Työpaikan painonpudotuskilpailun järjestäminen on hauskaa JA työtä. Toivottavasti hauskuus painaa enemmän kuin työ ja työtunnit, joita joudut käyttämään miellyttävän ja onnistuneen haasteen järjestämiseen.
Organisoituminen tarkoittaa, että sinun on palkattava apua. Aloita ajoissa hankkimalla osallistujat ja ryhmänjohtajat paikoilleen ennen tapahtuman alkua. Hierarkian ja tehtävävirtakaavion järjestäminen on ensimmäinen työsi toimiston painonpudotushaasteen koordinaattorina.
Valitse tiiminvetäjät ja auta heitä valitsemaan vapaaehtoisista osallistujista koostuva tiiminsä.
Haastekilpailun isännöinti tarkoittaa, että sinulla on lopullinen sananvalta siitä, mistä haastekilpailussa on kyse. Se voi olla mitä tahansa pelkkä kilpailu siitä, kuka laihtuu eniten, tai täysimittainen terveystapahtuma, joka sisältää kuntoilua, hyvinvointia, koulutusta, tiimitapahtumia, varainkeruuta sekä paljon hauskanpitoa ja palkintoja.
Kilpailun järjestämistä pelkän laihduttamisen vuoksi ei suositella, sillä siitä voi tulla hyvin epäterveellinen ja haitallinen.
Mitkä ovat toimiston painonpudotuskilpailun järjestäjien tehtävät ja vastuut?
Sinä (isäntä) ja muu tiimi voitte jakaa vastuualueet varmistaaksenne, että haaste sujuu ongelmitta. Järjestäjänä kaikki on sinun vastuullasi varmistaa, että ihmiset suorittavat tarvittavat tehtävät ajallaan.
Miten valita laihdutushaasteen järjestäjä?
On joitakin perusominaisuuksia, joita järjestäjällä tulisi olla. Tapahtuman vastuuhenkilön tulisi olla henkilö, joka on hyvä organisoija ja delegoija. Koska kyseessä on työpaikkahaaste, ehdotan, että sitä ei kannattaisi johtaa esimies tai joku johdosta. Se, että esimies vastaa ”hauskasta” tapahtumasta, voi tappaa motivaation todella nopeasti.
Jos kaikki muu epäonnistuu, jonkun HR:stä (henkilöstöhallinnosta) tai OH:stä (työterveyshuollosta) tai vastaavasta pitäisi pystyä kantamaan tämä vastuu, eikä se saa röyhistää höyheniä.
Vastuuhenkilönä sinun tehtävänäsi on koota työryhmä, delegoida tehtäviä ja laatia aikataulu. Hauskan ja (näennäisen) vaivattoman toimistopainonpudotuskilpailun järjestäminen vaatii suunnittelua ja aikaa.
Hyvän tiimin kokoaminen avuksesi on tärkeää. Tiimi auttaa edistämään vastuullisuuden tunnetta, toveruutta ja tarjoaa sinulle resurssipoolin, kun on kyse aktiviteettien, haasteiden ja palkintojen ideoinnista.
Isäntä tarvitsee seuraavat asiat:
Ennen kuin edes aloitat, varmista, että sinulla on pomon siunaukset haasteen järjestämiseen työpaikalla. Varmista, että he tietävät ja hyväksyvät kaiken, mitä siihen liittyy. Tähän sisältyy se, mitä odotat yrityksen tarjoavan vastaavina palkintosuorituksina, kuntoilulle ja terveellisille aktiviteeteille sallittuna aikana ja tilana sekä yrityksen sponsorointina.
Kun sinulla on johdon yhteistyöhalukkuus ja siunaus, sinun on levitettävä sanaa ja koottava lista kiinnostuneista osallistujista, tiiminvetäjistä ja vapaaehtoisista.
Et välttämättä tarvitse muiden apua, mutta tekemistä ON paljon. Yritä löytää ihmisiä, jotka ovat taitavia tarvittavissa tehtävissä, ja jos mahdollista, anna ihmisten valita tehtävä(t), josta he nauttivat eniten ja jossa he ovat parhaita.
Haasteen suunnittelu työpaikalla vaatii erityisiä suunnittelutaitoja, jotka auttavat kaikkia palasia sopimaan yhteen ajallaan. Sinä (järjestäjä) olet yhteyshenkilö, joka vastaa toimikuntien kokousten aikatauluttamisesta ja kaikkien heidän tuomiensa resurssien yhdistämisestä.
Haasteen edistäminen
Tarvitset jonkun, joka vastaa tapahtuman edistämisestä ja toimii yhteyshenkilönä (eli markkinointi ja PR). Tämä henkilö vastaa joukkueen sähköpostiviestien lähettämisestä ja niihin vastaamisesta sekä päivitysten toimittamisesta sinulle, koska sinä ylläpidät tulostaulukkoa.
Jos otat mukaan ulkoista toimintaa hyväntekeväisyyssponsoroinnin hankkimiseksi, voisit harkita toisen henkilön lisäämistä tähän tehtävään, jotta hän voi keskittyä pelkästään yhteisön osallistumiseen.
Rahojen hoitaminen
Ensimmäisen henkilön tulisi hallinnoida rahaa. Tämä edellyttää yksityiskohtaista kirjanpitoa saapuneista ja lähteneistä rahoista. Tämä sisältää osallistujamaksut ja hankinnat, kuten joukkueen T-paidat ja palkinnot. Jos mukana on varainkeruutoimintaa, myös siitä on pidettävä kirjaa.
