Cómo estructurar un plan de bonificaciones para empleados

Las bonificaciones se consideran una gran herramienta de motivación para los empleados. Los empleados trabajan para ganar la compensación que se negocia por el trabajo, pero estarán inclinados a hacerlo mejor -a ir más allá de lo que se espera de ellos en el desempeño de sus tareas según lo establecido en sus descripciones de trabajo- si pueden esperar obtener más por ello, concretamente una bonificación.

A menudo se oye hablar de empresas que conceden primas, no sólo por una productividad superior a la media y un rendimiento ejemplar de los empleados, sino también durante periodos específicos del año.

Los ejemplos son las primas específicas por vacaciones y las primas de fin de año, que gradualmente se convierten en primas anuales regulares.

Sin embargo, las primas a los empleados también se consideran un arma de doble filo. Son grandes motivadores, pero también pueden convertirse en desmotivadores, sobre todo cuando los empleados se acostumbran a ellos, hasta el punto de considerarlos un derecho y algo que pueden exigir.

Después de todo, si se buscan varias definiciones de la palabra «bono», se encontrarán palabras como «adicional» y «estacional» adjuntas.

El que los empleados se motiven o se desmotiven dependerá de la forma en que la dirección aborde todo este asunto de los bonos desde el principio. Todo comienza con la forma en que crean y estructuran un plan de bonos para empleados.

En este artículo, usted aprenderá todo sobre 1) los planes de bonos para empleados y 2) cómo estructurar un plan de bonos para empleados.

PLANES DE BONIFICACIÓN PARA EMPLEADOS

Con tantos tipos de bonificaciones que se dan a los empleados hoy en día, es necesario hacer un seguimiento de todas ellas y, de vez en cuando, evaluar si cumplen con lo que se suponía. Para ello, debe existir un sistema o un plan. Se llama programa de bonificación para empleados o plan de bonificación para empleados.

Un plan de bonificación para empleados, que también suele denominarse plan de incentivos para empleados, es esencialmente un documento que contiene el plan de la empresa para los pagos de bonificaciones a sus empleados con carácter anual. Esto es muy recomendable para las empresas que dan regularmente bonificaciones a sus empleados.

La importancia de los planes de bonificación o incentivos puede equipararse a la de las bonificaciones e incentivos que se dan a los empleados. Veamos algunos de ellos.

• Un plan de bonificaciones a los empleados motivará a éstos para que mejoren su rendimiento laboral y ayuden a la empresa a alcanzar sus objetivos.
• Una empresa tiende a ser más atractiva para los posibles solicitantes o candidatos a un puesto de trabajo si saben que la empresa tiene planes de bonificaciones para sus empleados. Como resultado, es más probable que atraiga a personas más capacitadas que normalmente habrían dejado pasar la oportunidad.
• Los empleados deben estar plenamente informados sobre sus derechos y privilegios, incluyendo su compensación y beneficios, y eso incluye las recompensas potenciales que pueden obtener. Esto les informará de antemano de lo que tienen que hacer para ganar estas recompensas o bonificaciones.
• Si existe un plan de bonificaciones, la empresa podrá controlar mejor las cantidades que pagará en bonificaciones a sus empleados. Podrá establecer límites y hacer los ajustes necesarios siempre y cuando sea necesario.
• Esto también ayudará a la dirección a la hora de presupuestar y prever los gastos. La planificación financiera de la empresa se referirá sin duda al plan de bonificación de vez en cuando.

Tipos de planes de bonificación para empleados

Nombremos algunos de los programas de bonificación para empleados más comunes que utilizan las empresas. Los planes de bonificación dependen del tipo concreto de bonificación que se conceda.

