Määritelmä: Ostopyyntölomake on asiakirja, jolla osasto pyytää hankintaosastoa tilaamaan materiaaleja tai kauppatavaroita. Toisin sanoen osastot ilmoittavat tällä lomakkeella osto-osastolle, että tuotantoon tarvitaan raaka-aineita tai myyntitiloihin tarvitaan kauppatavaraa.
Mitä ostopyyntö tarkoittaa?
Petosten estämiseksi osastonjohtajat eivät yleensä saa tehdä tilauksia suoraan myyjille ja tarvikkeille yrityksen puolesta. Sen sijaan eri osaston luova nimeltään osto-osasto itse asiassa tekee tilaukset kolmannen osapuolen toimittajille. Osastopäälliköt ilmoittavat osto-osastolle ostopyyntölomakkeiden avulla, mitä materiaaleja tarvitaan.
Kun osastopäällikkö näkee, että materiaalit ovat vähissä, hän täyttää ostopyyntölomakkeen, joka sisältää päivämäärän, päällikön nimen, määrän, mallinumerot, yksityiskohtia tilauksesta ja toimittajan. Pyyntölomake on vain yksi vaihe tositejärjestelmän tilausprosessissa. Katsotaanpa lyhyt esimerkki siitä, miten yksi näistä järjestelmistä toimii.
Esimerkki
Aluksi osasto, jonka on tilattava materiaaleja, luo ostotilauslomakkeen. Tällä lomakkeella ilmoitetaan hankintaosastolle, että tarvikkeita tarvitaan. Osto-osasto voi hyväksyä, muuttaa tai hylätä toisen osaston pyynnön. Jos tilaus hyväksytään, osto-osasto luo ostotilauksen.
Tämä tilauslomake lähetetään myyjälle ja ilmoitetaan, että ostaja haluaa ostaa tavaroita. Jos myyjä hyväksyy tilauksen, se valmistaa ja toimittaa tavarat laskun kera. Vastaanotto-osasto purkaa tavarat ja toimittaa vastaanottoraportin kirjanpito-osastolle, jolla on jo lasku ja ostotilaus. Kun kaikki nämä asiakirjat ovat yhtäpitäviä, kirjanpito-osasto voi antaa kassalle laskun hyväksymisilmoituksen, joka osoittaa, että maksu voidaan suorittaa myyjälle.
Tiedän. Tämä vaikuttaa pitkältä ja työläs prosessilta. Sitä se onkin, mutta se on otettu käyttöön vilpillisten ostojen estämiseksi ja yrityksen omaisuuden suojaamiseksi virheellisiltä tilauksilta.