Työnantajan vuotuinen liittovaltion työttömyysveroilmoitus, IRS:n lomake 940, on vuosittainen lomake, jonka yritykset, joilla on yksi tai useampi työntekijä, jättävät IRS:lle. Sitä käytetään työnantajan liittovaltion työttömyysveron laskemiseen yrityksen vuotuisen palkkasumman perusteella.
Ymmärrys IRS:n lomakkeesta 940
Jokainen yritys, jolla on työntekijöitä, joutuu joka vuosi täyttämään lomakkeen 940 laskeakseen liittovaltion tasolla maksettavan työttömyysveron määrän. Tämä palkkavero perustuu kunkin työntekijän (mukaan lukien S-yhtiöiden omistajat, jotka saavat palkkaa yritykselleen tekemästään työstä) ensimmäiseen 7 000 dollarin palkkaan.
Lomake on yksi yksipuolinen ilmoitus, jossa luetellaan kaikille työntekijöille suoritetut kokonaismaksut, joista on vähennetty kaikki maksut, jotka on vapautettu liittovaltion vakuutusmaksulain (Federal Insurance Contributions Act, FICA) piiriin kuuluvista maksuista, kuten tietyt luontoisedut, ryhmähenkivakuutus ja huollettavana olevien hoitoapu.
Jos työnantajalla on työntekijöitä useammassa kuin yhdessä osavaltiossa, sen on ehkä täytettävä myös lomakkeen 940 luettelo A veron laskemiseksi, jos työntekijät ovat osavaltioissa, joissa on työttömyyskorvauslainsäädännön mukainen palkkojen hyvitysvähennys. Tämä osavaltioiden työttömyysverojen 5,4 prosentin hyvityksen vähennys johtuu siitä, että osavaltiot ovat ottaneet liittovaltiolta lainaa työttömyyskorvausvelvoitteidensa kattamiseksi eivätkä ole vielä maksaneet näitä summia takaisin.
Mikä on lomake 940 ja mihin sitä käytetään?
Vaikka osavaltiot maksavat entisten työntekijöiden työttömyyskorvaukset, liittovaltion valtio tarjoaa taustatukea. Tämä tapahtuu keräämällä liittovaltion työttömyysveroa, jotta osavaltiot saavat tarvittaessa varoja etuusvelvoitteidensa täyttämiseksi. Liittovaltion työttömyysverolailla (Federal Unemployment Tax Act, FUTA) luotiin tätä tarkoitusta varten palkkavero, ja IRS:n lomaketta 940 käytetään työnantajan vuotuisen verovelvoitteen ilmoittamiseen.
Mitä eroa on 940- ja 941-lomakkeen välillä?
Ei pidä sekoittaa lomaketta 940, joka on vuotuinen työnantajan ilmoitus työttömyysverotusta varten, muihin työnantajan ilmoituksiin, kuten:
- Lomake 941, työnantajan neljännesvuosittainen liittovaltion veroilmoitus (Employer’s Quarterly Federal Tax Return), jolla ilmoitetaan palkan ennakonpidätykset ansiotuloveroja varten sekä työntekijöiden osuus sosiaaliturva- ja lääkintävakuutusveroista (Social Security and Medicare, jäljempänä ’FICA-verot’) sekä työnantajan osuus FICA:sta.
- Lomake 943, Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees (Työnantajan vuotuinen liittovaltion veroilmoitus maataloustyöntekijöille), jota käytetään lomakkeen 941 sijasta ilmoittamaan kerran vuodessa ennakonpidätyksen alaiset liittovaltion tulo- ja FICA-verot (työntekijän ja työnantajan osuus).
- Lomake 944, Employer’s Annual Federal Tax Return (Työnantajan vuotuinen liittovaltion veroilmoitus), joka jätetään neljännesvuosittaisten työnantajan veroilmoitusten sijasta, jos työnantaja on ”pieni”. Tämä koskee työnantajia, joiden vuotuinen verovelvollisuus liittovaltion ennakonpidätyksen alainen liittovaltion tulovero, FICA (työntekijän ja työnantajan osuus) on yhteensä enintään 1 000 dollaria.
liittovaltion lomakkeen 940 jättäminen
Lomake 940 jätetään kerran vuodessa riippumatta siitä, onko yritys irtisanonut yhtään työntekijää ja onko valtio ilmoittanut, että työsuhde-etuuksia on haettu. Se voidaan jättää paperilla tai sähköisesti.
