Consumer Compliance Outlook

Consumer Compliance Outlook

By Richele S. Brady, Former Examiner, Federal Reserve Bank of San Francisco

Tämä artikkeli julkaistiin ensimmäisen kerran vuonna 20091 , jolloin tarkastelimme asetuksen X mukaisiin escrow-kirjanpitovaatimuksiin liittyviä yleisiä vaatimustenmukaisuusongelmia ja keskustelimme käytännöistä, joita laitokset voisivat harkita estääkseen escrow-kirjanpitoa koskevien säännösten rikkomisen.

Artikkelin ensimmäisen julkaisun jälkeen Federal Reserve on edelleen havainnut escrow-kirjanpitoon liittyviä ongelmia sääntöjen noudattamista koskevissa tarkastuksissa, mukaan lukien rikkomukset, jotka johtuvat kolmannen osapuolen ohjelmistojen käytöstä escrow-laskelmien suorittamiseen, mitä ei aiemmin käsitelty. Tämän vuoksi päivitämme artikkelia tarkastellaksemme yleisiä escrow-laskentarikkomuksia, keskustellaksemme keinoista vähentää riskejä, kun käytetään kolmannen osapuolen ohjelmistoja, ja antaaksemme yleiskatsauksen säännökseen X vuonna 2013 tehdystä muutoksesta, jolla lisättiin escrow-kirjanpitoa koskeva vaatimus asuntokiinteistövakuutusten pakolliselle vakuuttamiselle (force placed insurance for residential mortgages).

ESCROW COMPLIANCE ISSUES

Federal Reserve Systemin tarkastustiedot osavaltioiden jäsenpankeista osoittavat, että useat asetuksen X:n escrow-vaatimuksista esiintyvät yleisten rikkomusten joukossa, mukaan lukien seuraavat:

• Teskrow-kirjanpitomenetelmien ymmärtäminen;
• Teskrow-tiedonantoselvitysten laatiminen;
• Teskrow-talletusten määrien määrittäminen;
• Vuosittaisten analyysien tuloksena olevien oikeiden tilisaldojen varmistaminen;
• Myyjien käytöstä johtuvien ongelmien täyttäminen.

Keskustelemme näistä kysymyksistä jäljempänä.

Escrow-kirjanpitomenetelmät

Finanssilaitosten on tehtävä seuraavat toimet perustettaessa ja ylläpidettäessä escrow-tilejä:2

• Tehdä ennen escrow-tilin perustamista escrow-tilianalyysi, jossa määritetään määrä, joka lainanottajan on talletettava escrow-tilille sen perustamishetkellä, ja määrä, jonka lainanottaja suorittaa määräajoin maksuja escrow-tilille;3
• Valmistaa ja toimittaa lainanottajalle alustava escrow-tiliote;4
• suorittaa kunkin laskentavuoden päättyessä escrow-tilin analyysi määrittääkseen lainanottajan kuukausittaiset escrow-tilin maksut seuraavalle laskentavuodelle;5
• käyttää alkuperäistä ja vuosittaista escrow-tilin analyysiä määrittääkseen, onko tilillä ylijäämää, alijäämää tai vajausta, ja oikaistaakseen tiliä;6 ja
• valmistaakseen vuotuisen escrow-tilin tiliotteen ja toimittaakseen sen lainanottajalle.7

Nämä escrow-tehtävät on suoritettava Regulation X:n 17 §:ssä (12 C.F.R. §1024.17) vahvistettujen kirjanpitosääntöjen mukaisesti. Lisäksi asetuksessa rajoitetaan escrow-tilillä pidettäviä määriä sekä asetetaan erityisiä vaatimuksia alku- ja vuositilinpidon sisällölle. Erityisen huomionarvoista on §1024.17(c)(4):n vaatimus, jonka mukaan lainanantajien on tilianalyysia tehdessään analysoitava tilit kokonaisuutena eikä vain yksittäisiä eriä. Yksittäistä erää koskevassa analyysissä kukin escrow-erä otetaan huomioon erikseen, kun taas kokonaisanalyysissä tarkastellaan tiliä kokonaisuutena laskettaessa escrow-tilin varojen riittävyyttä. Jälkimmäinen sääntö on aiheuttanut sekaannusta, joka on johtanut siihen, että tileillä on pidetty vääriä määriä.

