Yrityksillä on tyypillisesti käytäntönä vähentää kuluksi (eli vähentää tällä hetkellä poistojen sijaan) kohteet, jotka maksavat alle tietyn kynnysarvon. Ei yksinkertaisesti kannata tehdä vähähintaisten hyödykkeiden poistoja monien vuosien ajan. Yritysten määrittelemät poistokynnykset vaihtelevat suuresti. Tähän asti IRS ei ole antanut ohjeita siitä, mikä kynnysarvon pitäisi olla, ja oli aina mahdollista, että se saattoi väittää, että veronmaksajan kynnysarvo oli liian korkea. Tämä on kuitenkin muuttunut. IRS:n uusissa säännöksissä tämä kulukynnyskäytäntö on kirjattu lakiin ottamalla käyttöön uusi de minimis safe harbor -järjestelmä. (IRS Reg. §1.263(a)-1(f).). Ensimmäistä kertaa IRS on myös luonut enimmäismäärät dollareille, jotka voidaan kirjata kuluksi ”de minimis” (latinaksi ”vähäinen” tai ”merkityksetön”). Tämä safe harbor tuli kaikkien veronmaksajien käyttöön 1. tammikuuta 2014. Lisäksi safe harborin hyödyllisyys on lisääntynyt huomattavasti useimpien veronmaksajien kannalta, koska IRS nosti summan, jonka pienemmät veronmaksajat voivat vähentää, 500 dollarista 2 500 dollariin.
Esimerkki: Alice ostaa yritystään varten kaksi tietokonetta 2 000 dollarin kappalehintaan, jolloin kokonaiskustannukset ovat laskun mukaan 4 000 dollaria. Käyttämällä de minimis safe harbor -järjestelmää hän voi vähentää koko 4 000 dollarin menon yhtenä vuonna edellyttäen, että safe harbor -järjestelmän käyttöedellytykset täyttyvät.
Mitä voidaan vähentää
De minimis safe harbor -järjestelmää käytetään useimmiten yrityksessä käytettävien aineellisten henkilökohtaisten hyödykkeiden (omaisuusyksiköiden) kustannusten vähentämiseen. Aineellisen omaisuuden yksikön huoltoa tai korjausta varten hankitut osat – eli varaosat – ovat myös vähennyskelpoisia de minimis safe harbor -järjestelmän mukaisesti, jos ne ovat de minimis -rajan sisällä. Tähän luokkaan eivät kuulu osat, jotka hankitaan osana omaisuusyksikköä – esimerkiksi auton alkuperäinen moottori. Kaikki osat, joiden taloudellinen käyttöikä on enintään 12 kuukautta, on vähennettävä de minimis safe harbor -menetelmän mukaisesti, jos kustannukset ovat de minimis -rajan sisällä.
Tätä safe harbor -menetelmää ei voi käyttää maa-alueiden tai inventaarion (asiakkaille myytäväksi tarkoitetut tavarat) kustannusten vähentämiseen.
Maximum De minimis Amount
De minimis safe harbor -menetelmän mukaisesti vähennyskelpoinen enimmäismäärä on riippuvainen siitä, onko yritykselläsi ”sovellettavissa oleva tilinpäätösraportti” kyseiseltä vuodelta. Tähän kuuluu myös tilintarkastajan laatima varmennettu tilinpäätös. Siihen kuuluu myös tilinpäätös (muu kuin veroilmoitus), jonka yrityksesi toimittaa SEC:lle tai muulle osavaltion tai liittovaltion viranomaiselle (ei kuitenkaan IRS:lle) – esimerkiksi lomake 10-K tai vuosi-ilmoitus osakkeenomistajille. Vain suuremmat yhtiöt tai julkisesti noteeratut yritykset laativat yleensä tällaisia selvityksiä.
