Organizar su reto de pérdida de peso en el lugar de trabajo es divertido Y es un trabajo. Es de esperar que la diversión supere el trabajo y las horas que tendrá que dedicar para organizar un reto agradable y exitoso.
Organizar significa que necesita reclutar ayuda. Empiece pronto, colocando a los participantes y a los líderes de los equipos antes de que empiece el evento. Organizar la jerarquía y el diagrama de flujo de tareas es su primer trabajo como coordinador del Reto de Pérdida de Peso en la Oficina.
Seleccione a los líderes de equipo y ayúdeles a seleccionar su equipo de participantes voluntarios.
Organizar el Reto significa que usted tiene la última palabra sobre lo que será. Puede ser cualquier cosa, desde una simple carrera para ver quién puede perder más peso hasta un evento de salud completo que incluya fitness, bienestar, educación, eventos de equipo, recaudación de fondos, así como mucha diversión y premios.
No es recomendable organizar un concurso que sólo se trate de perder peso, ya que puede llegar a ser muy poco saludable y perjudicial.
¿Cuáles son las tareas y responsabilidades de los organizadores del Reto de Pérdida de Peso en la Oficina?
Usted (el anfitrión) y el resto del equipo pueden repartirse las responsabilidades para asegurar un reto que funcione bien. Como organizador, todo depende de usted para asegurarse de que la gente está llevando a cabo las tareas necesarias a tiempo.
¿Cómo elegir un organizador del reto de pérdida de peso?
Hay algunas cualidades básicas que el organizador debe tener. La persona a cargo del evento debe ser alguien que es un gran organizador y delegador. Como esto va a ser un Desafío en el lugar de trabajo, sugiero que es mejor no tener un supervisor o alguien de la gerencia dirigiéndolo. Tener un jefe a cargo de un evento «divertido» puede matar la motivación muy rápidamente.
Si todo lo demás falla, alguien de RRHH (Recursos Humanos), u OH (Salud Ocupacional), o similar, debería ser capaz de esta responsabilidad y no erizar la piel.
Como responsable, depende de ti construir el equipo, delegar tareas y desarrollar un calendario. Organizar un Reto de Pérdida de Peso en la Oficina divertido y (aparentemente) sin esfuerzo requiere planificación y tiempo.
Es esencial reunir un buen equipo que le ayude. El equipo ayuda a promover un sentido de responsabilidad, camaradería y le proporciona un grupo de recursos cuando se trata de actividades de lluvia de ideas, desafíos y premios.
El anfitrión necesitará lo siguiente:
Antes de empezar, asegúrese de tener la bendición de los jefes para poner un reto en el trabajo. Asegúrese de que conocen y aprueban todo lo que implicará. Esto incluye lo que espera que la empresa ofrezca en forma de contribuciones de premios igualados, tiempo y espacio permitidos para las actividades de fitness y saludables, y el patrocinio corporativo.
Una vez que tenga la cooperación y las bendiciones de la dirección, tendrá que hacer correr la voz y construir su lista de participantes interesados, líderes de equipo y voluntarios.
No necesita absolutamente la ayuda de otros, pero hay mucho que hacer. Intente encontrar personas que sean expertas en las tareas necesarias y, si es posible, permita que la gente elija la(s) tarea(s) que más le guste(n) y en la que mejor se desenvuelva.
Planificar un Desafío en el trabajo requiere habilidades especiales de planificación que ayuden a que todas las piezas encajen a tiempo. Usted (el organizador) es la persona encargada de programar las reuniones del comité y de combinar todos los recursos que aportan.
Promoción del Reto
Necesitará a alguien que se encargue de promocionar el evento y que actúe como enlace (es decir, marketing y relaciones públicas). Esta persona se encargará de enviar y responder a los correos electrónicos del equipo, proporcionándole las actualizaciones, ya que mantendrá la tabla de clasificación.
Si está incluyendo la divulgación externa para el patrocinio benéfico, podría considerar la posibilidad de añadir otra persona a este papel para que pueda centrarse exclusivamente en la participación de la comunidad.
