Tapahtumanhallintaan kuuluu kaiken logistiikan valvominen ennen tapahtumaa ja sen aikana, olipa kyseessä sitten konferenssi, häät tai mikä tahansa järjestetty kokoontuminen. Tapahtumapäälliköt toteuttavat tapahtumasuunnitelmat hallinnoimalla henkilöstöä, taloutta, toimittajasuhteita ja paljon muuta.
Tapahtumajärjestäjän ammatissa tehtävänimikkeet ovat yhtä moninaisia ja lukuisia kuin tarjotut palvelut, ja usein voi olla vaikeaa erottaa yksi toisistaan. Se voi olla haastavaa, kun laadit tapahtumasuunnittelun portfoliota, etsit töitä tai työskentelet asiakkaan kanssa, jolla ei ole oikeaa käsitystä työtehtävistäsi ja vastuualueistasi. Lue lisää siitä, mitä tapahtumajärjestäminen pitää sisällään ja sopiiko se sinulle.
Mitä tapahtumajärjestäminen on?
Tapahtumahallinta sisältää erilaisia toimintoja laajamittaisten tapahtumien toteuttamiseksi, joita voivat olla esimerkiksi konferenssit, kokoukset, konsertit, messut, festivaalit ja seremoniat. Siihen kuuluu tapahtuman yleisen logistiikan hoitaminen, työskentely henkilökunnan kanssa ja koko tapahtuman projektinhallinta.
Lisätehtäviin voi kuulua budjetin ja kustakin toiminnosta vastaavien ryhmien hallinnointi sekä tapahtuman toteutuksen valvonta. Tapahtumapäälliköt valvovat myös kaikkien ulkopuolisten toimittajien ja ammattilaisten, kuten tapahtumasuunnittelijoiden, palveluja.
Miten tapahtumahallinto toimii
Tapahtumapäällikön erityisvastuualueisiin voi kuulua muun muassa:
- Tapahtumapaikkojen valinta ja varaaminen
- Ulkopuolisten toimittajien koordinointi
- Puhujien tai viihdykkeen palkkaaminen
- Kuljetusten ja pysäköintipaikkojen järjestäminen
- Tarvittavien lupien ja asianmukaisten vakuutusten hankkiminen
- Tilaisuuksien noudattaminen. terveys- ja turvallisuusstandardien noudattaminen
- Hätätilanteiden varautumissuunnitelmien laatiminen
- Kriisien ja tilanteiden hallinta tapahtumassa
- Turvallisuussuunnitelman laatiminen
- Tapahtuman valvonta
Luettelo ei ole suinkaan kattava. Tapahtuman laajuudesta ja muista palkatuista ammattilaisista riippuen työtehtävät voivat vaihdella. Pohjimmiltaan tapahtumapäällikkö vastaa tapahtuman tarvitseman logistiikan koordinoinnista.
Tapahtumahallintapalveluiden rooli
Tapahtumahallintayritykset palkataan usein suunnittelemaan ja toteuttamaan laajoja yrityskokouksia ja erikoistapahtumia. Vaikka häät ja konsertit ovat yleisiä tapahtumia tapahtumajärjestämisen ammattilaiselle, myös urheilutapahtumat, jälleennäkemiset ja suuret juhlat ovat tilaisuuksia, jotka voivat hyötyä tapahtumajärjestämisestä.
Hallintoyksiköt, voittoa tavoittelemattomat järjestöt, yhdistykset ja yritykset käyttävät kaikki tapahtumajärjestämisyrityksiä tärkeiden tapahtumien ja kokousten koordinointiin. Tapahtumajärjestelytoiminto löytyy usein yrityksen markkinointi- tai suhdetoimintaosastolta tai osana niiden erikoistapahtumahenkilöstöä.
Taidot menestykseen
Kuten useimmat tapahtumien suunnittelutoiminnot, myös tapahtumajärjestelytoiminto vaatii menestyäkseen erinomaisia organisointitaitoja. Kyky monitehtäväisyyteen ja monien liikkuvien osien jongleeraamiseen on olennaisen tärkeää, ja huippuluokan organisoinnin ohella tarvitaan myös tehokkaita ajanhallintataitoja.
Kyky priorisoida ja pysyä tehtävässä on se, mikä johtaa onnistuneeseen tapahtumaan. Tapahtumanhallinta edellyttää, että tapahtuman visio viedään läpi toteutukseen asti, mikä edellyttää pitkäjänteisyyttä, luovuutta ja joustavuutta.
Koska projektinhallinta on keskeinen osa ja siihen kuuluu toimintojen lisäksi myös ihmisryhmien johtaminen, myös ihmissuhdetaidot ovat tärkeitä. Vuorovaikutus yksilöiden kanssa organisaation kaikilla tasoilla on osa työtä, joten viihtyisä, sympaattinen ja vahva viestijä auttaa pitkälle näiden suhteiden kehittämisessä.
Tapahtumahallinta vs. tapahtumasuunnittelu
Vaikka tapahtumahallinta ja tapahtumasuunnittelu liittyvät hyvin läheisesti toisiinsa, ne palvelevat kahta eri tehtävää. Suoraan sanottuna tapahtumasuunnittelijat luovat tapahtuman vision ja monet alustavat suunnitelmat, kun taas tapahtumajärjestäjät toteuttavat yksityiskohdat ennen tapahtumaa ja sen aikana.
Tämän sanottuaan tapahtumajärjestäjät voivat myös suunnitella tapahtumiin liittyviä näkökohtia, ja tapahtumasuunnittelijat voivat hallinnoida tiettyjä tapahtumasuunnitteluprosessin osia. He työskentelevät rinnakkain, ja heidän vastuualueensa voivat olla päällekkäisiä. Monet henkilöt voivat hoitaa molempia rooleja, varsinkin jos he pyörittävät omaa yritystä tai työskentelevät pienessä tapahtumasuunnitteluyrityksessä. Kumpaankin tehtävään tarvittava koulutus ja taidot ovat kuitenkin jossain määrin erilaiset.
Tässä on muutamia esimerkkejä eräistä keskeisistä eroista:
| Tapahtumapäälliköt | Tapahtumasuunnittelijat |
|---|---|
| Tapahtumapaikkavarausten tekeminen | Tapahtuman teeman valitseminen ja konsepti |
| Koordinointi myyjien kanssa | Tapahtumapaikan valinta |
| Henkilökunnan palkkaaminen ja johtaminen | Menun suunnittelu |
| On-paikan päällä tapahtuman aikana | Viihteen tai vierailevien puhujien järjestäminen |
Key Takeaways
- Tapahtumahallinta on monien hallinnollisten yksityiskohtien valvontaa tapahtumissa, kuten konferensseissa, festivaalit tai häät.
- Tapahtumapäällikkö työskentelee henkilökunnan ja toimittajien kanssa varmistaakseen, että tapahtuma toteutetaan suunnitelmien mukaisesti.
- Tapahtumasuunnittelijat työskentelevät yleensä tapahtuman kokonaiskonseptin parissa, kun taas tapahtumapäälliköt huolehtivat sen toteutuksen yksityiskohdista.
- Tapahtumapäälliköiden on oltava muun muassa organisoituja, taitavia ihmisten kanssa ja joustavia.