Muchas pequeñas empresas de transporte siguen utilizando libros de contabilidad, hojas de cálculo y cajones de archivos para gestionar sus finanzas. Si su empresa entra en esa categoría, hay formas fáciles de llevar la contabilidad sin todo el papeleo. El software de contabilidad en línea le permite actualizar y hacer un seguimiento de sus finanzas en tiempo real por tan sólo 10 dólares al mes.
Hay muchos productos de software de contabilidad en el mercado hoy en día que están dirigidos a las pequeñas empresas. Incluso hay plataformas de software con tecnología adaptada a las empresas de transporte. Los productos de software más populares, como QuickBooks y Xero, están basados en la nube, lo que significa que puedes acceder a tus datos contables en cualquier momento desde un smartphone, un ordenador portátil o una tableta. Muchos de estos productos incluyen aplicaciones para el teléfono que puedes descargar desde Google Play o la App Store de Apple.
La ventaja de utilizar un software de contabilidad general como QuickBooks, Xero o FreshBooks es que las funciones de contabilidad son más avanzadas y fáciles de usar. La ventaja de utilizar un software de contabilidad diseñado para empresas de transporte es la capacidad de realizar funciones específicas de la flota como el seguimiento de la carga, las liquidaciones y los informes de impuestos IFTA.
Lo que sigue es un directorio de aplicaciones de software de contabilidad líderes en la industria, así como cinco productos de software líderes específicamente para las empresas de transporte:
QuickBooks
QuickBooks, propiedad de Intuit, es el líder del mercado estadounidense en software de contabilidad. La versión de QuickBooks basada en la nube se rediseñó en 2013 para facilitar su uso en un smartphone o una tableta. QuickBooks puede sincronizar sus finanzas y la información de sus cuentas en todos sus dispositivos, incluyendo el iPad, iPhone y Android. La aplicación proporciona cuentas por pagar, cuentas por cobrar y flujo de caja en tiempo real, y prepara tus datos para la época de impuestos. El tablero de QuickBooks, codificado por colores, facilita el seguimiento de las facturas abiertas, las facturas vencidas y el saldo de caja general. QuickBooks también le permite personalizar y enviar sus facturas desde cualquier lugar y en cualquier momento, y deposita el dinero en su cuenta bancaria cuando le pagan.
Con QuickBooks, puede ampliar su alcance móvil mediante la integración con otros productos de Intuit, así como con más de 90 aplicaciones empresariales de terceros.
Precios: QuickBooks permite un período de prueba gratuito de un mes para probar el software. Las suscripciones comienzan en 10 dólares al mes para las pequeñas empresas, o 5 dólares al mes para un contratista individual. El paquete más popular, QuickBooks Essentials, cuesta 21 dólares al mes. El producto premium QuickBooks Plus incluye el seguimiento del inventario y la preparación de impuestos, y cuesta 28 dólares al mes.
Comentarios de los usuarios: QuickBooks Contabilidad+Factura tiene más de un millón de instalaciones en la Google Play Store. Más de 16.000 usuarios han opinado sobre la aplicación, dándole una calificación media de 4,3 sobre cinco estrellas. QuickBooks se puede descargar en Google Play e iTunes.
Xero
La empresa neozelandesa Xero aspira a sustituir a QuickBooks como el principal software de contabilidad para las empresas estadounidenses. A diferencia de QuickBooks, Xero se ha desarrollado pensando en los dispositivos móviles. La aplicación Xero Touch funciona con iPhone, iPad & Android. Xero ofrece un seguimiento en tiempo real de las transacciones contables y facturas personalizadas que los clientes pueden pagar digitalmente. La función de conciliación de cuentas del software es fácil de usar y permite realizar en minutos lo que antes era una tarea que requería mucho tiempo. Xero también se integra con más de 300 aplicaciones empresariales de terceros. Esa flexibilidad le permite consolidar la contabilidad de su empresa con la gestión de proyectos y los datos de las relaciones con los clientes.
Precios: Al igual que QuickBooks, Xero ofrece una prueba gratuita de un mes. El paquete Starter del software cuesta 27,50 dólares al mes con una cantidad limitada de facturas, facturación y conciliación de transacciones bancarias. El paquete estándar permite un número ilimitado de transacciones y cuesta 55 dólares al mes. El paquete Premium ofrece nóminas para hasta 200 empleados y cuesta 70 dólares al mes.
Opiniones de los usuarios: Xero Accounting tiene más de 100.000 instalaciones en Google Play. La app ha sido revisada por más de 1.700 usuarios, que le dan una calificación media de 3,6 estrellas. Xero puede descargarse desde Google Play e iTunes.
