Yliopisto edellyttää rikollisen taustan tarkistamista, mukaan lukien seksuaalirikollisten rekisteritarkistusta, työnhakijoilta, nykyisiltä työntekijöiltä ja yliopistoon kuuluvilta työntekijöiltä yliopiston käytäntöjen sekä osavaltion ja liittovaltion vaatimusten mukaisesti. Suoritettavan tarkistuksen tyyppi vaihtelee työtehtävän mukaan. Alla oleva viitekaavio voi auttaa sinua määrittämään, minkä tyyppistä taustatarkastusta vaaditaan.
Background Checks in Workday
When is a Background Check Required?
Tässä on lyhyt yhteenveto taustatarkastusvaatimuksista. Yksityiskohtainen selvitys vaatimuksista on alla olevissa tiedoissa tai yliopiston käytännöissä.
Rikoshistorian taustatarkastus voidaan vaatia, kun:
- Hakijalla (finalistilla) tai nykyisellä työntekijällä ei ole taustatarkistusta tiedostossa.
- Tämänhetkinen työntekijä hakee paikkaa ja tiedostossa oleva tarkistus on yli 12 kuukautta vanha.
- Viimeinen työntekijä on ollut palveluksessa yli 6 kuukautta, riippumatta siitä, kuinka vanha edellinen tarkastus on.
- Viimeinen työntekijä on ollut palveluksessa alle 6 kuukautta, mutta edellinen tarkastus on yli 12 kuukautta vanha.
- Viimeinen työntekijä siirtyy uuteen tehtävään, ja edellinen tarkastus on tehty eri kollegiossa, dekaanissa tai VP-yksikössä.
- Tämänhetkinen tai entinen työntekijä siirtyy tehtävään, joka edellyttää myyjäntarkastusta, eikä myyjäntarkastusta ole tehty.
- Opiskelijatyöntekijä ei ole ilmoittautunut jokaiselle pitkälle lukukaudelle tai hänen taustatarkastuksensa on yli 60 kuukautta vanha.
- Opiskelijatyöntekijä siirtyy muuhun kuin opiskelijan tehtävään.
Jos uskot, että taustatarkastus on käynnistynyt jostain muusta kuin edellä luetelluista syistä, ota yhteyttä HR Recordsiin osoitteessa [email protected] tai 512-471-5127.
Hakija
Olet velvollinen pyytämään rikollisen taustatarkastuksen jokaiselle hakijalle (hakijoille) tai lopulliselle hakijalle ennen palkkaamista. Tämä koskee mm:
- Opiskelijat, tiedekunta, luokitellut ja hallinnolliset/ammattilaiset (A&P), ja satunnaisen työntekijän tehtävät
- Palkatut tai palkattomat liitännäistehtävät, jotka
- Edellyttävät potilaan hoitoa
- Lasten hoitoa tai kosketusta alaikäisiin
- Suoraa pääsyä tietoresursseihin tai tietoresurssiteknologioihin
- Lääkkeiden, valvottujen aineiden, käteisen rahan, shekkien tai luottokorttien käyttöoikeutta.
- Tämänhetkiset työntekijät hakiessaan toiseen tehtävään yliopistossa
- Jos edellinen tarkastus ei sisältänyt kaikkia uuteen tehtävään vaadittavia tarkastuksia
- Jos tämänhetkinen työntekijä hakee tehtävään, joka kuuluu eri dekaanin tai varapresidentin salkkuun, ja edellinen tarkastus on tehty yli vuosi sitten.
Kaikki vaaditut tarkistukset on suoritettava ennen kuin työntekijä aloittaa työnsä.
Nykytyöntekijä
Nykytyöntekijöihin sovelletaan samoja vaatimuksia kuin muihinkin hakijoihin, kun he hakevat työpaikkaa yliopistossa. Sinun on pyydettävä uutta taustaselvitystä, kun:
- Tämänhetkinen työntekijä siirtyy uuteen tehtävään eri dekaanin tai vararehtorin alaisuuteen, ja edellinen taustatarkastus on yli vuoden vanha
- Työntekijä palaa palvelukseen kuuden kuukauden tai sitä pidemmän tauon jälkeen
- Työntekijä palaa palvelukseen alle kuuden kuukauden tauon jälkeen, jos arkistoidusta taustatarkastuksesta on kulunut yli vuosi
- Arkistoidussa taustatarkastusasiakirjojen tarkistustyypistä ei ole löytynyt kaikkia vaadittujen tyyppisiä tarkistuksia.
