Private Wiki: How to Create a Visually Appealing one?

Luo wiki ja koe etäyhteistyön voima.

Olemme kaikki kuulleet Wikipediasta, ihmisten käyttämästä sivusta, kun he haluavat oppia jotain uutta tai lukea tuntemattomasta aiheesta. Wikipedian tehtävänä on luoda kattava tietovaranto, ja se on luotu wikien avulla. ’Wikiä’ voidaan käyttää monin eri tavoin, ja siitä on nopeasti tulossa haluttua teknologiaa tiedonhallintaan ja etäyhteistyöhön.

Tiesitkö, että keskiverto tietotyöntekijä käyttää lähes 2,5 tuntia päivässä, eli noin 30 % työpäivästään, tiedon etsimiseen?

Toisessa tutkimuksessa todettiin, että lähes 20 % työntekijän työajasta – mikä vastaa yhtä päivää työviikossa – tuhlataan työnsä tekemiseen tarvittavan tiedon etsimiseen!

Organisaatioiden on kerättävä tietämystä, järjestettävä tietoa useista eri lähteistä, jaettava kokemuksia ja tarjottava oivalluksia, jotta työntekijät voivat tehdä työnsä tehokkaasti. McKinsey & Companyn mukaan hakukelpoinen sisäinen tietopankki voi lisätä työntekijöiden tuottavuutta 35 prosenttia. Yksi tapa, jolla yritykset saavuttavat tämän tietopohjan luomisen, on käyttää wikejä – sivuja, jotka järjestävät tietoa ja joita voidaan jakaa useille käyttäjille.

Halusitpa sitten tallentaa yritystyötäsi tai hallita henkilökohtaista tietoa, tämä artikkeli esittelee sinulle, mikä on wiki, sen edut ja haitat. Kerromme myös, miten wiki luodaan ja miten voit aloittaa sen tehokkaan käytön yrityksessäsi.

Mikä on wiki?

Nimen ”Wiki” antoi ensimmäisen wikin luoja Ward Cunningham. Se on lyhennetty muoto havaijinkielisestä sanasta ”wiki- wiki”, joka tarkoittaa nopeaa.

Wiki on verkkosivu, jota useat käyttäjät voivat muokata yksinkertaisella verkkoselaimella ja internet-yhteydellä. Wikit ovat nopea ja helppo tapa luoda tietovarastoja, etsiä tietoa ja työskennellä yhteistyössä samalla sivulla.

Wikipedia määrittelee wikin seuraavasti: ”Tekstijulkaisu, jota oma yleisö muokkaa ja hallinnoi yhteistyössä suoraan verkkoselaimella”. Tämä tarkoittaa, että wikiä voi luoda ja muokata kuka tahansa, jolla on pääsy verkkosivulle.

Tyypillinen wiki voi sisältää useita sivuja jostakin aiheesta, ja se toimii tietämyskeskuksena useille osallistujille.

Wikien tyypit

Voidaan jakaa wikien eri tyypit luomisen tarkoituksen ja tavoitellun yhteistoiminnan laajuuden perusteella. Onko tarkoituksenasi luoda tietokeskittymä, johon koko maailma pääsee käsiksi, vai henkilökohtainen hakemisto, josta voit hakea tiedostojasi? Haluatko rajoittaa henkilöitä, jotka voivat lisätä tai muokata sisältöä? Keskustellaan wikien kolmesta päätyypistä:

1. Julkiset wikit – Wikit, jotka on luotu toimimaan tietokeskuksena, jossa kuka tahansa voi luoda ja muokata sisältöä, kutsutaan julkisiksi wikeiksi. Ne ovat avoimia yhteistyöhön kaikille. Suositut wikit, kuten Wikipedia, Scholarpedia ja WikiTravel, ovat julkisia.
2. Yksityiset wikit – Yritykset käyttävät yksityisiä wikejä sisäisenä tietopankkina hallinnoidakseen yrityksen sisäistä tietoa, jolloin tiimit voivat helposti jakaa tietoa ja tehdä yhteistyötä. Se on paikka, johon tiimisi voi tallentaa dokumentteja yrityksen politiikoista, prosesseista, ohjeista, SOP:ista (Standard Operating Procedures), projekteista, tuoteluetteloista, työnkuluista, yhteisistä tunnuksista, tarkistuslistoista jne. Ajattele, että se on yrityksesi sisäinen Wikipedia, joka on tehty yksityisesti yrityksellesi. Käymme yksityisiä wikejä yksityiskohtaisesti läpi tässä artikkelissa.
3. Henkilökohtainen wiki – Voit käyttää wikiä myös henkilökohtaisena wikinä muistiinpanojen tekemiseen, tietopankkina, päiväkirjana, kirjoitustyökaluna tai vaikkapa projektinhallintatyökaluna.