1. Bonificación por rendimiento: La empresa establece objetivos que los empleados deben alcanzar o superar. Una vez que lo hagan, tendrán derecho a la bonificación correspondiente, en reconocimiento a su muy buen rendimiento. Este tipo de plan de bonificación por rendimiento está diseñado para incentivar continuamente a los empleados para que rindan más que la media en sus puestos de trabajo o en las tareas y responsabilidades asignadas. Suele concederse de forma periódica o continuada, por ejemplo, anual o semestralmente. Otra razón por la que se fomenta la bonificación por rendimiento es para mantener satisfechos a los mejores talentos y habilidades de una empresa.
2. Bonificación Ad Hoc: Cuando la empresa da una bonificación no planificada o inesperada como forma de mostrar su gratitud a los empleados por un rendimiento excepcional en un proyecto o tarea puntual, se denomina bonificación Ad Hoc. Este plan de bonificación es un poco más flexible, teniendo en cuenta el hecho de que en gran medida no está planificado. Eso significa que no se espera que la empresa se comprometa de antemano con ella; al fin y al cabo, el pago de este tipo de bonificación puede decidirse sobre la marcha, cuando llegan los resultados. Otra ventaja de este plan es que se da poca importancia al importe. No es necesario que sea grande o sustancial para que se considere eficaz. El mero hecho de que se dé una cantidad -por pequeña que sea- ya es algo que los empleados apreciarán.
3. Bonificación por hito: Los planes de bonificación por hito o por proyecto cubren las bonificaciones que son críticas para los plazos o que tienen una duración determinada. Suelen ser de corta duración, normalmente de un par a varios meses. También suelen ser de alto perfil en la naturaleza, lo que requiere que sean bien documentados y comunicados a todas las partes interesadas.

Elementos de un plan de bonificación eficaz para los empleados

No hay tal cosa como un programa de bonificación perfecto. Si lo hubiera, no oiríamos hablar de problemas relacionados con las huelgas de empleados, los aumentos de sueldo y los empleados desmotivados.

Lo mejor que pueden hacer las empresas es asegurarse de que cuentan con un programa eficaz de bonificaciones para empleados. Un programa de bonificaciones eficaz debe tener los siguientes elementos:

• Simplicidad. El plan de bonificaciones debe ser simple y directo, de modo que sea lo suficientemente fácil de entender, no sólo por la dirección, sino también por los empleados, que van a recibirlas.
• Equidad. El programa de bonificaciones debe ser equitativo en toda la empresa. No sería justo que un departamento tenga un programa de bonificaciones, mientras que los demás no. Si tiene un programa de bonificación, asegúrese de que los términos se aplican a todos, no sólo a un número selecto de divisiones o departamentos o, peor aún, de empleados.
• Puntualidad. Se refiere a la liberación o concesión de las bonificaciones. La periodicidad puede variar en función de la consecución de determinados hitos fijados por la empresa, o según el nivel del puesto de trabajo. También puede ser según el departamento. Sólo hay que asegurarse de que no haya retrasos innecesarios. Si la bonificación se da como recompensa por el buen rendimiento durante un periodo determinado, entrégala al final de ese mismo periodo o durante el siguiente. Parecería anticlimático, por no decir decepcionantemente retrasado, si se paga dos o tres períodos más tarde.
• Relevancia. Debe tener sentido para todos: la dirección y los empleados. Debe haber un significado ligado a la bonificación, para que el empleado tenga una mayor sensación de satisfacción, sabiendo que está recibiendo las bonificaciones porque se las merece.
• Materialidad. Si la bonificación es tan pequeña que resulta casi insignificante, los empleados no la apreciarán. De hecho, la mayoría de ellos pueden incluso sentirse insultados por ella, y hacer que su motivación para hacer su trabajo disminuya. El importe de la bonificación debe ser lo suficientemente grande o significativo para que suponga una diferencia para el empleado. De lo contrario, ni siquiera se consideraría una bonificación o recompensa.

ESTRUCTURAR UN PLAN DE BONIFICACIÓN DE EMPLEADOS

Muchas empresas han experimentado tener planes de bonificación que han fracasado, y este fracaso se achaca a una de estas dos cosas (o a ambas): el plan de bonificación estaba mal diseñado o no se aplicó correctamente.