Onko minun täytettävä lomake 940 yritykseni osalta?
Yrityksen on täytettävä lomake 940, jos se on maksanut vähintään 1 000 dollaria palkkoja jollakin kalenterivuosineljänneksellä (tammi-maaliskuu, huhti-kesäkuu, heinä-syyskuu ja lokakuu-joulukuu) kuluvana tai edellisenä vuonna. Liittovaltion työttömyysveron perusprosentti on 6 % kunkin työntekijän ensimmäisestä 7 000 dollarin palkasta koko vuoden ajalta. Osavaltioiden työttömyysveroista voidaan kuitenkin hyvittää enintään 5,4 %, jolloin nettoveroprosentti on 0,6 %.
Työnantajan, jolla on työntekijöitä useammassa kuin yhdessä osavaltiossa tai jonka toimipaikka sijaitsee hyvitystä vähentävässä osavaltiossa, on täytettävä lomakkeen 940 luettelo A.
Milloin lomake 940 on palautettava?
Verolomake 940 on palautettava tammikuun lopussa, joka seuraa sitä vuotta, jonka aikana palkat on maksettu. Vuoden 2019 osalta lomake 940:n eräpäivä on 31. tammikuuta 2020. Lomake jätetään vuosittain, vaikka veromaksut saatetaan joutua suorittamaan neljännesvuosittain.
Milloin ja minne maksu lähetetään
Vaikka lomake 940 jätetään kerran vuodessa, työnantaja saattaa joutua suorittamaan veromaksut neljännesvuosittain. Jos liittovaltion työttömyysvero on yli 500 dollaria kalenterivuodelta, vähintään yksi neljännesvuosimaksu on suoritettava. Talletus on tehtävä kalenterivuosineljänneksen päättymistä seuraavan kuukauden viimeiseen päivään mennessä. Jos työnantajan liittovaltion työttömyysvero on siis 600 dollaria tammi-maaliskuun palkkasumman perusteella, vero on maksettava 30. huhtikuuta mennessä.
Jos neljännesvuosittainen maksuvelvollisuus on 500 dollaria tai vähemmän neljännesvuoden aikana, se siirtyy seuraavalle neljännekselle. Jos vuoden ensimmäisen vuosineljänneksen verovelka on 400 dollaria, se siirretään seuraavalle vuosineljännekselle ja lisätään toisen vuosineljänneksen verovelkaan sen määrittämiseksi, onko maksu suoritettava.
Jos neljännesvuosimaksuja edellytetään, ne on talletettava liittovaltion hallitukselle. Tämä voidaan tehdä EFTPS:n kautta, joka on maksuton ja turvallinen liittovaltion veronmaksuohjelma verkossa.
Pienyrityksille, joilla on enintään 11 työntekijää, riittää vuosittainen veronmaksu, koska neljännesvuosittaisen maksun raja-arvoa ei ylitetä. Jos sinulla on esimerkiksi viisi työntekijää, jotka saavat ensimmäisellä vuosineljänneksellä korvausta 10 000 dollaria (vain ensimmäiset 7 000 dollaria lasketaan), 8 000 dollaria (vain ensimmäiset 7 000 dollaria lasketaan), 6 000 dollaria, 4 000 dollaria ja 1 000 dollaria, kyseiseltä vuosineljännekseltä ei tarvitse maksaa. Tämän vuosineljänneksen verovelka on 150 dollaria (25 000 dollaria x 0,006), mikä on vähemmän kuin 500 dollarin maksutalletuskynnys.
Mihin yritykset jättävät liittovaltion lomakkeen 940?