Alustava tilejä koskeva analyysi ja tiedonanto

Alustava tilejä koskeva analyysi ja tiedonanto luovat perustan tileille. Siksi on tärkeää ottaa huomioon seuraavat seikat tiliä perustettaessa:

• Initial Escrow Account Analysis. Kokonaiskirjanpitosääntöjen noudattaminen on välttämätöntä, jotta vaaditut escrow-määrät voidaan laskea tarkasti. Virheitä voi aiheutua siitä, että vaadittujen laskelmien suorittamisessa luotetaan liikaa automaattisiin järjestelmiin ja että henkilöstö ei tunne sääntöjä riittävästi. Esimerkkejä erityisistä syistä ovat:
• Alkuperäiset escrow-talletukset. Asetuksessa edellytetään, että palveluntarjoajan on suoritettava escrow-tilianalyysi ennen escrow-tilin perustamista.8 Alkuperäisten escrow-talletusten perinnässä syntyy usein virheitä, jotka johtuvat virheistä tässä alkuperäisessä analyysissä. Palveluntarjoaja voi periä lainanottajalta summan, joka riittää lainan vakuutena olevasta kiinteistöstä aiheutuvien kulujen, kuten verojen ja vakuutusten, maksamiseen ajanjaksolta, joka alkaa siitä päivästä, jona maksu(t) on viimeksi maksettu, ja päättyy ensimmäisen maksun maksupäivään, ja jonka tavoitteena on nollasaldo escrow-tilin laskentavuoden lopussa. Palveluntarjoaja ei kuitenkaan saa periä lainanottajalta puskuria, joka on suurempi kuin yksi kuudesosa escrow-tililtä suoritettavien vuotuisten maksujen arvioidusta kokonaismäärästä.

Muut laskenta- tai järjestelmäkirjausvirheet voivat aiheuttaa virheitä escrow-talletusten määrissä. Joitakin esimerkkejä ovat mm:

• Virheellisten puskurimäärien käyttäminen, jotka ylittävät lainsäädännölliset rajoitukset;
• Ylimääräisten varojen kerääminen, kun kiinteistöveroerä maksetaan selvityksen yhteydessä;
• Kiinnitysvakuutusmaksujen sisällyttäminen puskurimääriin, kun kiinnitysvakuutusmaksut maksetaan kuukausittain;
• Väärän maksupäivämäärän käyttäminen toiminnan ennustamisessa, kuten erääntymispäivän käyttäminen ennakoidun maksupäivämäärän sijasta;
• Epäselvän erittelyn tekemättä jättäminen erillisistä escrow-tilin eristä; ja
• Oikaisujen pyöristäminen parilliseen dollarimäärään.

Vuosittainen escrow-tilin analyysi ja selvitys

Aivan kuten virheet alkuvaiheen escrow-tilin analyysissä aiheuttavat usein virheitä alkuvaiheen escrow-talletuksessa, myös virheet vuositilin analyysissä voivat johtaa virheellisiin laskelmiin, jotka usein johtavat virheellisiin ylijäämä-, alijäämä- tai alijäämämääriin. Joitakin tyypillisiä syitä ovat:

• Väärän maksupäivämäärän käyttäminen seuraavan vuoden toimintaa ennustettaessa (esim, ennakoitujen maksujen päivämäärien muuttaminen voi johtaa virheellisiin tilin saldoennusteisiin);
• ylijäämien, alijäämien tai puutteiden ennustaminen virheellisten tilisaldojen perusteella;
• Ecrow-tilin analysointi yli 12 kuukauden laskentajakson perusteella;
• Vakuutus- ja/tai verolaskujen perusteellisen tarkastelun varmistaminen tulevan vuoden maksujen määrien tarkkaa ennustamista varten;
• Vääränlaisten tyynymäärien säilyttäminen, jotka ylittävät lainsäädännölliset vaatimukset tai asuntolainaa koskevissa asiakirjoissa asetetut alhaisemmat rajoitukset; ja
• Lainanottajan (tai lainanottajien) ylijäämäsummien palautuksen laiminlyönti yli 50 Yhdysvaltain dollarin määrällä 1024 §:ssä säädetyissä tapauksissa.17(f)(2)(i). Tätä ei sovelleta, jos maksua ei ole vastaanotettu 30 päivän kuluessa sen eräpäivästä.9

