Mikä on budjettipoikkeama?
Budjettipoikkeama on hallitusten, yritysten tai yksityishenkilöiden käyttämä määräajoin toistuva toimenpide, jolla kvantifioidaan budjetoitujen ja toteutuneiden lukujen välinen ero tietyn kirjanpitoluokan osalta. Suotuisa budjettipoikkeama tarkoittaa positiivista poikkeamaa tai voittoa; epäsuotuisa budjettipoikkeama kuvaa negatiivista poikkeamaa, joka osoittaa tappiota tai alijäämää. Budjettipoikkeamia syntyy, koska ennustajat eivät pysty ennustamaan tulevia kustannuksia ja tuloja täydellä tarkkuudella.
Budjettipoikkeamia voi esiintyä laajalti joko hallittujen tai hallitsemattomien tekijöiden vuoksi. Esimerkiksi huonosti suunniteltu budjetti ja työvoimakustannukset ovat hallittavissa olevia tekijöitä. Hallitsemattomat tekijät ovat usein ulkoisia ja johtuvat yrityksen ulkopuolisista tapahtumista, kuten luonnonkatastrofista.
Key Takeaways
- Budjettipoikkeama on laskentatoimen termi, joka kuvaa tapauksia, joissa todelliset kustannukset ovat joko korkeammat tai matalammat kuin vakioidut tai ennustetut kustannukset.
- Epäsuotuisa eli negatiivinen budjettipoikkeama on osoitus budjettivajeesta, joka voi syntyä, koska tulot jäävät saamatta tai kustannukset ovat ennakoitua suuremmat.
- Poikkeamat voivat johtua sisäisistä tai ulkoisista syistä, ja niihin kuuluvat inhimilliset virheet, huonot odotukset ja muuttuvat liiketoiminta- tai taloudelliset olosuhteet.
Budjettipoikkeamien ymmärtäminen
Budjettipoikkeamien syntyyn on kolme ensisijaista syytä: virheet, muuttuvat liiketoimintaedellytykset ja täyttymättömät odotukset.
- Budjetin laadintahetkellä talousarvion laadintahenkilöstön virheitä voi tapahtua. Tähän on useita syitä, kuten virheellinen matematiikka, väärien oletusten käyttäminen tai vanhentuneiden tai huonojen tietojen käyttäminen.
- Muuttuvat liiketoimintaolosuhteet, kuten muutokset yleisessä taloudessa tai maailmankaupassa, voivat aiheuttaa budjettipoikkeamia. Raaka-ainekustannukset voivat nousta tai uusi kilpailija on saattanut tulla markkinoille ja aiheuttaa hinnoittelupaineita. Poliittiset ja lainsäädännölliset muutokset, joita ei ole ennustettu tarkasti, kuuluvat myös tähän luokkaan.
- Budjettipoikkeamia syntyy myös silloin, kun johtoryhmä ylittää tai alittaa odotukset. Odotukset perustuvat aina arvioihin ja projekteihin, jotka perustuvat myös budjettiin sisällytettyjen panosten ja oletusten arvoihin. Tämän seurauksena poikkeamat ovat yleisempiä kuin yritysjohtajat haluaisivat.
Budjettipoikkeaman merkitys
Poikkeama tulisi merkitä asianmukaisesti ”suotuisaksi” tai ”epäsuotuisaksi”. Suotuisa poikkeama on sellainen, jossa tulot ovat budjetoitua suuremmat tai menot ovat ennakoitua pienemmät. Tuloksena voi olla suuremmat tulot kuin alun perin ennustettiin. Sitä vastoin epäsuotuisa poikkeama syntyy, kun tulot jäävät budjetoitua pienemmiksi tai menot ovat ennakoitua suuremmat. Poikkeaman seurauksena nettotulos voi jäädä alle sen, mitä johto alun perin odotti.
Jos poikkeamia pidetään olennaisina, ne tutkitaan syyn selvittämiseksi. Sen jälkeen johdon tehtävänä on selvittää, voiko se korjata tilanteen. Olennaisen määritelmä on subjektiivinen ja vaihtelee yrityksestä ja poikkeaman suhteellisesta koosta riippuen. Jos olennainen poikkeama kuitenkin jatkuu pitkään, johdon on todennäköisesti arvioitava budjetointiprosessiaan.
Budjettipoikkeama joustavassa budjetissa verrattuna staattiseen budjettiin
Joustava budjetti mahdollistaa muutokset ja päivitykset, kun budjetin laatimisessa käytetyt oletukset muuttuvat. Staattinen budjetti pysyy kuitenkin samana, vaikka oletukset muuttuisivat. Joustava budjetti mahdollistaa näin ollen paremman sopeutumiskyvyn muuttuviin olosuhteisiin, ja sen pitäisi johtaa pienempiin budjettipoikkeamiin, sekä positiivisiin että negatiivisiin.
Jos esimerkiksi oletetaan, että tuotantoa leikataan, myös muuttuvat kustannukset pienenevät. Joustavassa budjetissa tämä näkyy, ja tuloksia voidaan arvioida tällä alhaisemmalla tuotantotasolla. Staattisessa budjetissa alkuperäinen tuotantotaso pysyy samana, eikä tuloksena oleva varianssi ole yhtä paljastava. On syytä huomata, että useimmat yritykset käyttävät joustavaa budjettia juuri tästä syystä.
Esimerkki epäedullisesta poikkeamasta
Esimerkiksi sanotaan, että yrityksen liikevaihdon budjetoitiin olevan 250 000 dollaria vuoden ensimmäisellä neljänneksellä. Yrityksen myynti oli kuitenkin vain 200 000 dollaria, koska kysyntä kuluttajien keskuudessa laski. Epäsuotuisa poikkeama olisi 50 000 dollaria eli 20 %.
Toisella tavalla, jos menojen ennustettiin olevan 200 000 dollaria kaudella, mutta ne olivatkin 250 000 dollaria, epäsuotuisa poikkeama olisi 50 000 dollaria eli 25 %.