Tietäminen työvoimakustannusten laskemisesta on tärkeää, jos haluat harjoittaa kannattavaa toimintaa, sillä työvoima on ylivoimaisesti suurin kustannuserä useimmissa yrityksissä. Konkreettiset kustannukset vaihtelevat toimialoittain, mutta useimmilla aloilla sen osuus kokonaiskustannuksista on noin 60 %. Maaliskuussa 2020 keskimääräinen muu kuin valtion työntekijä maksoi työnantajille 37,73 dollaria työtuntia kohden. Julkishallinnon työntekijöiden osalta luku nousee 52,45 dollariin tunnilta.
Jos sinulla ei ole luotettavaa työvoimakustannuskaavaa, et voi mitenkään tietää, kuinka paljon jokainen lisätyöntekijä todellisuudessa maksaa organisaatiollesi. Ilman tätä tietoa on mahdotonta ennustaa tarkasti nykyisiä ja tulevia rekrytointimahdollisuuksiasi. Et voi hinnoitella tavaroitasi tai palveluitasi oikein, jos et tiedä niiden tuottamiseen liittyviä työvoimakustannuksia.
Vaikka työvoimakustannusten laskeminen saattaa vaikuttaa suoraviivaiselta, monet yritykset käyttävät liian kapeaa lähestymistapaa, jossa otetaan huomioon vain työntekijöiden palkkakustannukset. Tämä on osa työvoimakustannusten laskentakaavaa, mutta todelliset työvoimakustannuksesi sisältävät kaikki ne kulut, jotka liittyvät työntekijöiden houkuttelemiseen, palkkaamiseen, kouluttamiseen ja pitämiseen. Tähän sisältyvät myös palkkaverot, etuuspaketit ja muut työntekijöihin liittyvät kulut, kuten tilat ja laitteet.
Tässä puhumme lisää siitä, miten tärkeää on osata laskea työvoimakustannukset perusteellisesti ja tarkasti, ja annamme sinulle luotettavan erittelyn kaikista kuluista, jotka sinun pitäisi ottaa huomioon.
Miksi laskea työvoimakustannukset?
Et allekirjoittaisi sopimusta uudesta toimistotilasta tekemättä laskutoimitusta, jotta näkisit, olisiko sinulla varaa kuukausittaiseen vuokraan, vai mitä? Samoin sinun ei pitäisi palkata uutta työntekijää ennen kuin arvioit täysin, ovatko palkkaamisesta saatavat hyödyt taloudellisia kustannuksia suuremmat.
Yritysten kasvaessa monet joutuvat ongelmiin, kun ne yliarvioivat henkilöstötarpeensa ja aliarvioivat todelliset työvoimakustannukset. Parhaassa tapauksessa tämä päätyy vahingoittamaan voittoja ja pahimmassa tapauksessa johtaa siihen, että työntekijöitä joudutaan irtisanomaan.
Työvoimakustannuskaavan käyttäminen antaa sinulle tarkan dollariluvun siitä, mitä jokainen työtunti maksaa yrityksellesi suoraan. Kun tämä luku on mielessä, on paljon helpompaa laskea arvailun sijaan, kuinka monta koko- ja osa-aikaista työntekijää sinulla on varaa ottaa palvelukseen.
Työvoimakustannusten tunteminen auttaa sinua asettamaan optimaaliset hinnat, mikä maksimoi voittosi. Jos aliarvioit työvoimakustannuksiasi, asetat liian alhaiset hinnat ja päädyt marginaaleihin, jotka eivät ole toteuttamiskelpoisia pysyäksesi liiketoiminnassa. Jos yliarvioit työvoimakustannukset, asetat liian korkeat hinnat etkä pysty kilpailemaan markkinoilla tehokkaasti. Työvoimakustannukset olisi otettava huomioon myytyjen tuotteiden kustannusten ohella, kun päätät, kuinka paljon veloitat.
Loppujen lopuksi työvoimakustannusten laskeminen auttaa sinua löytämään tulovuotoja, jotka syövät tulojasi. Joitakin esimerkkejä ovat työntekijän matkapuhelimen käyttö, yrityksen ajoneuvon kilometrikulut ja palkkauskustannukset. Näiden alojen kulutussuuntausten seuraaminen voi myös auttaa sinua havaitsemaan mahdolliset petokset.