Virheelliset vuotuiset escrow-selvitykset johtuvat yleensä puuttuvista tiedoista, kuten siitä, että niihin ei ole sisällytetty kaikkia vaadittuja tietoja, tai virheistä vuotuisessa analyysissä. Esimerkkejä vuosi-ilmoituksesta usein puuttuvista tai virheellisistä tiedoista ovat:

• Syy siihen, miksi ennustettu alhainen saldo (esim, puskuria) ei saavutettu;
• Edellisenä vuonna escrow-tilille maksettujen ja sieltä nostettujen summien kokonaismäärä; ja
• Tilianalyysistä puuttuu yksi tai useampi arvioitu maksu tai maksu.

Vuotuisen escrow-tilin selvityksen sisältö

Palveluntarjoajien edellytetään yleensä10 toimittavan vuotuisen escrow-tilin selvityksen, joka sisältää tilihistorian, josta käy ilmi escrow-tilillä tapahtuneet toimet escrow-tilin laskentavuoden aikana, ja ennusteen tilin toimista seuraavana vuonna11 .

Tilihistoria voi olla epätäydellinen, koska lainanhoitajat ovat vaihtuneet laina-aikana. Kun lainanhoitoyhtiö vaihtuu, on tärkeää, että uusi lainanhoitoyhtiö varmistaa, että se saa tilihistorian edelliseltä lainanhoitoyhtiöltä.

Riskit, jotka liittyvät kolmannen osapuolen ohjelmistojen käyttämiseen escrow-laskelmien suorittamiseen

Jotkut finanssilaitokset tukeutuvat kolmannen osapuolen ohjelmistoihin suorittaessaan escrow-laskelmia ja laatiessaan vaadittavia ilmoituksia. Ohjelmistotoimittajia, kuten muitakin toimittajia, on hallinnoitava asianmukaisesti rikkomusten riskin pienentämiseksi. Aiemmassa artikkelissa Outlook käsitteli tätä asiaa:

”Monet pankit käyttävät myyjäohjelmistoja luodakseen kuluttajille tarkoitettuja tietoja erilaisista laina- ja talletustuotteista. Viime vuosina tiedonantosäännöksiin tehtyjen muutosten jälkeen jotkut toimittajat eivät ole päivittäneet ohjelmistojaan, mikä on johtanut erilaisiin virheisiin tiedonantolomakkeissa. Tämänkaltaisia ongelmia syntyy, kun pankin johto luottaa yksinomaan myyjään tekemättä omaa riippumatonta tarkistusta tiedonantovaatimuksista sen varmistamiseksi, että vaaditut muutokset on toteutettu. ”12

Lisäksi rahoituslaitokset voivat tarkastaa määräajoin, että myyjän ohjelmisto suorittaa escrow-laskennan oikein.

Additional Escrow Requirements for Borrowers with Hazard Insurance: §1024.17(k)(5)

Consumer Financial Protection Bureau (BCFP) lisäsi vuonna 2013 antamassaan säädöksessä, jolla pantiin täytäntöön Dodd-Frankin Wall Street -uudistusta ja kuluttajansuojaa koskeva laki13 , pakollista vakuutusta koskevan säännöksen, jota sovelletaan lainanottajiin, joilla on escrow-tilejä vaaravakuutuksen maksamista varten.14 Kun lainanottajan asuntolainanmaksu on yli 30 päivää myöhässä, säännös yleisesti ottaen kieltää lainanhaltijoita hankkimasta pakollista vakuutusta. Sen sijaan lainanhoitajan on maksettava olemassa olevan vakuutuksen vakuutusmaksu lainanottajan escrow-tililtä, vaikka escrow-tilillä ei olisikaan riittävästi varoja vakuutusmaksun kattamiseen.15 Jos lainanhoitoyhtiö ennakoi varoja tämän säännöksen nojalla, se voi vaatia takaisinmaksua lainanottajalta.16 Jos lainanhoitoyhtiö ennakoi varoja tämän säännöksen nojalla, se voi vaatia takaisinmaksua lainanottajalta.16

