Miten rakennat työntekijän bonussuunnitelman

Bonuksia pidetään loistavana motivaatiovälineenä työntekijöille. Työntekijät työskentelevät ansaitakseen työstä neuvotellun korvauksen, mutta he ovat taipuvaisia suoriutumaan tehtävästään paremmin – ylittämään sen, mitä heiltä odotetaan tehtävänkuvauksen mukaisten tehtävien suorittamisessa – jos he voivat odottaa saavansa siitä enemmän, erityisesti bonuksen.

Yhtiöiden kuulee usein antavan bonuksia paitsi keskimääräistä korkeammasta tuottavuudesta ja työntekijöiden esimerkillisestä suorituksesta myös tiettyinä vuodenaikoina.

Esimerkkeinä voidaan mainita erityiset loma-ajan bonukset ja loppuvuoden bonukset, jotka kasvavat vähitellen säännöllisiksi vuosibonuksiksi.

Työntekijäin saamat bonukset nähdään kuitenkin myös kaksiteräisinä miekoina. Ne ovat loistavia motivaattoreita, mutta niistä voi tulla myös motivaation vähentäjiä, erityisesti silloin, kun työntekijät tottuvat niihin siinä määrin, että he pitävät niitä oikeutenaan ja asiana, jota he voivat vaatia.

Loppujen lopuksi, jos tarkastellaan sanan ”bonus” eri määritelmiä, niihin liitetään sellaisia sanoja kuin ”ylimääräinen” ja ”kausiluonteinen”.

Työntekijöiden motivoituminen tai demotivaatio riippuu siitä, miten johto lähestyy koko tätä bonuksia koskevaa asiaa alusta alkaen. Kaikki alkaa siitä, miten he luovat ja jäsentävät työntekijöiden bonussuunnitelman.

Tässä artikkelissa opit kaiken 1) työntekijöiden bonussuunnitelmista ja 2) siitä, miten työntekijöiden bonussuunnitelma rakennetaan.

TYÖNTEKIJÖIDEN PALKKIOSUUNNITELMAT

Työntekijöille annetaan nykyään niin monenlaisia palkkioita, että on tarpeen pitää kirjaa kaikista palkkioista ja arvioida silloin tällöin, saavuttavatko ne sen, mitä niiden piti. Sitä varten pitäisi olla olemassa järjestelmä tai suunnitelma. Sitä kutsutaan työntekijän bonusohjelmaksi tai työntekijän bonussuunnitelmaksi.

Työntekijän bonussuunnitelma, johon usein viitataan myös nimellä työntekijän kannustinohjelma, on pohjimmiltaan asiakirja, joka sisältää yrityksen suunnitelman bonusten maksamisesta työntekijöilleen vuosittain. Tämä on erittäin suositeltavaa yrityksille, jotka antavat säännöllisesti bonuksia työntekijöilleen.

Bonus- tai kannustinsuunnitelmien merkitys voidaan rinnastaa työntekijöille annettavien bonusten ja kannustimien merkitykseen. Katsotaanpa joitakin niistä.

• Työntekijöiden bonussuunnitelma motivoi työntekijöitä parantamaan työsuoritustaan ja auttamaan yritystä saavuttamaan tavoitteensa.
• Yritys on yleensä houkuttelevampi mahdollisille työnhakijoille tai -ehdokkaille, jos he tietävät, että yrityksellä on työntekijöilleen bonussuunnitelmia. Tämän seurauksena se houkuttelee todennäköisemmin ammattitaitoisempia henkilöitä, jotka normaalisti olisivat jättäneet tilaisuuden väliin.
• Työntekijöiden on saatava täydelliset tiedot oikeuksistaan ja etuoikeuksistaan, mukaan lukien palkkauksesta ja eduista, ja tähän sisältyy myös mahdolliset palkkiot, joita he voivat saada. Näin heille kerrotaan etukäteen, mitä heidän on tehtävä ansaitakseen nämä palkkiot tai bonukset.
• Jos käytössä on bonussuunnitelma, yritys pystyy paremmin valvomaan summia, joita se maksaa bonuksina työntekijöilleen. Se voi asettaa rajoja ja tehdä tarvittavat mukautukset tarvittaessa.
• Tämä auttaa johtoa myös budjetoinnissa ja menojen ennustamisessa. Yrityksen taloussuunnittelussa viitataan varmasti aika ajoin bonussuunnitelmaan.