Henkilöstöyhteyshenkilöt tai henkilöstöyhteyshenkilöiden delegaatit voivat hakea nykyisen tai edellisen työntekijän taustatarkistushistoriaa Taustatarkistusten hallinta (BCA) -järjestelmän Apuohjelmat-välilehdeltä.
Henkilöstöyhteyshenkilöyhteyshenkilö tai henkilöstöyhteyshenkilöiden delegaatti rekrytoivasta osastosta luo pyynnön Taustatarkistusten hallinta (BCA) -järjestelmään ja pyytää hakijaa antamaan luvan taustatarkastukseen. Kun taustatarkastuspyyntö on hyväksytty, henkilöstöhallinto pyytää hakijan virallisen rikosrekisteriotteen ja ottaa yhteyttä palkkaavaan osastoon, kun virallinen rekisteri on tarkistettu.
Online-pyyntö ja valtuutus
Henkilöstöhallinnon yhteyshenkilö tai henkilöstöhallinnon yhteyshenkilön valtuuttama henkilö (HR Contact tai HR Contact Delegate) käynnistää taustatarkastuksen online Background Check Administration (BCA) -järjestelmällä ja pyytää hakijaa tai työntekijää antamaan valtuutuksen tarkastukseen. Työntekijä saa sähköpostiviestin, jossa on linkki online-järjestelmään.
Paperinen valtuutuslomake
Jos hakija tai työntekijä ei halua antaa tietoja sähköisesti, hän voi ladata ja täyttää rikollisen taustatarkastuslomakkeen (PDF). HR-yhteyshenkilö tai valtuutettu voi sitten syöttää pyynnön ja valtuutuksen Background Check Administration -järjestelmään.
Lisätietoja Background Check Administration -järjestelmästä saat lataamalla BCA Overview (PDF) -katsauksen.
Rikoshistorian tarkastelu
Henkilöstön palvelukseen ottava osasto voi tarkastella hakijan ilmoittamaa rikoshistoriaa ja ottaa kaikki asiaankuuluvat rikoshistoriaan liittyvät tiedot huomioon palvelukseen ottamista koskevassa päätöksessä. Hakijaa ei kuitenkaan saa sulkea pois ennen kuin virallinen rikosrekisteriote on pyydetty ja tarkistettu henkilöstöhallinnossa. Henkilöstöhallinto tarkastaa kaikki virallisesta rikosrekisteristä löytyvät tiedot ja ilmoittaa havainnot palvelukseen ottavalle osastolle.
Relevanssi työn vaatimusten kannalta
Rikosrekisteritietoja on tarkasteltava tapauskohtaisesti ottaen huomioon rikoksen tyyppi ja vakavuus, rikoksesta kulunut aika ja se, onko rikos merkityksellinen virkaan kuuluvien tehtävien kannalta. Henkilöä ei voida automaattisesti sulkea pois palveluksesta sen vuoksi, että hänellä on aiempi tuomio.
Sivulla Review Criminal History and Relevance to Job Requirements (Rikostaustan tarkastelu ja sen merkitys tehtävän vaatimuksiin) on yksityiskohtaista tietoa, ennen kuin hakija suljetaan pois palveluksesta rikoshistorian perusteella.
Verifying Applicant Identity
Henkilön palkkaavan osaston edustajan on tarkistettava hakijan henkilöllisyys, ennen kuin taustatarkistusta voidaan pyytää. Tavallisesti tämä tapahtuu katsomalla hakijan toimittama kuvallinen henkilöllisyystodistus. Jos hakija ei pysty toimittamaan todentamista henkilökohtaisesti, pyydä hakijaa täyttämään Applicant Identification and Verification Form (PDF).
Tämä vaihe vaaditaan Fair Credit Reporting Act -laissa, ja sen tarkoituksena on estää tietojen luovuttaminen, ellei henkilö ole antanut siihen lupaa.
Adressipoikkeamat
Yliopisto noudattaa FTC:n (Federal Trade Commission, liittovaltion kauppakomissio) määräyksiä, 16 CFR Part 681. Jos yliopistolle ilmoitetaan osoitepoikkeamasta rikosoikeudellisen taustatarkastuksen aikana, yliopisto noudattaa FTC:n ohjeita.
Tarvittavan taustatarkastuksen kustannukset ja tyyppi
Seksuaalirikollisten rekisteri
Kaikki rikosoikeudelliset taustatarkastukset sisältävät haun kansallisesta seksuaalirikollisten rekisterin tietokannasta.
