Mikä on työmääräys? Yksinkertainen työtilaus selitetty

Työtilaus on asiakkaalle tehtävä tai työ, joka voidaan ajoittaa ja osoittaa jollekin. Termiä käytetään yleisesti kenttähuoltoteollisuudessa, jossa työmääräykset tai työt osoitetaan kenttäteknikoille. Työmääräyksillä annetaan kenttäteknikoille erilaisia tehtäviä, kuten laiteasennuksia, korjauksia tai huoltotöitä

Työmääräykset syntyvät yleensä asiakkaan pyynnöstä. Monissa tapauksissa työmääräykset voivat kuitenkin olla aiemmin suoritetun tarkastuksen tai auditoinnin jatkotoimi. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä, jotka merkitsevät varsinaista työtilausta:

1. Kiinteistön tarkastus voi osoittaa useiden korjaustarpeiden tarpeen – katto, putkisto, maisemointi, sähkö jne. Tällöin jokainen korjaus voi olla erillinen työmääräys.
2. Työterveyden ja -turvallisuuden arviointi ( OSHA-tarkastus) osoittaa, että on tarpeen vaihtaa opasteet, vaihtaa valaistus, poistaa vaaralliset materiaalit, tyhjentää portaat jne. – jokainen näistä kohteista voi olla työtilaus.
3. Tuotantolaitteiden suunnitellun kunnossapidon tarkastus osoittaa tarpeen vaihtaa osia, lisätä voiteluaineita ja virittää komponentteja – mikä voi olla yksi tai useampi työtilaus.

Työtilaus sisältää kuvauksen työn yksityiskohdista. Työmääräykset voivat olla yksinkertaisia. Yksinkertainen työmääräys vaatii vain viisi elementtiä, jotka on esitetty alla olevassa kuvassa kullanvärisinä. Kaikki muut elementit ovat valinnaisia.
Lomakkeiden ja mallien käyttö auttaa hallitsemaan niitä helposti.

Lomakkeita ei esimerkiksi tarvita, mutta yhtä tai useampaa lomaketta voidaan käyttää toimintojen järjestämiseen tai dokumentointiin räätälöidyillä ja uudelleenkäytettävillä tarkistuslistoilla. Lomakkeet voivat sisältää sivuja, joiden avulla voidaan antaa ”logiikka” sille, mitkä Lomakkeen kohteet esitetään.

Työtilaukseen voidaan sisällyttää muita valinnaisia kohteita, jotka näkyvät vihreällä, kuten arvio (tai tarjous). Kun yhteisiä valinnaisia kohteita käytetään usein, ne voidaan ryhmitellä osaksi nimettyä mallia, jolloin niiden sisällyttäminen työtilaukseen nopeutuu.

Yksinkertainen työmääräys määriteltynä

Seuraava esimerkki asuinkiinteistöjen hallinta-alalta antaa sinulle karkean käsityksen siitä, miten yksinkertainen työmääräys suunnitellaan ja toteutetaan työvoimanhallintaohjelmiston avulla.

Harkitse alla olevaa esimerkkiä asuinkiinteistöjen hallinta-alalta.

