Wiki privado: ¿Cómo crear uno visualmente atractivo?

Crea un wiki y experimenta el poder de la colaboración a distancia.

Todos hemos oído hablar de Wikipedia, la página a la que acude la gente cuando quiere aprender algo nuevo o leer un tema desconocido. La misión de Wikipedia es crear un recurso completo de conocimiento y se crea utilizando wikis. Los ‘wikis’ pueden utilizarse de diversas maneras y se están convirtiendo rápidamente en la tecnología buscada para la gestión del conocimiento y la colaboración a distancia.

¿Sabías que el trabajador del conocimiento medio pasa casi 2,5 horas al día, es decir, aproximadamente el 30% de su jornada laboral, buscando información?

Otro estudio reveló que casi el 20% del tiempo de trabajo de un empleado -el equivalente a un día de la semana laboral- se desperdicia buscando la información necesaria para hacer su trabajo

Las organizaciones necesitan reunir conocimientos, organizar la información de múltiples fuentes, compartir experiencias y proporcionar conocimientos para que sus empleados puedan hacer su trabajo de forma eficaz. Según la empresa McKinsey &, una base de conocimientos interna con capacidad de búsqueda puede aumentar la productividad de los empleados en un 35%. Una de las formas en que las empresas logran crear esta base de conocimientos es mediante el uso de wikis – páginas que organizan la información y pueden ser compartidas con múltiples usuarios.

Ya sea para almacenar el trabajo de su empresa o para gestionar la información personal, este artículo le presentará lo que es un wiki, las ventajas y desventajas del mismo. También explicamos cómo crear un wiki, y cómo empezar a utilizarlo eficazmente en su empresa.

¿Qué es un wiki?

El nombre «Wiki» fue dado por el creador del primer wiki Ward Cunningham. Es una forma abreviada de la palabra hawaiana «wiki- wiki», que significa rápido.

Un wiki es una página web que puede ser editada por múltiples usuarios utilizando un simple navegador web y una conexión a Internet. Los wikis son una forma rápida y sencilla de crear repositorios de información, buscar información y trabajar de forma colaborativa en la misma página.

La Wikipedia define los wikis como «Una publicación de texto editada y gestionada de forma colaborativa por su propio público directamente utilizando un navegador web.» Esto significa que los wikis pueden ser creados y editados por cualquier persona con acceso a la página web.

Un wiki típico puede contener múltiples páginas sobre un tema y sirve de centro de conocimiento para múltiples colaboradores.

Tipos de wikis

Podemos dividir los distintos tipos de wikis en función del propósito de la creación y del grado de colaboración que se busca. ¿Quiere crear un centro de conocimiento al que pueda acceder el mundo o un directorio personal en el que pueda buscar sus archivos? ¿Quieres limitar las personas que pueden añadir o editar contenidos? Hablemos de los 3 tipos principales de wikis:

1. Wikis públicos – Los wikis creados para servir de centro de información en el que cualquiera puede crear y editar contenidos se llaman wikis públicos. Están abiertos a la colaboración de todos. Wikis populares como Wikipedia, Scholarpedia, WikiTravel, son de acceso público.
2. Wikis privados – Los wikis privados son utilizados por las empresas como una base de conocimiento interna, para gestionar su información interna, permitiendo a los equipos compartir fácilmente el conocimiento y trabajar juntos. Es un lugar donde su equipo puede almacenar documentos sobre las políticas de la empresa, los procesos, las directrices, los procedimientos operativos estándar, los proyectos, las listas de productos, los flujos de trabajo, los inicios de sesión compartidos, las listas de comprobación, etc. Piense en ello como su Wikipedia interna hecha en privado para su empresa. En este artículo repasaremos los wikis privados.
3. Wiki personal – También puede utilizar los wikis como wiki personal para tomar notas, como base de conocimientos, diario, herramienta de escritor o incluso para la gestión de proyectos.

Ventajas de los wikis

Al principio, un wiki puede ser una forma eficiente de reunir y distribuir información. Puede mejorar la colaboración a distancia entre los miembros del equipo y proporcionar una manera fácil de tener un equipo en la misma página. Algunas de las principales ventajas de los wikis son las siguientes:

• Cualquiera puede crear un wiki
• Fácilmente cualquiera puede editar un wiki
• Simple de aprender y utilizar
• Fácil de actualizar la información
• Los equipos pueden trabajar juntos en una única página web
• Compartir y colaborar en documentos fácilmente
• Pueden hacer un seguimiento de los cambios realizados y volver a la versión anterior
• Estructura flexible para crear un wiki según sus necesidades
• Amplia gama de software wiki para elegir
• Bajo coste de gestión

Vamos a repasar en detalle los wikis privados, a menudo llamados wikis internos o wikis de empresa. Un wiki privado, o wiki interno, funciona como un centro de información para gestionar y compartir todo el conocimiento y la información de la empresa.