Lomake 940 jätetään IRS:lle. Jos jätät ilmoituksen paperilla, se on lähetettävä lomakkeen 940 ohjeissa mainittuun osoitteeseen. Osoite perustuu työnantajan sijaintiin ja siihen, onko lomakkeeseen liitetty maksu. Osoite voi muuttua vuodesta toiseen, joten se on tarkistettava ennen lähettämistä.
Voidaanko se jättää sähköisesti?
Voit jättää verolomakkeen 940 sähköisesti, ja IRS kannustaa sinua tekemään niin. Näin jätetyt lomakkeet tehdään IRS:n e-file-ohjelman kautta. Tämä tarkoittaa IRS:n hyväksymän ohjelmiston ostamista veroilmoituksen täyttämiseksi ja sen toimittamiseksi sähköisesti virastolle. Tästä peritään yleensä maksu. Vaihtoehtoisesti voit käyttää veroalan ammattilaista tai palkkahallinnon palveluntarjoajaa.
Miten vältän yritystäni koskevat seuraamukset?
Työnantajan velvollisuuksien hoitaminen liittovaltion työttömyysveron osalta voi auttaa välttämään mahdolliset seuraamukset ja korot. Tämä tarkoittaa:
- Lomakkeen 940 jättäminen eräpäivään mennessä (ja sen varmistaminen, että se on täydellinen ja tarkka).
- Tallettaminen liittovaltion työttömyysveron koko määrän vaadittaessa (ja sen varmistaminen, että rahoituslaitoksesi, jolle maksut nostetaan, hyväksyy talletukset).
Lomakkeen 940 ohjeet
Lomake 940 on helppo täyttää, kunhan sinulla on kaikki vaaditut tiedot käsillä.
- Syötä yrityksesi nimi, osoite ja työnantajan tunnistenumero (EIN). Jos olet yksityisyrittäjä, kirjoita nimesi riville ”nimi” ja toiminimesi riville ”toiminimi”. Toiminimi-riville ei tarvitse tehdä merkintöjä, jos yrityksen nimi ja toiminimi ovat samat.
- Merkitse tarvittaessa, minkä tyyppinen ilmoitus jätetään. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että merkitään rasti ruutuun, joka osoittaa, että kyseessä on muutettu ilmoitus, työnantajan seuraajan ilmoitus, ilmoitus, jossa ei ole verovelvollisuutta, koska palkkoja ei maksettu vuoden aikana, tai jos yritys on lopettanut toimintansa ja lakannut maksamasta palkkoja (jotta IRS ei etsi seuraavana vuonna antamatonta ilmoitusta).
- Laskekaa vero merkitsemällä kaikille palkansaajille maksettujen maksujen kokonaismäärä, vähentäkää tästä verosta vapautetut maksut (esim, työnantajan maksamat sairausvakuutusmaksut, työnantajan maksut päteviin eläkejärjestelyihin), ja kirjoita sitten kullekin työntekijälle maksettujen maksujen kokonaismäärä, joka ylittää 7 000 dollaria, jotta saat veronalaiset palkat. Kerro tämä määrä luvulla 0,006 määrittääksesi veron ennen oikaisuja.
- Tee tarvittavat oikaisut, kuten aiemmin kuvatut hyvitysvähennysmäärät.
- Määritä lopullinen maksettava vero ja määritä, onko vuoden aikana tehtyjen talletusten perusteella jäljellä maksettavaa tai liikaa maksettua veroa. Jos erääntynyt saldo on vähintään 500 dollaria, se on talletettava (kuten aiemmin on selitetty). Jos erääntynyt saldo on pienempi, maksu voidaan suorittaa veroilmoituksen yhteydessä. Jos ylijäämä on liikaa, koska sitä on jo talletettu liikaa, se voidaan palauttaa tai soveltaa seuraavaan veroilmoitukseen (täytä lomake 940-V, Payment Voucher) sen varmistamiseksi, että maksu hyvitetään verotilillesi.
Työttömyysverojen seuranta
Yksi työnantajan tärkeistä velvollisuuksista on työttömyysverojen seurannan pitäminen ja 940-verolomakkeen oikea-aikainen toimittaminen. Näitä velvollisuuksia voidaan yksinkertaistaa palkanlaskentapalvelujen tarjoajan avulla.