Programación eficaz

Es el final de otro ajetreado día de trabajo y, aunque llegaste temprano a la oficina y te fuiste tarde, no tienes la sensación de haber conseguido nada importante.

Es demasiado fácil que esto ocurra. Ante las interminables reuniones, las frecuentes interrupciones y las tareas urgentes de última hora, puedes estar fácilmente ocupado todo el día sin avanzar en los proyectos y objetivos de alta prioridad.

Por eso es tan importante saber cómo programar tu tiempo adecuadamente. En este artículo, veremos los pasos que puede dar para hacerlo y, de este modo, dedicar tiempo al trabajo que realmente importa, al tiempo que deja tiempo para el desarrollo personal, la familia y los amigos.

La importancia de la programación

La programación es el arte de planificar sus actividades para que pueda alcanzar sus objetivos y prioridades en el tiempo que tiene disponible. Cuando se hace de forma eficaz, le ayuda a:

• Entender lo que puede conseguir de forma realista con su tiempo.
• Asegurarse de que tiene tiempo suficiente para las tareas esenciales.
• Añadir tiempo de contingencia para «lo inesperado».
• Evitar asumir más de lo que puede manejar.
• Trabaje con constancia para alcanzar sus objetivos personales y profesionales.
• Tenga tiempo suficiente para la familia y los amigos, para hacer ejercicio y para sus aficiones.
• Logre un buen equilibrio entre el trabajo y la vida privada.

El tiempo es el único recurso que no podemos comprar, pero a menudo lo desperdiciamos o lo utilizamos de forma ineficaz. La programación te ayuda a pensar en lo que quieres conseguir en un día, una semana o un mes, y te mantiene en el camino para lograr tus objetivos.

Cómo programar tu tiempo

Fija un momento regular para hacer tu programación: al principio de cada semana o mes, por ejemplo.

Hay varias herramientas diferentes para elegir. Una forma sencilla y fácil de llevar un horario es utilizar un bolígrafo y un papel, organizando tu tiempo mediante un planificador semanal. (Haga clic aquí para descargar gratuitamente una plantilla de planificador para empezar.)

También puede utilizar aplicaciones y software como Google Calendar®, MS Outlook® y Business Calendar. Elija una herramienta de planificación que se adapte a su situación, a la estructura actual de su trabajo, a sus gustos personales y a su presupuesto.

Lo más importante a la hora de elegir su planificador es que le permita introducir los datos con facilidad y que le permita ver un lapso de tiempo adecuado (día/semana/mes) con el nivel de detalle que necesite.

Una vez que haya decidido qué herramienta quiere utilizar, prepare su agenda de la siguiente manera:

Paso 1: Identificar el tiempo disponible

Empiece por establecer el tiempo que quiere disponer para su trabajo.

El tiempo que dediques al trabajo debe reflejar el diseño de tu trabajo y tus objetivos personales en la vida.

Por ejemplo, si estás presionando para conseguir un ascenso, podría ser prudente trabajar más allá de las horas normales cada día para demostrar tu dedicación. Si, por el contrario, quiere tener mucho tiempo para actividades fuera del trabajo, podría decidir hacer las horas asignadas y no más.

Paso 2: Programe las acciones esenciales

A continuación, bloquee las acciones que absolutamente debe realizar para hacer un buen trabajo. Por ejemplo, si gestiona personal, asegúrese de que dispone de tiempo suficiente para ocuparse de los problemas personales de los miembros del equipo y de sus necesidades de formación y supervisión. Además, deje tiempo para comunicarse con su jefe y con las personas clave de su entorno.

Paso 3: Programe las actividades de alta prioridad

Revise su lista de tareas pendientes , y programe las actividades urgentes y de alta prioridad, así como las tareas esenciales de mantenimiento que no se pueden delegar ni evitar.

Intente organizarlas en los momentos del día en los que es más productivo; por ejemplo, algunas personas tienen más energía y son más eficientes por la mañana, mientras que otras se concentran más eficazmente por la tarde o la noche. (Nuestro artículo «¿Es una tarea matutina?» puede ayudarle a identificar sus mejores momentos del día.)

Paso 4: Programar tiempo para imprevistos

A continuación, programe algo de tiempo extra para hacer frente a imprevistos y emergencias. La experiencia le dirá cuánto debe prever; en general, cuanto más imprevisible sea su trabajo, más tiempo de contingencia necesitará. (Si no programa este tiempo, las emergencias seguirán ocurriendo y terminará trabajando hasta tarde.)

Las interrupciones frecuentes pueden consumir tu tiempo. Aprender a gestionarlas puede reducir la cantidad de tiempo de contingencia que necesita reservar. Algunas interrupciones serán difíciles de predecir, pero dejar algún espacio abierto en su agenda le da la flexibilidad que necesita para reorganizar las tareas y responder a los problemas importantes a medida que surgen.

Paso 5: Programar el tiempo discrecional

El espacio que le queda en su planificador es el «tiempo discrecional»: el tiempo que está disponible para cumplir con sus prioridades y lograr sus objetivos. Revise su lista de tareas prioritarias y sus objetivos personales , evalúe el tiempo que necesita para alcanzarlos y prográmelos.

Paso 6: Analice sus actividades

Si, al llegar al paso cinco, se da cuenta de que tiene poco o ningún tiempo discrecional disponible, debe volver a los pasos dos, tres y cuatro, y cuestionar si todas las tareas que ha introducido son absolutamente necesarias. Es posible que algunas cosas puedan delegarse o abordarse de una manera más eficiente en cuanto al tiempo.

Una de las formas más importantes en que puede construir el éxito es maximizando el apalancamiento que puede lograr con su tiempo. Aumente la cantidad de trabajo que puede completar delegando en otras personas, subcontratando tareas clave o utilizando la tecnología para automatizar la mayor parte posible de su trabajo. Esto le liberará para alcanzar sus objetivos.

Si descubre que su tiempo discrecional sigue siendo limitado, es posible que tenga que renegociar su carga de trabajo o pedir ayuda . Utilice su horario recién preparado como prueba de sus grandes compromisos. Esto demuestra a su jefe lo bien organizado que está, y puede hacer que sea más receptivo a su petición. Hacerlo bien puede maximizar su eficacia y reducir sus niveles de estrés.

Siga este proceso de seis pasos para preparar su agenda:

1. Identifique el tiempo del que dispone.
2. Incluya las tareas esenciales que debe realizar para tener éxito en su trabajo.
3. Programe las tareas urgentes de alta prioridad y las actividades vitales de «limpieza».
4. Prevea el tiempo adecuado para imprevistos e interrupciones.
5. Programe las actividades relacionadas con sus prioridades y objetivos personales en el tiempo restante.
6. Analice sus actividades para identificar las tareas que pueden delegarse, subcontratarse o eliminarse por completo.

Es importante que su agenda dedique tiempo a sus objetivos profesionales y personales. Si te queda poco o ningún tiempo discrecional cuando llegues al quinto paso, revisa tus tareas para ver si puedes hacerlas de otra manera; de lo contrario, tu equilibrio entre vida y trabajo se verá afectado.

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