13 taattua tapaa tulla paremmaksi kirjoittajaksi — nopeasti

Viestintätaidot ovat tärkeämpiä kuin koskaan, mutta entä jos kielioppisi ei ole ihan kunnossa?

Viisikymmentä vuotta sitten olisit kävellyt työkaverisi työpöydän ääreen tai soittanut toiseen kerrokseen kysyäksesi kysymyksen. Nyt on tavallista, että lähetät sähköpostia, pikaviestiä tai tekstiviestiä, olipa työkaverisi sitten viereisessä kuutiossa tai puolen maailman päässä.

Tämä muutos perusviestinnässä on tehnyt kirjoitustaidosta ratkaisevan tärkeän edellytyksen sille, että sinua kuunnellaan.

Yhä useammat työntekijät ”työskentelevät ihmisten kanssa, joita he eivät ole koskaan tavanneet, ja kommunikoivat heidän kanssaan suurelta osin sähköpostin välityksellä”, Brandeis International Business Schoolin kirjoittamisen apulaisprofessori Will Ellet kertoi CNBC:lle.

Olipa kirjallisen viestinnän muoto mikä tahansa, sen on oltava selkeää ja tiivistä. Väärinkäsitykset voivat johtaa kalliisiin virheisiin. Kun otetaan huomioon, että keskimääräinen ammattilainen lähettää ja vastaanottaa yli 100 sähköpostiviestiä päivässä, kenelläkään ei ole aikaa lukea rönsyileviä viestejä, joissa ei päästä nopeasti asiaan.

Me kaikki voisimme tarvita pientä kertausta liikekirjoittamisen taidoissamme. Verkossa on runsaasti ilmaisia kursseja ja resursseja, joiden avulla voimme parantaa kielioppiamme ja kirjoitustaitojamme mukavasti omalta työpöytätuoliltamme käsin – kuluttamatta senttiäkään.

Alkuun pääsemiseksi olemme koonneet listan vinkkejä, joiden avulla voit nopeasti parantaa kirjallisia viestintätaitojasi. Tutustu niihin. (Ja jos etsit lisää, tässä on erinomainen luettelo hyödyllisistä verkkosivustoista ja työkaluista, jotka käsittelevät yleisiä kielioppikysymyksiä ja -virheitä.)

Kehitä itsellesi päivittäinen kirjoittamisen tapa.

Harjoitus tekee mestarin, joten varaa joka päivä vain 10-15 minuuttia aikaa vapaaseen kirjoittamiseen. Vapaa kirjoittaminen on terve päivittäinen tapa, jonka avulla saat ajatuksesi paperille (tai tietokoneelle) murehtimatta ideoiden hahmottelua tai oikolukua. Ajattele sitä kuin päiväkirjaa, mutta keskity päivittäisessä kirjoituksessasi henkilökohtaiseen kasvuun tai aiheeseen, jonka asiantuntijaksi haluat tulla – tai jossa sinua halutaan pitää – asiantuntijana.

Kun olet kirjoittanut joka päivä, voit käyttää Grammarlyn kaltaista työkalua, joka auttaa sinua havaitsemaan virheet ja muistamaan ne seuraavaa päivää varten.

Yritä lukea joka päivä.

Joka päivä kirjoittamisen lisäksi päivittäinen lukutottumus on myös ratkaisevan tärkeää, jotta voit kasvattaa sanavarastoasi ja laajentaa kirjoitusrepertuaariasi.

Ole kuitenkin valikoiva lukuvalintojen suhteen. Vaikka lukeminen yleensä auttaa sinua omaksumaan uusia näkökulmia, lukemallasi sisällöllä voi olla suurin vaikutus siihen, mitä saat siitä irti. Floridan yliopiston tutkimuksen mukaan akateemisten lehtien ja kaunokirjallisuuden lukeminen voi itse asiassa saada sinut kykeneväksi monimutkaisempiin kirjoitusprojekteihin kuin yksinkertaisen, kuratoidun tai pop-kulttuurin verkkosisällön lukeminen.

Pakkaa siis romaani lounaasi viereen tai tutustu aikakauslehteen. Jopa alan blogit voivat olla loistava laadukkaan kirjoittamisen lähde (jos sanomme niin).

Kirjoita isolla alkukirjaimella silloin, kun pitääkin.

Huomaa, miten Floridan yliopisto julkaisi tuon edellisessä vinkissä viitatun tutkimuksen. Ja huomaa, miten ”University of Florida” on kirjoitettu isolla alkukirjaimella.

