Perspectiva de cumplimiento para el consumidor
Por Richele S. Brady, ex examinadora del Banco de la Reserva Federal de San Francisco
Este artículo se publicó por primera vez en 2009,1 cuando revisamos los problemas de cumplimiento más comunes relacionados con los requisitos de la contabilidad de depósitos en garantía bajo la Regulación X y discutimos las prácticas que las instituciones podrían considerar para ayudar a prevenir las violaciones de la contabilidad de depósitos en garantía.
Desde que se publicó el artículo por primera vez, la Reserva Federal sigue observando problemas de contabilidad de depósitos en custodia durante los exámenes de cumplimiento, incluidas las infracciones resultantes del uso de software de terceros para realizar los cálculos de depósitos en custodia, lo que no se trató anteriormente. En consecuencia, estamos refrescando el artículo para revisar las violaciones comunes de escrow, discutir formas de mitigar los riesgos cuando se confía en el software de terceros, y proporcionar una visión general de una enmienda de 2013 a la Regulación X que agregó un requisito de contabilidad de escrow para el seguro colocado a la fuerza para las hipotecas residenciales.
Cuestiones de cumplimiento de custodia
Los datos de examen del Sistema de la Reserva Federal para los bancos miembros del estado indican que varios de los requisitos de custodia del Reglamento X aparecen entre las violaciones comunes, incluyendo las siguientes:
- Comprender los métodos de contabilidad de los depósitos en custodia;
- Preparar las declaraciones de divulgación de los depósitos en custodia;
- Determinar los montos de los depósitos en custodia;
- Asegurarse de que los análisis anuales den como resultado saldos correctos en las cuentas; y
- Cumplir con los problemas que resultan de utilizar proveedores.
Analizamos estas cuestiones a continuación.
Métodos de contabilidad de custodia
Al establecer y mantener cuentas de custodia, las instituciones financieras deben hacer lo siguiente:2
- Realizar un análisis de la cuenta de depósito en garantía, antes de establecer una cuenta de depósito en garantía, para determinar el importe que el prestatario debe depositar en la cuenta de depósito en garantía al inicio y el importe de los pagos periódicos del prestatario en la cuenta de depósito en garantía;3
- Preparar y entregar un extracto inicial de la cuenta de depósito en garantía al prestatario;4
- Realizar un análisis de la cuenta de depósito en garantía al finalizar cada año de cómputo de la cuenta de depósito en garantía para determinar los pagos mensuales de la cuenta de depósito en garantía del prestatario para el siguiente año de cómputo;5
- Utilizar los análisis iniciales y anuales de la cuenta de depósito en garantía para determinar si existe un superávit, un déficit o una deficiencia y ajustar la cuenta;6 y
- Preparar y entregar un estado de cuenta de depósito en garantía anual al prestatario.7
Estas tareas de custodia deben llevarse a cabo de acuerdo con las normas de contabilidad establecidas en la Sección 17 del Reglamento X (12 C.F.R. §1024.17). Además, el reglamento limita las cantidades que pueden mantenerse en las cuentas de depósito en garantía, así como los requisitos específicos para el contenido de los estados iniciales y anuales. Cabe destacar el requisito establecido en la sección 1024.17(c)(4) de que los prestamistas lleven a cabo un análisis global en lugar de un análisis de un solo elemento al realizar el análisis de la cuenta. Un análisis de una sola partida contabiliza cada elemento de la cuenta de depósito por separado, mientras que un análisis agregado considera la cuenta en su conjunto para calcular la suficiencia de los fondos de la cuenta de depósito. Esta última regla ha generado confusión y ha dado lugar a que se mantengan cantidades incorrectas en las cuentas de depósito en garantía.