CPA:n laatimat sertifioidut tilinpäätöstiedot maksavat yleensä vähintään useita tuhansia dollareita, ja vain harvoilla pienillä yrityksillä on niitä. Jos sinulla ei ole tällaista tilinpäätöstä, voit käyttää de minimis safe harbor -järjestelyä vain sellaisen omaisuuden osalta, jonka kustannukset eivät ylitä 2 500 dollaria laskua kohti tai 2 500 dollaria laskulla perusteltua erää kohti. Määrä oli asetuksen alkuperäisessä versiossa 500 dollaria, mutta IRS korotti sen 2 500 dollariin vuonna 2016. Lisäksi IRS sanoo, ettei se riitauta 2 500 dollarin summan aiempaa käyttöä edellyttäen, että vaatimukset täyttyvät.
Jos kustannukset ylittävät 2 500 dollaria laskua (tai kappaletta) kohti, mitään osaa kustannuksista ei saa vähentää käyttämällä de minimis safe harbor -järjestelmää. Jos sinulla on sovellettavissa oleva rahoitusselvitys, voit nostaa kappalekohtaisen tai laskukohtaisen määrän 5 000 dollariin asti.
Esimerkki: Edellä esitetyn esimerkin Alice osti kaksi tietokonetta yritystään varten 2 000 dollarilla kumpikin, jolloin kokonaiskustannukset olivat laskun mukaan 4 000 dollaria. Alicella on vuoden alussa käytössä kirjanpitomenettelyt, joiden mukaan alle 2 500 dollaria maksavasta omaisuudesta maksetut summat kirjataan kuluksi, ja Alice käsittelee tietokoneista maksettuja summia kirjanpidossaan kuluna. Tietokoneista maksetut summat täyttävät de minimis safe harbor -järjestelmän vaatimukset. Alice voi tällä hetkellä vähentää koko summan tavanomaisena ja välttämättömänä liikekuluna.
Määrittäessäsi, ylittävätkö hyödykkeen kustannukset 2 500 tai 5 000 dollarin rajan, sinun on otettava huomioon kaikki lisäkustannukset, jotka ovat samassa laskussa aineellisen hyödykkeen kanssa – esimerkiksi toimitus- ja/tai asennuskulut. Sinun ei kuitenkaan tarvitse ottaa huomioon ”aineellisen hyödykkeen hankkimisesta tai tuottamisesta aiheutuvia lisäkustannuksia”, jotka ”eivät sisälly samaan laskuun aineellisen hyödykkeen kanssa”. Paras strategia on sisällyttää tällaiset lisäkustannukset erilliseen laskuun.
Kun teet tämän valinnan, sitä sovelletaan kaikkiin kuluihin, joihin sovelletaan de minimis safe harbor -järjestelmää. Et voi valita, mitkä erät haluat sisällyttää. Sinun on sisällytettävä myös erät, jotka muutoin olisivat vähennyskelpoisia aineina ja tarvikkeina.
Suojasataman soveltaminen
Voidakseen soveltaa tätä vähämerkityksisten menojen suojasatamaa verovelvollisen on:
- asetettava ennen verovuoden ensimmäistä päivää (kalenterivuoden verovelvollisten osalta tammikuun 1. päivä) kirjanpitomenettely, jossa edellytetään, että omaisuudesta maksetut määrät kirjataan kuluiksi, jos omaisuus (1) maksaa alle tietyn dollarin ja/tai (2) sen taloudellinen käyttöikä on enintään 12 kuukautta, ja
- käsiteltävä kirjanpidossaan ja kirjanpidossaan tällaiset määrät vähennyskelpoisina kuluina.
Jos sinulla on ”sovellettava tilinpäätös” ja haluat käyttää 5 000 dollarin de minimis -rajaa, kirjanpitomenettelysi on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu ennen verovuoden 1. tammikuuta. Jos sinulla ei ole tällaista selvitystä ja olet oikeutettu vain 2 500 dollarin rajan käyttöön, sinun ei tarvitse laatia menettelyäsi kirjallisesti (vaikka voit silti tehdä niin). Sen on kuitenkin oltava voimassa ennen verovuoden tammikuun 1. päivää.
Varman sataman hakeminen
Voidaksesi hyödyntää de minimis safe harbor -järjestelmää sinun on tehtävä valinta veroilmoituksen yhteydessä joka vuosi.