La guía definitiva para la previsión de ventas

La previsión de ventas puede desempeñar un papel importante en el éxito de su empresa (y en el desarrollo de su propia carrera).

Las previsiones de ventas precisas permiten a los vendedores y a los líderes empresariales tomar decisiones más inteligentes a la hora de establecer objetivos, contratar, elaborar presupuestos, hacer prospecciones y otros factores que afectan a los ingresos.

Pero a pesar de las ventajas, muchos líderes de ventas luchan por crear previsiones de ventas que se acerquen a la realidad.

Hemos recopilado una guía en profundidad para crear una previsión de ventas fiable, en lugar de una previsión de deseos. Siga leyendo para aprender, y no se pierda la plantilla de previsión de ventas que hemos incluido al final.

Los directores utilizan las previsiones de ventas de los representantes para estimar el negocio que cerrará su equipo. Los directores utilizan las previsiones de los equipos para anticipar las ventas del departamento. El vicepresidente de ventas utiliza las previsiones del departamento para proyectar las ventas de la organización. Estos informes suelen compartirse con la dirección de la empresa, junto con los miembros del consejo de administración y/o los accionistas.

Por qué es importante la previsión de ventas

Las previsiones de ventas le permiten detectar posibles problemas cuando aún hay tiempo para evitarlos o mitigarlos. Por ejemplo, si se da cuenta de que su equipo tiende a estar un 35% por debajo de la cuota, puede averiguar qué está pasando y corregir el rumbo.

Tal vez su competidor ha iniciado una nueva y agresiva campaña de descuentos, o su nuevo plan de compensación de ventas fomenta involuntariamente el mal comportamiento.

Descubrir estos problemas ahora -en lugar de al final del mes o del trimestre- tiene un gran impacto. Las previsiones de ventas también entran en juego para una serie de decisiones, desde la contratación y la gestión de recursos hasta la fijación de objetivos y la elaboración de presupuestos. Supongamos que su previsión de ventas predice un aumento del 26% en las oportunidades. Para asegurarse de que se mantiene el ritmo de la demanda, debería empezar a contratar personal. Por otro lado, si se prevé que las oportunidades disminuyan, sería prudente detener sus esfuerzos de contratación. Al mismo tiempo, considere la posibilidad de aumentar el gasto en marketing e invertir en formación de prospección para sus representantes. Además, una previsión de ventas es una poderosa herramienta de motivación. Por ejemplo, cada semana podría actualizar su previsión de ventas trimestral para ver si su equipo está en camino de alcanzar su objetivo. También podría crear una previsión cada día para un representante de ventas individual en un plan de rendimiento para asegurarse de que no se está quedando atrás. Uno de los puntos más importantes que hay que recordar sobre las previsiones de ventas: No necesitan ser perfectas para ser valiosas. Su previsión de ventas a menudo, si no siempre, será ligeramente diferente de sus resultados.

Por supuesto, los resultados salvajemente inexactos son problemáticos – pero si está utilizando datos limpios y ha elegido el método correcto (al que llegaremos), su previsión de ventas le ayudará tanto a planificar como a impulsar el crecimiento.

Factores que pueden afectar a su previsión de ventas

Tenga cuidado con estos diez factores internos y externos, que deberá tener en cuenta en su previsión de ventas.

Factores internos que pueden afectar a su previsión de ventas

1. Contrataciones y despidos

Cuando los vendedores abandonan su empresa -ya sea porque renuncian o son despedidos- los ingresos disminuirán a menos que tenga una reserva de posibles contrataciones. Si un número significativo de representantes se incorporaron a la vez, su previsión de ventas debería predecir un gran salto en el negocio cuando hayan aumentado.

2. Cambios de política

No ajuste su plan de compensación de ventas sin ajustar su previsión. Si implementa un clawback de cuatro meses en las comisiones, por ejemplo, los ingresos disminuirán porque sus representantes sólo venderán a los prospectos más adecuados. Sin embargo, en un trimestre en el que haya muchos menos clientes que se den de baja, sus beneficios aumentarán.

O quizás diga que los representantes no pueden hacer descuentos después del día 15 de cada mes. Verá un pico en las tasas de cierre en las primeras dos semanas, seguido de menos ventas de lo normal.

3. Cambios de territorio

Se necesita tiempo para que los representantes se familiaricen con un nuevo territorio y construyan su pipeline, así que espere que su tasa de cierre caiga antes de volver a recuperarse (suponiendo que haya planificado bien sus nuevos territorios).