Työntekijöiden bonussuunnitelmien tyypit

Nimetään muutamia yleisempiä työntekijöiden bonusohjelmia, joita yritykset käyttävät. Bonussuunnitelmat riippuvat siitä, minkä tyyppistä bonusta erityisesti annetaan.

1. Suoritusbonus: Yritys asettaa tavoitteet, jotka työntekijöiden on saavutettava tai ylitettävä. Kun he saavuttavat ne, he ovat oikeutettuja vastaavaan bonukseen tunnustuksena erittäin hyvästä suorituksesta. Tämäntyyppisen tulospalkkiojärjestelmän tarkoituksena on antaa työntekijöille jatkuvasti kannustin suoriutua keskimääräistä paremmin työtehtävistään tai annetuista tehtävistä ja vastuualueista. Se annetaan yleensä säännöllisesti tai jatkuvasti, esimerkiksi vuosittain tai puolivuosittain. Toinen syy, miksi tulospalkkioihin kannustetaan, on se, että yrityksen huippulahjakkuuksia ja -taitoja pyritään pitämään tyytyväisinä.
2. Ad Hoc -bonus: Kun yritys antaa suunnittelemattoman tai odottamattoman tulospalkkion osoittaakseen kiitollisuuttaan työntekijöille poikkeuksellisesta suoriutumisesta jossakin kertaluonteisessa projektissa tai työtehtävässä, tätä kutsutaan Ad Hoc -bonukseksi. Tämä bonussuunnitelma on hieman joustavampi, koska se on suurelta osin suunnittelematon. Tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen ei odoteta sitoutuvan siihen etukäteen; loppujen lopuksi tämäntyyppisen bonuksen maksamisesta voidaan päättää paikan päällä – kun tulokset tulevat. Tämän suunnitelman etuna on myös se, että määrälle ei anneta juurikaan painoa tai merkitystä. Sen ei tarvitse olla suuri tai huomattava ollakseen tehokas. Pelkästään se, että summa – olipa se kuinka pieni tahansa – annetaan, on jo jotain, mitä työntekijät arvostavat.
3. Välitavoitepalkkio: Välitavoitepalkkio- tai projektipalkkiosuunnitelmat kattavat bonukset, jotka ovat määräaikaiskriittisiä tai ajallisesti sidottuja. Nämä ovat yleensä luonteeltaan lyhytaikaisia, yleensä parista kuukaudesta muutamaan kuukauteen. Ne ovat usein myös luonteeltaan korkeatasoisia, mikä edellyttää, että ne dokumentoidaan hyvin ja niistä tiedotetaan kaikille osapuolille.

Tehokkaan työntekijän bonussuunnitelman osatekijät

Täydellistä bonusohjelmaa ei ole olemassa. Jos sellainen olisi, emme kuulisi ongelmista, joihin liittyy työntekijälakkoja, palkankorotuksia ja motivoitumattomia työntekijöitä.

Parasta, mitä yritykset voivat tehdä, on varmistaa, että niillä on käytössä tehokas työntekijöiden bonusohjelma. Tehokkaassa bonusohjelmassa tulisi olla seuraavat elementit:

• Yksinkertaisuus. Bonusohjelman tulisi olla yksinkertainen ja suoraviivainen, jotta se on tarpeeksi helppo ymmärtää, ei vain johdolle, vaan myös työntekijöille, jotka niitä saavat.
• Tasapuolisuus. Bonusohjelman tulisi olla oikeudenmukainen koko yrityksessä. Ei olisi reilua, jos yhdellä osastolla on bonusohjelma, kun taas muilla ei ole. Jos sinulla on käytössä bonusohjelma, varmista, että ehdot koskevat kaikkia, eivätkä vain valittua määrää osastoja tai osastoja tai, mikä vielä pahempaa, työntekijöitä.
• Oikea-aikaisuus. Tämä viittaa bonusten vapauttamiseen tai myöntämiseen. Tiheys voi vaihdella yrityksen asettamien tiettyjen välitavoitteiden saavuttamisen tai työtason mukaan. Se voi olla myös osaston mukaan. Varmista vain, ettei turhia viivytyksiä ole. Jos bonus annetaan palkkioksi tietyn jakson hyvästä suorituksesta, anna bonukset saman jakson lopussa tai seuraavan jakson aikana. Vaikuttaisi antikliimattiselta, puhumattakaan pettymyksenomaisesti viivästyneeltä, jos se maksettaisiin kaksi tai kolme jaksoa myöhemmin.”
• Relevanssi. Sen pitäisi olla merkityksellinen kaikille – johdolle ja työntekijöille. Bonukseen pitäisi liittyä merkitys, jotta työntekijä tuntee suurempaa täyttymyksen tunnetta tietäen saavansa bonuksen, koska hän on sen ansainnut.
• Olennaisuus. Jos bonus on niin pieni, että se on lähes merkityksetön, työntekijät eivät arvosta sitä. Itse asiassa useimmat heistä saattavat jopa tuntea sen loukkaavaksi ja saada heidän motivaationsa työn tekemiseen laskemaan. Bonuksen määrän on oltava riittävän suuri tai merkittävä, jotta sillä on merkitystä työntekijälle. Muuten sitä ei edes pidettäisi bonuksena tai palkkiona.

TYÖNTEKIJÖIDEN PALKKIOSUUNNITELMAN RAKENTAMINEN

Monet yritykset ovat kokeneet, että heidän bonussuunnitelmansa ovat epäonnistuneet, ja tästä epäonnistumisesta syytetään jompaakumpaa kahdesta seikasta (tai molempia): bonussuunnitelmaa suunniteltiin huonosti tai sitä ei toteutettu kunnolla.

Tekijät, jotka tulee ottaa huomioon, kun työntekijän bonussuunnitelmaa suunniteltaisiin

• Liiketoiminnan tavoitteet: Mitkä ovat ne perimmäiset tavoitteet, jotka yritys haluaa saavuttaa? Tunnistamalla nämä tavoitteet johto voi sitten siirtyä määrittelemään vaiheet, jotka on toteutettava niiden saavuttamiseksi. Jos yritys aikoo tulla kannattavaksi ja laajentua globaalisti, se epäilemättä tunnistaa henkilöstöresurssiensa merkityksen. Henkilöstöresursseihin investoiminen, kuten nerokkaiden mielten ja huippulahjakkuuksien rekrytointi sekä heidän kouluttamisensa, on korkealla sijalla yritysjohdon prioriteettilistalla. Työntekijöiden merkitys korostuu varmasti.
• Liiketoiminnalliset ja taloudelliset rajoitteet: Jos yrityksillä olisi pohjaton rahakuoppa, josta ne voisivat hankkia resurssejaan, ei olisi lainkaan ongelmia, joita pitäisi ottaa huomioon. Näin ei kuitenkaan ole. Pienillä yrityksillä, erityisesti vasta aloittavilla yrityksillä, ei välttämättä ole varaa antaa liian anteliaita bonuksia työntekijöilleen. Jotkin yritykset voivat olla suurempia ja niillä voi olla enemmän varoja, mutta niillä on pulaa käteisvaroista, jotka maksetaan työntekijöille bonuksina. On mahdollista, että yrityksen käteisvarat on sidottu johonkin hankkeeseen, joten bonusten maksamiseen ei ole valmista tai käytettävissä olevaa lähdettä. Nämä ovat vain muutamia rajoitteita, jotka yritysten on otettava huomioon suunnitellessaan työntekijöiden bonussuunnitelmaa.
• Markkinoiden ja toimialan suuntaukset: Yrityksen on tietysti otettava huomioon myös laajempi kuva. Saattaa olla olemassa teollisuusstandardeja, joihin ne voivat perustaa työntekijäpalkkiokäytäntönsä. Monissa tapauksissa näitä standardeja käytetään vähimmäisvaatimuksina. Joillakin yrityksillä voi myös olla motivaatio antaa työntekijöilleen korkeampia bonuksia, jotta nämä eivät joutuisi houkutukseen hypätä laivasta ja etsiä töitä muualta, vaikkapa jostakin kilpailijasta.
• Työntekijöiden demografiset piirteet ja mieltymykset: Juuri työntekijät saavat bonukset, ja juuri heitä pyritään palkitsemaan ja motivoimaan. Siksi myös heidät olisi otettava huomioon, erityisesti heidän mieltymyksensä. Myös heidän demografiset ominaisuutensa olisi otettava huomioon.
• Työntekijöiltä toivotut tulokset ja käyttäytyminen: Tämä on linjassa sen kanssa, miksi yritykset ylipäätään antavat bonuksia työntekijöilleen: palkita heitä hyvin tehdystä työstä ja motivoida heitä tekemään vielä parempaa. Bonussuunnitelmaa laadittaessa yrityksen olisi tiedettävä tarkalleen, mitä se haluaa saavuttaa tai mitä tuloksia se odottaa näkevänsä, kun bonussuunnitelma on toteutettu. Tämä tekee arvioinnista myöhemmin paljon helpompaa, kun yrityksen on aika arvioida, motivoivatko bonukset todella työntekijöitä ja parantavatko ne työntekijöiden suoritusta.

