä hahmottelu
- Kohdista jokaiselle päivälle saavutettavissa oleva määrä
- Jätä tilaa odottamattomalle
- Suunnittele etukäteen
Pidän listani sähköpostiluonnoksessa, jotta voin käyttää sitä puhelimestani tai kannettavasta tietokoneestani milloin tahansa lisätäkseni siihen jonkin asian. Kun hankin uuden to do -tehtävän, en hyppää siihen samana päivänä, ellei se ole kiireellinen. Siirrän sen tulevalle päivälle ja unohdan sen, kunnes on aika tehdä se. En voi sanoa tarpeeksi, kuinka paljon tämä vähentää stressiä.
Luetteloin tulevan viikon jokaisen päivän ja jaan tehtävät sen alle. Sitten minulla on otsikko ”Tulevat päivämäärät”, otsikko ”Ensi viikko” ja otsikko ”Tulevat toimet”. Ja sitten joka päivä kirjoitan käsin listan siitä, mitä aion tehdä, ja laitan loput listasta pois. Siten minun tarvitsee katsoa vain palasiksi pilkottuja tehtäviäni, ei edessä venyvää tietä. Sääntöni: Jos päivittäinen listani ei mahdu post-it-lapulle, siinä on liikaa tehtävää, jotta voin tehdä kaiken.
Tässä on, mitä kunkin käyttämäni otsikon alle tulee:
Päiväotsikko: Vain ne tehtävät, jotka saan aikaan sinä päivänä. Niiden pitäisi olla selkeästi hahmoteltuja, eikä niitä saisi olla liikaa.
Tulevat päivämäärät: Tapaamiset tai sitoumukset, joita en voi unohtaa ja jotka haluan merkitä ensi viikon listaan.
Ensi viikolla: Luettelo ensi viikolla tehtävistä asioista, mutta ei vielä lajiteltuna päiväkohtaisesti – teen tämän vasta, kun tiedän, millaiseksi viikko muodostuu, mahdolliset toimitukselta tulevat pyynnöt tai henkilökohtaiset sitoumukset.
Tulevaisuuden toimet:
Ja tässä ote viimeaikaisista tehtävälistoistani. Olen listannut vain kaksi yksittäistä viikonpäivää, koska tästä on tulossa jo eeppisen pitkä blogikirjoitus.
MONSTAI
- Kirjoitan Pub Crawl -blogikirjoituksen
- Lähetän sähköpostia (kirjailijaystävälle)
- Täytän kirjailijakyselylomakkeen
- Kritiikki luettu (CP:n romaani) – 100 sivua
- Kriti Megin luku
- Sähköposti Jaylle
KESKIVIIKKO
- Kirjoitan luvun
- Postiin
- Jooga
- Lähetän lasku
- Sähköposti agentti
- Sähköposti päätoimittaja
- Sähköposti (ystävä)
TULOSTAVAISUUDET
- 13. toukokuuta – This Shattered World kansikuvan paljastus
- 15. toukokuuta – aivoriihi yhdessä Jay
- 31. toukokuuta – 1. kesäkuuta – Emerging Writers Festival (paneeli sunnuntaina)
PÄIVITTÄINEN VIIKKO
- Twiittaan (ilmestyvä kirja)
- Sähköposti (nimi), (nimi) ja (nimi)
- Kritiikkilukemisen loppuun (kirjailija)
- Tarjoa bio/headshot/haastattelun vastaukset (konferenssin nimi)
- Sähköpostitse kirjanpitäjälle
Tulevaisuuden toimet
Ja näin minun tehtävälistani toimii! Vaikka se näyttää monimutkaiselta, sen luominen kestää noin kuusikymmentä sekuntia. Minulle sen tärkeimmät vahvuudet ovat se, että se on helposti saatavilla, sitä on helppo ylläpitää, sen avulla voin kohdentaa tehtävän siihen ajankohtaan, jolloin se pitää tehdä, ja sitten unohtaa sen, ja se tarkoittaa, että herään joka päivä tietäen, mitä minun pitää saada tehtyä sinä päivänä! Päätitpä sitten käyttää tätä muotoa, sovellusta tai teknisempää järjestelmää, on elintärkeää, että sinulla on tapa seurata kaikkia ilmassa olevia palloja. Järjestelmäsi pitäisi olla joustava, mutta sen pitäisi silti varmistaa, että tiedät, mitä tehdä joka päivä, ja sen pitäisi antaa sinun keskittyä päivään kerrallaan sekä nähdä kokonaiskuva.
POMODORO
Kun on aika tarttua yllä olevaan luetteloon, vannon Pomodoro-tekniikan nimeen. Eri ihmiset käyttävät sitä eri tavoin, mutta annan sinulle lyhyen kuvauksen omastani – olen jakanut sen muiden kirjoittajien kanssa, ja monet heistä ovat kertoneet, että se todella auttaa heitäkin. Voit hankkia ilmaisen Pomodoro-sovelluksen puhelimeesi tai tehdä tämän tavallisella keittiön ajastimella.
Tekniikka edellyttää, että työskentelet 25 minuuttia ja pidät sen jälkeen viiden minuutin tauon. Teet tämän neljä kertaa peräkkäin ja pidät sitten puolen tunnin tauon. Minulle avainasemassa on se, että aloitan työaikani listalla tehtävistä asioista, olipa kyse sitten kirjoittamisesta, hallinnosta tai markkinoinnista. Ryhdyn ensimmäiseen, teen töitä, kunnes se on tehty, ja siirryn sitten toiseen. En missään tapauksessa tee 25 minuutin työaikani aikana mitään muuta kuin asettamiani tehtäviä. Ei missään nimessä sosiaalista mediaa, teekupin keittämistä, haaveilua jne. Huomaan, että 25 minuuttia ei koskaan tunnu ylitsepääsemättömältä, joten hyppään sisään, ja muiden toimintojen kieltäminen tarkoittaa, että ohitan vaarallisen ajan viiden minuutin kuluttua, kun sormeni alkavat hiipiä avaamaan uutta välilehteä Twitteriin. Ponnistelemalla tuon ”häiriöpisteen” ohi saan paljon aikaan.
Yhtä tärkeää on viiden minuutin taukojen pitäminen – ideana on levätä ennen kuin väsyt, jotta olet valmis jatkamaan seuraavalla 25 minuutin lenkillä. Viiden minuutin tauoilla venyttelen yleensä, haen juotavaa, käyn vessassa tai pidän kolmen minuutin tanssibileet koiran kanssa, minkä lisähyötynä rentoutan selkääni ennen kuin tulen kipeäksi liian pitkästä aikaa näppäimistön ääressä. Kun saavutan 30 minuutin tauon, menen yleensä kävelylle – on tärkeää jättää näppäimistö tuon tauon ajaksi.
Saan paljon aikaan, kun käytän tätä lähestymistapaa – jos olet kiinnostunut, kokeile sitä!