Ennen tätä muutosta palveluntarjoajat saattoivat antaa vaaravakuutuksen raueta, kun lainanottaja oli yli 30 päivää myöhässä asuntolainansa maksamisesta, ja korvata sen pakkosijoitetulla vakuutuksella, joka on usein kalliimpi17 . Lopullisen säännön johdanto-osassa BCFP selitti huolensa tästä käytännöstä:

Pakkosijoitetut vakuutukset tarjoavat yleensä huomattavasti pienemmän vakuutusturvan lainanottajan omaisuudelle ja niiden vakuutusmaksut ovat huomattavasti korkeammat kuin lainanottajan hankkiman vaaravakuutuksen vakuutusmaksut, kuten jäljempänä käsitellään 1024.37 §:n yhteydessä. … Kun palveluntarjoaja saa laskut lainanottajan vaaravakuutuksesta omaisuudenhoitotilin hallinnoinnin yhteydessä, palveluntarjoaja, joka päättää olla maksamatta ennakkoa maksuhäiriöisen lainanottajan omaisuudenhoitotilille lainanottajan vaaravakuutuksen ylläpitämiseksi ja antaa vakuutuksen raueta, ja joka sen jälkeen maksaa huomattavasti suuremman summan lainanottajan omaisuudenhoitotilille hankkiakseen pakkovakuutuksen, vahingoittaa lainanottajaa kohtuuttomasti. Pykälän 1024.17(k)(5) … suojaa lainanottajia perusteettomalta vakuutuksen pakkosijoittamiselta, kun palveluntarjoajalla ei ole kohtuullisia perusteita periä veloitusta lainanottajalta.
– 78 Fed. Reg. at 10712

”Unable to Disburse Funds”

Section 1024.17(k)(5):ssä olevaa kieltoa hankkia pakkovakuutus ei sovelleta silloin, kun palveluntarjoaja on ”kyvytön maksamaan varoja.”

Tämä tapahtuu silloin, kun palveluntarjoajalla on perusteltu syy uskoa, että: 1) lainanottajan vakuutus peruutetaan (tai sitä ei uusita) muista syistä kuin maksun laiminlyönnin vuoksi; tai 2) kiinteistö on tyhjillään. BCFP sisällytti tyhjillään olevia kiinteistöjä koskevan poikkeuksen, koska monet vaaravakuutukset eivät kata tyhjillään olevien kiinteistöjen vahinkoja.

Säännön selityksessä annetaan esimerkkejä tilanteista, joissa palveluntarjoajalla on perusteltu syy uskoa, että lainanottajan vakuutus peruutetaan muista syistä kuin maksun laiminlyönnin vuoksi: (1) kun lainanottaja ilmoittaa palveluntarjoajalle, että lainanottaja on irtisanonut vaaravakuutuksen, eikä palveluntarjoaja ole saanut ilmoitusta muusta vaaravakuutuksesta, (2) kun palveluntarjoaja saa lainanottajan vakuutusyhtiöltä ilmoituksen vakuutuksen irtisanomisesta tai uusimatta jättämisestä ennen kuin lainanottajan vaaravakuutuksen maksu erääntyy, tai (3) kun palveluntarjoaja ei saa maksukehotusta lainanottajan vaaravakuutuksen voimassaolon päättymispäivään mennessä.18 Jos jokin näistä edellytyksistä täyttyy, palveluntarjoaja voi ostaa pakotetun vakuutuksen §1024.17(k)(5):n nojalla.

Pienten palveluntarjoajien poikkeus

Rajoitettua poikkeusta sovelletaan ”pieniin palveluntarjoajiin”, sellaisina kuin ne on määritelty 12 C.F.R. §1026.41(e)(4)(ii):ssä. Pienet palveluntarjoajat voivat hankkia pakkovakuutuksen, vaikka pieni palveluntarjoaja pystyisi maksamaan varoja lainanottajan omaisuudenhoitotililtä edellyttäen, että lainanottajalle aiheutuvat kustannukset ovat pienemmät kuin määrä, jonka pieni palveluntarjoaja joutuisi maksamaan ylläpitääkseen lainanottajan nykyistä vaaravakuutusta.