Factores externos que pueden afectar a su previsión de ventas

4. Cambios en la competencia

Sorprendentemente, lo que hagan sus competidores afectará a sus tasas de éxito. Si otra empresa del sector rebaja sus precios, es posible que sus representantes tengan que hacer descuentos más agresivos o se arriesguen a perder el negocio. Por otro lado, si un competidor quiebra, es probable que la demanda aumente.

5. Condiciones económicas

Cuando la economía es fuerte, los compradores son más propensos a invertir en sus negocios. Cuando es débil, el ciclo de ventas suele ser más largo y hay un mayor nivel de escrutinio para cada compra.

6. Cambios en el mercado

Manténgase al tanto de lo que ocurre con los clientes de su comprador. Por ejemplo, si vende servicios de consultoría a hoteles, le interesará un aumento previsto del turismo.

7. Cambios en la industria

Si una solución complementaria ve una demanda inesperadamente alta, probablemente verá que sus ventas también suben. Imagina que vendes mermelada. Cuanto más mantequilla de cacahuete compre la gente, más jalea comprará también.

8. Cambios legislativos

Las nuevas leyes y mandatos pueden ayudar o perjudicar a su negocio, ya sea creando una demanda de su producto o haciendo que los clientes potenciales sean reacios a comprar algo nuevo.

9. Cambios en el producto

¿Está lanzando una característica muy solicitada, introduciendo un nuevo modelo de precios u ofreciendo un producto o servicio complementario? Estos cambios pueden ayudar a sus vendedores a aumentar el tamaño medio de los acuerdos, acortar su ciclo de ventas y/o ganar más negocios.

10. Estacionalidad

Sus clientes pueden ser más propensos a comprar en determinadas épocas del año. Por ejemplo, los distritos escolares suelen evaluar las nuevas compras en primavera y deciden qué comprar en otoño.

Métodos de previsión de ventas

No todos los métodos de previsión de ventas son iguales. A continuación presentamos algunas de las formas más comunes de prever las ventas. También hemos incluido algunos ejemplos para ilustrar mejor cada método de previsión de ventas.

Previsión de la etapa de oportunidad

El método de previsión de ventas de la etapa de oportunidad tiene en cuenta las distintas etapas del proceso de ventas en las que se encuentra cada acuerdo. Cuanto más avanzado esté el proceso, más probable será el cierre de la operación.

Una vez que haya elegido un período de información -generalmente un mes, un trimestre o un año, dependiendo de la duración de su ciclo de ventas y de la cuota de su equipo de ventas- simplemente multiplique el valor potencial de cada operación por la probabilidad de que se cierre.

Después de haber hecho esto para cada acuerdo en el pipeline, sume el total para obtener su previsión global. Aunque es relativamente fácil crear una previsión de ventas de esta manera, los resultados son a menudo inexactos. Este método no tiene en cuenta la edad de una oportunidad. En otras palabras, un acuerdo que ha estado languideciendo en la cartera de su representante durante tres meses será tratado de la misma manera que uno que tiene una semana de antigüedad, siempre y cuando sus fechas de cierre sean las mismas. Tiene que confiar en que su personal de ventas limpie regularmente sus carteras, lo que no siempre es factible.

Una previsión de ventas en la fase de oportunidad también puede depender demasiado de los datos históricos. Si está cambiando sus mensajes, productos, proceso de ventas o cualquier otra variable, sus acuerdos se cerrarán en porcentajes diferentes por etapa de lo que lo hicieron en el pasado.

pros	contras
Es relativamente fácil establecer un pronóstico de ventas. Sus cálculos son objetivos.	Los datos inexactos pueden dar lugar a previsiones inexactas. Sus cálculos no tienen en cuenta el tamaño o la edad de cada oportunidad.

Ejemplo de previsión de la etapa de la oportunidad

Digamos que ha establecido los siguientes porcentajes de probabilidad de cierre basados en su pipeline:

• Llamada inicial: 5%
• Calificada:10%
• Demostración del producto: 35%
• Prueba del producto: 60%
• Llamada final: 80%
• Trato cerrado: 100%

Según este modelo de previsión, una operación de 1.000 dólares en la fase de demostración del producto tiene un 35% de probabilidades de cerrarse. El importe previsto para esta operación sería de 350 dólares.

