Corrective Action Explained [with Procedure]

Mikä on korjaava toiminta?

Korjaava toiminta on ongelman havaitsemista ja määrittelemistä, ongelman rajaamista, sen syyn määrittämistä ja asianmukaisten toimien toteuttamista, jotta se ei toistuisi.

Korjaava toiminta on reaktiivinen
– käsittelee ongelmaa tapahtuman jälkeen. Korjaa sen.

Ennaltaehkäisevä toiminta on proaktiivinen
– käsittelee ongelmaa ENNEN kuin se tapahtuu. Estää sen.

Sisältö

• Mikä on korjaava toimenpide?
• Korjaavan toiminnan prosessin vaiheet
• Määrittele ongelma
• Seuraa ongelmaa
• Tunnista juurisyy
• Korjaavan toiminnan suunnitelma -. Ennaltaehkäise toistuminen
• Korjaavan toimen menettely

Korjaavaa toimea olisi pidettävä reaktiivisena reaktiona ongelmaan, koska siihen ryhdytään, kun havaitaan vaatimustenvastaisuus (esim, asiakasvalitus).

Korjaavien toimien prosessi

Seuraavat vaiheet auttavat sinua luomaan korjaavien toimien prosessin:

• Määrittele ongelma
• Valmistele tutkintaryhmä
• Valitse väliaikainen rajoittamistoimi
• Varmista väliaikainen rajoittamistoimi
• Tunnista juurisyyt
• Valmistele vertaileva analyysi
• Kehitä juurisyyt-cause Theories
• Verify the Root-Cause
• Determine and Verify the Escape Point
• Implement & Validate Permanent Corrective Actions
• Preventing Recurrence Theories

If necessary, tarjoa hätätoimenpide asiakkaan suojelemiseksi ja prosessin käynnistämiseksi.

Määrittele ongelma

Kuvaile sisäisen/ulkoisen asiakkaan ongelma yksilöimällä, mikä on pielessä, ja erittele ongelma yksityiskohtaisesti mitattavissa olevin termein Määrittele, tarkista ja toteuta tilapäinen eristämistoimi, jolla eristetään ongelman vaikutukset kaikista sisäisistä/ulkoisista asiakkaista siihen asti, kunnes pysyviä korjaavia toimia (PCA) toteutetaan. Validoi eristämistoimien tehokkuus.

Valmistetaan tutkintaryhmä, jossa on:

• Prosessi- ja/tai tuotetuntemus
• Ohjattu aika
• Valtuudet ongelman ratkaisemiseen ja korjaavien toimien toteuttamiseen
• Taito vaadittavilla teknisillä aloilla
• A nimetty ryhmänjohtaja

Ongelman hallinta

Väliaikaisen rajoittamistoimen valinta

Väliaikainen rajoittamistoimi pidetään voimassa, kunnes todennettu pysyvä korjaava toimi voidaan toteuttaa. Joissakin tapauksissa väliaikainen eristämistoimi voi olla sama tai samankaltainen kuin hätätoimenpide. Hätätoimenpide pannaan kuitenkin täytäntöön minimaalisilla tukitiedoilla. Väliaikainen eristämistoimi antaa enemmän mahdollisuuksia tutkimuksiin.

Varmista väliaikainen eristämistoimi

Mikä tahansa toteuttamasi väliaikainen eristämistoimi on suojattava asiakasta ongelmalta ilman, että se aiheuttaa uusia ongelmia. Yksittäinen väliaikainen eristämistoimenpide ei myöskään välttämättä riitä. Saatat joutua toteuttamaan useamman kuin yhden väliaikaisen eristämistoimen, jotta voit suojata asiakasta täysin.

Väliaikainen eristämistoimi voi olla mikä tahansa toimi, joka suojaa asiakasta ongelmalta. Ennen kuin otat käyttöön väliaikaisen eristämistoimen, sinun on kuitenkin varmistettava, että väliaikainen eristämistoimi toimii. Väliaikaisen rajoittamistoimen todentaminen:

• Varmista ennen käyttöönottoa, että se suojaa asiakasta ongelmalta
• Toteuta ennen-jälkeen-vertailu
• Varmista, että väliaikainen rajoittamistoimi ei aiheuta uusia ongelmia.

Varmennusmenetelmiin voi kuulua:

• Testi halutun suoritustason määrittämiseksi
• näyttö siitä, että muutokset poistivat ongelman aiheuttamatta uutta ongelmaa
• Väliaikaisen eristämistoimen vertailu vastaaviin todistettuihin toimiin

.

