Definición: Un formulario de solicitud de compra es un documento utilizado por un departamento para solicitar que el departamento de compras pida materiales o mercancías. En otras palabras, este formulario es utilizado por los departamentos para notificar al departamento de compras que se necesitan materias primas para la producción o que se necesita mercancía para el piso de ventas.
¿Qué significa solicitud de compra?
Para evitar el fraude, los gerentes de departamento no suelen estar autorizados a hacer pedidos directamente a los proveedores y suministros en nombre de la empresa. En su lugar, un departamento diferente, llamado departamento de compras, realiza los pedidos a los proveedores externos. Los formularios de solicitud de compra son utilizados por los directores de departamento para informar al departamento de compras de los materiales que se necesitan.
Cuando un director de departamento ve que los materiales se están agotando, rellena un formulario de solicitud que incluye una fecha, el nombre del director, la cantidad, los números de modelo, los detalles sobre el pedido y el proveedor. El formulario de solicitud es sólo un paso en el proceso de pedido de un sistema de vales. Veamos un breve ejemplo de cómo funciona uno de estos sistemas.
Ejemplo
Primero, un departamento que necesita pedir materiales crea un formulario de solicitud de compra. Este formulario notifica al departamento de compras que se necesitan suministros. El departamento de compras puede aprobar, modificar o denegar la solicitud del otro departamento. Si el pedido es aprobado, el departamento de compras creará una orden de compra.
Este formulario de pedido se envía al proveedor notificándole que el comprador desea adquirir bienes. Si el proveedor acepta el pedido, produce y entrega la mercancía con una factura. El departamento de recepción desembala la mercancía y entrega el informe de recepción al departamento de contabilidad, que ya tiene la factura y la orden de compra. Cuando todos estos documentos coinciden, el departamento de contabilidad puede emitir una notificación de aprobación de la factura al cajero indicando que se puede realizar un pago al proveedor.
Lo sé. Esto parece un proceso largo y tedioso. Lo es, pero se pone en marcha para evitar las compras fraudulentas y proteger los activos de la empresa de pedidos indebidos.