How To Calculate Labor Cost
Nyt kun olemme selvittäneet, miksi työvoimakustannusten tarkan lukeman saaminen on tärkeää, tässä on kuusi kululuokkaa, jotka sinun on otettava huomioon työvoimakustannusten kaavassa.
Rekrytointi
Työvoimakustannuksia alkaa kertyä jo ennen kuin palkkaat ensimmäisen työntekijän. Loppujen lopuksi verkkosivujen ylläpitäminen, työpaikkailmoitusten mainostaminen, työpaikkamessuille osallistuminen ja muut rekrytointitoimet maksavat rahaa. Joidenkin erikoistehtävien täyttäminen voi maksaa enemmän, kun taas toiset tehtävät, kuten aloittelevan tason tehtävät, voivat maksaa vähemmän. Työntekijän houkutteleminen johonkin tehtävään maksaa keskimäärin niin sanottuja palkkauskohtaisia kustannuksia.
Rekrytointikustannukset lasketaan laskemalla yhteen kaikki sisäiset ja ulkoiset rekrytointikustannukset. Yleisiä rekrytointikuluja, jotka kannattaa sisällyttää laskelmaan, ovat työnvälityspalkkiot, taustatarkastukset, huumetestit, uramessut, urasivun perustaminen ja ylläpito sekä rekrytoijille maksetut palkkiot.
Palkat
Tämä on ilmeisin työntekijäkulu, ja se on melko yksinkertainen. Tämä on kaikille työntekijöillesi maksamiesi palkkojen tai tuntipalkkojen kokonaiskustannus.
Varmista, että riippumatta siitä, mitä aikayksikköä käytät palkkakustannusten mittaamiseen – tyypillisesti yksinkertaisinta on tarkastella koko vuoden työllistämiskustannuksia – käytät samaa aikajaksoa kaikille muille tässä esitetyille luokille.
Lisät ja sairausvakuutus
Työntekijöiden etuudet ovat toinen merkittävä työvoimaan liittyvä kulu. Niistä 37,73 dollarin tuntikohtaisista työntekijäkustannuksista, joista kerroimme aiemmin, 11,82 dollaria muodostui etuuksista. Se on noin 30 prosenttia.
Yleisesti ottaen mitä enemmän työntekijöitä on, sitä vähemmän etuudet maksavat työntekijää kohden. Sairausvakuutusmaksut, työnantajan eläkemaksut, eläkeohjelman hallintomaksut, palkalliset vapaat ja lisäpalkat, kuten ylityökorvaukset, tulisi kaikki sisällyttää etuuslaskelmiinne.
Työllisyysverot
Jokaisesta palkkaamastasi henkilöstä yrityksesi kantaa verotaakan. Tämä koostuu liittovaltion tuloverosta, sosiaaliturva- ja Medicare-veroista sekä työttömyysverosta. Liittovaltion tuloverot pidätetään työntekijän palkasta, joten emme sisällytä niitä tähän (koska ne sisältyvät jo edellä olevaan palkkaryhmään).
Social Security and Medicare -verot pidätetään myös työntekijän palkasta, mutta työnantaja on vastuussa vastaavan summan maksamisesta niiden lisäksi. Liittovaltion työttömyysverot maksaa yksinomaan työnantaja. Voit laskea oman osuutesi kustakin näistä veroista käyttämällä IRS:n ohjeita, jotka on esitetty täällä.
Koulutus
Uudet työntekijät eivät tyypillisesti ole heti alussa tuottavia. Pikemminkin heidän kouluttamiseensa kuluu aikaa ja rahaa, ja nämä kustannukset olisi otettava huomioon työvoimakuluissa. Training-lehden raportin mukaan yhdysvaltalaiset yritykset käyttävät keskimäärin 1075 dollaria työntekijää kohden koulutukseen.
Koulutuskustannuksia laskiessasi ota huomioon matkat, koulutusmateriaalit, laitteet, ohjelmistot ja muut digitaaliset ohjelmat sekä ulkopuolisen avun maksaminen. Jos haluat olla supertarkka, voit ottaa mukaan myös tuottavuuden menetykset eli sen rahamäärän, jota et tienaa, koska työntekijä ei ole vielä täysin tuottava. Nämä luvut saattavat olla helpommin saatavilla joillakin aloilla, kuten myynnissä, kun taas toisilla aloilla, kuten palveluyrityksissä, ne eivät ole yhtä helposti mitattavissa.