• Tarkastelu sen arvioimiseksi, oliko väliaikainen rajoittamistoimi tehokas
• Varmuus siitä, että väliaikainen rajoittamistoimi ei aiheuttanut uutta ongelmaa
• Toteutetaan ICA

Tehdään koeajoja aina kun mahdollista. Joissain tilanteissa todentaminen voi kuitenkin olla pelkkää maalaisjärkeä. Jos väliaikaiseen rajoittamistoimenpiteeseen kuuluu esimerkiksi kaikkien tuotteiden lähetysten lopettaminen, voit olla varma, että asiakkaat lakkaavat kokemasta ongelmaa.

Sinun ja tiimisi on harkittava kaikkia väliaikaiseen rajoittamistoimenpiteeseen liittyviä kompromisseja. Tärkeä osa väliaikaisen rajoittamistoimen toteuttamista on suunnitella, miten aiot toteuttaa toimen.

Toteuttaaksesi väliaikaisen rajoittamistoimen noudata tätä hallintasykliä:

• Suunnittele (Suunnittele uudelleen)
• Tee (Toteuta)
• Tarkista (Seuraa)
• Toimi (Arvioi)

Tunnista perussyy

Eristä ja todentaa perussyy testaamalla jokainen mahdollinen syy ongelman kuvausta ja testitietoja vastaan. Eristä ja tarkista myös se paikka prosessissa, jossa perimmäisen syyn vaikutus olisi pitänyt havaita ja rajoittaa (pakopiste).

Valmistele vertaileva analyysi – korjaavien toimenpiteiden raportti

Ongelmakuvauksen tulisi kuvata ongelmat sen suhteen, mitä, missä, milloin ja kuinka suuria. Kuvauksen tulisi sisältää tosiasioita; kuten havaintoja ja asiakirjatodisteita eikä oletuksia. Kaikki tiedot on kerättävä, ennen kuin ongelman perimmäisen syyn tunnistaminen voidaan aloittaa. Varmista, että molemmat edellä mainitut tekijät pitävät paikkansa, ennen kuin siirryt seuraavaan vaiheeseen. Ota huomioon kaikki uudet tiedot, joita ryhmä on mahdollisesti kerännyt alkuperäisen ongelmakuvauksen valmistumisen jälkeen.

Kun olet käynyt läpi ongelmakuvauksen, voit aloittaa vertailevan analyysin. Vertaileva analyysi auttaa sinua tunnistamaan olennaiset muutokset muutoksen aiheuttamassa tilanteessa. Silloin voit vähentää niiden mahdollisuuksien määrää, joita sinun on tarkasteltava perimmäisen syyn määrittämiseksi.

Vertailevan analyysin suorittamiseksi:

Kysy itseltäsi; mikä oireissa on ainutlaatuista, omituista, erilaista tai epätavallista?

• Huomioi ominaisuudet, kuten ihmiset, prosessit, materiaalit, koneet ja ympäristö
• Luettele kaikki tosiasiat ennakkoluulottomasti mahdollisesta syystä

Huomioi jokaista luettelemaasi eroa ja etsi muutoksia, kysy itseltäsi:

• Mitkä asiat ovat muuttuneet niin, että tämä ero on syntynyt?
• Pitäkää mielessä, että jokaisella erolla ei välttämättä ole vastaavaa muutosta
• Luettele muutokset eron viereen
• Katsokaa päivämäärät, jolloin kukin muutos on tapahtunut
• Karsikaa pois jotkin muutokset, jos ne ovat tapahtuneet ongelman alkamisen jälkeen
• Harkitkaa ihmisryhmiä, koneet, prosessit tai mittaukset

Jos ongelma on muutoksen aiheuttama, perimmäisen syyn on oltava seurausta muutoksesta suhteessa yhteen tai useampaan tunnistettuun muutokseen. On tärkeää muistaa, että et ole vielä siirtynyt prosessin ”havainnot”-vaiheesta. Vertailevan analyysin aikana kehittelemiesi tietojen on oltava tosiasioihin perustuvia, ei mielipiteisiin perustuvia, ja niiden on oltava totta vain oireisiin liittyvien tietojen osalta. Älä sulje pois mitään tosiasioita, jotka voisivat olla päteviä vastauksia. Jos kyseessä on fakta ja se vastaa kysymykseen, kirjoita se ylös.

Kehitä teorioita ongelman perimmäisistä syistä

Nyt kun olet rajannut mahdolliset perimmäiset syyt, sinun on kehitettävä teorioita siitä, miten ongelma syntyi. Teoriat ovat väitteitä, jotka kuvaavat, miten muutos on voinut aiheuttaa ongelman.

