Cómo hacer una gran guía de referencia rápida

Qué es una guía de referencia rápida

Una guía de referencia rápida es cualquier documentación que proporciona un conjunto de instrucciones condensadas de una o dos páginas sobre cómo utilizar un producto. Pueden ser muy detalladas o muy sencillas, dependiendo de lo que se necesite.

Casi todos los productos requieren algún tipo de documentación para ayudar a los clientes a entender cómo utilizarlos. Dependiendo del producto, a veces esas guías de usuario o manuales de producto pueden tener cientos de páginas con páginas llenas de largos bloques de texto.

En otras palabras, pueden ser bastante desalentadores, especialmente para los nuevos usuarios.

Obviamente, usted necesita una documentación que cubra todo lo que su producto puede hacer. Pero a veces sus clientes sólo quieren saber algo sin tener que vadear a través de una tonelada de contenido para encontrarlo.

Una guía de referencia rápida es una manera perfecta de proporcionar a sus usuarios una gran cantidad de información rápidamente accesible de una manera fácil de digerir y atractiva.

Esto es lo que aprenderá:

• ¿Por qué es importante?
• Los elementos esenciales para crear una gran guía de referencia rápida.
• Cómo hacer una guía de referencia rápida en seis sencillos pasos.
• Tipos comunes de guías de referencia rápida.
• Lo que se debe y no se debe hacer en una guía de referencia rápida.

¿Por qué es importante?

Son especialmente útiles cuando un producto o servicio tiene una serie de funciones diferentes o avanzadas, pero también puede manejarse de forma más sencilla.

Por ejemplo, hace unos años, actualicé mi estufa básica con un modelo más bonito y avanzado. Mientras que el horno de la antigua estufa era básicamente de encendido o apagado con ajustes de temperatura, mi nuevo vino con todo tipo de nuevas características.

Hay un ajuste de horneado normal, así como de horneado por convección, asado, prueba de pan, y más. Además, la nueva tiene botones y una lectura digital, mientras que la antigua era sólo una perilla que se giraba para encenderla y establecer la temperatura.

Ahora, he horneado una barra de pan o dos en mi día, pero seamos honestos. La mayoría de las veces que utilizo mi horno estoy calentando panecillos de pizza o tostando algún pan de ajo, por lo que principalmente utilizo el ajuste de horneado normal.

Por suerte, el fabricante proporcionó una guía de inicio rápido (uno de los tipos más comunes de guías de referencia rápida) para ayudarme a hacer el horneado básico. En unos pocos pasos, supe exactamente lo que tenía que hacer para utilizar el horno en su función más básica.

Después, cuando quería trabajar con las funciones más avanzadas, podía profundizar en el manual completo del producto.

Las guías de referencia rápida permiten a sus usuarios encontrar rápida y fácilmente la información que necesitan para realizar una tarea o conjunto de tareas específicas. No sustituyen a un manual de usuario completo, pero constituyen una fantástica forma complementaria de ofrecer información.

Afortunadamente, Snagit hace que sea muy sencillo crear una guía de referencia rápida.

Aquí está todo lo que necesitas saber para hacer una guía de referencia rápida de alta calidad en poco tiempo.

¿Es una guía de inicio rápido una guía de referencia rápida?

La respuesta rápida: Sí.

Como se ha indicado anteriormente, una guía de inicio rápido es uno de los tipos más comunes de guías de referencia rápida. Así que, aunque no todas las guías de referencia rápida son guías de inicio rápido, todas las guías de inicio rápido son guías de referencia rápida.

¿Tiene sentido?

Cómo hacer una guía de referencia rápida en seis sencillos pasos

Y, si no tiene las herramientas adecuadas, aquí es donde las cosas pueden ponerse realmente complicadas. Por ejemplo, puede llevar mucho tiempo intentar poner todo en un documento de Microsoft Word.

Y si no tiene acceso a un diseñador profesional, asegurarse de que su guía de referencia rápida tenga un buen aspecto puede ser un poco desalentador.

Pero no tiene por qué ser así.

Te contaré un pequeño secreto: cuando se trata de diseñar un gran contenido, las plantillas de Snagit 2020 son mi superpoder.

Proporcionan diseños de aspecto profesional que puedes utilizar para crear guías rápidas de cómo hacerlo con la facilidad de arrastrar y soltar.

