Toimittajan huomautus: Videolla Brandon Vigliarolo käyttää Microsoft Office 365:tä ja käy läpi dynaamisten kaavioiden rakentamisen vaiheet Excelissä. Vaiheet ovat hyvin samankaltaisia kuin seuraavassa Susan Harkinsin tekemässä opetusohjelmassa.
Jos haluat edetä tavallisia taulukkolaskentataitojasi pidemmälle, dynaamisten kaavioiden luominen on hyvä paikka aloittaa tämä matka. Tärkeintä on määritellä kaavion lähtötiedot dynaamiseksi alueeksi. Näin tekemällä kaavio ottaa automaattisesti huomioon lähdetietojen muutokset ja lisäykset. Onneksi prosessi on helppo toteuttaa Excel 2007:ssä ja 2010:ssä, jos olet valmis käyttämään taulukko-ominaisuutta. Jos näin ei ole, on olemassa monimutkaisempi menetelmä. Tutustumme molempiin.
OPI LISÄÄ: Office 365 Consumer -hinnoittelu ja ominaisuudet
Taulukkomenetelmä
Aluksi käytämme taulukko-ominaisuutta, joka on käytettävissä Excel 2007:ssä ja 2010:ssä – tulet hämmästymään, miten yksinkertainen se on. Ensimmäinen vaihe on taulukon luominen. Valitse tätä varten yksinkertaisesti data-alue ja tee seuraavasti:
- Klikkaa Lisää-välilehteä.
- Klikkaa Taulukot-ryhmässä Taulukko.
- Excel näyttää valitun alueen, jota voit muuttaa. Jos taulukossa ei ole otsikoita, muista poistaa valinta Oma taulukko sisältää otsikot.
- Klikkaa OK, ja Excel muotoilee tietovälin taulukoksi.
Mikä tahansa taulukon pohjalta rakentamasi kaavio on dynaaminen. Luo havainnollistamiseksi nopea pylväskaavio seuraavasti:
- Valitse taulukko.
- Klikkaa Lisää-välilehteä.
- Valitse Kaaviot-ryhmässä Kaavio-pudotusvalikosta ensimmäinen 2-D-pylväskaavio.
Päivitä nyt kaaviota lisäämällä maaliskuun arvoja ja tarkkaile, miten kaavio päivittyy automaattisesti.
Dynaamisen kaavan menetelmä
Aina et halua muuttaa data-aluetta taulukoksi. Lisäksi tätä ominaisuutta ei ole saatavilla Office-ohjelmiston vanhoissa versioissa. Kun jompikumpi on kyseessä, on olemassa monimutkaisempi kaavatapa. Se perustuu dynaamisiin alueisiin, jotka päivittyvät automaattisesti samaan tapaan kuin taulukko, mutta vain sinun avullasi.
Käyttämällä aiempaa taulukkoamme tarvitset viisi dynaamista aluetta: yhden kullekin sarjalle ja yhden tarroille. Seuraavassa on ohjeet sarakkeessa A olevien tarrojen dynaamisen alueen luomiseen. Käytä sitten näitä ohjeita luodaksesi dynaamisen etiketin sarakkeille B-E. Tee seuraavasti luodaksesi sarakkeen A dynaamisen alueen:
- Klikkaa Kaavat-välilehteä.
- Klikkaa Määritetyt nimet -ryhmän Määrittele nimet -vaihtoehtoa.
- Kirjoita dynaamisen alueen nimi KuukausiTarrat.
- Valitse nykyinen arkki. Tässä tapauksessa se on DynamicChart1. Voit halutessasi käyttää työarkkia. Yleisesti ottaen on parasta rajata alueet vain arkille, ellet aio hyödyntää niitä työkirjan tasolla.
- Syötä seuraava kaava: =OFFSET(DynamicChart1!$A$2,0,0,0,COUNTA(DynamicChart1!$A:$A))
- Klikkaa OK.
Nyt toista yllä olevat ohjeet luomalla dynaaminen alue kullekin sarjalle käyttämällä seuraavia alueiden nimiä ja kaavoja:
Huomaa, että ensimmäinen alueviittaus alkaa rivillä 2. Tämä johtuu siitä, että rivillä 1 on otsikkorivi. Toinen viittaussarja viittaa koko sarakkeeseen, jolloin kaava voi ottaa huomioon kaikki sarakkeen arvot, ei vain tietyn alueen. Komponentin -1 lisääminen poistaa otsikkosolun laskennasta. Ensimmäisessä kaavassa (sarakkeen A otsikoita varten) ei ole tätä komponenttia.