Kehittääksesi perimmäisten syiden teorioita

• Käytä aivoriihitekniikoita ideoiden tuottamiseen
• Kysy: ”miten tämä muutos on voinut aiheuttaa ongelman?”.’
• Jatka kysymyksen esittämistä, kunnes kaikki mahdolliset teoriat on kehitetty
• Luettele vähintään yksi teoria jokaisesta muutoksesta
• Luettele jokainen teoria yksitellen työpaperille
• Luettele jokainen mahdollisuus, riippumatta siitä, kuinka outoa tai epätodennäköistä se on
• Älä hylkää tai kvalifioi mitään teoriaa
• Aloita ensin yksinkertaisimmasta yksittäisen muutoksen teoriasta
• Kehitä sitten monimutkaisempiin teorioihin
• Ole tarkka; älä käytä yleistyksiä, kuten ”huono laatu” tai ”ei toimi”

Testaa teoriat

• Kysy: ”Selittääkö tämä teoria oireet ja tiedot, ja jos selittää, niin miten”?’
• Testaa teoriaa kutakin yksittäistä tilaa vasten

Jos teoria selittää ongelman, mutta siitä puuttuu tarvittavia tietoja sen selittämiseksi, miksi se tapahtui, kerää lisää tietoa:

• Kerää lisää tietoa todistaaksesi tai kumotaksesi nämä teoriat
• Testaa yksinkertaisia (yksittäisiä muutoksia koskevia) teorioita ensimmäisenä
• Testaa erittäin monimutkaisia tai vuorovaikutteisia teorioita viimeisenä.

Juurisyyn on selitettävä kaikki tiedossa olevat tiedot. Kaikki teoriat, jotka läpäisevät koeajon, ovat todennäköisimpiä syitä. Jos vain yksi teoria läpäisee koeajon, varmista, että tämä teoria on perussyy. Useampi kuin yksi teoria voi kuitenkin läpäistä koeajon. Näissä tapauksissa (ja kun se on käytännöllistä ja mahdollista) kerää ja analysoi kaikki puuttuvat tiedot epävarmojen teorioiden osalta ja tutki tiedot uudelleen epävarmuuksien ratkaisemiseksi.

Jos lisätiedot paljastavat, että jokin teoria ei voi täysin selittää, miksi ongelma tapahtui, poista se tarkastelusta. Jos lisätietojen kerääminen ja arviointi ei ole mahdollista, yritä todentaa jokainen jäljellä oleva teoria. Aloita todentaminen siitä teoriasta, joka selittää oireet parhaiten.

Varmista perussyy

Kun olet määrittänyt todennäköisimmän syyn tai todennäköisimmät syyt, varmista, että se todella aiheuttaa ongelman. Todentaminen on todiste, jonka avulla voit vahvistaa, että olet tunnistanut perimmäisen syyn. Todentaminen tehdään passiivisesti ja aktiivisesti. Passiivinen todentaminen tehdään havainnoimalla:

• Etsitään, onko perussyy olemassa muuttamatta mitään
• Jos et voi todistaa perussyytä, tunnistettu syy ei ole perussyy

Aktiivinen todentaminen tehdään manipuloimalla perussyy-muuttujaa:

• Toteutetaan ja poistetaan juurisyy-muuttuja, jotta ongelma ”tulee ja menee”
• Kummatkin ”tuleminen” ja ”meneminen” ovat olennaisia testejä, joilla varmistetaan juurisyy-syy
• Voi olla useampi kuin yksi todennettu perussyy

Poistumispisteen määrittäminen ja todentaminen

Kun olet määrittänyt ja todennut perussyyn, sinun on määritettävä ongelman poistumispiste korjaavien toimien prosessia varten. Poistumispiste on lähimpänä perussyytä oleva piste, jossa ongelma olisi voitu havaita, mutta sitä ei havaittu.

Valvontajärjestelmä on järjestelmä, joka otetaan käyttöön tuotteen/prosessin valvomiseksi ja laatuvaatimusten noudattamisen varmistamiseksi. Valvontajärjestelmä koostuu vastuista, menettelyistä ja resursseista. Valvontapiste on valvontajärjestelmään kuuluva paikka, jossa tuotteen/prosessin laatuvaatimusten mukaisuus tarkastetaan.