Snagit 2020 viene provisto de plantillas, pero también puedes descargar docenas más con TechSmith Assets for Snagit.

Las plantillas de Snagit te permiten crear una serie de diferentes tipos de instrucciones, documentos de procesos, tutoriales y más.

Pero, para este ejemplo, digamos que quiero crear una guía de referencia rápida para cinco de las herramientas más comunes en Snagit.

Paso 1. Tome sus capturas de pantalla

Primero, tome todas las capturas de pantalla que necesita y haga cualquier anotación (flechas, texto, etc.) que desee incluir en el gráfico.

Paso 2. Crea tu plantilla

Después, en el editor de Snagit, elige Crear > Crear imagen a partir de la plantilla.

Paso 3. Elige una plantilla

Selecciona la plantilla que quieres utilizar. Hay un montón de plantillas de guías de referencia rápida para elegir.

Para este ejemplo, elegí el Paisaje Básico de 5 Pasos. Esta plantilla está pensada como una guía paso a paso, pero es perfecta para esto también.

Paso 4. Añade imágenes

Desde la bandeja de la parte inferior del editor de Snagit (la bandeja de Imágenes recientes), arrastra tus capturas de pantalla a los marcadores de posición de la plantilla.

Paso 5. Redimensiona las imágenes

Redimensiona o ajusta tus capturas de pantalla según sea necesario.

Paso 6. Añade el contenido escrito

Añade tus descripciones en las secciones correspondientes en el espacio de la derecha de la plantilla, y añade un título en la casilla del título.

¡Y ya está!

Me ha costado más escribir los pasos que crear esta pequeña guía de referencia rápida.

Después, puedes guardarla, compartir un enlace o imprimirla para ponerla en tu escritorio.

Tipos comunes de guías de referencia rápida

Hay varios tipos diferentes de guías de referencia rápida, por lo que debe saber exactamente qué necesita su audiencia antes de crear una.

¿Su audiencia necesita una manera rápida y fácil de empezar a usar las características más básicas de su producto? Entonces querrá crear una guía de inicio rápido.

O quizás necesiten una referencia única para entender la UX de su software? ¿Qué tal un glosario de términos comunes? ¿O una visión general de las características principales de su producto?

O imagine que sus usuarios están pasando de un software a otro. ¿Qué información podrían necesitar para facilitar la transición? Piense en cosas como las diferencias en los árboles de menús, los iconos, los nombres de las funciones, etc.

Todas esas cosas (y MUCHO más) pueden lograrse con una guía de referencia rápida.

Pero, obviamente, todas esas son aplicaciones muy diferentes. Conozca las necesidades y expectativas de su audiencia y luego cree el contenido que necesitan para tener éxito.

1. Guía de inicio rápido
   Ayude a sus usuarios a ponerse en marcha rápidamente con su producto.
2. Guías de tareas básicas o fundamentales
   Similar a una guía de inicio rápido, pero ofrece una visión general de cómo utilizar las características más básicas o fundamentales de su producto o servicio.
3. Guía de funciones más avanzadas
   Una vez que sus usuarios estén preparados para pasar a un nuevo nivel, utilice una guía de referencia rápida para presentarles otras funciones o características.
4. Guía de cambios del producto
   ¿Se ha actualizado recientemente su software? Utilice una guía de referencia rápida para guiar a sus usuarios a través de los cambios.
5. ¿Cómo se hace paso a paso
   Tiene que explicar un proceso? Muéstralo.
6. Manual de usuario para productos con características o funcionalidades limitadas
   Si tu producto no requiere un manual enorme, una guía de referencia rápida puede ser toda la documentación que necesitas.

Elementos esenciales para crear una gran guía de referencia rápida o de inicio rápido

Conoce a tu audiencia y sus necesidades

Cuantos más blogs de este tipo escribo, más me doy cuenta de los temas consistentes. Crear el contenido que tu audiencia quiere (y no necesariamente lo que tú quieres decirle) es uno de los más consistentes.

Como se señala en este artículo sobre cómo crear un contenido educativo más eficaz para el cliente, hay varias maneras de averiguar exactamente lo que es, incluyendo foros en línea, encuestas a los clientes, o incluso de su propio personal de apoyo técnico.