Tapahtumien aikataulutus
Tarvitaan tapahtumakoordinaattori. Tämä henkilö aikatauluttaa huone(et) viikoittaisia kokouksia, punnituksia ja pelejä varten. Hänen vastuullaan on myös löytää tarvittaessa erityisiä tiloja lisätilaisuuksia varten.
Näihin toimintoihin voi kuulua mitä tahansa ravintolavarausten suunnittelusta ”ulkona syömisen” haasteviikkoa varten tai kävelyreitin suunnittelusta ”askelhaastetta” varten.
Viestintä
Isäntänä olet myös pääkoordinaattori, joka vastaa jatkuvasta viestinnästä, aikatauluista ja suorituksista.
Ei kannata olettaa, että vain siksi, että joku on luvannut saada jonkin asian valmiiksi ensi perjantaihin mennessä, hän myös tekee sen. Jotkut ihmiset eivät mielellään sano ”ei” ja ovat saattaneet suostua tekemään jotain, mitä he eivät oikeasti halunneet. Sinun velvollisuutesi on varmistaa, että kaikki tehtävät toimitetaan valmiiksi ja ajallaan.
Luottamuksellisuus
Jokaiseen Painonpudotushaasteeseen tarvitaan henkilö, joka valvoo viikoittaista punnitusta. Sinun on kunnioitettava, että tämä on arkaluonteinen asia joidenkin ihmisten kanssa. Osallistujille on taattava vaitiolovelvollisuus ja luottamus. Henkilökunnan sairaanhoitaja tai terveyskoordinaattori on todennäköisesti ilmeisin valinta tähän tehtävään.
Muuta
Muut asiat, joista sinun on järjestäjänä vastattava, ovat:
- Varmista, että kaikki osallistujat ovat varmistaneet osallistumiskuntonsa. Saattaa olla hyvä hetki kannustaa heitä käymään lääkärissä vuositarkastuksessa.
- Julkaise laihdutuskilpailun säännöt ja varmista, että kaikki saavat niistä kopion.
- Jos aiot kutsua toimistoon asiantuntijoita puhumaan ruokavaliosta ja liikunnasta, heidät kannattaa haastatella ja varata ajoissa. Kaikki personal trainerit eivät tunne toimistojumppaa tai ylipainoisia henkilöitä. Samoin kaikki ravitsemusterapeutit eivät osaa auttaa ihmisiä, joilla on erityisruokavaliota. Kuka tahansa, jonka tuot puhumaan, saa esittää kysymyksiä ja todennäköisesti myös demonstraatioita, joten heidän on oltava kokeneita, asiantuntevia ja sympaattisia.
Kannusta heitä mainostamaan liiketoimintaansa ja tarjoamaan erityishintoja haastateltaville. Tämä ristiinpromootio saattaa houkutella heitä tulemaan paikalle ilmaiseksi. - Kun pisteytystyypistä on sovittu, viikoittaisten kokonaissummien julkaiseminen ja tarkistaminen on sinun vastuullasi. Sinun ei tarvitse tehdä punnituksia, mutta tarvitset viikoittaiset luvut (kilot tai prosentit). Jos lisäät pisteitä aktiviteeteista, keräät ne ryhmänjohtajilta.
- Vastuullasi on ryhmän sähköpostien ja viikoittaisten uutiskirjeiden lähettäminen sekä päivitysten lähettäminen tulostauluihin. Olet ENSIMMÄINEN, joka saa tietää, ketkä ovat finalisteja ja voittajia. Älä delegoi tai jaa tätä tietoa ennen juhlallista julkistamista.
- Luo työpaikkahaasteen sähköpostilista erityisesti näitä viestejä varten. Joukkueet ja joukkueenjohtajat kannattaa laittaa eri listoille. Lähetä päivityksiä ja muistutuksia. Sinun ei tarvitse muistuttaa kaikkia tapahtumasta, mutta muistuta tiiminvetäjiä muistuttamaan tiimiään.
Vastaavana toimiminen edellyttää, että olet jonkin verran etäällä ryhmistä siltä varalta, että syntyy riitoja, jotka vaativat tuomitsemista. Kannattaa valita puolueeton henkilö lopulliseksi tuomariksi. Todennäköisesti ei ketään johtoportaasta.
Toiminnan pitämiseksi hauskana ja oikeudenmukaisena johto ja esimiehet voivat vain rentoutua johtamistehtävistään ja olla osa painonpudotuskilpailuryhmää.
Tehtäväsi, jos päätät ottaa sen vastaan.
Olen tuskin edes raapaissut pintaa siitä, mitä kaikkea liittyy hauskan ja onnistuneen painonpudotuskilpailun isännöintiin ja järjestämiseen työpaikalla. Se kuulostaa tosiaan paljon työltä, eikö vain? Järjestäjänä sinun tehtäväsi on ponnistaa ja varmistaa, että tapahtuma on hauska ja menestyksekäs kaikille muille!
Kun teet sen, ihmiset puhuvat sinusta ja hauskasta ajasta, jota heillä oli vielä vuosienkin päästä!
Jos haluat opastusta, meillä on Järjestäjien Työkalupakki, jossa on kaikki, mitä tarvitset. Rekisteröidy vain täällä