Tuotteella tai prosessilla voi olla järjestelmässä useampi kuin yksi valvontapiste. Kun tunnistat pakopisteen, voit työskennellä parantaaksesi tai luodaksesi järjestelmän, jolla varmistetaan, että jos ongelmia ilmenee, ne eivät jää havaitsematta.

Ymmärtääksesi, miten ongelma on päässyt pakenemaan, ja määrittääksesi pakenemiskohdan:

• Katso prosessi läpi; keskity siihen prosessin osaan, jossa perimmäinen syy ilmeni
• Määritä, onko olemassa valvontajärjestelmää ongelman havaitsemiseksi

Jos sellaista ei ole olemassa, uuden valvontajärjestelmän kehittämistä on harkittava osana ongelman ratkaisua. Jos valvontajärjestelmä on tällä hetkellä olemassa:

• Tunnista valvontakohta, joka on lähimpänä perussyytä
• Määritä, pystyykö valvontakohta havaitsemaan ongelman

Jos valvontajärjestelmä ei kykene, parannetun järjestelmän kehittämisen on oltava osa ongelman ratkaisua. Jos valvontapiste pystyy havaitsemaan ongelman, valvontapiste on todennettu pakopiste. Valitaan ja todennetaan pysyvät korjaavat toimenpiteet perussyyn ja pakopisteen osalta.

Valitaan paras pysyvä korjaava toimenpide perussyyn poistamiseksi ja valitaan paras pysyvä korjaava toimenpide pakopisteen poistamiseksi. Varmista, että molemmat päätökset onnistuvat, kun ne pannaan täytäntöön aiheuttamatta ei-toivottuja vaikutuksia.

Vaiheet pysyvien korjaavien toimien (PCA) valinnassa:

• Vakiinnitä päätöksentekokriteerit, esim. mikä on toteutettavissa
• Tunnista mahdolliset toimenpiteet
• Valitse sopivin pysyvä korjaava toimenpide (PCA)
• Testaa ja todentaa pysyvä korjaava toimenpide
• Arvioi uudelleen ICA & PCA pakokohtaa varten

Korjaustoimenpidesuunnitelma – Toistumisen estäminen

Muutetaan tarvittavat järjestelmät, politiikat, käytännöt ja menettelyt, jotta estetään tämän ongelman ja vastaavien ongelmien toistuminen.

Toteutetaan &Validoidaan pysyvät korjaavat toimet

Suunnittele ja toteuta valitut pysyvät korjaavat toimet. Poista väliaikainen rajoitustoimi ja seuraa pitkän aikavälin tuloksia. PCA:n toteuttamisen vaiheet:

• Kehitä PCA:n toimintasuunnitelma
• Toteuta PCA-suunnitelma
• Poista ICA
• Valvioi PCA:n pakokohdan osalta
• Toteuta validointi
• Vahvista asiakkaan kanssa, että oire on poistettu

Tehdä suosituksia systeemiparannuksia varten tarvittaessa:

• Katsele ongelman historiaa
• Analysoi, miten ongelma ilmeni ja pakeni
• Identifioi osapuolet, joihin ongelma vaikutti
• Identifioi mahdollisuudet vastaavien ongelmien ilmenemiseen ja pakenemiseen
• Identifioi käytännöt ja menettelyt, jotka mahdollistivat ongelman ilmenemisen
• Identifioi käytännöt/menettelyt, jotka mahdollisti ongelman karata asiakkaalle
• Analysoidaan, miten samankaltaisiin ongelmiin voitaisiin puuttua
• Tunnistetaan ja valitaan asianmukaiset ennaltaehkäisevät toimet
• Varmennetaan ennaltaehkäisevät toimet ja niiden tehokkuus
• Kehitetään toimintasuunnitelma
• Toteutetaan ennaltaehkäisevät toimet
• Esitellään systeemiset ennaltaehkäiseviä toimia koskevat suositukset prosessin omistajalle.

Vaikeat seuraukset voivat syntyä, kun taustalla oleviin oireisiin ei puututa, kun pikaratkaisu hyväksytään lopullisena, pysyvänä ratkaisuna. Liiallinen turvautuminen rajoittamiseen tai hätätoimiin luo toistuvan kierteen. Ongelmien hillitseminen on riippuvuus, joka vain pahenee, kunnes perimmäiset syyt löydetään ja niihin puututaan.

ISO 9001:n lausekkeet – TOIMENPITEET

• 10.2 Vaatimustenvastaisuus ISO 9001:ssä
• 10.2 Mitä on vaatimustenvastaisuus?
• 10.2 Korjaavat toimet
• 10.3 Jatkuva parantaminen