How to Structure the Employee Bonus Plan

Nyt olemme päässeet siihen kohtaan, jossa aiomme jäsentää bonussuunnitelman. Olemme jo käyneet läpi keskeiset elementit, joita tehokkaassa työntekijän bonusohjelmassa tulisi olla. Näistä elementeistä johto voi jo saada käsityksen siitä, miten sen pitäisi lähteä suunnittelemaan ohjelmiaan.

Joitakin ensimmäisiä ideoita siitä, miten työntekijän bonussuunnitelma kannattaa jäsentää, löydät tästä lyhyestä videosta.

Ennen kuin voit aloittaa jäsentämisen, on kuitenkin ehdottoman tärkeää, että olet aluksi selvillä siitä, miksi olet laatimassa työntekijän bonussuunnitelmaa.

Voi olla, että tahdot palkita työntekijöitäsi ja rohkaista heitä parempiin suorituksiin. Ehkä haluat myös kohottaa heidän moraaliaan ja lujittaa heidän lojaalisuuttaan yritystä kohtaan. Tai se voi olla tapasi reagoida siihen, miten kilpailijasi kohtelevat omia työntekijöitään, jotta voit pitää oman maineesi korkealla. Syyt sanelevat, miten rakennat suunnitelman.

1. Kirjoita työntekijöiden bonussuunnitelma kirjallisesti. Olemme jo todenneet, että työntekijän bonussuunnitelma on asiakirja, joka sisältää bonusohjelman yksityiskohdat. Yksityiskohdat on kirjattava kirjallisesti, ja ne on sen jälkeen annettava tiedoksi kaikille työntekijöille. Palkkio-ohjelmasta ei ole mitään hyötyä eikä sillä saavuteta toivottuja tuloksia, jos se pysyy johdon käsissä eivätkä työntekijät tiedä, mitä se sisältää. Näin vältetään myös väärinkäsitykset, jotka koskevat yrityksen linjauksia bonusten ja kannustimien antamisesta työntekijöille.
2. Perustetaan bonus tuloksiin, jotka ovat mitattavissa tai mitattavissa. Palkkioiden on oltava suoraan jäljitettävissä mitattavissa oleviin suoritusstandardeihin. Mielipiteitä, jotka ovat useimmiten subjektiivisia, ei voida hyväksyä. Suoritusstandardien on oltava paitsi tunnistettavissa myös mitattavissa. Niiden tulisi olla täsmällisiä, jotta työntekijöiden ja johdon on helpompi heti tunnistaa, miten palkkiot ovat riippuvaisia näiden standardien saavuttamisesta.
3. Anna työntekijöille kannustimia tavoitteiden saavuttamiseen. Kannustimien tulisi olla riittävän vakuuttavia, jotta työntekijät auttavat yritystä saavuttamaan tavoitteensa. On tosiasia, että jotkut työntekijät työskentelevät vain oman etunsa vuoksi. Heillä on omat taloudelliset tavoitteensa (esim. talon osto, auton osto, eläkerahaston kartuttaminen), ja he todennäköisesti keskittyvät siihen. Jos työntekijän bonussuunnitelma saadaan jotenkin sovitettua yhteen hänen yksilöllisten taloudellisten tavoitteidensa kanssa, se tuottaisi varmasti hyviä tuloksia, koska se on työntekijän kannalta win-win-tilanne. He ymmärtävät, että kun he auttavat yritystä kasvamaan ja tekemään voittoa, he myös ansaitsevat lisää rahaa itselleen näiden bonusten muodossa.
4. Ole selvillä siitä, MITÄ, MIKSI ja MITEN. Tarkemmin sanottuna sinun on kerrottava suoraan, mitä bonuksia annetaan, miksi niitä annetaan ja miten työntekijät voivat saada niitä tai mitä työntekijöiden pitäisi tehdä, jotta he olisivat oikeutettuja bonuksiin. Määrittele, mistä bonuksessa on kyse. Jos et selvitä selkeästi, miksi näitä bonuksia annetaan, työntekijät saattavat saada väärän käsityksen. Heitä kyllä motivoidaan tekemään parempaa työtä, mutta he saattavat lopulta keskittää ponnistelunsa väärään suuntaan.
5. Varmista, että kaikki saavat jotain. Oikeudenmukaisuuden ja tasapuolisten bonusten tarjoamisen hengessä bonus olisi rakennettava siten, että alimmat tasot ovat helposti saavutettavissa. Alimpien tasojen asettaminen hyvin korkealle tarkoittaa, että on mahdollista, että jotkut työntekijät, jotka eivät suoriudu yhtä hyvin kuin muut, eivät saa mitään. Näin varmistetaan, että kaikki saavat ainakin jotakin, vaikka se olisikin minimaalinen määrä. Vielä tärkeämpää on, että se motivoi heikommin suoriutuvia tehostamaan toimintaansa ja suoriutumaan paremmin, jotta he saisivat tulevaisuudessa enemmän bonuksia.
6. Tee rahallisesta palkkiosta riittävän vahva kannustin. Jos se on hyvin minimaalinen summa, työntekijät eivät tunne itseään niin motivoituneiksi kuin heidän pitäisi. Yleensä työntekijät arvostavat bonuksia, jotka ovat tietty prosenttiosuus heidän peruspalkastaan tai -korvauksestaan, sen sijaan että he saisivat kertaluonteisen summan.