Factores a tener en cuenta al diseñar un plan de bonificación de empleados

• Objetivos empresariales: ¿Cuáles son los objetivos finales que la empresa quiere alcanzar? Al identificar estos objetivos, la dirección puede proceder a identificar los pasos que deben darse para alcanzarlos. Si la empresa pretende ser rentable y expandirse a nivel mundial, sin duda reconocerá la importancia de sus recursos humanos. La inversión en sus recursos humanos, como la contratación de mentes brillantes y talentos superiores, así como su formación, ocuparán un lugar destacado en la lista de prioridades de la dirección. La importancia de los empleados será sin duda subrayada.
• Restricciones empresariales y financieras: Si las empresas tuvieran un pozo de dinero sin fondo del que obtener sus recursos, entonces no habría ningún problema que considerar. Sin embargo, éste no es el caso. Las pequeñas empresas, sobre todo las que acaban de empezar, no pueden permitirse dar primas demasiado generosas a sus empleados. Algunas empresas pueden ser más grandes y tener más activos, pero están escasas de efectivo que se pagará a los empleados como bonificaciones. Es posible que la reserva de efectivo de una empresa esté inmovilizada en un proyecto, por lo que no hay una fuente lista o disponible para el pago de bonificaciones. Estas son sólo algunas de las limitaciones que las empresas deben tener en cuenta a la hora de diseñar su plan de bonificaciones a los empleados.
• Tendencias del mercado y del sector: Por supuesto, la empresa también debe tomar nota del panorama general. Pueden existir estándares industriales en los que pueden basar sus políticas de bonificación a los empleados. En muchos casos, estos estándares se utilizan como el mínimo. Algunas empresas también pueden estar motivadas para dar a sus empleados bonificaciones más altas para que no se sientan tentados a abandonar el barco y buscar empleo en otro lugar, por ejemplo, en uno de sus competidores.
• Demografía y preferencias de los empleados: Son los empleados los que recibirán las bonificaciones, y son también los empleados a los que se pretende premiar y motivar. Por lo tanto, también hay que tenerlos en cuenta, especialmente sus preferencias. También hay que tener en cuenta sus datos demográficos.
• Resultados y comportamientos deseados de los empleados: Esto está en consonancia con la razón por la que las empresas dan bonificaciones a sus empleados en primer lugar: para recompensarles por un trabajo bien hecho, y para motivarles a hacerlo aún mejor. A la hora de estructurar un plan de primas, la empresa debe saber exactamente lo que quiere conseguir, o los resultados que espera ver una vez que se haya aplicado el plan de primas. Esto hará que la evaluación posterior sea mucho más fácil, cuando llegue el momento de que la empresa evalúe si las bonificaciones están realmente motivando a sus empleados y mejorando su rendimiento.

Cómo estructurar el plan de bonificaciones para empleados

Ahora hemos llegado a la parte en la que vamos a estructurar el plan de bonificaciones. Ya hemos repasado los elementos clave que debe tener un programa eficaz de bonificaciones a los empleados. A partir de estos elementos, los directivos ya pueden hacerse una idea de cómo diseñar sus programas.

Algunas primeras ideas sobre cómo estructurar su plan de bonificación para empleados pueden encontrarse en este breve vídeo.

Sin embargo, antes de empezar a estructurar, es imprescindible que tenga claro por qué está creando el plan de bonificación para empleados, para empezar.

Quizá quiera recompensar a sus empleados y animarles a rendir más. Tal vez también quiera elevar su moral y cimentar su lealtad a la empresa. O podría ser su forma de responder a la forma en que sus competidores tratan a sus propios empleados, para mantener su propia reputación en alto. Sus razones dictarán cómo estructurar el plan.

