La gestión de eventos implica la supervisión de toda la logística previa y durante un evento, ya sea una conferencia, una boda o cualquier reunión organizada. Los gestores de eventos ejecutan los planes del evento mediante la gestión del personal, las finanzas, las relaciones con los proveedores y mucho más.
En la profesión de planificación de eventos, los títulos de trabajo son tan diversos y numerosos como los servicios ofrecidos, y a menudo puede ser difícil diferenciar unos de otros. Puede ser un reto a la hora de preparar un portafolio de planificación de eventos, buscar trabajo o trabajar con un cliente que no tiene la comprensión correcta de su función de trabajo y responsabilidades. Aprenda más sobre lo que implica la gestión de eventos y si es adecuada para usted.
¿Qué es la gestión de eventos?
La gestión de eventos incluye una variedad de funciones para ejecutar eventos a gran escala, que pueden incluir conferencias, convenciones, conciertos, ferias comerciales, festivales y ceremonias. Implica manejar la logística general del evento, trabajar con el personal y llevar a cabo la gestión del proyecto del evento en su conjunto.
Las tareas adicionales pueden incluir la gestión del presupuesto y de los equipos de personas responsables de cada función, así como la supervisión de la ejecución del evento. Los directores de eventos también supervisan los servicios de todos los proveedores y profesionales externos, incluidos los planificadores de eventos.
Cómo funciona la gestión de eventos
Las responsabilidades específicas de un gestor de eventos podrían incluir:
- Seleccionar y reservar los lugares de celebración
- Coordinar a los proveedores externos
- Contratar a los oradores o el entretenimiento
- Organizar el transporte y el aparcamiento
- Obtener los permisos necesarios y los seguros adecuados
- Cumplir con las normas de salud y seguridad
- Desarrollar planes de contingencia de emergencia
- Gestión de crisis y situaciones en el evento
- Diseñar un plan de seguridad
- Supervisar el evento
Esta lista no es en absoluto exhaustiva. Dependiendo del alcance del evento y de los otros profesionales contratados, las responsabilidades del trabajo pueden variar. Esencialmente, el gestor de eventos es responsable de coordinar toda la logística necesaria para un evento.
El papel de los servicios de gestión de eventos
Las empresas de gestión de eventos se contratan con frecuencia para planificar y ejecutar reuniones de empresa a gran escala y eventos especiales. Mientras que las bodas y los conciertos son eventos comunes para un profesional de la gestión de eventos, los eventos deportivos, las reuniones y las grandes fiestas también son ocasiones que pueden beneficiarse de la gestión de eventos.
Las entidades gubernamentales, las organizaciones sin fines de lucro, las asociaciones y las corporaciones utilizan empresas de gestión de eventos para coordinar eventos y reuniones importantes. La función de gestión de eventos puede encontrarse a menudo dentro de un departamento corporativo de marketing o relaciones públicas o como parte de su personal de eventos especiales.
Habilidades para tener éxito
Al igual que con la mayoría de las funciones de planificación de eventos, la gestión de eventos requiere excelentes habilidades de organización para tener éxito. La capacidad de realizar múltiples tareas y hacer malabarismos con muchas partes en movimiento es esencial y, junto con esa organización de primera categoría, viene la necesidad de habilidades de gestión del tiempo eficiente.
Ser capaz de priorizar y mantenerse en la tarea es lo que conduce a un evento exitoso. La gestión de eventos requiere ver la visión del evento hasta su ejecución, lo que exige persistencia, creatividad y flexibilidad.
Debido a que la gestión de proyectos es un elemento clave e implica la gestión no sólo de funciones sino de equipos de personas, las habilidades interpersonales también son importantes. La interacción con los individuos en todos los niveles de una organización es parte del trabajo, por lo que ser cómodo, agradable, y un fuerte comunicador irá un largo camino en el desarrollo de esas relaciones.
Gestión de Eventos vs. Planificación de Eventos
Aunque muy estrechamente relacionados, la gestión de eventos y la planificación de eventos sirven dos funciones diferentes. En términos sencillos, los planificadores de eventos crean la visión y muchos de los planes preliminares de un evento, mientras que los gestores ejecutan los detalles antes y durante el mismo.
Dicho esto, los gestores de eventos también pueden planificar aspectos de los eventos, y los planificadores de eventos pueden gestionar ciertos componentes del proceso de planificación de eventos. Ambos trabajan codo con codo y sus responsabilidades pueden solaparse. Muchas personas pueden desempeñar ambas funciones, especialmente si dirigen su propio negocio o trabajan en una pequeña empresa de planificación de eventos. Aun así, la formación y las habilidades necesarias para cada puesto son algo distintas.
Aquí hay algunos ejemplos de algunas de las diferencias clave:
| Administradores de eventos | Planificadores de eventos |
|---|---|
| Reservar el lugar | Elegir el tema y el concepto |
| Coordinación con los proveedores | Selección del lugar de celebración |
| Contratación y gestión del personal | Planificación del menú |
| Gestión delgestión del sitio durante el evento | La organización del entretenimiento o de los oradores invitados |
Los puntos clave
- La gestión de eventos es la supervisión de muchos detalles administrativos para eventos como conferencias, festivales o bodas.
- Un gestor de eventos trabaja con el personal y los proveedores para asegurarse de que el evento se ejecuta según el plan.
- Mientras que los planificadores de eventos tienden a trabajar en el concepto general del evento, los gestores de eventos se ocupan de los detalles de su ejecución.
- Los directores de eventos deben ser organizados, hábiles con la gente y flexibles, entre otras cosas.