Análisis inicial de la cuenta de depósito en garantía y divulgación
El análisis inicial de la cuenta de depósito en garantía y la declaración de divulgación sientan las bases de la cuenta de depósito en garantía. Por lo tanto, es importante considerar lo siguiente al establecer la cuenta:
- Análisis inicial de la cuenta de depósito en garantía. El cumplimiento de las normas de contabilidad agregada es necesario para calcular con precisión los importes de la cuenta de depósito en garantía requeridos. Los errores pueden ser el resultado de una combinación de un exceso de confianza en los sistemas automatizados para realizar los cálculos requeridos y de un personal no suficientemente versado en las reglas. Ejemplos de causas específicas son:
- Depósitos iniciales en custodia. La normativa exige que el administrador lleve a cabo un análisis de la cuenta de depósito en garantía antes de establecer una cuenta de depósito en garantía.8 Los cargos excesivos en el cobro de los depósitos iniciales en garantía suelen producirse por errores en este análisis inicial. El administrador puede cobrar al prestatario una cantidad suficiente para pagar los gastos de la propiedad que garantiza el préstamo, como los impuestos y el seguro, que son atribuibles al período comprendido entre la fecha en que se pagaron por última vez dichos pagos y la fecha de pago inicial, con el objetivo de que el saldo proyectado para el final del año de cálculo de la cuenta de depósito en garantía sea cero. Sin embargo, el administrador no puede cobrar al prestatario un colchón que sea mayor que una sexta parte del total estimado de los pagos anuales de la cuenta de depósito en garantía.
Otros errores de cálculo o de introducción en el sistema pueden dar lugar a errores en los importes del depósito en garantía. Algunos ejemplos son:
- Utilizar importes de depósito en garantía incorrectos que superan las limitaciones reglamentarias;
- Recoger fondos en exceso cuando se paga una cuota del impuesto sobre bienes inmuebles en la liquidación;
- Incluir las primas del seguro hipotecario (MI) en los importes de depósito en garantía cuando las primas del MI se pagan mensualmente;
- Utilizar fechas de desembolso incorrectas en la proyección de la actividad, como por ejemplo utilizar la fecha de vencimiento en lugar de las fechas de desembolso previstas;
- No desglosar las partidas de la cuenta de depósito en garantía por separado; y
- Redondear los ajustes a una cantidad de dólares uniforme.
Análisis y estado anual de la cuenta de depósito en garantía
Así como los errores en el análisis inicial de la cuenta de depósito en garantía a menudo causan errores en el depósito inicial, los errores en el análisis anual de la cuenta también pueden llevar a cálculos incorrectos, que a menudo resultan en cantidades incorrectas de superávit, déficit o deficiencia. Algunas causas típicas son:
- Usar fechas de desembolso incorrectas al proyectar la actividad para el año siguiente (por ejemplo cambiar las fechas de los desembolsos proyectados puede dar lugar a proyecciones de saldos de cuentas que son incorrectas);
- Proyectar excedentes, escasez o deficiencias basándose en saldos de cuentas incorrectos;
- Analizar una cuenta de depósito en garantía basándose en un período de cálculo de más de 12 meses;
- Asegurarse de que se lleva a cabo una revisión exhaustiva de las facturas de seguros y/o impuestos para una proyección precisa de los importes de desembolso para el año siguiente;
- Mantener importes de depósito en garantía incorrectos que superen los requisitos reglamentarios o las limitaciones más bajas establecidas en los documentos del préstamo hipotecario; y
- No reembolsar al prestatario o prestatarios los importes excedentes que superen los 50 dólares, cuando así lo exija el artículo 1024.17(f)(2)(i). Esto no se aplica si un pago no se recibe dentro de los 30 días de su fecha de vencimiento.9
De la misma manera, las declaraciones anuales de depósito en garantía incorrectas suelen ser el resultado de la falta de información, como la no inclusión de todos los elementos requeridos, o de errores en el análisis anual. Ejemplos de información que suele faltar o ser incorrecta en la declaración anual son:
- La razón por la que el saldo bajo proyectado (es decir, colchón) no se alcanzó;
- Las cantidades totales pagadas dentro y fuera de la cuenta de depósito en garantía en el año anterior; y
- Uno o más pagos o desembolsos estimados que faltan en el análisis de la cuenta.
Contenido del estado anual de la cuenta de depósito en garantía
En general, se exige a los administradores10 que proporcionen un estado anual de la cuenta de depósito en garantía que incluya un historial de la cuenta, que refleje la actividad en la cuenta de depósito en garantía durante el año de cómputo de la cuenta de depósito en garantía, y una proyección de la actividad en la cuenta para el año siguiente.11
El historial de la cuenta puede estar incompleto debido a un cambio de administrador durante la vida del préstamo. Cuando se produce un cambio de administrador, es importante que el nuevo administrador se asegure de recibir el historial de la cuenta del administrador anterior.
