Las empresas suelen tener una política de expensar (es decir, deducir en la actualidad en lugar de depreciar) los artículos que cuestan menos de una cantidad umbral. Sencillamente, no vale la pena depreciar los artículos de bajo coste durante muchos años. El importe que las empresas establecen como umbral de amortización varía mucho. Hasta ahora, el IRS no proporcionaba ninguna orientación sobre cuál debía ser el umbral, y siempre era posible argumentar que el umbral de un contribuyente era demasiado alto. Sin embargo, esto ha cambiado. La nueva normativa del IRS consagra esta práctica de gasto de umbral en la ley mediante el establecimiento de un nuevo puerto seguro de minimis. (IRS Reg. §1.263(a)-1(f)). Además, por primera vez, el IRS ha creado importes máximos en dólares que pueden ser cargados como «de minimis» (en latín, menor o intrascendente). Este puerto seguro estuvo disponible para todos los contribuyentes el 1 de enero de 2014. Además, la utilidad del puerto seguro ha aumentado considerablemente para la mayoría de los contribuyentes porque el IRS aumentó la cantidad que pueden deducir los contribuyentes más pequeños de 500 a 2.500 dólares.
Ejemplo: Alice compra dos ordenadores para su negocio a 2.000 dólares cada uno, lo que supone un coste total de 4.000 dólares, según la factura. Al utilizar el puerto seguro de minimis, puede deducir la totalidad del gasto de 4.000 dólares en un solo año, siempre que se cumplan los requisitos para utilizar el puerto seguro.
Qué se puede deducir
El puerto seguro de minimis se utiliza con mayor frecuencia para deducir el coste de los artículos de propiedad personal tangible (unidades de propiedad) que utiliza en su negocio. Los componentes adquiridos para mantener o reparar una unidad de propiedad tangible -es decir, las piezas de repuesto- también se deducen bajo el puerto seguro de minimis si están dentro del límite de minimis. Esta categoría no incluye los componentes que se adquieren como parte de una unidad de propiedad, por ejemplo, el motor original de un automóvil. Cualquier artículo con una vida útil económica de 12 meses o menos debe deducirse bajo el puerto seguro de minimis si el coste está dentro del límite de minimis.
Este puerto seguro no puede utilizarse para deducir el coste de los terrenos o del inventario (artículos mantenidos para la venta a los clientes).
Cantidad máxima de minimis
La cantidad máxima que puede deducir bajo el puerto seguro de minimis depende de si su negocio tiene un «estado financiero aplicable» para el año. Esto incluye un estado financiero certificado preparado por un CPA. También incluye un estado financiero (que no sea una declaración de impuestos) que su empresa presente a la SEC o a otro organismo estatal o federal (sin incluir al IRS), por ejemplo, un formulario 10-K o una declaración anual a los accionistas. Sólo las grandes corporaciones o las empresas que cotizan en bolsa suelen presentar este tipo de declaraciones.
Los estados financieros certificados por contadores públicos suelen costar al menos varios miles de dólares, y pocas empresas pequeñas los tienen. Si no dispone de dichos estados financieros, puede utilizar el puerto seguro de minimis sólo para los bienes cuyo coste no supere los 2.500 dólares por factura, o los 2.500 dólares por artículo, tal y como se justifica en la factura. Esta cantidad era de 500 dólares en la versión original del reglamento, pero el IRS la aumentó a 2.500 dólares a partir de 2016. Además, el IRS dice que no va a impugnar un uso anterior de la cantidad de $ 2,500 siempre que los requisitos se satsified.
Si el costo excede de $ 2,500 por factura (o artículo), ninguna parte del costo puede ser deducido utilizando el puerto seguro de minimis. Si tiene una declaración financiera aplicable, entonces puede aumentar la cantidad por artículo o por factura hasta 5.000 dólares.
Ejemplo: Alice, del ejemplo anterior, compró dos ordenadores para su negocio a 2.000 dólares cada uno, lo que supone un coste total de 4.000 dólares, como indica la factura. Alice tiene procedimientos contables al principio del año para gastar las cantidades pagadas por los bienes que cuestan menos de 2.500 dólares, y Alice trata las cantidades pagadas por los ordenadores como un gasto en sus libros y registros. Los importes pagados por los ordenadores cumplen los requisitos del puerto seguro de minimis. En la actualidad, Alice puede deducir la totalidad del importe como gasto empresarial ordinario y necesario.
Al determinar si el coste de un artículo supera el umbral de 2.500 $ o 5.000 $, debe incluir todos los costes adicionales que figuren en la misma factura con el bien tangible; por ejemplo, los gastos de entrega y/o instalación. Sin embargo, no está obligado a incluir los «costes adicionales de adquisición o producción» del bien que «no estén incluidos en la misma factura que el bien tangible». La mejor estrategia es incluir dichos costes adicionales en una factura separada.
Cuando usted hace esta elección, se aplica a todos los gastos en los que incurra que puedan acogerse al puerto seguro de minimis. No puede elegir qué elementos quiere incluir. También debe incluir las partidas que de otro modo serían deducibles como materiales y suministros.
Calificación para el puerto seguro
Para calificar para este puerto seguro de gastos de minimis, un contribuyente debe:
- establecer antes del primer día del ejercicio fiscal (el 1 de enero para los contribuyentes del año natural) un procedimiento contable que le obligue a gastar los importes pagados por los bienes (1) que cuesten menos de un determinado importe en dólares, y/o (2) que tengan una vida útil económica de 12 meses o menos, y
- tratar realmente dichos importes como gastos actualmente deducibles en sus libros y registros.
Si tiene una «declaración financiera aplicable» y desea tener derecho a utilizar el límite de minimis de 5.000 dólares, su procedimiento contable debe estar por escrito y firmado antes del 1 de enero del año fiscal. Si no tiene esa declaración y sólo puede acogerse al límite de 2.500 $, no es necesario que ponga su procedimiento por escrito (aunque puede hacerlo). Sin embargo, debe estar establecido antes del 1 de enero del año fiscal.
Aprovechar el puerto seguro
Para aprovechar el puerto seguro de minimis, debe presentar una elección con su declaración de impuestos cada año.