Wikien edut

Aluksi wiki voi olla tehokas tapa kerätä ja levittää tietoa. Se voi parantaa tiimin jäsenten etäyhteistyötä ja tarjota helpon tavan saada tiimi samalle sivulle. Joitakin wikien tärkeimpiä etuja ovat seuraavat:

• Kuka tahansa voi luoda wikin
• Kenen tahansa on helppo muokata wikiä
• Helppo oppia ja käyttää
• Helppo päivittää tietoja
• Tiimit voivat työskennellä yhdessä yhden verkkosivun parissa
• Jakaa ja tehkää yhteistyötä asiakirjojen parissa vaivattomasti
• voi seurata tehtyjä muutoksia ja palata edelliseen versioon
• Joustava rakenne, jonka avulla voit luoda wikin tarpeidesi mukaan
• Laaja valikoima wikiohjelmistoja, joista voit valita
• Matalat hallinnointikustannukset

Kerromme tarkemmin yksityisistä wikeistä, joita usein kutsutaan sisäisiksi wikeiksi tai yrityswikeiksi. Yksityinen wiki eli sisäinen wiki toimii keskeisenä tietokeskuksena, jossa hallitaan ja jaetaan kaikkea yrityksen tietoa ja tietämystä.

Lue lisää: Mikä on paras tapa luoda sisäinen wiki

Tarvitsetko yksityistä wikiä?

Ennen kuin aloitat wikiohjelmiston käytön, on tärkeää tunnistaa wikin luomisen tarkoitus. Mitä hyötyä wikin luomisesta ja tiedon jakamisesta tällä tavalla on?

Luetteloi eri osastot, ihmiset, tarvittavat tietoresurssit ja ihmisten tarve tehdä yhteistyötä.

Katsotaanpa keskeisiä syitä, miksi yrityksesi voi tarvita yksityistä wikiä:

• Onko sinulla etäryhmä, jonka on tehtävä yhteistyötä?
• Haluatko luoda tiedon keskuksen kaikille työntekijöille?
• Etsitkö yksinkertaista mutta tehokasta tapaa luoda ja muokata asiakirjoja yhdessä?
• Haluatko helpottaa viestintää ja keskustelua asiakirjojen ympärillä?
• Tarvitseeko tiimisi nopeaa tiedonhakua ja -saantia?
• Tarvitsetko nopean tavan tuoda ja viedä sisäistä tai ulkoista tietoa?
• Tahdotko nähdä kaikki asiakirjan kirjoitus- ja muokkausvaiheet?
• Etsitkö nopeaa tapaa ottaa työntekijät palvelukseen tai kouluttaa heitä?

Jos vastasit kyllä useimpiin edellä mainittuihin kysymyksiin, lue lisää, miten valita hyvä wikiohjelmisto.

Pakkohankinnat yksityisessä wikiohjelmistossa

Luomaasi wikiä käyttävät useat sidosryhmät, joten varmista, että siinä on kaikki tarvitsemasi oikeat ominaisuudet.

Keskustellaanpa ominaisuuksista, joita yrityksesi wikissä on oltava:

1. Yhteistyöhön perustuva editori – Wikiohjelmistossasi on tuettava reaaliaikaista yhteistyötä, jotta tiimisi voi editoida samaa asiakirjaa yhdessä. Sinun pitäisi myös pystyä lisäämään runsaasti mediaa, kuten kuvia, videoita, tiedostoja jne.
2. Järjestetty rakenne ja kansiot – Työtilat helpottavat yhteistyötä, tiedon jakamista ja varmistavat, että oikeat tiimin jäsenet tai asiakkaat pääsevät käsiksi tietoihin. Sinun pitäisi myös pystyä järjestämään wikisi kansioihin, jotta saat siistin ja vankan organisoidun rakenteen.
3. Yrityksen omaisuuden tallentaminen ja jakaminen – Wikissä pitäisi olla sisältökirjasto, johon voit tallentaa kuvia, tiedostoja ja digitaalista sisältöä, jonka lisäät sisäiseen wikiin, jotta kaikki pääsevät helposti käsiksi niihin ja voivat käyttää niitä uudelleen.
4. Runsaat upotusvaihtoehdot – Sinun pitäisi pystyä helposti upottamaan verkkolinkkejä, mediatiedostoja ja pilvitiedostoja helposti luodaksesi vuorovaikutteisia asiakirjoja.
5. Haku – Haku on avaintekijä wikien helppokäyttöisyydessä. Wikissä pitäisi pystyä etsimään dokumentteja helposti, ja olisi hienoa, jos myös dokumenttien sisällöstä voisi tehdä hakuja.
6. Kommentit – Jos tarvitset apua wikissä tai sinulla on kysyttävää siitä, sinun pitäisi pystyä nopeasti tekemään inline-kommentti poistumatta dokumentista.
7. Asiakirjojen linkittäminen toisiinsa – Asiakirjoja on voitava linkittää toisiinsa eri aiheiden ja aihepiirien ympärillä, jotta kaikki toimii yhdessä, mikä helpottaa tiedon jakamista.
8. Oikeudet & käyttöoikeustasot – Sisäisessä wikissäsi on voitava asettaa käyttöoikeustasoja, jotta voidaan varmistaa, että oikeat henkilöt pääsevät käsiksi tietoihin.