Manejar el dinero
Una persona debe gestionar el dinero. Esto requerirá una contabilidad detallada de las entradas y salidas de dinero. Esto incluye las cuotas de los participantes y las compras, como las camisetas del equipo y los premios. Si se incluye una actividad de recaudación de fondos, también hay que contabilizarla.
Programación de eventos
Necesitará tener un coordinador de eventos. Esta persona programará la(s) sala(s) para las reuniones semanales, los pesajes y los juegos. También será responsable de encontrar lugares especiales para las ocasiones adicionales que se requieran.
Estas actividades pueden incluir cualquier cosa, desde la programación de reservas en restaurantes para la semana de «comer fuera» del desafío, hasta la planificación de una ruta de senderismo para el «desafío de los pasos».
Comunicaciones
Como anfitrión, usted también será el coordinador principal a cargo de las comunicaciones en curso, los plazos y los resultados.
No asuma que sólo porque alguien haya acordado tener algo terminado para el próximo viernes lo hará. Algunas personas no se sienten cómodas diciendo «no» y pueden haber accedido a hacer algo que realmente no querían. Le corresponde a usted asegurarse de que todas las tareas se entreguen terminadas y a tiempo.
Confidencialidad
Cada Reto de Pérdida de Peso requiere una persona que supervise el pesaje semanal. Hay que respetar que este es un tema delicado con algunas personas. Hay que asegurar la discreción y la confianza de los participantes. La enfermera del personal o el coordinador de salud será probablemente la opción más obvia para este puesto.
Varios
Otras cosas de las que tendrá que encargarse como organizador son:
- Asegúrese de que todos los participantes han verificado su aptitud para participar. Puede ser un buen momento para animarles a que vayan a ver a su médico para un chequeo anual.
- Publique las Reglas del Reto de Pérdida de Peso y asegúrese de que todos reciben una copia.
- Si va a tener especialistas que vengan a la oficina para hablar sobre la dieta y el ejercicio, deben ser entrevistados y reservados con antelación. No todos los entrenadores personales están familiarizados con el fitness en la oficina o con las personas obesas. Tampoco todos los nutricionistas pueden ayudar a personas con necesidades dietéticas especiales. A cualquier persona que traiga para una charla se le harán preguntas y probablemente se le harán demostraciones, por lo que debe tener experiencia, conocimientos y ser agradable.
Anímelos a promocionar su negocio y a ofrecer precios especiales a los aspirantes. Esta promoción cruzada podría ser lo suficientemente tentadora como para que vengan gratis. - Una vez acordado el tipo de puntuación, la publicación y verificación de los totales semanales será su responsabilidad. No tiene que hacer los pesajes pero sí necesita los números semanales (libras o porcentaje). Si se suman puntos por actividades, los recogerás de los líderes del equipo.
- Serás responsable de enviar los correos electrónicos del grupo, los boletines semanales y publicar las actualizaciones de las tablas de clasificación. Serás el PRIMERO en saber quiénes son los finalistas y ganadores. No delegue ni comparta esta información antes de la revelación ceremonial.
- Cree una lista de correo electrónico del desafío en el lugar de trabajo específica para estas comunicaciones. Debería tener a los equipos y a los líderes de los equipos en listas diferentes. Envíe actualizaciones y recordatorios. No tiene que recordar a todo el mundo un evento, sino recordar a los líderes de equipo que recuerden a su equipo.
Estar a cargo requiere que esté algo alejado de los grupos en caso de que haya una disputa que requiera adjudicación. Es posible que quiera elegir a una persona imparcial para que sea el juez final. Probablemente no sea alguien de la gerencia.
Para mantener las cosas divertidas y justas, la gerencia y los supervisores pueden relajarse de sus roles de liderazgo y ser parte de un Equipo de Reto de Pérdida de Peso.
Su misión, si decide aceptarla.
Apenas he arañado la superficie de lo que implica ser anfitrión y organizar un Reto de Pérdida de Peso divertido y exitoso para el lugar de trabajo. Suena mucho a trabajo, ¿no es así? Como organizador, su trabajo consiste en agachar la cabeza y asegurarse de que el evento sea divertido y exitoso para todos los demás.
Cuando lo haga, la gente hablará de usted y de lo bien que se lo pasó en los años venideros.
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