Previsión de la duración del ciclo de ventas

El método de previsión de la duración del ciclo de ventas utiliza la edad de las oportunidades individuales para predecir cuándo es probable que se cierren.

Debido a que esta técnica se basa únicamente en datos objetivos y no en la opinión del representante, es menos probable que obtenga una predicción demasiado generosa.

Suponga que un vendedor reserva una demostración con un cliente potencial antes de que esté preparado. Puede que le digan que el cliente potencial está cerca de comprar, pero este método calculará que es poco probable que compre porque sólo empezó a hablar con el vendedor hace unas semanas.

Además, esta técnica puede abarcar diferentes ciclos de ventas. Un cliente potencial normal podría tardar aproximadamente seis meses en comprar, pero las referencias podrían necesitar sólo un mes, y los clientes potenciales procedentes de ferias comerciales podrían necesitar aproximadamente ocho meses. Puede agrupar cada tipo de acuerdo según la duración media del ciclo de ventas.

Para obtener resultados precisos, tendrá que hacer un seguimiento minucioso de cómo y cuándo entran los clientes potenciales en las líneas de producción de sus vendedores. Si su CRM no se integra con su software de marketing ni registra automáticamente las interacciones, sus representantes pasarán mucho tiempo introduciendo datos manualmente.

pros	contras
Sus cálculos son objetivos. Puede integrar fácilmente las fuentes de prospectos para prever mejor esas oportunidades.	Sus cálculos no siempre tienen en cuenta el tamaño o el tipo de cada oportunidad. Sólo funciona con datos cuidadosamente rastreados.

Ejemplo de previsión de la duración del ciclo de ventas

Digamos que su ciclo de ventas medio dura seis meses. Si su vendedor ha estado trabajando en una cuenta durante tres meses, su previsión podría sugerir que tiene un 50% de probabilidades de ganar el trato.

Previsión intuitiva

Algunos directores de ventas simplemente piden a sus representantes que estimen la probabilidad de cierre. El vendedor podría decir: «Estoy seguro de que comprarán en 14 días y el acuerdo valdrá X». Esto es una previsión de ventas intuitiva.

Por un lado, este método tiene en cuenta las opiniones de los más cercanos a los clientes potenciales: Sus vendedores. Por otro lado, los representantes son naturalmente optimistas y a menudo ofrecen estimaciones demasiado generosas.

Tampoco hay una forma escalable de verificar su evaluación. Para ver si un prospecto tiene tantas probabilidades de cerrar como dice el vendedor, su gerente de ventas tendría que escuchar sus llamadas, seguir sus reuniones y/o leer sus conversaciones. Este método es más valioso en las primeras etapas de una empresa o producto, cuando hay casi cero datos históricos.

pros	contra
Se basa en las opiniones de su equipo de ventas, que trabaja más cerca de sus prospectos. No necesita datos históricos.	Los cálculos son subjetivos y cada representante de ventas puede pronosticar de manera diferente. No puede escalar o replicar este método.

Ejemplo de previsión intuitiva

Digamos que quiere pronosticar las ventas de su flamante negocio. Sólo llevas tres meses operando y no tienes datos históricos. Tiene dos vendedores en su equipo, así que les pide que prevean las ventas para los próximos seis meses basándose en su intuición.

Cada vendedor examina los acuerdos en su cartera de ventas, así como cualquier oportunidad de prospección que haya planeado para los meses siguientes. Basándose en su análisis, pronostican 50.000 dólares en ventas para los siguientes seis meses.

Previsión histórica

Una forma rápida y sucia de predecir cuánto venderá en un mes, trimestre o año es observar el período de tiempo correspondiente y suponer que sus resultados serán iguales o mayores que esos resultados. Esto es la previsión histórica de ventas.

Hay algunos problemas con este método. En primer lugar, no tiene en cuenta la estacionalidad. En segundo lugar, supone que la demanda de los compradores es constante. Pero si ocurre algo fuera de lo normal, su modelo no se sostendrá.

En definitiva, la demanda histórica debe utilizarse como punto de referencia y no como base de su previsión de ventas.

pros	contra
Se basa en datos históricos probados, que pueden ser útiles para los mercados estables. Es rápido y fácil.	No considera la estacionalidad ni los cambios del mercado. No tiene en cuenta la demanda de los compradores.

Ejemplo de previsión histórica

Digamos que su equipo vendió colectivamente 80.000 dólares en ingresos recurrentes mensuales (MRR) en octubre. Basado en este método, usted asumiría que venderían $80,000 o más en noviembre.