Yleiskustannukset
Olet luultavasti perehtynyt yleiskustannuksiin, kuten vuokraan ja yleiskustannuksiin, ja saatat ajatella, että ne ovat työvoimakustannuksista erillisiä kuluja. Tosiasiassa yleiskulut ovat kuitenkin suoraan sidoksissa työntekijöiden määrään. Mitä enemmän työntekijöitä palkkaat, sitä enemmän esimerkiksi tarvitset työpöytiä ja sitä enemmän neliöitä, joten on järkevintä sisällyttää yleiskulut osaksi työvoimakustannuksia.
Yleiskustannuksiin kannattaa sisällyttää muun muassa fyysisen työtilan kustannukset (asuntolaina tai vuokra), kiinteistöverot, yleishyödylliset palvelut, toimistotarvikkeet, laitteet ja huolto. Jos annat yrityksen ajoneuvoja, matkapuhelimia, kannettavia tietokoneita tai muita laitteita työntekijöiden käyttöön, myös nämä on sisällytettävä kustannuksiin.
Huomioon otettavat lisäkustannukset
Edellä käsiteltyjen säännöllisten, toistuvien kustannusten lisäksi älä unohda ottaa huomioon joustavia kustannuksia, kuten kausityövoimaa tai tilapäistä työvoimaa, ja kertaluonteisia kustannuksia, joita syntyy vain satunnaisesti, kuten lomarahoja.
Huomioi myös alihankkijoiden, kuten freelance-graafisten suunnittelijoiden tai konsulttien, kustannukset pitäen mielessäsi, että nämä kustannukset saattavat itse asiassa pienentyä sitä mukaa, kun lisäät työntekijöitäsi (esim. silloin, kun otat käyttöön oman graafisen suunnittelijasi ja poistat näin ollen alihankinnan tarpeen).
Työvoimakustannusten kaava
Kun olet käsitellyt kaikki edellä mainitut luokat, on aika laskea ne yhteen.
- Todellisten työvoimakustannusten laskemiseksi laske edellä mainittujen luokkien kulut yhteen ja jaa summa työntekijöiden lukumäärällä. Näin saat kustannuksen työntekijää kohti vuodessa (tai missä tahansa aikayksikössä, johon päädyit).
- Seuraavaksi haluat eritellä nämä kustannukset tuntikohtaisesti. Tätä varten jaa vaiheessa 1 saatu työntekijäkohtainen kustannus vuodessa tehtyjen työtuntien määrällä. Jos oletetaan 40-tuntinen työviikko ja kaksi viikkoa palkallista lomaa, useimmat työntekijät työskentelevät noin 2 000 tuntia vuodessa.
- Tämä on todellinen työvoimakustannus tuntia kohden.
Käyttämällä tätä lukua voit helposti tehdä laskutoimituksia ymmärtääksesi, kuinka paljon kukin koko- tai osa-aikainen lisätyöntekijä lisää kululaskelmaasi vuosittain, ja nähdäksesi, onko se toteutuskelpoinen kulu.
Quickbooks tarjoaa loistavan ilmaisen työkalun, jonka avulla voit suorittaa tämän laskelman digitaalisesti. Löydät sen täältä.
Hae asiantuntija-apua tulevan henkilöstösuunnitelmasi kartoittamiseen
Kuten huomaat, on paljon huomioitavaa, kun päätät, kuinka monta työntekijää sinun on palkattava ja mitkä roolit priorisoitava. Henkilöstötarpeiden asianmukaisen ennustamisen laiminlyönti voi johtaa menetettyihin voittoihin ja tuottavuuden heikkenemiseen. 4 Corner Resources voi auttaa sinua laatimaan henkilöstösuunnitelman, joka vastaa organisaatiosi tarpeita ja on järkevä budjettisi kannalta.
Autamme sinua punnitsemaan kokoaikaisten työntekijöiden etuja verrattuna vaihtoehtoisiin vaihtoehtoihin, kuten osa-aikaiseen, tilapäiseen ja sopimustyöhön, jotta voit määrittää parhaan henkilöstöstrategian nykytilanteeseen ja tulevaan kasvuun. Tarjoamme myös täyden palkanlaskentapalvelupaketin, joka auttaa sinua hoitamaan ikävät mutta välttämättömät tehtävät, kuten vakuutus- ja etuustarjoukset.
Ota meihin yhteyttä jo tänään ja anna meidän aloittaa yrityksellesi räätälöidyn rekrytointistrategian rakentaminen.