Nota del editor: En el vídeo, Brandon Vigliarolo utiliza Microsoft Office 365 y recorre los pasos para construir gráficos dinámicos en Excel. Los pasos son muy similares al siguiente tutorial de Susan Harkins.
Si quieres avanzar más allá de tus habilidades ordinarias en hojas de cálculo, la creación de gráficos dinámicos es un buen lugar para comenzar ese viaje. La clave es definir los datos de origen del gráfico como un rango dinámico. De este modo, el gráfico reflejará automáticamente los cambios y adiciones a los datos de origen. Afortunadamente, el proceso es fácil de implementar en Excel 2007 y 2010 si estás dispuesto a utilizar la función de tabla. Si no, hay un método más complejo. Vamos a explorar ambos.
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El método de la tabla
Primero, utilizaremos la característica de la tabla, disponible en Excel 2007 y 2010; te sorprenderá lo sencilla que es. El primer paso es crear la tabla. Para ello, simplemente selecciona el rango de datos y haz lo siguiente:
- Haz clic en la pestaña Insertar.
- En el grupo Tablas, haz clic en Tabla.
- Excel mostrará el rango seleccionado, que podrás modificar. Si la tabla no tiene encabezados, asegúrese de desmarcar la opción Mi tabla tiene encabezados.
- Haga clic en Aceptar y Excel formateará el rango de datos como una tabla.
Cualquier gráfico que construya sobre la tabla será dinámico. Para ilustrar, cree un gráfico de columnas rápido como el siguiente:
- Seleccione la tabla.
- Haga clic en la pestaña Insertar.
- En el grupo Gráficos, elija el primer gráfico de columnas bidimensional en el desplegable Gráfico.
Ahora, actualice el gráfico añadiendo valores para marzo y observe cómo se actualiza el gráfico automáticamente.
El método de la fórmula dinámica
No siempre querrás convertir tu rango de datos en una tabla. Además, esta función no está disponible en las versiones de Office anteriores a la cinta. Cuando cualquiera de los dos es el caso, hay un método de fórmula más complejo. Se basa en rangos dinámicos que se actualizan automáticamente, de forma similar a como lo hace la tabla, pero sólo con un poco de ayuda por tu parte.
Usando nuestra hoja anterior, necesitarás cinco rangos dinámicos: uno para cada serie y otro para las etiquetas. Las instrucciones para crear el rango dinámico para las etiquetas en la columna A siguen. Luego, use estas instrucciones para crear una etiqueta dinámica para las columnas B a E. Para crear el rango dinámico para la columna A, haga lo siguiente:
- Haga clic en la pestaña Fórmulas.
- Haga clic en la opción Definir nombres en el grupo Nombres definidos.
- Ingrese un nombre para el rango dinámico, Etiquetas de mes.
- Elija la hoja actual. En este caso, es TablaDinámica1. Puede utilizar la hoja de trabajo, si lo desea. En general, es mejor limitar los rangos a la hoja, a menos que pretenda utilizarlos a nivel de libro de trabajo.
- Introduzca la siguiente fórmula: =OFFSET(GráficoDinámico1!$A$2,0,0,COUNTA(GráficoDinámico1!$A:$A))
- Haga clic en Aceptar.
Ahora, repita las instrucciones anteriores, creando un rango dinámico para cada serie utilizando los siguientes nombres de rango y fórmulas:
Nota que la primera referencia de rango comienza con la fila 2. Eso es porque hay una fila de encabezados en la fila 1. El segundo conjunto de referencias se refiere a toda la columna, lo que permite a la fórmula acomodar todos los valores de la columna, no sólo un rango específico. La adición del componente -1 elimina la celda de encabezamiento del recuento. La primera fórmula (para las etiquetas de la columna A) no tiene este componente.
Es importante recordar que debes introducir los nuevos datos de forma contigua. Si te saltas filas o columnas, esta técnica no funcionará como se espera.
Tal vez se pregunte por qué he añadido la etiqueta Serie a cada nombre de rango. Usar el nombre, solo, confundirá a Excel. Los encabezados de las series en la fila 1 también son nombres. Debido a que los valores predeterminados del gráfico utilizarán los encabezados de las etiquetas en cada columna para cada nombre de serie, no puede utilizar esas etiquetas para nombrar los rangos dinámicos. No utilice las mismas etiquetas tanto para los encabezados de la hoja de cálculo como para los nombres de los rangos dinámicos.
A continuación, inserte un gráfico de columnas, como hizo antes. Si introduces nuevos datos, el gráfico aún no los reflejará. Eso es porque el gráfico, por defecto, hace referencia a un rango de datos específico, DynamicChart1:A1:E3. Tenemos que cambiar esa referencia a los rangos dinámicos que acabamos de crear, de la siguiente manera
- En el gráfico, haz clic con el botón derecho en cualquier columna.
- En el submenú resultante, elige Seleccionar datos.
- En la lista de la izquierda, selecciona Smith y luego haz clic en Editar. (¿Recuerdas el conflicto de nombres que mencioné? Excel utiliza el encabezamiento de la columna (celda B1) para nombrar la serie.)
- En el cuadro de diálogo resultante, introduzca una referencia al rango dinámico de Smith en el control Valores de la serie. En este caso, es =GráficoDinámico1!SerieSmith.
- Haga clic en Aceptar.
Repita el proceso anterior para actualizar las series restantes para reflejar sus rangos dinámicos: GráficoDinámico1-Serie Jones; GráficoDinámico1-Serie Michaels; y GráficoDinámico1-Serie Hancock.
A continuación, actualice las etiquetas de los ejes del gráfico (columna A), como sigue:
- En el cuadro de diálogo Seleccionar fuente de datos, haga clic en enero (en la lista de la derecha).
- A continuación, haga clic en Editar.
- En el cuadro de diálogo resultante, haga referencia al rango dinámico de la etiqueta del eje, DynamicChart1!MonthLabels.
- Haga clic en Aceptar.
No tiene que actualizar febrero; Excel lo hace por usted. Ahora, empiece a introducir los datos de marzo y vea cómo se actualiza automáticamente el gráfico. Sólo recuerda que debes introducir los datos de forma contigua; no puedes saltarte filas o columnas.
Este método de fórmula es más complejo que el método de la tabla. Tenga cuidado al nombrar los rangos dinámicos y al actualizar las referencias de las series. Es fácil introducir errores tipográficos. Si el gráfico no se actualiza, compruebe las referencias de los rangos.
Para una técnica de gráfico dinámico que toma una ruta diferente, lea Crear un gráfico dinámico de Excel y hacer su propio cuadro de mando. Las hojas de trabajo de Excel que demuestran estas versiones de gráficos dinámicos están disponibles como descarga gratuita.
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