Una Orden de Trabajo es una tarea o trabajo para un cliente que puede ser programado y asignado a alguien. El término se utiliza comúnmente en la industria de los servicios de campo, donde las órdenes de trabajo o los trabajos se asignan a los técnicos de campo. Las órdenes de trabajo asignan a los técnicos de campo diferentes tareas como instalaciones de equipos, reparaciones o trabajos de mantenimiento
Por lo general, las Órdenes de Trabajo son el resultado de una solicitud del cliente. Sin embargo, en muchos casos, las Órdenes de Trabajo pueden ser una acción de seguimiento de una inspección o auditoría realizada con anterioridad. Aquí hay algunos ejemplos que significan una orden de trabajo real:
- Una inspección de la propiedad puede indicar la necesidad de varias reparaciones -techo, fontanería, jardinería, electricidad, etc. En este caso, cada reparación puede ser una orden de trabajo individual.
- Una evaluación de salud y seguridad en el trabajo (inspección de la OSHA) indica la necesidad de reemplazar la señalización, cambiar la iluminación, eliminar el material peligroso, descongestionar las escaleras, etc. – Cada uno de estos elementos, podría ser una orden de trabajo.
- Una revisión de mantenimiento planificado en equipos de fabricación indica la necesidad de cambiar piezas, añadir lubricantes y poner a punto componentes – lo que puede ser una o más órdenes de trabajo.
Una orden de trabajo proporciona una descripción de los detalles de un trabajo. Las asignaciones de órdenes de trabajo pueden ser simples. Una Orden de Trabajo simple requiere sólo los cinco elementos que se muestran en oro en la figura siguiente. Todos los demás elementos son opcionales.
El uso de Formularios y Plantillas ayuda a gestionarlas con facilidad.
Por ejemplo, los Formularios no son necesarios, pero se pueden utilizar uno o más Formularios para organizar o documentar actividades con listas de comprobación personalizadas y reutilizables. Los Formularios pueden contener páginas que pueden utilizarse para dar «lógica» a los elementos de un Formulario que se presentarán.
Otros elementos opcionales, mostrados en verde, como un Presupuesto (o Cotización), pueden incluirse en una Orden de Trabajo. Cuando un conjunto común de elementos opcionales se utilizan a menudo, pueden ser agrupados como parte de una Plantilla con nombre para acelerar su inclusión en la Orden de Trabajo.
Definición de una orden de trabajo simple
El siguiente ejemplo del sector de la gestión de propiedades residenciales le dará una idea aproximada de cómo se planifica y ejecuta una orden de trabajo simple a través de un software de gestión de personal.
Considere el siguiente ejemplo, del sector de la gestión de propiedades residenciales.
- Joe, el supervisor del equipo, recibe una solicitud de un cliente para que le ayude con el paisajismo de sus instalaciones.
- Joe crea una Orden de Trabajo y la asigna a Tim, que trabaja en el equipo de Joe. Hay muchas formas de asignar una orden de trabajo: mediante una llamada telefónica, un SMS o utilizando un software profesional de órdenes de trabajo como ReachOut. El uso de una herramienta como ReachOut facilita a Joe la identificación de una fecha y una hora adecuadas, así como la entrega a Tim de la dirección, el código de la caja de seguridad y otros datos que pueda necesitar para completar la orden de trabajo.
- Tim registra la información de Joe y, en la fecha acordada, se desplaza hasta la propiedad del cliente para llevar a cabo los trabajos de paisajismo programados, como la limpieza de escombros. Un software de órdenes de trabajo como ReachOut puede garantizar que Tim llegue al lugar exacto del cliente en la fecha prefijada en su calendario con una serie de instrucciones. ReachOut trabaja con Maps para ayudar a Tim a encontrar la mejor ruta hasta la propiedad del cliente. ReachOut también envía notificaciones, para que Tim reciba un recordatorio oportuno sobre la orden de trabajo.
- En la mayoría de las empresas de servicios profesionales de campo, los técnicos de campo como Tim rellenarían un formulario con información sobre el trabajo ejecutado en la propiedad. Dicho formulario puede incluir: las horas de entrada y salida, una lista de comprobación del trabajo y algunas notas. Algunas empresas pueden exigir a los clientes que firmen el formulario, para confirmar que el trabajo se ha realizado. Toda esta información puede capturarse en papel o mediante una aplicación de gestión de órdenes de trabajo en el smartphone de Tim. Usando ReachOut, Tim también puede tomar fotos con coordenadas GPS, para proporcionar una prueba del trabajo si es necesario.
- Una vez que la orden de trabajo es ejecutada por Tim, Joe puede facturar al cliente por un trabajo bien hecho. El software de órdenes de trabajo como ReachOut ayuda a crear y enviar facturas a los clientes fácilmente.
Transformación con el software de órdenes de trabajo
Tradicionalmente, las órdenes de trabajo se asignaban mediante llamadas telefónicas. Las instrucciones y los formularios se gestionaban con papel y bolígrafo. Algunas empresas utilizan ordenadores portátiles para registrar los formularios. Sin embargo, hoy en día las empresas de servicios se están actualizando a un software de órdenes de trabajo y de gestión de servicios de campo como ReachOut. ReachOut, disponible como backend web y aplicación móvil complementaria, permite a los técnicos de campo recibir instrucciones, formularios, notificaciones y direcciones a través de sus teléfonos inteligentes o tabletas.
«Es hora de que las empresas de servicios avancen con la tecnología y la implementación de un software de órdenes de trabajo es un paso en el proceso. El nivel de comodidad que aporta junto con la mejora de la eficiencia y la optimización del flujo de trabajo ayuda a hacer más cosas en menos tiempo junto con el punto adicional de la satisfacción del cliente.» Stephen Cummings, SVP, ReachOut Suite
Pueden añadir fácilmente información sobre el trabajo, anotar fotos, tomar firmas de los clientes y gestionar su propio trabajo con facilidad. Estos sistemas ofrecen a los supervisores la posibilidad de gestionar sus equipos desde cualquier parte del mundo. Además, ReachOut también permite a los empresarios crear múltiples equipos con diferentes supervisores.
Las órdenes de trabajo son la esencia de una organización. Por lo tanto, el mantenimiento de un sistema de órdenes de trabajo racionalizado y sin problemas se hace necesario para garantizar el crecimiento de una organización. Un software de órdenes de trabajo inteligente como ReachOut no sólo facilita el mantenimiento de las órdenes de trabajo, sino que también evita la pérdida de tiempo y dinero.
Más información:
- Añadir una orden de trabajo
- Asignar/despachar una orden de trabajo
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- La vista inicial de la orden de trabajo
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