Olitpa sitten odottamassa tusinaa serkkua tai useita satoja sukulaisia, mielekkään, mieleenpainuvan ja hauskan sukukokouksen suunnittelu on haasteellista. Se vaatii aikaa, organisointikykyä ja huumorintajua. Nämä 10 vaihetta auttavat tekemään jälleennäkemisestä onnistuneen – ja pitävät sinut järjissäsi.
Tee suunnitelma.
Aloita valitsemalla päivämäärä ja paikka. Ammattitaitoinen suunnittelija Bill Gunkel Reunions Unlimited -yrityksestä suosittelee, että aloitat suunnittelun vähintään 12 kuukautta etukäteen. Hänen mukaansa paras ensimmäinen askel on kyselylomakkeiden lähettäminen perheenjäsenille, jotta he saavat mielipiteensä siitä, milloin, missä ja mitä he haluavat.
Kootkaa komitea valitsemaan kolme mahdollista päivämäärää ja paikkaa. Lähetä kyselylomakkeet, joissa pyydetään perheenjäseniä asettamaan vaihtoehdot paremmuusjärjestykseen. Vaikka et voi täyttää kaikkien tarpeita, kysely on paras keino selvittää, mikä sopii useimmille omaisille.
Rekrytoi ja delegoi.
Ei yksi henkilö voi hallita kaikkia sukukokouksen näkökohtia. Ympäröi itsesi osaavilla ja innostuneilla toimikunnan jäsenillä. Puheenjohtajana valvot tapahtumaa, hoidat valiokuntien välistä viestintää, koordinoit vapaaehtoisia – ja toisinaan leikit rauhantekijää.
Pieniin tapahtumiin, joissa on 20 tai 30 henkeä, tarvitset vain muutaman vapaaehtoisen. Suuriin tapahtumiin tarvitaan enemmän vapaaehtoisia ja toimikuntia.
Tapaamisen työtehtävät
- Talouspäällikkö: hoitaa tapaamisen sekkitiliä, ylläpitää budjettia, tekee hankintoja
- Majoitusyhdyshenkilö: etsii majoituspaikkoja ja neuvottelee ryhmäalennuksista
- Ruokapäällikkö: tekee töitä pitopalvelun kanssa tai huolehtii potluckin järjestämisestä
- Kirjeenvaihdosta vastaava: kommunikoi perheenjäsenten kanssa
- Viihdejohtaja: järjestää aktiviteetteja eri-ikäisille
- Varausvastaava: seuraa, ketkä ovat tulossa
- Muistomerkkien hankinta: kerää muistomerkkejä esillepanoa varten
- Tervetulotoimikunta: valmistaa nimikyltit, esityslistat ja opasteet; hoitaa rekisteröintiä; auttaa ihmisiä sekoittumaan keskenään
Luo komentokeskuksen.
Tapaaminen tuottaa paperityötä: Jopa alakomiteoiden kanssa jälleennäkemisen puheenjohtaja tarvitsee kopioita asiaankuuluvista tiedoista, kuten sopimuksista ruokamyyjien kanssa, päivitetyistä ilmoittautumistiedoista ja majoitustiedoista.
Voit pitää kaiken yksinkertaisessa kansiossa, tai voit haluta erilliset kansiot kullekin komitealle arkistolaatikossa. Pidä tietosi järjestyksessä – viittaat niihin usein
Laadi budjetti.
Kustannukset voivat olla suuri tekijä osallistumisessa, sanoo Katy Anderson, Reunion Mastersin omistaja San Josessa, Kaliforniassa. ”Pidä kustannukset alhaisina tai yritä antaa perheelle runsaasti etumatkaa budjetointia varten.” Hän suosittelee 12-18 kuukautta.
Anna käsitys hinnasta ensimmäisessä tapaamista koskevassa viestinnässä. Kalliimpia tapaamisia, kuten risteilyjä, varten Anderson ehdottaa kuukausittaisten maksuvaihtoehtojen tarjoamista.
Pyydä myöhemmässä päivityksessä jokaista perhettä antamaan tietty määrä starttirahaa on hyvä tapa korvata aloituskustannuksia. Hanki lisää taikinaa varainhankintahankkeisiin ja sisällytä talouspäivityksiä postituksiin.
Valmista varasuunnitelma.