Independientemente de cómo lo consiga, ofrecer el contenido que sus clientes quieren y necesitan contribuirá en gran medida a garantizar el éxito de sus materiales de referencia rápida.

La simplicidad es la clave

El objetivo de una guía de referencia rápida es hacer que la información sea fácil y fácilmente accesible, así que asegúrese de que sea sencilla de entender.

Utilice elementos visuales

Evite, en la medida de lo posible, grandes bloques de texto. En su lugar, utilice elementos visuales, como capturas de pantalla con marcas, iconos o fotos de productos, y sólo el texto necesario para garantizar la claridad de sus puntos.

Incluya sólo la información esencial

Manténgase en una o dos páginas. No intente abarcar todo lo que contiene el manual de usuario completo. Piénselo: una guía de referencia rápida que necesita un índice probablemente no sea tan rápida.

Elija la información más importante para realizar una tarea concreta o que transmita lo que quiere mostrar. Reduzca los conceptos complejos a su forma más básica.

Saber qué dejar dentro y qué dejar fuera. Recuerde que siempre puede crear otra guía de referencia rápida para cubrir otros temas importantes.

Utilice un diseño sencillo y fácil de seguir

Si su guía de referencia rápida no es visualmente atractiva y fácil de seguir, sus usuarios no la encontrarán útil.

No es necesario crear una obra de arte total para hacer una buena guía de referencia rápida. A veces una simple captura de pantalla anotada con flechas, texto, etc. puede ser suficiente para que alguien obtenga la información que necesita.

Contenido visual

Siento que no puedo enfatizar esto lo suficiente: Su guía de referencia rápida simplemente no será tan efectiva, atractiva y útil como puede ser sin buenas imágenes, iconos, capturas de pantalla u otros elementos visuales.

Las imágenes atraen la mirada y ayudan a proporcionar puntos de anclaje a su contenido, ayudando a sus usuarios a identificar rápida y fácilmente los puntos importantes de información.

De hecho, nuestra investigación sobre el valor de los elementos visuales descubrió que la gente aprende mejor con imágenes y texto frente al texto solo.

Puedes aprender todo sobre lo valiosa que puede ser la comunicación visual con esta impresionante infografía.

Y, ¿has oído alguna vez los términos una imagen vale más que mil palabras? Pues resulta que la mejor manera de mostrar algo es realmente MOSTRARLO.

Una buena imagen puede transmitir una tonelada de información y ayudar a reducir la densidad del texto de su contenido y hacerlo más fácil de usar.

Nuestros amigos de Venngage tienen más información sobre la importancia del contenido visual.

Quick-reference guide dos and don’ts

No todas las guías de referencia rápida serán tan simples como la que he creado. Algunas necesitarán más texto, otras necesitarán más imágenes. Algunas necesitarán diseños más complejos. Dependiendo del tema, puede ser más larga.

Hay una amplia gama de tipos y usos para las guías de referencia rápida, y sería imposible cubrirlos todos aquí. Sin embargo, hay algunos aspectos comunes que son bastante universales:

Haga

1. Manténgala lo más corta posible. Una o dos páginas es lo mejor.
2. Utiliza elementos visuales como capturas de pantalla comentadas, iconos, imágenes de producto o UX, etc.
3. Utilice un diseño sensato y fácil de seguir, con títulos y subtítulos claros cuando sea necesario.
4. Conozca a su público y lo que necesita.
5. Hágalo independiente. Los usuarios no deberían tener que buscar en su manual para entender su guía de referencia rápida.

No

1. Incluya demasiada información. No intentes meter todo tu manual de usuario en esta guía.
2. Haz los tamaños de letra tan pequeños que nadie pueda leerlos sin un microscopio electrónico.
3. Repite información innecesariamente.

Comienza a crear increíbles guías de referencia rápida con Snagit 2020

Las guías de referencia rápida son una gran manera de proporcionar a tus usuarios y clientes instrucciones rápidas y prácticas para las características más comunes de tu producto o servicio.

Desde las capturas de pantalla y la edición de imágenes hasta las plantillas y los activos de imagen, Snagit 2020 hace que sea increíblemente fácil crear guías de referencia rápida útiles, atractivas y visualmente atractivas