Lue lisää: Mikä on paras tapa jakaa tutkimusta tiimisi kanssa?

Miksi Bit on paras tapa luoda wiki?

Wikien luomiseen tarvitaan osaava työkalu, joka auttaa sinua luomaan, jakamaan ja tekemään yhteistyötä sidosryhmien kanssa ja saamaan työsi tehokkaasti valmiiksi. Tässä Bit tulee kuvaan mukaan!

Bit.ai on uuden ajan dokumentointi- ja tiedonhallintatyökalu, joka auttaa tiimejä tekemään yhteistyötä, jakamaan, seuraamaan ja hallitsemaan kaikkea yrityksen tietoa yhdessä paikassa.

Bitillä voit helposti lisätä kuvia, taulukkolaskentataulukoita, Google Slides -ohjelmia, YouTube-videoita, PDF-tiedostoja, karttoja, kaavioita, graafeja ja paljon muuta wikeihisi ja tehdä niistä visuaalisesti upeita.

Keskeiset ominaisuudet

1. Reaaliaikainen yhteistoiminnallinen editori – Bit tukee reaaliaikaista yhteistoiminnallisuutta, joten tiimisi voi muokata samaa asiakirjaa yhdessä. Alusta on ominaisuuksiltaan rikas, mutta siinä on yksinkertainen muotoilu ja intuitiivinen käyttöliittymä, joten uuden käyttäjän on helppo navigoida siinä. Voit myös lisätä runsaasti mediaa, kuten kuvia, videoita, tiedostoja jne.
2. Järjestetyt työtilat ja kansiot – Bit tuo kaikki tietosi yhteen paikkaan, sillä voit järjestää tiedot työtiloihin ja kansioihin. Työtiloja voidaan luoda projektien, tiimien, osastojen ja asiakkaiden ympärille. Kaikki työtilaan lisätyt voivat käyttää sen sisältöä ja tehdä yhteistyötä sen kanssa. Kunkin työtilan sisällä voit luoda rajoittamattoman määrän wikejä ja päästä käsiksi sisältökirjastoosi.
3. Sisältökirjasto – Bitillä on työtilatasolla sisältökirjasto, johon voit tallentaa ja jakaa yrityksen omaisuutta. Voit tallentaa kuvia, tiedostoja ja digitaalista sisältöä helposti, jotta koko tiimi voi käyttää niitä milloin tahansa.
4. Runsas upotusvalikoima – Bit.ai integroituu yli 100 verkkosovelluksen kanssa (Esim. YouTube, Typeform, LucidChart, Spotify, Google Drive jne.), jotta tiimit voivat kutoa tietoa wikeihinsä muutenkin kuin pelkän tekstin ja kuvien avulla.
5. Älykäs haku – Bitissä on erittäin vankka hakutoiminnallisuus, jonka avulla kuka tahansa voi löytää tietoa nopeasti. Voit etsiä kansioita, tiedostoja, asiakirjoja ja asiakirjojen sisällä olevaa sisältöä kaikissa työtiloissa.
6. Rivikommentointi ja kutsuminen – Voit tehdä rivikommentteja asiakirjan sisällä ja kutsua käyttäjän työtilassa. Bitillä on mahdollisuus lähettää sähköposti-ilmoituksia asiakirjaan tehdyistä kommenteista. Voit myös korostaa tekstiä ja käyttää @mention-toimintoa merkitäksesi jonkun henkilön mihin tahansa tekstiin asiakirjan sisällä.
7. Asiakirjojen linkittäminen toisiinsa – Bitin avulla käyttäjät voivat luoda rajattomasti asiakirjoja ja linkittää niitä toisiinsa luodakseen tietopohjaa laajentavia wikejä. Korosta vain sanat ja sinulla on mahdollisuus luoda uusi asiakirja.
8. Lupien & jakamisoikeus – Bit tukee ominaisuuksia, kuten asiakirjojen seurantaa, pilvipalveluun lataamista, malleja, asiakirjojen lukitsemista, asiakirjojen voimassaolon päättymistä, salasanasuojausta, tiedostojen käyttörajoituksia jne. jotka auttavat pitämään tärkeät yritystietosi turvassa.