Tässä kohtaa bonusohjelma voi aiheuttaa suurta turhautumista työntekijöiden keskuudessa. Heistä tulee erittäin pettyneitä, kun he huomaavat, että tehtyään niin paljon työtä ylivoimaisten tulosten saavuttamiseksi he saavat ponnisteluistaan vain niukan tai vaatimattoman summan.

Jos sinulla on myyntitiimi ja harkitset työntekijöiden bonussuunnitelman käyttöönottoa, ota oppia tästä esityksestä.

Yrityksissä käytetään yleisesti kahta lähestymistapaa, kun ne laativat työntekijöiden bonussuunnitelmia. Nämä lähestymistavat perustuvat kunkin yksittäisen työntekijän tai tiimin tai osaston tavoitteiden saavuttamiseen.

• Työntekijäkohtaisesti – Tässä lähestymistavassa suunnitelma pyörii kunkin työntekijän tiettyjen tavoitteiden saavuttamisen ympärillä. Bonus perustuu työntekijän yksilölliseen suoritukseen, joten on lähes täysin työntekijästä itsestään kiinni, onko hän oikeutettu bonukseen vai ei. Jos hän ei suoriudu standardien mukaisesti, hän ei ole oikeutettu bonukseen, tai hän voi olla oikeutettu pienempään määrään kuin ne, jotka onnistuivat saavuttamaan yksilölliset tavoitteensa.
• Tiimeittäin tai osastoittain – Kullakin tiimillä tai osastolla on omat tavoitteensa, ja tiimiin tai osastoon kuuluvat työntekijät työskentelevät yhdessä näiden tavoitteiden saavuttamisen eteen. Bonussuunnitelma voidaan rakentaa siten, että he saavat kannustimia näiden tavoitteiden saavuttamisesta.

On jokaisen yrityksen edun mukaista, että sillä on hyvin suunniteltu ja jäsennelty työntekijöiden bonussuunnitelma. Yrityksen omistajat ja johto saattavat ajatella, että nämä suunnitelmat hyödyttävät vain työntekijöitä, mutta pitkällä aikavälillä jopa yrityksen hallintoon ja yleiseen suorituskykyyn vaikuttaa se, miten nämä bonusohjelmat on suunniteltu ja myöhemmin toteutettu.