Lee más: Cuál es la mejor manera de crear un wiki interno

¿Necesitas un wiki privado?

Antes de empezar con el software wiki, es importante identificar el propósito de crear tu wiki. ¿Cuáles son los beneficios de crear un wiki y compartir el conocimiento de esta manera?

Haga una lista de los diferentes departamentos, personas, recursos de información necesarios y la necesidad de que la gente colabore.

Veamos las razones clave por las que su empresa podría necesitar un wiki privado:

• ¿Tiene un equipo remoto que necesita colaborar?
• ¿Desea crear un centro de conocimiento para todos los empleados?
• ¿Busca una forma sencilla pero potente de crear y editar documentos conjuntamente?
• ¿Desea facilitar la comunicación y el debate en torno a los documentos?
• ¿Su equipo necesita buscar y acceder rápidamente a la información?
• ¿Necesita una forma rápida de importar y exportar información interna o externa?
• ¿Quieres ver todos los pasos de escritura y edición de un documento?
• ¿Buscas una forma rápida de incorporar o formar a los empleados?

Si has respondido afirmativamente a la mayoría de las preguntas anteriores, sigue leyendo para saber cómo seleccionar un buen software wiki.

Lo que hay que tener en un software wiki privado

Un wiki que cree será utilizado por múltiples partes interesadas para asegurarse de que tiene todas las características adecuadas que necesita.

Discutiremos las características que debe tener el wiki de su empresa:

1. Editor colaborativo – Su software wiki debe soportar la colaboración en tiempo real para que su equipo pueda editar el mismo documento juntos. También debe poder añadir medios ricos como imágenes, vídeos, archivos, etc.
2. Estructura y carpetas organizadas – Los espacios de trabajo facilitan la colaboración, el intercambio de información y garantizan que los miembros del equipo o los clientes adecuados tengan acceso a ella. También debes poder organizar tus wikis en carpetas para tener una estructura organizada y sólida.
3. Almacena y comparte los activos de la empresa – Un wiki debe tener una biblioteca de contenidos para guardar las imágenes, archivos y contenidos digitales que añadas a tu wiki interno para que todos puedan acceder a ellos y reutilizarlos fácilmente.
4. Opciones ricas de incrustación – Usted debe ser capaz de incrustar fácilmente enlaces web, archivos multimedia, archivos en la nube fácilmente para crear documentos interactivos.
5. Búsqueda – La búsqueda es un factor clave para que los wikis sean fáciles de usar. Un wiki debe permitir a cualquier persona buscar fácilmente en los documentos y sería una ventaja si pudiera buscar también en los contenidos dentro de los documentos.
6. Comentarios- Si necesitas ayuda dentro de un wiki o tienes dudas sobre el mismo, deberías poder hacer rápidamente un comentario en línea sin salir del documento.
7. Interrelacionar documentos – Es necesario poder interrelacionar documentos en torno a varios temas y materias para que todo funcione en conjunto facilitando el intercambio de conocimientos.
8. Niveles de acceso &Su wiki interno debe tener la capacidad de establecer niveles de permiso para asegurar que la información pueda ser accedida por las personas adecuadas.

Leer más: ¿Cuál es la mejor manera de compartir la investigación con su equipo?

¿Por qué Bit es la mejor manera de crear un Wiki?

Para crear wikis, necesita una herramienta competente que pueda ayudarle a crear, compartir y colaborar con las partes interesadas y hacer el trabajo de manera eficiente. Aquí es donde entra Bit.

Bit.ai es una herramienta de gestión de la documentación y el conocimiento de la nueva era que ayuda a los equipos a colaborar, compartir, seguir y gestionar todo el conocimiento de la empresa en un solo lugar.

Con Bit puedes añadir fácilmente imágenes, hojas de cálculo, Google Slides, vídeos de YouTube, PDFs, mapas, tablas, gráficos y mucho más a tus wikis para hacerlos visualmente impresionantes.