Voi tuntua pedanttiselta kouluttaa sinua kieliopin perussäännöissä, mutta aina ei ole selvää, mikä ansaitsee ison alkukirjaimen ja mikä ei. Seuraavassa on kaksi kirjoitustyyppiä, joita kannattaa aina tutkia tarkkaan, kun kirjoitat sanoja isolla alkukirjaimella:

• Varsinaiset substantiivit. Jos kyseessä on henkilön, kaupungin, yrityksen, tuotteen, kirjan, julkaisun, maan, mantereen, maanosan, valtion virka-aseman tai koulun virallinen nimi (tästä listasta puuttuu todennäköisesti joitakin), kirjoita se isolla alkukirjaimella. Nämä sanat viittaavat tiettyihin ihmisiin, paikkoihin tai asioihin, ja ne on kirjoitettava isolla alkukirjaimella sen mukaisesti.
• Otsikkotapa. Aina kun otsikoit uuden tarinan, kirjan, artikkelin tai jopa artikkelin uuden osan, tarvitset isoja kirjaimia erottamaan sen. Tämä tarkoittaa, että sähköpostien otsikkorivit, blogikirjoitusten otsikot ja jopa raporttien otsikot on kirjoitettava isolla alkukirjaimella. Tutustu Associated Press Stylebookiin ja opi suosittu tapa toimia näin.

Vältä huutomerkkien käyttöä.

Usein turvaudumme huutomerkkeihin liian voimakkaasti kainalosauvoina.

”Älä pyydä välimerkkejä hoitamaan sanan tehtävää”, varoittaa HubSpotin tuotetiimin johtava kirjoittaja ja toimittaja Beth Dunn. ”Se vesittää viestisi.” Sen sijaan hän kehottaa työskentelemään sen eteen, että sanamme välittävät tarkemmin sen, mitä haluat sanoa. Kun olet epävarma siitä, pitäisikö käyttää huutomerkkiä, katso tätä vuokaaviota.

Aina kannattaa miettiä yleisöä.

Voit olla rento työtovereidesi ja kollegojesi kanssa, mutta johdon tai asiakkaiden kanssa kommunikoidessasi kannattaa kirjoittaa muodollisempaa kielioppia käyttäen.

Muista, että ”muodollinen” ei välttämättä tarkoita tönkköä tai vanhanaikaista. Pikemminkin se edellyttää, että käytät supistuksia säästeliäästi (”se on” eikä ”se on”), valitset tervehdyssanat huolellisesti (”hei” ja ”hei” ovat muodollisempia kuin ”hei”) ja valitset huumorisi viisaasti.

Sävyä on paljon vaikeampi välittää sanoin kuin kasvotusten – edellä kuvatuilla muodollisuustyypeillä voit kompensoida tätä ja varmistaa, ettei yleisösi tunne oloaan epäkunnioitetuksi.

Karsia täytelausekkeet ja muotisanat.

Sotkuiset fraasit, kuten ”koska”, tulisi vaihtaa yksinkertaisempiin, suoraviivaisempiin synonyymeihin. (Tässä tapauksessa ”koska” riittää.)

Jotkut muotisanat saattavat olla trendikkäitä, mutta se ei välttämättä tarkoita, että ne ovat tehokkaita ideoiden selkeässä viestinnässä. Poista ne liiketoimintaviestinnästäsi, ellet ole varma, että kaikki ymmärtävät tarkalleen, mitä ”synergia” tarkoittaa.

Tilaa ilmainen kirjoituskurssi verkossa.

Yllättyisit, mitä kaikkea voit oppia ilmaisella kirjoituskurssilla verkossa. Massiivisesti avoimet verkkokurssit (MOOC) vain lisääntyvät, ja voit löytää ilmaisia kursseja, joita tarjoavat Coursera, Udemy ja edX sekä yliopistot, kuten Harvard, Stanford ja MIT.

Käytä kirjoitusmalleja.

Mallit voivat säästää paljon aikaa ja vaivaa. Jos joudut lähettämään samanlaisia kirjeitä tai muistioita säännöllisesti, luo malli, jossa on muokattavia kenttiä. Voit aina personoida viestintääsi lauseella tai kahdella.

Tässä on 78 ilmaista sisällönluontipohjaa e-kirjoille, lehdistötiedotteille, SlideSharesille, infografiikoille ja monille muille, jotka auttavat sinua pääsemään alkuun.

Varmista, että puhuttelet ihmisiä oikein.