Riesgos del uso de software de terceros para realizar los cálculos del depósito en garantía
Algunas instituciones financieras confían en software de terceros para realizar los cálculos del depósito en garantía y crear la información requerida. Los proveedores de software, al igual que cualquier otro proveedor, deben ser gestionados adecuadamente para mitigar el riesgo de violaciones. En un artículo anterior, Outlook trató esta cuestión:
«Muchos bancos utilizan programas informáticos de proveedores para generar información para el consumidor sobre diversos productos de préstamo y depósito. Tras las modificaciones de la normativa sobre información en los últimos años, algunos proveedores no han actualizado su software, lo que ha dado lugar a diversos errores en los formularios de información. Los problemas de esta naturaleza se producen cuando la dirección del banco confía únicamente en el proveedor sin llevar a cabo su propia revisión independiente de los requisitos de divulgación para asegurarse de que se aplican los cambios requeridos».12
Además, las instituciones financieras pueden verificar periódicamente que el software del proveedor realiza correctamente los cálculos del depósito en garantía como control.
Requisitos adicionales de depósito en garantía para prestatarios con seguro contra riesgos: §1024.17(k)(5)
En un reglamento de 2013 que implementa la Ley Dodd-Frank de Reforma de Wall Street y Protección al Consumidor,13 la Oficina de Protección Financiera del Consumidor (BCFP) añadió una disposición de seguro forzado que se aplica a los prestatarios con cuentas de depósito en garantía para el pago del seguro contra riesgos.14 Cuando un prestatario tiene más de 30 días de retraso en el pago de su hipoteca, el reglamento generalmente prohíbe que un administrador de préstamos compre un seguro forzado. En su lugar, a menos que el administrador sea un «pequeño administrador» y cumpla ciertas condiciones o sea «incapaz de desembolsar fondos» (ambas cosas se analizan a continuación), el administrador debe pagar la prima de la póliza existente con cargo a la cuenta de depósito en garantía del prestatario, incluso si la cuenta de depósito en garantía no tiene fondos suficientes para cubrir la prima.15 Si un administrador adelanta fondos en virtud de esta disposición, puede solicitar el reembolso al prestatario.16
Antes de esta modificación, los administradores podían permitir que una póliza de riesgo caducara cuando los prestatarios se retrasaran más de 30 días en el pago de su hipoteca y sustituirla por una póliza de seguro forzoso, que suele ser más cara.17 En el preámbulo de la norma final, el BCFP explicó su preocupación por esta práctica:
El seguro forzoso generalmente proporciona una cobertura sustancialmente menor para la propiedad de un prestatario a un costo de prima sustancialmente mayor que una póliza de seguro contra riesgos obtenida por el prestatario, como se discute más adelante en relación con §1024.37. … Cuando un administrador recibe facturas por el seguro contra riesgos del prestatario en relación con la administración de una cuenta de depósito en garantía, un administrador que opta por no adelantar a la cuenta de depósito en garantía de un prestatario moroso para mantener el seguro contra riesgos del prestatario, permitiendo que ese seguro caduque, y luego adelanta una cantidad mucho mayor a la cuenta de depósito en garantía de un prestatario para obtener una póliza de seguro forzada perjudica injustificadamente a un prestatario. La sección 1024.17(k)(5) … protege a los prestatarios de la colocación forzada e injustificada de un seguro cuando un administrador no tiene una base razonable para imponer el cargo a un prestatario.
– 78 Fed. Reg. en 10712
«Incapaz de desembolsar fondos»
La prohibición de la Sección 1024.17(k)(5) contra la compra de seguros colocados a la fuerza no se aplica cuando un administrador es «incapaz de desembolsar fondos»
Esto ocurre cuando un administrador tiene una base razonable para creer que: 1) el seguro del prestatario está siendo cancelado (o no renovado) por razones distintas de la falta de pago; o 2) la propiedad está vacante. El BCFP incluyó la excepción para las propiedades vacantes porque muchas pólizas de seguro contra riesgos no cubren las pérdidas en las propiedades vacantes.
El comentario de la norma proporciona ejemplos de situaciones en las que un administrador tiene una base razonable para creer que el seguro de un prestatario está siendo cancelado por razones distintas de la falta de pago: (1) cuando un prestatario notifica a un administrador que el prestatario ha cancelado la cobertura de seguro contra riesgos y el administrador no ha recibido notificación de otra cobertura de seguro contra riesgos, (2) cuando un administrador recibe una notificación de cancelación o no renovación de la compañía de seguros del prestatario antes de que el pago sea debido en el seguro contra riesgos del prestatario, o (3) cuando un administrador no recibe una notificación de pago antes de la fecha de vencimiento de la póliza de seguro contra riesgos del prestatario.18 Cuando se dé cualquiera de estas condiciones, el administrador podrá adquirir un seguro forzado en virtud del artículo 1024.17(k)(5).