Puede hacer esta predicción más sofisticada agregando su crecimiento histórico. Si aumenta las ventas de forma constante entre un 6 y un 8% cada mes, una estimación conservadora para noviembre sería de 84.800 dólares.

Previsión de análisis multivariable

El método de previsión de ventas más sofisticado -la previsión de análisis multivariable- utiliza el análisis predictivo e incorpora varios de los factores mencionados, como la duración media del ciclo de ventas, la probabilidad de cierre en función del tipo de oportunidad y el rendimiento individual de los representantes.

Esta previsión tiende a ser la más precisa. Sin embargo, requiere una solución de análisis avanzada, lo que significa que no siempre es factible si tiene un presupuesto pequeño.

También necesitará datos limpios: si sus representantes no se dedican a seguir el progreso y las actividades de sus acuerdos, sus resultados serán inexactos por muy bueno que sea su software.

pros	contras
Es muy dependiente de los datos y por lo tanto el más preciso.	Debido a que se basa tanto en los datos, requiere una solución de análisis y/o una herramienta de previsión, que puede ser costosa. Los representantes de ventas necesitan hacer un seguimiento constante y limpiar los datos.

Ejemplo de previsión de análisis multivariable

Imagine que tiene dos representantes, cada uno de los cuales está trabajando una sola cuenta. Su primer representante tiene una reunión con Compras programada para el viernes, mientras que su segundo representante acaba de hacer su primera presentación al comité de compras.

Basado en la tasa de éxito de su primer representante para esta etapa del proceso de ventas, combinado con el tamaño relativamente grande del acuerdo previsto y el número de días que quedan en el trimestre, tiene un 40% de probabilidades de cerrar en este período. Esto le da una previsión de 9.600 $.

Su segundo representante se encuentra en una fase más temprana del proceso de ventas, pero la operación es más pequeña y tiene una alta tasa de cierre. También tiene un 40% de probabilidades de cierre, lo que le da una previsión de 6.800 dólares.

Combine estos datos y obtendrá una previsión de ventas trimestral de 16.400 dólares.

Previsión de la cartera de pedidos

El método de previsión de las ventas de la cartera de pedidos puede llevar algo de tiempo -quizá demasiado- si no tiene un programa que se encargue de los cálculos. Revisa cada oportunidad que se encuentra actualmente en su canal y calcula sus posibilidades de cierre en base a variables únicas de la empresa, incluyendo la tasa de ganancia del representante y el valor de la oportunidad.

Este método de previsión depende de su capacidad para proporcionar datos de alta calidad. Si usted confunde los números o utiliza datos imperfectos, terminará con una previsión que proporciona un valor nulo.

Asegúrese de que sus representantes introduzcan regularmente datos precisos y oportunos en su CRM para obtener el máximo conocimiento de este método.

pros

contras
Es muy dependiente de los datos, lo que lo convierte en uno de los más precisos. Tiene en cuenta factores únicos de cada oportunidad.	Es muy dependiente de los datos y puede ser fácilmente sesgado. A menudo requiere una herramienta de previsión de ventas.

Ejemplo de previsión de canalización

Si su equipo de ventas suele cerrar acuerdos por valor de entre 5.000 y 8.000 dólares en un plazo de 60 días, a todos los acuerdos actuales en la canalización de su equipo se les daría una alta probabilidad de cierre.

A continuación, puede utilizar estos datos para calcular su previsión mensual o trimestral.

Aquí tiene un desglose de cómo empezar con la previsión de ventas. Estos pasos garantizarán una previsión de ventas precisa para su negocio.

Establezca un proceso de ventas para su equipo.

Si su equipo de ventas no está utilizando sistemáticamente las mismas etapas y pasos, no podrá predecir la probabilidad de cierre de una oportunidad. Consulte nuestra guía sobre la creación de un proceso de ventas para aprender a crear un proceso de ventas documentado y estructurado que se utilizará para convertir cualquier prospecto en cliente.

Su proceso de ventas también establecerá definiciones estándar de oportunidad, prospecto, cliente potencial y cierre. Todo el mundo debe estar de acuerdo sobre cuándo y cómo contar los clientes potenciales que entran y salen del embudo.

Establezca cuotas individuales y de equipo.