Jos jälleennäkeminen järjestetään ulkona, varaa paviljonki, johon mahtuvat kaikki osallistujat odottamattoman sään varalta. Pakkaa mukaan muutama lautapeli tai askartelutehtävä, joita lapset voivat tehdä sisätiloissa.
Tiedota asiasta.
Lähetä kutsut mahdollisimman aikaisin. Jos haluat lähettää ne postitse, voit valita yksinkertaisen esitteen, kortin tai postikortin tai taidokkaan perhekirjeen. Ympäristöystävällinen vaihtoehto on kutsu, joka toimitetaan sähköpostitse Evite- tai Punchbowl-palvelusta.
Mene samalla verkkoon välittämään tietoa ja herättämään kiinnostusta. Voit luoda Facebookiin yksityisen tapahtumasivun ja kutsua ihmisiä liittymään siihen tai antaa jonkun tehtäväksi lähettää yksinkertaisia sähköpostipäivityksiä aika ajoin. Toinen ajatus on käyttää viestien keskipisteenä sukuun keskittyvää verkkosivustoa, kuten Geniä.
Lisää viestinnässäsi perhetriviaa! Kannusta sukulaisia lähettämään tarinoita, ideoita ja päivityksiä postituksiin. Tämä osallistuminen johtaa usein parempaan osallistumiseen.
Tarjoa jokaiselle jotakin.
Tarjoa erilaisia aktiviteetteja eri-ikäisille ja eri kiinnostuksen kohteille. Voit myös järjestää valinnaisia retkiä, kuten golfia, ostoskeskusmatkoja tai retkiä historiallisiin kohteisiin.
Lapsille kannattaa pyrkiä yhdistämään ulko- ja sisäaktiviteetteja. Teinit voivat järjestää nuorempien lasten leikkejä.
Aloita rytinällä.
Linda Johnson Hoffman, The Reunion Planner -kirjan (Goodman Lauren Publishing) kirjoittaja, ehdottaa jäänmurtajia jälleennäkemisen käynnistämiseksi. ”Kaikkien mukaan saaminen heti heidän saapuessaan on tärkeää oikean sävyn luomiseksi”, hän sanoo.
Jäänsärkijäaktiviteetit
- Laita tervetuliaiskomitea tervehtimään saapuvia vieraita.
- Luo tyhjä sukupuu ja pyydä jokaista jäsentä täyttämään tietonsa.
- Valmistele ohjelma aktiviteeteista, jotta ketään ei jätetä pois.
- Luo tervetuliaisbanderolleja
- Jaa ilmaistavaroita, kuten painettuja kyniä tai muistilehtiöitä, ilmoittautumisen yhteydessä
Jaa sukusi tarina.
Kuinka erilaisia sukulaisesi sitten ovatkin, perheesi perintö on yksi yhteinen asia. Juhlistakaa sitä asettamalla esille vanhoja valokuvia ja muistoesineitä. Ota mukaan ruokaa, musiikkia ja koristeita sukusi esi-isien kotiseudulta.
Hyödynnä tilaisuutta tehdä perhevalokuva-albumi (kaikki tuovat kuvia ja luovat sivun), sukutarinoiden kirja, video jälleennäkemisen kuvamateriaalista tai suvun reseptikirja.
Pitäkää yllä vauhtia.
Tapaamisen jälkeen suunnitelkaa, että pidätte yhteyttä seuraavaan tapaamiseen asti. Perheuutiskirjeet ja verkkosivut ovat loistavia tähän. Värvää vapaaehtoisia lähettämään uutiskirjettä, luo sivu Geniin tai Facebookiin ja valvo sitä tai rakenna kaunis sukuhistoriasivusto (voimme näyttää, miten)!
Related Reads
Versio tästä artikkelista ilmestyi Family Tree Magazine -lehden huhtikuun 2001 numerossa.
Saat koko perheen innostumaan sukututkimuksesta Parhaat sukututkimusprojektit -e-kirjamme avulla!
Nämä sukututkimusprojektit auttavat sinua käyttämään tutkimuksiasi uusilla ja jännittävillä tavoilla, ja saat vinkkejä ja strategioita sukututkimuksesi julkaisemiseen raportissa tai blogissa, koristeellisten sukupuiden tulostamiseen, tutkimustesi tallentamiseen pilvipalveluun ja moneen muuhun.
OTA NYT
.