Excepción de los pequeños administradores
Una excepción limitada se aplica a los «pequeños administradores», tal como se definen en el artículo 12 C.F.R. §1026.41(e)(4)(ii). Los pequeños administradores pueden obtener un seguro forzado, incluso si el pequeño administrador puede desembolsar fondos de la cuenta de depósito en garantía del prestatario, siempre que el coste para el prestatario sea inferior a la cantidad que el pequeño administrador tendría que desembolsar para mantener la póliza de seguro contra riesgos existente del prestatario.
Gestión de los riesgos de las cuentas de depósito en garantía
Las instituciones que ofrecen cuentas de depósito en garantía pueden gestionar los riesgos revisando los sistemas de contabilidad de las cuentas de depósito en garantía y las divulgaciones para garantizar el cumplimiento de los requisitos del 12 C.F.R. §1024.17. Analizar los problemas de contabilidad de las cuentas de depósito en garantía que se analizan en este artículo y sus causas al comenzar este proceso ayudará a garantizar que no se cometan los mismos errores. Los prestamistas que mantienen o dan servicio a préstamos con cuentas de depósito en garantía también pueden considerar las siguientes prácticas para ayudar a gestionar los riesgos:
- Entender las diferencias entre los análisis de un solo elemento y los agregados. Esta distinción es un factor clave en el cumplimiento de los requisitos de contabilidad de custodia.
- Realizar una formación periódica del personal sobre los requisitos de custodia e incluir la formación sobre el uso adecuado de la plataforma de software utilizada para generar las revelaciones de cuentas de custodia.
- Realizar pruebas periódicas del sistema para garantizar que los sistemas están realizando con precisión los análisis de cuentas de custodia.
- Revisar los documentos de los préstamos hipotecarios en cuanto a la redacción de los límites de la cuenta de depósito en garantía y garantizar que los sistemas cumplan con las limitaciones reglamentarias o contractuales de la cuenta de depósito en garantía, lo que sea menor.
- Desarrollar políticas y procedimientos para los requisitos de la cuenta de depósito en garantía.
- Realizar revisiones y auditorías periódicas de cumplimiento que incluyan la contabilidad de la cuenta de depósito en garantía, así como los estados de la cuenta de depósito en garantía.
- Verificar periódicamente que los cálculos del proveedor sean correctos y que el proveedor esté aplicando los cambios reglamentarios a los requisitos de la cuenta de depósito en garantía.
- De manera similar, hacer un seguimiento después de una actualización del sistema o del software para asegurarse de que los parámetros no se cambiaron inadvertidamente, lo que dio lugar a un problema previamente inexistente.
CONCLUSIÓN
El impacto potencial en los consumidores y los riesgos asociados a los prestamistas hacen que el cumplimiento de los requisitos para los estados de cuenta de depósito en garantía iniciales y anuales sea particularmente importante. Aunque este artículo ofrece cierta información práctica para ayudar a las entidades a gestionar los riesgos, no aborda de forma exhaustiva todas las normas relacionadas con las cuentas bloqueadas, ni todas las complejidades de las normas de contabilidad de las cuentas bloqueadas. Las cuestiones y preguntas específicas deben plantearse al contacto de cumplimiento de los consumidores de su Banco de la Reserva o a su regulador principal.
Nota final
1 Richele Brady, «Escrow Accounting Rules: Are You in Compliance?» (Consumer Compliance Outlook, Second Quarter2009)
2 Los requisitos de custodia aparecen en 12 C.F.R. §1024.17
3 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)
4 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)
5 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)
6 12 C.F.R. §1024.17(c)(3)
7 12 C.F.R. §1024.17(1)
8 12 C.F.R. §1024.17(c)(2)
9 12 C.F.R. §1024.17(f)(1)(ii)
10 12 C.F.R. §1024.17(i)(l)
11 El requisito de la declaración de depósito en garantía no se aplica si el préstamo está en mora o en ejecución hipotecaria o si el prestatario se ha declarado en quiebra. 12 C.F.R. §1024.17(i)(2)
12 Cathryn Judd y Mark Jennings, «Vendor Risk Management- Compliance Considerations,» Consumer Compliance Outlook, Fourth Quarter 2012.
13 78 Fed. Reg. 10696 (14 de febrero de 2013)
14 78 Fed. Reg. en 10714