1. Ponga por escrito el plan de bonificación a los empleados. Ya hemos establecido que el plan de bonos para empleados es un documento que contiene los detalles del programa de bonos. Los detalles deben ponerse por escrito, y posteriormente comunicarse a todos los empleados, para su información. El programa de bonificaciones no servirá de nada, ni alcanzará los resultados deseados, si queda en manos de la dirección y los empleados no conocen su contenido. Esto también es para evitar cualquier malentendido sobre las políticas de la empresa acerca de la concesión de bonificaciones e incentivos a los empleados.
2. Basar la bonificación en resultados que sean medibles o cuantificables. Las recompensas deben ser directamente rastreables a estándares de rendimiento medibles. Las opiniones, que en su mayoría son subjetivas, no son aceptables. Las normas de rendimiento no sólo deben ser identificables, sino también cuantificables. Deben ser específicos, para que sea más fácil que los empleados y la dirección reconozcan inmediatamente cómo las gratificaciones están supeditadas al logro de estos estándares.
3. Incentivar a los empleados para que cumplan los objetivos. Los incentivos deben ser lo suficientemente convincentes para que los empleados ayuden a la empresa a cumplir sus objetivos. Es una realidad que algunos empleados sólo trabajan por sus propios intereses. Tienen sus propios objetivos financieros (por ejemplo, comprar una casa, comprar un coche, crear un fondo de jubilación) y es probable que se centren en eso. Si de alguna manera puedes hacer que el plan de bonificación de los empleados coincida con sus objetivos financieros individuales, eso generaría sin duda buenos resultados, ya que es una situación en la que el empleado sale ganando. Reconocerán que, una vez que ayuden a la empresa a crecer y obtener beneficios, también ganarán más dinero para ellos en forma de estas bonificaciones.
4. Sea claro en el QUÉ, el PORQUÉ y el CÓMO. Específicamente, tiene que ser claro sobre qué bonificación se está dando, por qué se está dando, y cómo los empleados pueden obtenerlas, o qué deben hacer los empleados para tener derecho a las bonificaciones. Identifique el motivo de la bonificación. Si no establece claramente por qué se dan estas bonificaciones, los empleados pueden hacerse una idea equivocada. Estarán motivados para hacerlo mejor, sí, pero pueden acabar enfocando sus esfuerzos en la dirección equivocada.
5. Asegúrese de que todos reciben algo. En aras de la justicia y de proporcionar bonificaciones equitativas, la bonificación debe estructurarse de manera que los niveles más bajos sean fáciles de alcanzar. Establecer los niveles más bajos muy altos significa que existe la posibilidad de que algunos de los empleados que no rinden tanto como los demás no reciban nada. De este modo, se garantizará que todos reciban algo, al menos, aunque sea una cantidad mínima. Y lo que es más importante, motivará a los de menor rendimiento para que se esfuercen y lo hagan mejor con el fin de obtener más primas en el futuro.
6. Haga que la recompensa económica sea un incentivo lo suficientemente fuerte. Si es una cantidad mínima, los empleados no se sentirán tan motivados como deberían. Por lo general, los empleados aprecian las bonificaciones que suponen un determinado porcentaje de su salario o compensación básica, en lugar de recibir una cantidad única.

Esta es la parte en la que un programa de bonificaciones puede ser una fuente de gran frustración entre los empleados. Se desilusionan enormemente cuando se dan cuenta de que, después de haber trabajado tanto para lograr resultados superiores, sólo reciben una cantidad escasa o modesta por sus esfuerzos.

Si dirige un equipo de ventas y está pensando en introducir un plan de bonificación para empleados, aprenda de esta presentación.

Hay dos enfoques que suelen utilizar las empresas cuando estructuran sus planes de bonificación para empleados. Estos enfoques se basan en el logro de los objetivos de cada empleado individual, o de un equipo o departamento.

• Por empleado – En este enfoque, el plan gira en torno al logro de objetivos específicos de cada empleado. La bonificación se basa en el rendimiento individual del empleado, por lo que depende casi por completo del empleado si tendrá derecho a la bonificación o no. Si no rinde a la altura de los estándares, no tendrá derecho a una bonificación, o puede tener derecho a una cantidad menor que los que consiguieron alcanzar sus objetivos individuales.
• Por equipo o departamento – Cada equipo o departamento tiene sus propios objetivos, y los empleados que son miembros del equipo o departamento trabajarán juntos para la consecución de estos objetivos. El plan de bonificación puede estructurarse de manera que reciban incentivos al alcanzar estos objetivos.

A cualquier empresa le conviene tener un plan de bonificación para empleados bien diseñado y estructurado. Los propietarios y la dirección de la empresa pueden pensar que estos planes son sólo para el beneficio de los empleados pero, a largo plazo, incluso la administración y el rendimiento general de la empresa se verán afectados por la forma en que se diseñen estos programas de bonificación, y su posterior aplicación.