Miten luoda wiki Bitillä?

Jos olet päättänyt, että wiki on oikea valinta sinulle, ja haluat luoda nopeasti wikin yksinkertaisella käyttöliittymällä, loistavilla integraatioilla ja ilman koodauspäänsärkyä! Näin pääset helposti alkuun:

Vaihe 1: Luo Bit-tili

Mene Bit.ai:n etusivulle ja napsauta Get Started for Free tai Sign Up päästäksesi alkuun. Anna sähköpostiosoitteesi rekisteröityäksesi. Sisäänkirjautumisen jälkeen voit luoda profiilisi.

Vaihe 2: Luo työtila

Kirjautumisen jälkeen pääset kojelaudallesi, haluat siirtyä työtila-osioon! Klikkaa oikealla olevaa ’Create Workspace’ -painiketta. Näyttöön tulee ponnahdusikkuna, jossa sinua pyydetään lisäämään nimi uudelle työtilallesi.

Voit luoda työtilan tiimin, osaston, suuren projektin, asiakkaan, yhteistyökumppanin jne. ympärille ja nimetä sen sen mukaisesti.

Vaihe 3: Lisää tiimin jäsenet

Bitin avulla tiimisi jäsenet voivat tehdä reaaliaikaista yhteistyötä ja tehdä töitä yhdessä. Voit kutsua muita yrityksesi jäseniä liittymään sinuun työtilan sisällä ja tehdä yhteistyötä työtilan sisällä olevan tiedon, projektien, asiakirjojen ja sisällön kanssa.

Se on helppo tapa hallita projekteja, luoda esityksiä, tehdä aivoriihiä, pitää SOP:ita, luoda suunnitelmia ja mikä tärkeintä, jakaa yritystietoa ja -tietämystä!

Vaihe 4: Luo haluamasi dokumentti

Oltuasi työtilassa napsauta painiketta ’Luo uusi’. Saat tyhjän Bit-asiakirjan, joka on valmis käytettäväksi!

Part A: Sisäinen Wiki

Seuraa seuraavia ohjeita asiakirjojen linkittämiseksi toisiinsa:

1. Valitse ”Sisäinen Wiki”. Avaa Bit-dokumentti ja aloita kirjoittaminen.

👉🏼2. Korosta mikä tahansa osa tekstistäsi.

👉🏼3. Näkyviin tulee muotoilutyökalurivi. Napsauta ’Linkki asiakirjaan’.”

👉🏼4. Aloita minkä tahansa asiakirjan haku tällä työtilalla.

👉🏼5. Kun löydät sen, voit lisätä sen asiakirjaan ja näet, että alun perin korostamassasi tekstissä on nyt hyperlinkki, joka vie käyttäjän kyseiseen asiakirjaan.

Part B: Ulkoinen Wiki

6. 👉🏼 Valitse pudotusvalikosta ”Jaa.”

7. 👉🏼Jäsennyksen salliminen avautuu. Napsauta ’Ota jakaminen käyttöön’.

👉🏼8. Kopioi live-linkki, nappaa upotuskoodi tai luo jäljitettävissä oleva linkki tämän asiakirjan jakamiseen.

Final Takeaways

Wikit ovat yhteistoiminnallisia sivuja, jotka voivat auttaa yritystäsi jakamaan tietoa, keskustelemaan ideoista ja tekemään yhteistyötä etänä. Ennen wikin luomista; määrittele selkeästi liiketoiminnan tarkoitus, mahdolliset käyttötapaukset ja jakamisvaatimukset.

Valitse sen jälkeen sopiva wikityyppi ja wikiohjelmisto, jotta saat työn tehtyä. Aseta selkeät turvallisuusprotokollat ja käyttösäännöt. Varmista, että luot järjestetyn kansio- tai linkitysrakenteen, jotta tiimisi voivat laajentaa tietoa tuottavalla tavalla.