La declaración anual del Impuesto Federal de Desempleo del empleador, el Formulario 940 del IRS, es un formulario anual presentado al IRS por las empresas con uno o más empleados. Se utiliza para calcular el impuesto federal de desempleo del empleador basado en la nómina anual del negocio.
Entendiendo el formulario 940 del IRS
Cada año, cada negocio con empleados debe presentar el formulario 940 para calcular la cantidad de impuesto de desempleo que debe pagar a nivel federal. Este impuesto sobre la nómina se basa en los primeros 7.000 dólares de los salarios de cada empleado (incluidos los propietarios de las corporaciones S que reciben un salario por el trabajo realizado para sus negocios).
El formulario es una única declaración de una página en la que se enumeran los pagos totales a todos los empleados, reducidos por cualquier pago exento de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA), como ciertas prestaciones complementarias, el seguro de vida de grupo a término y la asistencia para el cuidado de los dependientes.
Si un empleador tiene empleados en más de un estado también puede tener que completar el Anexo A del Formulario 940 para calcular el impuesto si están en estados que tienen una reducción de crédito para los salarios bajo las leyes de compensación por desempleo. Esta reducción del crédito del 5,4% de los impuestos estatales por desempleo se produce cuando los estados han pedido prestado al gobierno federal para cubrir sus obligaciones en materia de prestaciones por desempleo y aún no han devuelto estas cantidades.
¿Qué es el formulario 940 y para qué se utiliza?
Aunque las prestaciones por desempleo para los antiguos empleados son pagadas por los estados, el gobierno federal proporciona un respaldo. Esto se hace mediante la recaudación del impuesto federal de desempleo para proporcionar fondos a los estados cuando se necesitan para cumplir con sus obligaciones de beneficios. La Ley Federal de Impuestos sobre el Desempleo (FUTA) creó un impuesto sobre la nómina para este propósito, y el formulario 940 del IRS se utiliza para informar de la obligación fiscal anual del empleador.
¿Cuál es la diferencia entre un formulario 940 y un 941?
No confunda el formulario 940, que es una declaración anual del empleador a efectos del impuesto sobre el desempleo, con otras declaraciones del empleador, como:
- El formulario 941, Declaración trimestral de impuestos federales del empleador, que se utiliza para informar de las retenciones salariales para los impuestos sobre la renta, así como la parte de los empleados de la Seguridad Social y los impuestos de Medicare (FICA), además de la parte del empleador de FICA.
- Formulario 943, Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees, que se utiliza en lugar del Formulario 941 para informar una vez al año sobre el importe de los impuestos federales sobre la renta y FICA retenidos (la parte del empleado y del empleador).
- Formulario 944, Employer’s Annual Federal Tax Return, que se presenta en lugar de las declaraciones trimestrales del empleador si éste es «pequeño». Esto se aplica a los empleadores con la obligación tributaria anual retenida impuesto sobre la renta federal, FICA (empleado y la parte del empleador) por un total de $ 1,000 o menos.
La presentación del formulario federal 940
El formulario 940 se presenta una vez al año, independientemente de si la empresa ha despedido a cualquier trabajador y ha sido notificado por el estado que los beneficios de empleo han sido reclamados. Se puede presentar en papel o electrónicamente.
¿Debo presentar el formulario 940 para mi empresa?
Una empresa debe presentar el formulario 940 si pagó al menos 1.000 dólares en salarios durante cualquier trimestre natural (de enero a marzo, de abril a junio, de julio a septiembre y de octubre a diciembre) en el año actual o en el anterior. La tasa básica del impuesto federal sobre el desempleo es del 6% sobre los primeros 7.000 dólares de los salarios de cada empleado durante todo el año. Sin embargo, hay un crédito para los impuestos estatales por desempleo de hasta el 5,4%, lo que hace que la tasa impositiva neta sea del 0,6%.
Un empleador con empleados en más de un estado o con una ubicación en un estado de reducción de crédito, debe presentar el Anexo A del Formulario 940.
¿Cuándo se debe presentar el Formulario 940?
Su formulario de impuestos 940 se debe presentar a finales de enero siguiente al año en que se pagaron los salarios. Para 2019, la fecha de vencimiento del formulario 940 es el 31 de enero de 2020. La presentación de este formulario se hace anualmente aunque los pagos de impuestos pueden tener que hacerse trimestralmente.
Cuándo y dónde enviar el pago
Aunque el formulario 940 se presenta una vez al año, un empleador puede tener que hacer depósitos de impuestos trimestrales. Si el impuesto federal sobre el desempleo es superior a 500 dólares para el año natural, se debe realizar al menos un pago trimestral. El depósito debe realizarse antes del último día del mes siguiente al final del trimestre natural. Por lo tanto, si el impuesto federal sobre el desempleo de un empleador asciende a 600 dólares sobre la base de la nómina de enero a marzo, el impuesto debe depositarse antes del 30 de abril.