On tärkeää muistaa, että uudet tiedot on syötettävä yhtäjaksoisesti. Jos ohitat rivejä tai sarakkeita, tämä tekniikka ei toimi odotetulla tavalla.
Voit ehkä ihmetellä, miksi lisäsin Sarja-tunnisteen jokaiseen alueen nimeen. Pelkän nimen käyttäminen hämmentää Exceliä. Rivin 1 sarjojen otsikot ovat myös nimiä. Koska kaavion oletusasetukset käyttävät kussakin sarakkeessa olevia etikettien otsikoita kunkin sarjan nimeä varten, et voi käyttää näitä etikettejä dynaamisten alueiden nimeämiseen. Älä käytä samoja nimikkeitä sekä sarjataulukon otsikoissa että dynaamisten alueiden nimissä.
Lisää seuraavaksi sarakekaavio, kuten aiemmin. Jos syötät uusia tietoja, kaavio ei vielä heijasta niitä. Tämä johtuu siitä, että kaavio viittaa oletusarvoisesti tiettyyn data-alueeseen, DynamicChart1:A1:E3. Meidän on muutettava tämä viittaus juuri luomiimme dynaamisiin alueisiin seuraavasti:
- Napsauta kaaviossa hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa saraketta.
- Valitse avautuvasta alivalikosta Select Data.
- Valitse vasemmanpuoleisessa luettelossa Smith ja napsauta sitten Edit. (Muistatko mainitsemani nimeämisristiriidan? Excel käyttää sarakkeen otsikkoa (solu B1) sarjan nimeämiseen.)
- Tuloksena olevassa valintaikkunassa kirjoita viittaus Smithin dynaamiseen alueeseen Sarjan arvot -ohjaimeen. Tässä tapauksessa se on =DynamicChart1!SmithSeries.
- Klikkaa OK.
Toista yllä oleva prosessi päivittääksesi loput sarjat vastaamaan niiden dynaamisia alueita: DynamicChart1!JonesSeries; DynamicChart1!MichaelsSeries; ja DynamicChart1!HancockSeries.
Päivitä seuraavaksi kaavion akselien merkinnät (sarake A) seuraavasti:
- Klikkaa Valitse tietolähde -valintaikkunassa tammikuuta (oikeanpuoleisessa luettelossa).
- Klikkaa sitten Muokkaa.
- Klikkaa tuloksena olevassa valintaikkunassa viittaat akselilapun dynaamiseen alueeseen DynamicChart1!MonthLabels.
- Klikkaa OK.
Helmikuun päivittämistä ei tarvitse tehdä, vaan Excel huolehtii siitä. Aloita nyt maaliskuun tietojen syöttäminen ja katso, kuinka kaavio päivittyy automaattisesti! Muista vain, että sinun on syötettävä tiedot peräkkäin; et voi ohittaa rivejä tai sarakkeita.
Tämä kaavatapa on monimutkaisempi kuin taulukkomenetelmä. Ole huolellinen dynaamisten alueiden nimeämisessä ja sarjaviitteiden päivittämisessä. Siihen on helppo syöttää kirjoitusvirheitä. Jos kaavio ei päivity, tarkista alueviittaukset.
Jos haluat dynaamisen kaavion tekniikan, joka kulkee eri reittiä, lue Luo dynaaminen Excel-kaavio ja tee oma kojelauta. Näitä dynaamisen kaavioinnin versioita esittelevät Excel-taulukot ovat ladattavissa ilmaiseksi.
Katso myös
- Miten lisätä pudotusluettelo Excel-soluun (TechRepublic)
- Miten tulla pilvi-insinööriksi: Huijauslappu (TechRepublic)
- 50 aikaa säästävää vinkkiä, jotka nopeuttavat työskentelyä Microsoft Officessa (ilmainen PDF) (TechRepublic lataa)
- Kustannusvertailulaskuri: G Suite vs. Office 365 (Tech Pro Research)
- Microsoft Office on muuttunut, ja sen käytönkin pitäisi muuttua (ZDNet)
- Parhaat pilvipalvelut pienille yrityksille (CNET)
- Parhaat tehtäväluettelosovellukset tehtävien hallintaan millä tahansa alustalla (Download.com)
- Lisää pakollista Microsoft-aiheista kirjoittelua (TechRepublic fläppitaululla)