1. Joe, tiimin esimies, saa asiakkaalta pyynnön saada tukea hänen tilojensa maisemoinnissa.
2. Joe luo työtilauksen ja antaa sen Timille, joka työskentelee Joen tiimissä. Työtilauksen voi antaa monella tavalla – puhelinsoitolla, tekstiviestillä tai käyttämällä ammattimaista työtilausohjelmistoa, kuten ReachOutia. ReachOutin kaltaisen työkalun avulla Joen on helpompi määrittää sopiva päivämäärä ja kellonaika sekä antaa Timille osoite, lukituslaatikon koodi ja muut tiedot, joita hän saattaa tarvita työtilauksen suorittamiseksi.
3. Tim kirjaa Joelta saadut tiedot ja ajaa sovittuna päivänä asiakkaan tontille suorittamaan suunnitellut maisemointityöt, kuten roskien raivaamisen. ReachOutin kaltainen työtilausohjelmisto voi varmistaa, että Tim saapuu kalenteriinsa etukäteen merkittynä päivämääränä täsmälleen asiakkaan paikalle ohjeiden kera. ReachOut toimii yhteistyössä Mapsin kanssa ja auttaa Timiä löytämään parhaan reitin asiakkaan tontille. ReachOut lähettää myös ilmoituksia, jotta Tim saa ajoissa muistutuksen työmääräyksestä.
4. Useimmissa ammattimaisissa kenttähuoltoyrityksissä Timin kaltaiset kenttäteknikot täyttävät lomakkeen, jossa on tietoja kiinteistöllä suoritettavasta työstä. Tällainen lomake voi sisältää – sisään- ja uloskirjautumisajat, työn tarkistuslistan ja joitakin muistiinpanoja. Jotkin yritykset saattavat vaatia asiakkaita allekirjoittamaan lomakkeen vahvistaakseen, että työ on tehty. Kaikki nämä tiedot voidaan tallentaa paperille tai Timin älypuhelimessa olevan työtilauksen hallintasovelluksen avulla. ReachOutin avulla Tim voi myös ottaa valokuvia, joissa on GPS-koordinaatit, todisteeksi työstä, jos se on tarpeen.
5. Kun Tim on suorittanut työtilauksen, Joe voi laskuttaa asiakasta hyvin tehdystä työstä. ReachOutin kaltaiset työtilausohjelmistot auttavat luomaan ja lähettämään laskuja asiakkaille helposti.

Transforming with Work Order Software

Perinteisesti työtilaukset jaettiin puhelinsoitolla. Ohjeita ja lomakkeita hallittiin paperilla ja kynällä. Jotkut yritykset käyttävät kannettavia tietokoneita lomakkeiden tallentamiseen. Nykyään huoltoliikkeet kuitenkin päivittävät työtilausohjelmistoihin ja kenttähuollon hallintaohjelmistoihin, kuten ReachOutiin. ReachOut on saatavana web-taustapalveluna ja siihen liittyvänä mobiilisovelluksena, ja sen avulla kenttäteknikot voivat vastaanottaa ohjeita, lomakkeita, ilmoituksia ja osoitteita älypuhelimiensa tai tablettiensa välityksellä.

”Huoltoliikkeiden on aika siirtyä eteenpäin teknologian avulla, ja työtilausohjelmiston käyttöönotto on yksi askel tässä prosessissa. Sen tuoma mukavuustaso yhdessä tehokkuuden parantamisen ja työnkulun optimoinnin kanssa auttaa saamaan enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa, minkä lisäksi se lisää asiakastyytyväisyyttä.” Stephen Cummings, SVP, ReachOut Suite

Neuvojat voivat helposti lisätä työn tietoja, kommentoida kuvia, ottaa asiakkaiden allekirjoituksia ja hallita omaa työtään vaivattomasti. Tällaiset järjestelmät antavat esimiehille mahdollisuuden hallita tiimejään mistä päin maailmaa tahansa. Lisäksi ReachOutin avulla yrityksen omistajat voivat luoda useita tiimejä, joissa on eri esimiehet.

Työtilaukset ovat organisaation ydin. Näin ollen sujuvan ja vaivattoman työtilausjärjestelmän ylläpitäminen on välttämätöntä organisaation kasvun varmistamiseksi. Älykäs työtilausohjelmisto, kuten ReachOut, ei ainoastaan helpota työtilausten ylläpitoa, vaan myös ehkäisee ajan ja rahan tuhlausta.

Lisälukemista:

• Työtilauksen lisääminen
• Työtilauksen osoittaminen/lähettäminen
• Työtilausten tekeminen verkossa
• Mikä on työtilauspaketti

.

• Työtilauksen aloitusnäkymä
• Miten mukautat työtilauksen asetuksia
• Miten muutat työtilauksen tilaa
• ja muuta