Välttääksesi vahingossa jonkun henkilön loukkaamisen tarkistamalla kolminkertaisesti nimiä, sukupuolta, henkilökohtaisia pronomineja ja titteleitä.

Dustin Wax of Lifehack kirjoittaa: ”Jos et ole varma jonkun nimen oikeinkirjoituksesta, ammattinimikkeestä (ja sen merkityksestä) tai sukupuolesta, joko a) tarkista asia joltakulta, joka tietää (kuten avustajalta), tai b) sukupuolen kohdalla käytä sukupuolineutraalia kieltä.”

Opiskele yleisesti väärin käytettyjä sanoja ja fraaseja.

Eikä koskaan erehdy niistä.

Onko ”peek”, ”peak” vai ”pique”? Kumpi on oikein: ”ensiksi tullutta palvellaan ensin” vai ”ensiksi tullutta palvellaan ensin”? On paljon yleisesti väärin käytettyjä sanoja ja lauseita, jotka sinun pitäisi tietää.

Mitä eroa on esimerkiksi sanoilla ”that” ja ”which”? Lyhyesti sanottuna ”että” esittelee olennaista tietoa, eli asioita, jotka muuttaisivat lauseesi hölynpölyksi, jos ottaisit sen pois. Se ei saa pilkkua. Toisaalta ”joka” esittää ei-olennaisen tiedon, ja sitä edeltää pilkku. (Perusteellisen selityksen saat lukemalla tämän postauksen Grammar Girliltä.)

Kun olet epävarma, tee nopea Google-haku. Se on sen arvoista.

Pudota sana ’very’ sanavarastostasi.

Florence King kirjoitti kerran: ”’Very’ on englannin kielen turhin sana, ja se voi aina tulla esiin. Enemmän kuin hyödytön, se on petollinen, koska se poikkeuksetta heikentää sitä, mitä sen on tarkoitus vahvistaa.”

Hämmästyisit, millainen ero sanan ”very” poistamisella on kirjoituksiisi. Tässä muutama esimerkki:

• Ohjelmiston rakensi erittäin intohimoinen joukko insinöörejä.
• Olen hyvin innoissani päästessäni aloittamaan seuraavaa projektiamme.
• Markkinointitiimin saamat tiedot olivat hyvin suuntaa-antavia verkkosivujen kävijämäärän suhteen viime kuussa.

Kaikissa kolmessa edellä mainitussa lauseessa ”hyvin” laimentaa sen perässä seuraavan sanan vahvuutta. Lue nyt kukin lause ilman ”erittäin”. Eivätkö ne kuulosta paljon paremmilta?

Jos haluat kirjoituksesi puhuttelevan yleisöäsi, älä lisää ”erittäin” — lisää parempi adjektiivi. Kun lisäät siihen ”erittäin”, annat adjektiiville arvosanan, jota se ei tarvitse.

Lue kirjoituksesi ääneen.

Lue se nopeasti ääneen, ennen kuin lähetät jotain tärkeää. Se saattaa tuntua hieman oudolta, mutta kirjoituksesi lukeminen ääneen on yksi tehokkaimmista tavoista saada kiinni kirjoitusvirheistä, kielioppivirheistä ja hankalista muotoiluista.

Kysy palautetta kollegoiltasi.

Tämä on kenties kaikkein tärkein vinkki paremmaksi kirjoittajaksi tulemiseen. Jos luet omaa kirjoitustasi tarpeeksi monta kertaa, siitä tulee yhtäkkiä pelkkä sanaseinä, joka soi päässäsi ilman todellista merkitystä. Paras tapa saada selville, miten kirjoituksesi iskee lukijoiden korviin, on antaa jonkun muun lukea se.

Kun saat vertaisiltasi ja kollegoiltasi palautetta kirjoituksestasi, saat ikkunan siihen, miten muut ihmiset – joilla kaikilla on erilaiset kokemukset ja tavat tulkita asioita – näkevät ajatuksesi. Esimerkiksi kappale, jota pidit kristallinkirkkaana, saattaa hämmentää täysin suoraa työtoveriasi. Mitä useammin otat vastaan tätä kritiikkiä, sitä paremmin pystyt vahvistamaan äänenkäyttöäsi ja samaistumaan yleisöösi.

Nämä itseopiskeluvinkit auttavat sinua parantamaan kirjoitus- ja viestintätaitojasi hetkessä.

Originally published Oct 2, 2018 8:08:00 PM, updated October 03 2018