FreshBooks
Una de las ventajas que presenta FreshBooks es que puede mostrar exactamente cuándo un cliente ha visto su factura digital. Esta capacidad elimina la excusa común del cliente sobre «no recibir la factura». Al igual que otros programas de contabilidad online, FreshBooks le permite personalizar las facturas y permite a sus clientes pagar digitalmente. Con la aplicación móvil, puede registrar las horas facturables en su dispositivo o teléfono inteligente. También puedes hacer una foto de un recibo con tu teléfono y se añadirá a los gastos de tu empresa. FreshBooks está disponible en dispositivos iOS y Android.
Precios: FreshBooks ofrece un periodo de prueba gratuito de 30 días. Los precios comienzan en 15 dólares al mes con un paquete que admite hasta cinco clientes y facturas ilimitadas. El paquete Plus de FreshBooks cuesta 25 dólares al mes y permite facturar hasta 50 clientes. El paquete Premium cuesta 50 dólares al mes y permite facturar hasta 500 clientes.
Comentarios de los usuarios: La app de contabilidad FreshBooks Classic ha sido instalada por más de 100.000 usuarios en Google Play. La app ha recibido más de 1.700 opiniones, con una valoración global de 4,2 sobre cinco estrellas. Puedes descargar FreshBooks desde Google Play o iTunes.
Software de contabilidad para empresas de transporte
El software proporcionado por ProTransport fue diseñado pensando en las empresas de transporte por carretera y en las de menos carga. Además de las funciones de contabilidad, el software ayuda a gestionar el envío, el seguimiento de los vehículos y el equipo, y cuenta con actualizaciones de los requisitos reglamentarios más recientes del Departamento de Transporte.
Precios: ProTransport no comparte información sobre precios en su sitio web, pero ofrece una demostración gratuita de su software.
TruckingOffice
Este software de gestión de camiones en línea ayuda a coordinar la parte comercial de la operación de una empresa de camiones. Los productos de TruckingOffice cubren la contabilidad y el flujo de caja, además de mantener los registros para los impuestos IFTA, los gastos de mantenimiento y mucho más. La tecnología está basada en la nube y permite crear tantas cuentas de usuario como necesite su empresa.
Precios: TruckingOffice ofrece una prueba gratuita de 30 días de su software. El paquete «Basic», orientado a empresas de transporte de carga completa, cuesta tan sólo 20 dólares al mes para una empresa con uno o dos camiones. El software «Pro», que ofrece un flujo de trabajo más flexible para las empresas de transporte de mercancías por camión y de menor volumen, cuesta tan sólo 30 dólares al mes.
RigBooks
RigBooks se presenta en cuatro paquetes diferentes orientados a empresas que operan entre uno y cinco camiones. El paquete básico cubre los beneficios y los costes sin especificar las cargas, los clientes o los proveedores. El software más sofisticado de RigBook, «Small Fleet», permite a las empresas realizar la facturación, el seguimiento de las cargas, la preparación de los impuestos IFTA y la coordinación de varios camiones. RigBooks es un software en línea, lo que significa que puede utilizarse en un ordenador, una tableta o un smartphone.
Precios: RigBooks no comparte información sobre los precios en su sitio web, pero ofrece una prueba gratuita de 30 días.
TruckBytes
Lo que hace que TruckBytes sea único respecto a sus competidores es que su plataforma básica es gratuita. Esto permite a los propietarios/operadores o a los gestores de flotas realizar funciones de contabilidad, gestionar clientes y verificar las liquidaciones de los transportistas sin ningún gasto. Se puede acceder al software desde una conexión en línea, incluidos los dispositivos móviles. TruckBytes sí cobra por su software de servicio de impuesto sobre el combustible IFTA.
Precios: El software estándar de TruckBytes es de uso gratuito. La actualización al paquete que incluye los servicios IFTA y el análisis del rendimiento de cada camión cuesta tan sólo 15 dólares al mes, por camión.
McLeod Software
El producto LoadMaster Dispatch de McLeod Software es un sistema de despacho totalmente integrado que combina la contabilidad con la gestión de las operaciones de despacho. Los clientes pueden adaptar LoadMaster a sus necesidades comerciales únicas, aprovechando las capacidades que incluyen la facturación de la carga, el cumplimiento de la seguridad, la nómina, los informes de impuestos sobre el combustible y más.
Precios: McLeod Software no comparte información de precios en su sitio web.