Texas DPS
Jos hakija tai työntekijä on asunut ainoastaan Teksasin osavaltiossa viimeisten seitsemän vuoden aikana, rikosrekisteritarkastus tehdään Teksasin yleisen turvallisuuden ministeriön (DPS) kautta.
Kansallinen (myyjän) tarkastus
Henkilöstön palkkaava osasto voi pyytää myyjän tarkastusta minkä tahansa palkattavan henkilön kohdalla, vaikka sitä ei vaadittaisi. Myyjä kerää tiedot Teksasin osavaltiosta ja kaikista muista osavaltioista, joissa henkilö on asunut. Myyjän tarkastus vaaditaan:
- Jos henkilö on asunut Teksasin osavaltion ulkopuolella viimeisten seitsemän vuoden aikana, vaaditaan kansallinen tarkastus myyjän kautta
- Jos henkilö on 25-vuotias tai sitä nuorempi, vaaditaan myyjän tarkastus, jos henkilö on asunut Teksasin osavaltion ulkopuolella milloin tahansa 17 ikävuoden jälkeen
- Kaikkien tiedekunnan, hallinto- ja asiantuntijatehtävien (A&P, koodi 1000) ja muiden erityistehtävien osalta.
Katsokaa alla olevasta viitekaaviosta, minkä tyyppinen tarkastus tehdään.
Kustannukset
Taustatarkastuksen kustannukset laskutetaan palkkaavalta osastolta. Huomioikaa kustannusten nousu, joka tulee voimaan 1. kesäkuuta 2020.
- Teksasin osavaltion (DPS) tarkastus: 10,00 dollaria
- Kansallisen seksuaalirikollisrekisterin tarkastus: 6,00 dollaria
- Tarjoajan tarkastus, joka sisältää seksuaalirikollisrekisterin tarkastuksen: 40 dollaria.00, plus mahdolliset lisämaksut valtioilta tai virastoilta, jotka antavat tietoja
Nuorisoleirit ja lastenhoitolaitokset
Alhaalla on yhteenveto nuorisoleirejä ja lastenhoitolaitoksia koskevista vaatimuksista. Yksityiskohtainen selvitys vaatimuksista löytyy yliopiston politiikasta.
Nuorisoleirien taustatarkastukset
Nuorisoleirien ylläpitäjien on varmistettava, että kaikki työntekijät, vapaaehtoiset ja opiskelijatarkkailijat, jotka ovat säännöllisesti tai usein leirillä, käyvät läpi rikosoikeudellisen taustatarkastuksen. Vapaaehtoiset ja oppilastarkkailijat, joita ei ole tarkistettu, eivät saa olla valvomatta leiriläisten kanssa. Uusi taustatarkastus vaaditaan joka vuosi.
Kansainvälinen taustatarkastus myyjän kautta voi olla tarpeen, jos työntekijä on asunut Yhdysvaltojen ulkopuolella jossakin vaiheessa 14 ikävuoden jälkeen.
Lastensuojelukoulutus nuorisoleireillä
Kaikkien nuorisoleirien tai alaikäisille suunnattujen ohjelmien työntekijöiden, vapaaehtoistyöntekijöiden ja henkilökunnan on osallistuttava koulutukseen ja tutkintoon, jonka tarkoituksena on lisätä herkkyyttään seksuaalisesta hyväksikäytöstä ja lasten hyväksikäytön varoittaville merkeille, kuten Teksasin koululain (Texas Education Code), pykälässä 51, todetaan.976.
Koulutus- ja tutkinto-ohjelma vaaditaan alaikäisille suunnatuilta leireiltä/ohjelmilta, jotka täyttävät KAIKKI seuraavista kriteereistä:
- Jotka järjestetään UT Austinin kampuksella TAI joita UT Austin hallinnoi missä tahansa;
- Jotka sisältävät leiriläisten/osallistujien virkistys-, urheilu-, uskonnollista tai koulutustoimintaa; ja
- Jotka sisältävät leiriläisiä/osallistujia, jotka ovat alaikäisiä (alle 18-vuotiaita) ja jotka eivät ole UT Austinin työntekijöitä.
Lisätietoa saat Youth Protection Program -sivustolta.