Características principales

1. Editor colaborativo en tiempo real – Bit soporta la colaboración en tiempo real para que tu equipo pueda editar el mismo documento conjuntamente. La plataforma es rica en funciones, pero tiene un diseño sencillo y una interfaz intuitiva, lo que facilita la navegación de un nuevo usuario. También puedes añadir medios ricos como imágenes, vídeos, archivos, etc.
2. Espacios de trabajo y carpetas organizados – Bit reúne toda tu información en un solo lugar permitiéndote organizar la información en espacios de trabajo y carpetas. Se pueden crear espacios de trabajo en torno a proyectos, equipos, departamentos y clientes. Todas las personas añadidas a un espacio de trabajo pueden acceder a su contenido y colaborar en él. Dentro de cada espacio de trabajo, se puede crear un número ilimitado de wikis y acceder a su biblioteca de contenidos.
3. Biblioteca de contenidos – Bit tiene una biblioteca de contenidos a nivel de espacio de trabajo donde se pueden almacenar y compartir los activos de la empresa. Puedes guardar imágenes, archivos y contenido digital fácilmente para que todo el equipo pueda acceder a ellos en cualquier momento.
4. Opciones ricas de incrustación – Bit.ai se integra con más de 100 aplicaciones web (Ej: YouTube, Typeform, LucidChart, Spotify, Google Drive, etc) para ayudar a los equipos a tejer información en sus wikis más allá de sólo texto e imágenes.
5. Búsqueda inteligente – Bit tiene una funcionalidad de búsqueda muy robusta que permite a cualquiera encontrar información rápidamente. Puedes buscar carpetas, archivos, documentos y contenido dentro de tus documentos en todos tus espacios de trabajo.
6. Comentario en línea y llamada – Puedes hacer comentarios en línea dentro de un documento y hacer un ping a un usuario en el espacio de trabajo. Bit tiene la capacidad de enviar notificaciones por correo electrónico para los comentarios realizados en un documento. También puede resaltar el texto y utilizar @mention para etiquetar a alguien en cualquier texto dentro de un documento.
7. Interrelacionar documentos – Bit permite a los usuarios crear un número ilimitado de documentos e interrelacionarlos para crear wikis que amplíen la base de conocimientos. Simplemente resalte las palabras y tendrá la opción de crear un nuevo documento.
8. Permiso & de acceso compartido – Bit admite características como el seguimiento de documentos, la carga en la nube, las plantillas, el bloqueo de documentos, la caducidad de documentos, la protección con contraseña, las restricciones de acceso a los archivos, etc. Si ha decidido que un wiki es la opción correcta para usted, y está buscando crear rápidamente un wiki con una interfaz sencilla, grandes integraciones, y sin dolores de cabeza de codificación. He aquí cómo puedes empezar fácilmente con uno:
   

   Paso 1: Crea una cuenta en Bit

   Ve a la página principal de Bit.ai y haz clic en Get Started for Free o Sign Up para empezar. Introduce tu dirección de correo electrónico para registrarte. Una vez dentro, podrás crear tu perfil.

   Paso 2: Crear un espacio de trabajo

   Después de registrarte irás a tu panel de control, ¡querrás ir a la sección de espacios de trabajo! Haz clic en el botón «Crear espacio de trabajo» de la derecha. Aparecerá una ventana emergente que te pedirá que añadas un nombre para tu nuevo espacio de trabajo.

   Puedes crear un espacio de trabajo en torno a un equipo, un departamento, un gran proyecto, un cliente, un socio, etc., y darle el nombre correspondiente.

   Paso 3: Añadir miembros al equipo

   Bit permite a los miembros de tu equipo colaborar en tiempo real y realizar el trabajo juntos. Puede invitar a otras personas de su empresa a unirse a usted dentro de un espacio de trabajo y colaborar con el conocimiento, los proyectos, los documentos y el contenido dentro del espacio de trabajo.

   Es una forma sencilla de gestionar proyectos, crear presentaciones, realizar una lluvia de ideas, mantener los procedimientos normalizados de trabajo, crear planes y, lo que es más importante, compartir la información y el conocimiento de la empresa.

   Paso 4: Cree el documento deseado

   Una vez que esté en el espacio de trabajo, haga clic en el botón «Crear nuevo». Obtendrá un documento Bit en blanco que está listo para ser utilizado

   Parte A: Wiki interno

   Siga estas instrucciones para interconectar sus documentos:

   1. Abra un documento Bit y empiece a escribir.

   

   👉🏼2. Resalte cualquier parte del texto.

   

   👉🏼3. Verás que aparece una barra de herramientas de formato. Haga clic en «Vincular al documento».

   

   👉🏼4. Empieza a buscar cualquier documento con este espacio de trabajo.

   

   👉🏼5. Una vez que lo encuentres puedes añadirlo a tu documento y verás que el texto que resaltó originalmente ahora tiene un hipervínculo que lleva al usuario a ese documento.

   Parte B: Wiki externo

   6. 👉🏼En el desplegable selecciona ‘Compartir’.’

   

   7. 👉🏼Y se abrirá la ventana emergente de habilitar compartir. Haz clic en «Activar compartir».

   

   👉🏼8. Copie el enlace en vivo, tome el código de incrustación o cree un enlace rastreable para compartir este documento.

   Comentarios finales

   Los wikis son páginas de colaboración que pueden ayudar a su empresa a compartir conocimientos, discutir ideas y colaborar a distancia. Antes de crear un wiki, defina claramente el objetivo de la empresa, los posibles casos de uso y los requisitos de compartición.

   En consecuencia, seleccione el tipo de wiki y el software de wiki adecuados para realizar el trabajo. Establezca protocolos de seguridad y reglas de uso claras. Asegúrese de crear una estructura organizada de carpetas o enlaces para que sus equipos puedan ampliar los conocimientos de forma productiva.