Si la obligación trimestral es de 500 dólares o menos en un trimestre, se traslada al siguiente trimestre. Si la responsabilidad para el primer trimestre del año es de 400 dólares, esto se arrastra y se añade a la responsabilidad en el segundo trimestre para determinar si se requiere un pago.
Si se requieren pagos trimestrales, deben ser depositados con el gobierno federal. Esto se puede hacer a través de EFTPS, un programa gratuito y seguro de pago de impuestos federales en línea.
Para las pequeñas empresas con 11 empleados o menos, el pago anual del impuesto será suficiente porque no se superará el umbral de pago trimestral. Por ejemplo, si tiene cinco empleados que reciben una remuneración en el primer trimestre de 10.000 $ (sólo cuentan los primeros 7.000 $), 8.000 $ (sólo cuentan los primeros 7.000 $), 6.000 $, 4.000 $ y 1.000 $, respectivamente, no hay que pagar este trimestre. La obligación tributaria para este trimestre es de $150 ($25,000 x .006), que es menor que el umbral de depósito de pago de $500.
¿Dónde presentan las empresas el formulario federal 940?
El formulario 940 se presenta ante el IRS. Si usted presenta la declaración en papel, debe ser enviada a la dirección indicada en las instrucciones del Formulario 940. La dirección se basa en la ubicación del empleador y si el formulario va acompañado de un pago. La dirección puede cambiar de un año a otro, por lo que debe verificarse antes de enviarla.
¿Se puede presentar electrónicamente?
Puede presentar su formulario de impuestos 940 electrónicamente, y el IRS le anima a hacerlo. Los formularios presentados de esta manera se hacen a través del programa e-file del IRS. Esto significa comprar un software aprobado por el IRS para completar la declaración y presentarla electrónicamente a la agencia. Normalmente hay que pagar por ello. Alternativamente, usted puede utilizar un profesional de impuestos o un proveedor de servicios de nómina.
¿Cómo puedo evitar las sanciones para mi negocio?
Atender a las responsabilidades del empleador para el impuesto federal de desempleo puede ayudarle a evitar cualquier sanción e interés. Esto significa:
- Llevar a cabo la presentación del formulario 940 antes de la fecha de vencimiento (y asegurarse de que esté completo y sea preciso).
- Depositar la cantidad total del impuesto federal sobre el desempleo adeudado cuando se requiera (y asegurarse de que los depósitos sean honrados por su institución financiera a la que se giran los pagos).
Instrucciones del formulario 940
El formulario 940 es un formulario sencillo de rellenar siempre que tenga toda la información requerida a mano.
- Ingrese el nombre de su negocio, la dirección y el número de identificación del empleador (EIN). Si usted es un propietario único, introduzca su nombre en la línea «nombre», con su nombre comercial en la línea «nombre comercial». No se requiere ninguna entrada en la línea del nombre comercial si el nombre del negocio y el nombre comercial son el mismo.
- Indique el tipo de declaración que se está presentando si es necesario. Esto incluye marcar una casilla para mostrar que es una declaración enmendada, una declaración para un empleador sucesor, una declaración sin responsabilidad fiscal porque no hubo salarios pagados durante el año, o si el negocio ha cerrado y dejado de pagar salarios (para que el IRS no busque una declaración no presentada en el año siguiente).
- Calcule el impuesto ingresando el total de pagos a todos los empleados, reduzca esto por los pagos exentos del impuesto (por ejemplo, pagos del empleador de la cobertura de salud, las contribuciones del empleador a los planes de jubilación calificados), y luego entrar en el total de los pagos a cada empleado en exceso de $ 7.000 para llegar a los salarios imponibles. Multiplique esta cantidad por 0,006 para determinar el impuesto antes de los ajustes.
- Haga cualquier ajuste requerido, como las cantidades de reducción de crédito descritas anteriormente.
- Determine el impuesto final adeudado y si hay un saldo adeudado o un pago en exceso basado en los depósitos realizados para el año. Si el saldo adeudado es de 500 dólares o más, debe ser depositado (como se explicó anteriormente). Si el saldo adeudado es menor, el pago puede hacerse junto con la declaración. Si hay un pago en exceso porque ya se ha depositado demasiado, se puede reembolsar o aplicar a la siguiente declaración (completar el formulario 940-V, comprobante de pago) para asegurar que el pago se acredite a su cuenta de impuestos.
Mantener el control de sus impuestos por desempleo
Una de las responsabilidades importantes de un empleador es mantener el control de los impuestos por desempleo y presentar el formulario de impuestos 940 a tiempo. Estas responsabilidades pueden simplificarse con la ayuda de un proveedor de servicios de nómina.