Para medir el rendimiento, necesita una definición objetiva de «éxito». Trabaje con sus representantes y líderes de ventas para establecer cuotas de ventas. Éstas servirán como objetivos financieros de referencia para compararlas con sus previsiones de ventas.

Invierta en una herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

Los CRM, como el CRM de HubSpot, ofrecen a sus representantes de ventas una base de datos para el seguimiento de las oportunidades que le permitirá realizar predicciones de cierre precisas. Los datos precisos permitirán una previsión exacta.

Incluso si su negocio es completamente nuevo, establecer un CRM y hacer que sus representantes tengan el hábito de utilizarlo beneficiará su previsión futura. (Si es nuevo, consulte nuestra plantilla de previsión de ventas en la siguiente sección.)

Elija un método de previsión de ventas.

Una vez que tenga su proceso de ventas, la cuota de ventas y el CRM en su lugar, puede elegir un método de previsión de ventas.

El método que elija dependerá de algunos factores, incluyendo la edad de su negocio, el tamaño de su equipo de ventas y pipelines, y la calidad de sus datos de ventas y los hábitos de seguimiento de datos. Si su negocio es nuevo o no tiene muchos datos históricos de ventas, el mejor método para usted sería la previsión intuitiva. Si está empezando con la previsión de ventas y tiene pipelines de ventas ocupados, la previsión de la etapa de oportunidad, la previsión de la longitud del ciclo de ventas. Sin embargo, estos dos métodos presentan cálculos de previsión objetivos, por lo que si busca una previsión más detallada y específica de la tubería, la previsión de análisis multivariable y la previsión de la tubería pueden ser opciones factibles. Estos dos funcionan mejor si su equipo tiene datos de ventas impecables y tiene el hábito de mantenerse al día con sus datos de la tubería. Por último, para los mercados e industrias más consistentes, la previsión histórica puede ser un buen modelo de previsión.

Mire de cerca su modelo de negocio, el equipo de ventas, el seguimiento de los datos y la industria más amplia antes de avanzar con un modelo de previsión de ventas.

Mantenga a su equipo de ventas informado y responsable.

Independientemente del método de previsión de ventas que elija, mantenga a sus representantes de ventas informados y comunique los cambios y las decisiones con frecuencia. Esta es otra buena razón para invertir en un CRM: mantiene a sus representantes informados sobre cada interacción con los clientes potenciales y entre ellos.

Recoja regularmente los comentarios de su equipo sobre lo que funciona y lo que no. Haga que sus representantes se responsabilicen de su rendimiento con respecto a sus cuotas y previsiones de ventas. Después de todo, ellos son los más cercanos y están más familiarizados con sus clientes potenciales y con el rendimiento general de las ventas como empresa.

Plantilla de previsión de ventas

Hay un tema común en todos estos métodos de previsión de ventas: Los datos.

Incluso las opciones de previsión más ligeras se basan en saber cuántas oportunidades hay en el pipeline de cada representante y su proyecto de probabilidad de cierre.

Para hacer un seguimiento de todos estos detalles, puede utilizar una plantilla de previsión de ventas gratuita, como nuestro rastreador de pipeline de ventas.

Este rastreador incluye:

• Una hoja de cálculo para el seguimiento de los tratos que están garantizados, probables, potenciales y poco probables de cerrar este mes
• Una previsión de ingresos mensual que se actualiza automáticamente con la información que has introducido en la primera hoja de cálculo
• Un rastreador de objetivos anuales para que puedas controlar tu progreso

Esta plantilla de previsión de ventas es ideal cuando estás empezando. Sin embargo, si su empresa está más establecida, considere la posibilidad de utilizar un CRM en su lugar. Un CRM calculará todo lo anterior por sí solo, por lo que no tendrás que mover un dedo.

Prueba el CRM gratuito de HubSpot. No solo hará un seguimiento de tus ingresos reales y previstos, sino que registrará automáticamente todas las interacciones con los clientes potenciales (correos electrónicos, llamadas y redes sociales), lo que hará que tu capacidad para calibrar la probabilidad de cerrar un acuerdo sea aún más precisa.

Inicia hoy mismo la previsión de ventas

Con una estrategia de previsión de ventas bien pensada, puedes estar preparado para el futuro, sea cual sea. Obtenga más estrategias sencillas para crear un mejor modelo de previsión de ventas aquí.

Nota del editor: Este post se escribió originalmente en enero de 2019 y se ha actualizado para que sea más completo.