Scrow-riskien hallinta

Scrow-tilejä tarjoavat laitokset voivat hallita riskejä tarkistamalla escrow-kirjanpitojärjestelmät ja -tiedot varmistaakseen, että 12 C.F.R. §1024.17:n vaatimukset täyttyvät. Tässä artikkelissa käsiteltyjen escrow-kirjanpitoon liittyvien ongelmien ja niiden syiden analysointi prosessia aloittaessasi auttaa varmistamaan, ettet tee samoja virheitä. Lainanantajien, joilla on hallussaan tai jotka hoitavat lainoja, joilla on escrow-tilejä, kannattaa myös harkita seuraavia käytäntöjä riskien hallinnan helpottamiseksi:

• Tuntemusta yksittäisten erien ja yhteenlaskettujen analyysien eroista. Tämä ero on avaintekijä escrow-kirjanpitovaatimusten noudattamisessa.
• Tehdä henkilöstölle säännöllistä koulutusta escrow-vaatimuksista ja sisällyttää koulutusta escrow-tilien tietojen tuottamiseen käytettävän ohjelmistoalustan asianmukaisesta käytöstä.
• Tehdä säännöllisiä järjestelmätestejä sen varmistamiseksi, että järjestelmät suorittavat escrow-tilianalyysit täsmällisesti.
• Tarkistetaan asuntolainoja koskevien asiakirjojen sanamuodot puskurirajojen osalta ja varmistetaan, että järjestelmät noudattavat joko sääntelyn tai sopimuksen mukaisia puskurirajoituksia sen mukaan, kumpi niistä on alhaisempi.
• Kehitetään toimintatapoja ja menettelytapoja escrow-tiliä koskevia vaatimuksia varten.
• Tehdä säännöllisiä vaatimustenmukaisuuden tarkastuksia ja auditointeja, jotka sisältävät escrow-kirjanpidon sekä escrow-tilin tiliotteet.
• Varmennettava säännöllisesti, että myyjän laskelmat ovat oikeita ja että myyjä panee täytäntöön escrow-vaatimusten sääntelyn muutokset.
• Seuranta järjestelmän päivityksen tai ohjelmistopäivityksen jälkeen sen varmistamiseksi, että parametreja ei ole vahingossa muutettu, mikä on johtanut aiemmin olemattomaan ongelmaan.

YHTEENVETO

Kuluttajiin kohdistuvien mahdollisten vaikutusten ja luotonantajiin kohdistuvien riskien vuoksi alkuperäisiä ja vuotuisia tileihin liittyviä tiliotetietoilmoituksia koskevien vaatimusten noudattaminen on erityisen tärkeää. Vaikka tässä artikkelissa annetaan joitakin käytännön tietoja, joiden avulla laitokset voivat hallita riskejä, siinä ei käsitellä tyhjentävästi kaikkia escrow-tiliä koskevia sääntöjä eikä kaikkia escrow-kirjanpitoa koskevien sääntöjen monimutkaisuutta. Erityisongelmat ja -kysymykset tulisi ottaa esille oman keskuspankkisi kuluttajansuoja-asioista vastaavan yhteyshenkilön tai ensisijaisen sääntelyviranomaisen kanssa.

Loppuviite

1 Richele Brady, ”Escrow Accounting Rules: Are You in Compliance?” (Consumer Compliance Outlook, Second Quarter2009)

2 Escrow-vaatimukset ovat 12 C.F.R. §1024.17

3 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

4 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

5 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

6 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)

7 12 C. F.R. §1024.17(c)(2)

7 12 C. C.F.R. §1024.17(1)

8 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)

9 12 C.F.R. §1024.17(f)(1)(ii)

10 12 C.F.R. §1024.17(i)(l)

11 Escrow statement -vaatimusta ei sovelleta, jos laina on maksuhäiriöinen tai ulosmitattu tai lainanottaja on tehnyt konkurssin. 12 C.F.R. §1024.17(i)(2)

12 Cathryn Judd ja Mark Jennings, ”Vendor Risk Management- Compliance Considerations,” Consumer Compliance Outlook, Fourth Quarter 2012.

13 78 Fed. Reg. 10696 (14. helmikuuta 2013)

14 78 Fed. Reg. at 10714