Taustatarkastukset lastenhoitolaitoksissa
Lastenhoitolaitosten on varmistettava, että rikosoikeudellinen taustatarkastus tehdään ennen kuin henkilö saa työskennellä, avustaa tai olla läsnä laitoksessa ja sen jälkeen vähintään joka toinen vuosi seuraavien osalta:
Lastenhoitolaitoksen on käytettävä seuraavia lähteitä taustatarkastusta tehdessään:
- Texasin DPS:n nimipohjainen rikostaustan tarkistus
- Federal Bureau of Investigationin sormenjälkipohjainen rikostaustan tarkistus
- Perhe- ja suojelupalveluiden osaston (Department of Family and Protective Services, DFPS) keskusrekisterin tarkistus
- Seksuaalirikollisten rekisteröintitarkistus
- Tarkoituksenmukainen kansallinen tai kansainvälinen myyjän tarkistus kaikkien niiden henkilöiden osalta, jotka eivät ole asuneet Teksasin ulkopuolella sen jälkeen, kun he ovat olleet 17-vuotiaita.
Valinnaiset taustatarkistuspalvelut
Henkilöstöhallinto voi auttaa tarkistamaan hakijan työhistorian ja koulutuksen. Pyytääkseen tätä palvelua palkkaavan osaston on luotava pyyntö Background Check Administration (BCA) -järjestelmään ja faksattava Human Resources -yksikköön Background Check Request for Education and Employment Verification -lomake. Ilmoita pyyntölomakkeessa, mitä tarkistusta tarvitaan.
Työsuhteen tarkistaminen
Työsuhteen tarkistaminen sisältää enintään kolmen aikaisemman työnantajan (viimeisten seitsemän vuoden aikana) työsuhteen päivämäärien, nimikkeen ja palkkatietojen tarkistamisen.
Koulutuksen todentaminen
Koulutuksen todentaminen sisältää tutkinnon (tutkintojen), lupakirjan (lupakirjojen) tai todistuksen (todistusten) todentamisen.
Kustannukset
Koulutus- ja työsuhdetietojen todentamisen kustannukset ovat myyjän vakiohinta lisättynä mahdollisilla palkkioilla, joita tietoja toimittavat virastot perivät.
- Koulutus 11,55 dollaria tutkintoa kohti
- Työllisyys 11,55 dollaria työnantajaa kohti
- Plussan mahdolliset lisämaksut valtioilta tai tietoja antavilta virastoilta.
Taustatarkastuksen viitekaavio
National Sex Offender Registry (kansallinen seksuaalirikollisten rekisteritarkastus) vaaditaan aina, ja se suoritetaan automaattisesti minkä tahansa rikoshistorian taustatarkastuksen yhteydessä.
*Jos hakija tai työntekijä on asunut Teksasin osavaltion ulkopuolella viimeisten 7 vuoden aikana, vaaditaan myyjän tarkastus. Jos hakija/työntekijä on 25-vuotias tai nuorempi, vaaditaan myyjän tarkastus, jos hän on asunut Teksasin ulkopuolella milloin tahansa 17 ikävuoden jälkeen.
| Tehtävä | Tyyppi vaadittavasta tarkistuksesta (vaadittavista tarkistuksista) |
|---|---|
| luokiteltu | Texas DPS* |
| A&P tai koodi 1000 | Vendor |
| Faculty | Vendor |
| Student | Texas DPS* |
| Casual Employee | Texas DPS tai Vendor |
| Nuorisoleirin työntekijä tai vapaaehtoinen | Texas DPS* |
| Lastenhoitolaitoksen työntekijä | Texas DPS*, FBI, DFPS |
| Texas DPS* | |
| Texas DPS* | |
| Adjunct/Clinical Worker (noudattaa tiedekunnan vaatimuksia) | Vendor |
| Independent Contractor (if | Vendor |
| Employ employee of Contractor (if designated security sensitive) | Texas DPS* |
| Employ employee of Governmental Agency | Texas DPS* |
| Visiting Researcher/Scholar (noudattaa tiedekunnan vaatimuksia) | Vendor |
| Research Affiliate (noudattaa tiedekunnan vaatimuksia) | Vendor |
| Visiting Student Worker (jos määritelty arkaluonteisiksi turvallisuustekijöiksi) | Texas DPS* |
| Vapaaehtoinen (jos määritelty arkaluonteiseksi) | Texas DPS* |
| Vierailijat (jos laki vaatii) | Texas DPS* |
| Muu yliopistoon liittyvä asema (jos määritelty arkaluonteiseksi) | Texas DPS* |